Conversión de catálogos manuales

Registros de fondos

 

 CONSIDERACIONES GENERALES

 PROCEDIMIENTO PARA AÑADIR REGISTROS DE FONDOS (EJEMPLARES)

 CASOS POSIBLES

 FORMA DE LA SIGNATURA

 TIPOS DE SIGNATURAS

 Un ejemplar, un volumen

 Un ejemplar, más de un volumen

 Más de un ejemplar de un volumen cada uno

 Más de un ejemplar de más de un volumen

 Más de un ejemplar en más de un volumen, con uno o más ejemplares incompletos

 Volúmenes en varios tomos

 Varios ejemplares en varios volúmenes de varios tomos

 Varios ejemplares en varios volúmenes de varios tomos, con ejemplares incompletos

 Documentos diferentes con la misma signatura

 Obras en varios volúmenes que se encuentran dispersos

 Signaturas vacías

 Signaturas erróneas

 Varias obras encuadernadas juntas

 Documentos duplicados que unas veces aparecen encuadernados solos y otras encuadernados con otras obras

 Los documentos en cajas

 

  1. CONSIDERACIONES GENERALES.

    2. El registro de fondos es la etiqueta que permite diferenciar cada uno de los ejemplares de la Biblioteca. Así como el registro bibliográfico es el mismo para todos los ejemplares que sean idénticos, el registro de fondos diferencia a cada uno de los ejemplares. Se entiende como ejemplar cada una de las unidades completas de un determinado documento, independientemente del número de partes o volúmenes que lo formen. Cada uno de estos volúmenes o partes son una unidad física. Cuando el ejemplar está compuesto de más de un volumen, sigue siendo un solo ejemplar, pero está formado por varias unidades físicas.

     

    Ejemplos:

    -La Odisea (en un volumen): è ejemplares: 1; è unidades físicas: 1.

    -La Odisea . (en dos volúmenes) è ejemplares: è 1; unidades físicas: 2

    5 ejemplares idénticos de La Odisea: è (en un volumen) è ejemplares: 5; unidades físicas: 5

    5 ejemplares idénticos de La Odisea: è (en 2 volúmenes) è ejemplares: 5; unidades físicas: 10

     

     El registro de fondos señala las particularidades específicas de cada ejemplar, es decir, las características que diferencian un ejemplar de otro. Estos datos son, básicamente, dos: registro y signatura topográfica. No obstante, puede haber otros datos diferenciadores: ex-libris, autógrafos, numeración de tirada, etc.

     

     Cada uno de los ejemplares de una obra llevará su propio registro de fondos, con un solo número de registro y una sola signatura; si está compuesta por varias partes o volúmenes, seguirá llevando un solo registro de fondos, con un único número de registro y una sola signatura, pero puede tener varias signaturas complementarias para diferenciar cada uno de los volúmenes.

     

     El código de barras es el único elemento que sirve para diferenciar, no sólo a cada uno de los ejemplares, sino también a cada una de las partes de las que se compone. Así, un ejemplar en cinco volúmenes, tendrá cinco códigos de barras; dos ejemplares idénticos en cinco volúmenes, tendrán un total de diez códigos de barras.

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    Ejemplo:

    Documento

    Registro bibliográfico

    Registro de fondos

    Código de barras

    1 obra en 1 volumen

    Único

    Único (1 número de registro + una signatura)

    Uno

    1 obra en 3 volúmenes

    Único

    Único (1 número de registro + una signatura con 3 signaturas complementarias)

    Tres

    2 obras (idénticas) en 1 volumen

    Único

    Dos (2 números de registro + 2 signaturas)

    Dos

    2 obras (idénticas) en 3 volúmenes

    Único

    Dos (2 números de registro + 2 signaturas con 3 signaturas complementarias cada una)

    Seis

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  2. PROCEDIMIENTO PARA AÑADIR REGISTROS DE FONDOS (EJEMPLARES)

