Para la creación de los registros de Autoridad que se vayan incorporando a la base de datos de la Biblioteca del Museo Arqueológico Nacional se deberán tener en cuenta, además de las normas generales, las especificaciones que se detallan a continuación. Estas normas pueden modificarse, suprimirse o ampliarse a medida que el desarrollo del programa de automatización vaya aconsejando tomar otras medida. Para evitar posibles confusiones, cuando se cambie cualquier punto de este documento se indicará la fecha de la modificación, con el fin de evitar incongruencias en la base de datos.

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1. Normas generales.

1. Todos los registros de autoridad se escribirán con minúsculas –excepto la primera letra de los nombres propios y las siglas- y con la forma que aconsejen las Reglas de Catalogación según su edición más reciente, excepto en aquellos casos particulares que aparezcan en este documento.
2. Para la elección de encabezamientos principales y secundarios, se respetarán las normas que aparecen en las Reglas de Catalogación.
3. Antes de dar de alta un nuevo registro de autoridad, deberá consultarse en el la base de datos para asegurarse de que el registro no existe, y que tampoco existe ningún posible registro alternativo.

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2. Campo 100. Autor personal (autoridad nombre de persona).

1. Los apellidos unidos con un guión deben considerarse como un solo apellido y en consecuencia el primer indicador debe ser 1.
2. En ningún caso se escribirán los nombres con mayúsculas, excepto, claro está las siglas e iniciales.
3. Es necesario recordar que se deben acentuar las mayúsculas (Álvarez, Ángel, etc.)
4. Cuando se deban escribir las iniciales de un nombre se harán poniendo puntos

detrás de cada una de las letras y separándolas por espacios (J. M.; L. R. S.)

5. Se deben omitir los títulos honoríficos (Excmo., Ilmo., Señora, etc.) y las siglas que indiquen pertenencia a una orden religiosa.
6. Se respetarán los títulos nobiliarios cuando el autor sea conocido por tal título. Por ejemplo, Esperanza Aguirre, Adolfo Suárez o José Barrionuevo tienen títulos nobiliarios de los que nunca hacen uso; por el contrario, Santiago de Mora-Figueroa es más conocido como Marqués de Tamarón. La autoridad será, pues 100 10$aTamarón, Santiago de Mora-Figueroa$cMarqués de
7. También se omitirán las menciones a las funciones que desempeñe la persona en el documento (prologuista, traductor, editor literario, etc.)
8. En caso de homónimos, cuando sea necesario utilizar algún dato para diferenciarlos, puede incluirse fecha de nacimiento, títulos nobiliarios, profesión, seudónimos o cualquier otra información, pero nunca mención a las funciones.
9. Si alguna entrada de autor aparece entre corchetes, se suprimirán estos corchetes.
10. Si aparece un autor con un seudónimo se creará un alternativo (en el campo 400 del registro de autoridad) y además, se incluirá información sobre el seudónimo en el subcampo $c.

Ejemplos: 100 00$aAzorín$cSeud. de José Martínez Ruiz

100 00$aAllen, Woody$cSeud. de Allen Stewart Konigsberg

11. En caso de varios nombres o seudónimos irá en el campo 100 el admitido y en los 400 los no admitidos.

Ejemplo:

100 10 $aCotarelo, Ramón

400 20 $aGarcía Cotarelo, Ramón

400 10 $a Boros, Frank

400 10 $aCotarelo, Ramón G.

400 20 $aCotarelo García, Ramón

400 10 $aCowall, Willy

400 10 $aGarco, R.

400 10 $aKowal, W.

12. En caso de duda, se aceptará siempre como admitido la forma en la que el autor es más conocido, y se incluirán las demás como alternativos.
13. Cuando existan uno o varios nombres alternativos, conviene extremar las precauciones para no repetir una autoridad o hacerla dos veces en sentidos diferentes.
14. A veces podemos encontrar casos en los que un seudónimo no sea una forma alternativa de un nombre personal. Es el caso, por ejemplo, de los seudónimos colectivos. En este caso, el seudónimo irá en el campo 100 y los nombres de sus componentes en campos 500.

Ejemplo:

100 10 $aOrja, Juan

500 10 $aFernández, Josep-Antón

500 10 $aIzquierdo, Oriol

500 10 $aSubirana, Jaume

15. También podemos encontrar casos en los que un grupo de personas (autor colectivo) firma con diversos seudónimos. En este caso, se admitirá una de los seudónimos (forma admitida) que irá al campo 100; las formas no admitidas irán a los campos 400 y los nombres de las personas que formen el colectivo irán a campos 500.

Ejemplo:

100 10 $aValdivia, Luis

400 10 $aCaspe, José

400 10 $aPintado, Manuel

500 10 $aGómez, Enrique

500 10$aPérez, Ana

500 10$aLópez, Santiago

Este caso sería el de un colectivo formado por Enrique Gómez, Ana Pérez y Santiago López que han firmado su obra colectiva una vez como Luis Valdivia, otra vez como José Caspe y otra vez como Manuel Pintado.