    3. Al añadir el registro de fondos (ejemplares) se asignará a cada registro bibliográfico tantas etiquetas como ejemplares disponibles existan en la biblioteca. Además de por la signatura y número de registro, los diversos ejemplares pueden diferenciarse por la localización física, pertenencia a distintas bibliotecas sucursales, estado de conservación o carácter de prestable o no: el registro de fondos permite determinar cada uno de estos aspectos. Se cumplimentará cada uno de estos apartados de la forma que se explica a continuación:

    1. Sucursal. Existen dos sucursales ficticias que sirven para distinguir la propiedad de los fondos de la Biblioteca. La sucursal MAN es la que posee los fondos propiedad del Museo; la sucursal CEH es la que posee los fondos del Centro de Estudios Históricos. De momento, como sólo se grabarán los registros propiedad del Museo Arqueológico Nacional, se utilizará siempre la sucursal MAN

      2.  

    2. Tipos de ejemplares. Indica la condición de prestable o no de un ejemplar. Se aceptan dos tipos de ejemplares, según esté permitido el préstamo (PR) o no (NPR). En principio, todos los libros son prestables excepto:

      3.  Las obras de referencia

       Los libros muy antiguos, raros o valiosos

       Los ejemplares muy deteriorados

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    3. Localización. La localización de los ejemplares no corresponde a la signatura topográfica, sino que indica en qué lugar se encuentra el ejemplar en estos momentos: puede cambiar. Los libros de ALM se encuentran en almacenes y compactus (en espera de catalogación); los PRC, se encuentran en proceso de tratamiento técnico (generalmente en Despachos) y, por tanto, estarán disponibles en poco tiempo; los libros de SAL están en Depósitos, Salas Nobles, Sala de lectura o incluso en despachos y están ya disponibles. Por regla general, los libros que se vayan procesando en esta primera fase están en SAL.

    4. Estado. Indica el estado físico de los ejemplares. Se aceptan dos códigos, N (Normal) y D (Deteriorado).

    5. Código de barras.Lo asigna el sistema; existirá un código de barras para cada unidad física

    6. Número de registro.Se dejará que lo asigne el sistema. Si se trata de un ejemplar antiguo que hay que volver a registrar, se deberá tachar el antiguo registro y escribir el nuevo en el documento. Es necesario extremar las precauciones para no asignar números de registros duplicados.

    7. Signatura. Se escribirá la signatura del ejemplar de acuerdo con las normas del apartado 4

    8. Signatura complementaria. Cuando el ejemplar esté compuesto por más de un volumen, será necesario añadir tantas signaturas complementarias como partes tenga. En este caso, se deberá repetir el registro de fondos tantas veces como sea necesario, volviendo a escribir todos los datos de manera idéntica, excepto la signatura complementaria y el código de barras.

    9. Texto. La línea de texto es una posibilidad que ofrece el sistema para anotar cualquier particularidad que afecte a un ejemplar y sólo a ese de una determinada obra. Se pueden poner cosas tales como "anotaciones manuscritas", "firma del autor", "ex-libris" valioso, etc. No es un campo obligatorio.

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  3. CASOS POSIBLES.

    4. 3.1. Un ejemplar, un volumen.

    l registro bibliográfico (A) se le añadirá un solo registro de fondos, que llevará un número de registro (asignado por el sistema) y un número único de signatura, sin signatura complementaria

    3.2. Un ejemplar, más de un volumen

    Al registro bibliográfico (A) se le añadirán tantos registros de fondos como partes o volúmenes (unidades físicas) tenga el ejemplar. Todos los registros de fondo tendrán exactamente los mismos datos, excepto las signaturas complementarias (puestas por el catalogador) y el código de barras (que lo dará el sistema). Cada unidad física dispondrá de una signatura complementaria que la diferencie de las demás

    NOTA IMPORTANTE:

    Cuando se tienen que dar varias signaturas complementarias a un mismo ejemplar, cada vez que se copie el registro de fondos, el sistema añade, de manera automática el código de barras y el número de registro, que será el siguiente al último que asignó. Es muy importante no olvidar corregir el número nuevo: todas las unidades físicas de un mismo ejemplar deben tener el mismo número de registro.