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3. Campo 110. Nombre de entidad (Autoridad nombre de entidad).

1. Cuando el lugar no aparece en la primera posición el primer indicador será 2 y se incluriá en el subcampo $a, detrás del nombre, entre paréntesis y omitiendo cualquier punto que aparezca.

Ejemplos:

110 20 $aBiblioteca Nacional (Madrid)

110 10 $aEspaña$bMinisterio de Educación y Cultura

110 10 $aCaja de Ahorros (Madrid)$bObras social

2. Siempre que se pueda se utilizará la forma española de los nombres geográficos en la indicación de sede: Londres y no London, Aquisgrán y no Aachen, Burdeos y no Bordeaux.
3. La forma admitida de una autoridad nombre de entidad irá en un campo 110 y las no admitidas en un campo 410.
4. Cuando aparezcan varias formas de la misma entidad y haya que elegir una de ellas como forma admitida, se respetará el siguiente criterio:

1º: Forma con que se conozca la autoridad en la actualidad

2º: Forma que aparezca más destacada

3º: Forma más breve

En cualquier caso se harán alternativos a las formas restantes

5. Si una entidad cambia de nombre, se modificará el registro para admitir la forma más actualizada y se harán alternativos de las restantes formas. Lo mismo puede ocurrir si, a medida que se vaya haciendo la grabación de las fichas manuales cambia la denominación de alguna entidad o aparecen formas más convenientes de un nombre.
6. Los nombres de castillos, palacios, etc. se consideran nombres de entidad y no términos geográficos.

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4. Campo 111. Nombre de congreso (Autoridad nombre de congreso).

1. El nombre de congreso irá siempre en forma directa, por lo que el primer indicador debe ser siempre 2.
2. Es preciso extremar el cuidado con aquellos nombres de congresos que puedan prestarse a confusión.

Ejemplos:

Nombre de entidad que puede parecer un congreso (Conferencia Episcopal Española, Asamblea de Derechos Humanos, etc.).Son entidades y no congresos: deben ir en campo 110.

Nombres con doble carácter (Feria de Barcelona como congreso y Feria de Barcelona como entidad). En este caso se harán dos registros, uno en campo 110 y otro en campo 111, con información en código de subcampo que sirva para diferenciarlos.

Nombres de congresos que coincidan con la entidad que los convoca (Congreso de la Asociación Española contra el Cáncer). Irá en campo 110 con la misma forma admitida para la entidad, y se indicará en código de subcampo que se trata de un congreso.

3. Los congresos suelen cambiar de nombre con mucha frecuencia y generan gran confusión. Para evitarlo, se tomará como válido siempre el último nombre que presente y se harán alternativos con todas las demás formas. Se harán también alternativos en aquellos casos en que el congreso es más conocido por algún nombre diferente del oficial.

4.4. Cuando el congreso es conocido por sus siglas se hará también un alternativo de esta forma (Congreso Anual de la IFLA)

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5. Campo 130. Título uniforme.

1. Los títulos uniformes irán siempre sin artículo, por lo que el primer indicador será siempre 0.
2. A veces podemos encontrarnos con dos títulos iguales, publicados en diferentes fechas, lenguas o países: de hecho corresponden a diferentes documentos. En este caso será necesario incluir información adicional que pueda diferenciarlos. Este caso es muy frecuente en el caso de las series (que irán al campo 830).

Ejemplo:

Colección Austral (1937)

Colección Austral (1987)

Gran angular (Español)

Gran Angular (Gallego)

3. En todos los casos conviene recordar que, cuando se trata de títulos monográficos, la forma no normalizada va en el campo 245 subcampo $a y la normalizada eb el campo 130 subcampo $a. Sien embargo, en el caso de las series, la cuestión es más compleja, y pueden darse los siguientes casos:

-Forma normalizada = a forma no normalizada: campo 440

-Forma normalizada = a forma no normalizada

(pero debe diferenciarse para evitar confusión): campo 490+campo 830

-Forma normalizada # a forma no normalizada: campo 490+campo 830

4. Tanto el campo 440 como el 830 admiten mención de responsabilidad. Se debe poner cuando sea importante para la identificación de la obra, pero sólo en ese caso.

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6. Campos 6XX. Encabezamientos de materia.

1. En el campo 600 (nombre de persona como materia) se debe interpretar que existe la necesidad de crear un código de subcampo cada vez que en las fichas aparezca un guión de separación o cuando hay un término indicativo de forma($k) que aparezca unida por la expresión "en".

Ejemplo:

En la ficha: Alejandro Magno en la literatura

Se grabará: 600 24 $aAlejandro Magno$ken la literatura

2. En el campo 610 (nombre de entidad como materia), se codificarán con el código de subcampo $z (subdivisión geográfica) los subencabezamientos geográficos, tanto si aparecen separados del encabezamiento principal con un guión como si se han introducido con la fórmula "en" en la ficha.

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