    3.3. Más de un ejemplar de un volumen

    Un solo registro bibliográfico (A), al que se le añadirán tantos registros de fondos como ejemplares se posean. Cada registro de fondos tendrá diferente signatura (asignada por el catalogador), diferente código de barras y diferente número de registro (asignados por el sistema). El resto de la información - localización, sucursal, estado, etc. - puede ser igual o no, según los casos.

    3.4. Más de un ejemplar en más de un volumen

    Un solo registro bibliográfico (A), al que se añadirán tantos registros de fondos como ejemplares se posean. Cada uno de estos registros tendrá sus propios datos (signatura, número de registro, sucursales, etc.). A su vez, cada uno de ellos se repetirá tantas veces como volúmenes tenga cada ejemplar, manteniendo en todos los casos todas las características propias del ejemplar excepto la signatura complementaria para cada una de las partes o volúmenes (asignada por el catalogador) y el código de barras (asignado por el sistema). El registro (asignado por el sistema) será diferente en cada ejemplar, pero idéntico en cada una de las partes de las que se componga cada ejemplar (en este caso, asignado por el sistema y corregido por el catalogador)

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  4. FORMA DE LA SIGNATURA

    5. La signatura topográfica respetará, siempre que sea posible, la forma que toma en los catálogos manuales, sin dejar espacios.

     

    La forma actual de la signatura es la siguiente:

    Número de armario (XXVII)

    Número de balda (2)

    Número de posición (9)

    XXVI

    2-

    9

     

    La notación se escribirá en el registro de fondos de la siguiente manera:

    Número de armario (XXVII)

    Número de balda (2)

    Número de posición (9)

    XXVI/

    2-

    9

    Separado por una barra y sin espacios

    XXVI/2-9

    En el caso de signaturas repetidas se añadirá un número entre paréntesis, sin espacio

    XXVI/2-9(1)

    XXVI/2-9(2)

    Las signaturas complementarias irán precedidas por una c minúscula.

    XXVI/2-9(1)c1

    XXVI/2-9(1)c2

    Las signaturas complementarias corresponden a las unidades físicas de una obra y no al número de tomos o volúmenes que la forman.

    Cuando un volumen se encuentre a su vez dividido en partes independientes, éstas se indicarán en la signatura complementaria, entre corchetes

    XXVI/2-9(1)c1[1]

    XXVI/2-9(1)c1[2]

    XXVI/2-9(1)c1[3]

    XXVI/2-9(1)c2[1]

    XXVI/2-9(1)c2[2]

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  5. TIPOS DE SIGNATURAS

Las signaturas respetarán el orden y la disposición que tienen actualmente en la Biblioteca del Museo Arqueológico Nacional. No obstante, pueden aparecer casos en los que sea necesario modificar el código actual para adaptarlo a los requerimientos del sistema informático. La revisión de signaturas no supone la reorganización de los fondos, pero en algunos se tratará de solucionar los problemas de signaturas repetidas, mal colocadas o erróneas.

5.1. Un ejemplar, un volumen.

Se cuelga un registro de fondos del registro bibliográfico.

Se asignan los parámetros, número de registro y signatura de la forma indicada.

XXVI/2-9

Registro bibliográfico A

LXII/4-7

Registro bibliográfico B

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5.2. Un ejemplar, más de un volumen.

Se cuelga un registro de fondos al registro bibliográfico. Se asignan los parámetros y el número de registro de la forma indicada y se le añaden tantas signaturas complementarias como unidades físicas tenga. Para añadir las signaturas complementarias es necesario repetir el registro de fondos tantas veces como unidades físicas tenga. Es preciso recordar que el código de barras y el número de registros cambiarán automáticamente: hay que modificar el número de registro para que sea el mismo en todas las unidades físicas del mismo ejemplar. El código de barras, sin embargo, será diferente para cada una de las unidades físicas.

XXVI/2-9c1

Registro bibliográfico A

XXVI/2-9c2

XXVI/2-9c3

Es importante recordar que para cada unidad física se repetirán todos los datos del registro de fondos excepto el código de barras y la signatura complementaria.

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5.3. Más de un ejemplar de un volumen cada uno.

Es el mismo caso que el del apartado 4.1., pero en este caso se colgarán tantos registros de fondos como ejemplares de un documento se tengan. Cada registro de fondos puede ser igual o diferente en los parámetros, pero por fuerza ha de ser diferente en código de barras, número de registro y signatura.

Ejemplar 1: XII/2-7

Registro bibliográfico A

Ejemplar 2: LVI/5-9

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5.4. Más de un ejemplar de más de un volumen.

Se procede igual que en el caso 4.2., pero en este caso se habrán de colgar varios registros de fondos del registro bibliográfico. Es preciso recordar que cada ejemplar tendrá a su vez varias signaturas complementarias.

XXVI/2-9c1

Registro bibliográfico A

XXVI/2-9c2

XXVI/2-9c3

XLIII/3-7c1

XLIII/3-7c2

XLIII/3-7c3

XXXI/1-1c1

XXXI/1-1c2

XXXI/1-1c3

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5.5. Más de un ejemplar en más de un volumen, con uno o más ejemplares incompletos.

Se deberá seguir el mismo procedimiento que en el apartado 4.4., pero dejando vacíos las signaturas complementarias de los volúmenes que no se tengan.

XXVI/2-9c1

Registro bibliográfico A

XXVI/2-9c2

XXVI/2-9c3

XLIII/3-7c1

 

XLIII/3-7c3

 

XXXI/1-1c2

XXXI/1-1c3

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5.6. Volúmenes en varios tomos.

A veces aparecen obras en varios volúmenes, los cuales a su vez están divididos en tomos. En estos casos se debe tener siempre presente que estamos identificando unidades físicas, por lo cual, cada una de ellas deberá llevar una signatura complementaria diferente. Para identificar subunidades, se utilizará el número de cada una entre corchetes.

XXVI/2-9c1[1]

Registro bibliográfico A

XXVI/2-9c1[2]

XXVI/2-9c1[3]

XXVI/2-9c2[1]

XXVI/2-9c2[2]

XXVI/2-9c3

Sólo se utilizarán los corchetes para los volúmenes en varios tomos. Si en una obra existen volúmenes en un solo tomo y volúmenes en varios, se subdividirán sólo los que estén compuestos por varias unidades físicas. Hay que recordar que en estos casos, todos los datos de los correspondientes registros de fondos, excepto el código de barras (asignado por el sistema) y la signatura complementaria son idénticos. Tampoco hay que olvidar que es necesario modificar el número de registro para que coincidan todas las unidades físicas del mismo ejemplar.

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5.7. Varios ejemplares en varios volúmenes de varios tomos.

Se procede igual que en el apartado 4.6., pero repitiendo el registro de fondos tantas veces como unidades físicas se tengan.

XXVI/2-9c1[1]

Registro bibliográfico A

XXVI/2-9c1[2]

XXVI/2-9c1[3]

XXVI/2-9c2[1]

XXVI/2-9c2[2]

XXVI/2-9c3

 

XLIII/3-7c1[1]

 

XLIII/3-7c1[2]

XLIII/3-7c1[3]

XLIII/3-7c2[1]

XLIII/3-7c2[2

XLIII/3-7c3

 

XXXI/1-1c1[1]

XXXI/1-1c1[2]

XXXI/1-1c1[3]

XXXI/1-1c2[1]

XXXI/1-1c2[2]

XXXI/1-1c3

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5.8. Varios ejemplares en varios volúmenes de varios tomos, con ejemplares incompletos.

Se procede igual que en el apartado 4.7., pero dejando vacías unidades físicas que falten.

XXVI/2-9c1[1]

Registro bibliográfico A

XXVI/2-9c1[2]

XXVI/2-9c1[3]

XXVI/2-9c2[1]

 

XXVI/2-9c3

 

XLIII/3-7c1[1]

XLIII/3-7c1[2]

 

XLIII/3-7c2[1]

XLIII/3-7c2[2]

XLIII/3-7c3

 

XXXI/1-1c1[2]

XXXI/1-1c1[3]

XXXI/1-1c2[1]

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5.9. Documentos diferentes con la misma signatura.

Cuando aparezcan dos o más documentos (iguales o diferentes) con la misma signatura, indicará con un número entre paréntesis detrás del número de signatura, el lugar real que ocupan. Esta norma se aplicará por igual a los casos de documentos en un volumen o en varios y tanto si están completos como si no lo están. Es necesario diferenciar la obra, ya que la signatura indica el lugar físico que ocupa un documento y dos documentos no pueden ocupar el mismo espacio.

Ejemplo de un caso de signatura repetida de un mismo documento, con casos de ejemplares completos e incompletos.

XLIII/3-7(1)c1[1]

Registro bibliográfico A

XLIII/3-7(1)c1[2]

XLIII/3-7(1)c1[3]

XLIII/3-7(1)c2[1]

XLIII/3-7(1)c2[2]

XLIII/3-7(1)c3

 

XLIII/3-7(2)c1[1]

XLIII/3-7(2)c1[2]

XLIII/3-7(2)c1[3]

XLIII/3-7(2)c2[1]

XLIII/3-7(2)c2[2]

XLIII/3-7(2)c3

 

XLIII/3-7(3)c1[1]

XLIII/3-7(3)c1[2]

XLIII/3-7(3)c1[3]

 

XLIII/3-7(2)c2[2]

Hay que recordar siempre que diferentes partes de un mismo ejemplar tienen el mismo número de registro (que hay que modificar en el sistema para hacer coincidir), e idénticos parámetros (asignados por los catalogadores), pero que cada unidad física llevará un código de barras propio (asignado por el sistema)

Ejemplo de un caso de signatura repetida de diferentes documentos, unos en varios volúmenes completos, otros en varios volúmenes incompletos y otros en volumen únicos.

Ejemplar 1 del documento 1

XLIII/3-7(1)c1[1]

Registro bibliográfico A

XLIII/3-7(1)c1[2]

XLIII/3-7(1)c1[3]

XLIII/3-7(1)c2[1]

XLIII/3-7(1)c2[2]

XLIII/3-7(1)c3

Ocupa el lugar 1

Ejemplar 2 del documento 1

XLIII/3-7(2)c1[1]

XLIII/3-7(2)c1[2]

 

XLIII/3-7(2)c2[1]

XLIII/3-7(2)c3

Ocupa el lugar 2

Ejemplar 1 del documento 2

XLIII/3-7(3)c1[1]

Registro bibliográfico B

XLIII/3-7(3)c1[2]

XLIII/3-7(3)c1[3]

Ocupa el lugar 3

Ejemplar 2 del documento 2

XLIII/3-7(4)c1[1]

XLIII/3-7(4)c1[2]

XLIII/3-7(4)c1[3]

Ocupa el lugar 4

Ejemplar 1 del documento 3

XLIII/3-7(5)

Registro bibliográfico C

Ocupa el lugar 5

Ejemplar 1 del documento 4

XLIII/3-7(6)

Registro bibliográfico D

Ocupa el lugar 6

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5.10. Obras en varios volúmenes que se encuentran dispersos.

A veces pueden aparecer obras en varios volúmenes que se encuentran dispersos en diferentes signaturas. Los motivos de la dispersión pueden ser muy diversos: desde simples errores de identificación o colocación hasta criterios de catalogación muy estudiados. Estos casos se deben estudiar uno para comprobar si se pueden reunir (y modificar la signatura) o se dejan como están; y en este caso, si se indica o no en el texto que aparece en el registro de fondos.

 

5.11. Signaturas vacías.

A veces, las secuencia de las signaturas topográficas sufren un salto, que también puede estar motivado por muchas causas (libros desaparecidos, obras abiertas incompletas o, simplemente errores). Se debe respetar el hueco que, si es definitivo (no reservado a volúmenes de obras abiertas) se irá completando en su momento con nuevas adquisiciones.

 

5.12. Signaturas erróneas.

Si se localiza una signatura errónea (tejuelo mal colocado, confusión entre baldas, etc.) se procederá a corregirla siempre que sea posible. Estos casos deberán estudiarse uno por uno.

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5.13. Varias obras encuadernadas juntas.

En algunos casos se pueden encontrar obras que se han encuadernado juntas: se trata en realidad de documentos diversos. Es decir, son distintos registros bibliográficos dentro de un mismo ejemplar. En este caso se le colgará el mismo ejemplar a varios registros bibliográficos.

XLIII/3-7 (Documento 1)

Registro bibliográfico A

XLIII/3-7 (Documento 2)

Registro bibliográfico B

XLIII/3-7 (Documento 3)

Registro bibliográfico C

XLIII/3-7 (Documento 4)

Registro bibliográfico D

XLIII/3-7 (Documento 5)

Registro bibliográfico E

XLIII/3-7 (Documento 6)

Registro bibliográfico F

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5.14. Documentos duplicados que unas veces aparecen encuadernados solos y otras encuadernados con otras obras.

La misma situación del apartado 4.13. puede tener otra variante: uno o más de los documentos encuadernados juntos se han encuadernado también por separado. En este caso se ha de asegurar que realmente es el mismo documento y, en ese caso, se colgarán tantos registros bibliográficos como documentos existan y tantos registros de fondos como ejemplares. Es decir, habrá registros de fondos compartidos por varios documentos y registros bibliográficos compartidos por otros.

Ejemplo:

Documento 1

Documento 2

Documento 3

Documento 4

Documento 5

Supongamos que el Documento 1 está encuadernado solo y también junto a los documentos 2, 3, 4 y 5. Por otra parte, otros ejemplares de los documentos 4 y 5 están encuadernados a su vez juntos y el Documento 5 está también encuadernado por separado. Quedaría así:

Ejemplar

Documento

Bibliográfico

Signatura

Código de barras

1

Documento 1

Registro A

XXIII/3-2

1000006

2

Documento 1

LXVI/7-9

1000345

Documento 2

Registro B

Documento 3

Registro C

Documento 4

Registro D

Documento 5

Registro E

3

Documento 4

Registro D

XXXVI/5-2

1000879

Documento 5

Registro E

4

Documento 5

XIX/4-6

1000013

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5.15. Los documentos en cajas.

Los documentos que se guardan en cajas deben considerarse igual que en el caso 4.14: una misma signatura con múltiples bibliográficos. Sin embargo, en este caso, cada ejemplar tendrá un número de registro y una signatura complementaria diferentes, lo que generará un código de barras distinto para cada uno. Este código de barras se pondrá en cada una de las unidades físicas de la que esté compuesta la caja.

Título

Registro bibliográfico

Número de registro

Signatura

Código de barras

Arqueología romana

Registro A

123.456

XII/7-9c1

1000345

Mosaicos béticos

Registro B

123.457

XII/7-9c2

1000346

La pintura en tiempos de Augusto

Registro C

45.208

XII/7-9c3

1000347

La casa patricia

Registro D

103.345

XII/7-9c4

1000456

Excavaciones en Clunia I

Registro E

213.678

XII/7-9c5[1]

1000532

Excavaciones en Clunia II

Registro E

213.678

XII/7-9c5[2]

1000533

Excavaciones en Clunia III

Registro E

213.678

XII/7-9c5[2]

1000534

Ejemplo: Caja con separatas de artículos de revistas. Signatura de la caja: XII/7-9

La caja tendrá una signatura única: XII/7-9. No tendrá número de registro, pero sí código de barras y tejuelo.

Las separatas que están dentro de la caja son diferentes registros bibliográficos (cada una es un documento distinto) y unidades físicas diferentes, por lo que cada una tendrá su propio número de registro, su propio código de barras y su propio tejuelo. Además, aunque la signatura principal sea la misma, cada unidad física tendrá también una signatura complementaria. En el caso de que alguno de estos documentos aparezca en más de una parte, tendrá signatura de subunidad escrita entre corchetes (ver apartado 4.7.). Esto significará igual registro bibliográfico y número de registro para todas las partes, misma signatura con diferencia en la subunidad y diferente código de barras.

 

Se puede dar el caso de que todas las separatas tengan número de registros y códigos de barras correlativos o no: todo depende de que se hayan registrado al mismo tiempo (se le han dado números correlativos), o se vaya llenando la caja poco a poco, a medida que van ingresando los documentos. Esto da lugar a que cada uno de los documentos tenga el número de registro y el código de barras que se le asignara en cada momento.

 

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