Conversión de catálogos manuales

Secuencias de trabajo

 

  Secuencias de trabajo

  Generalidades

  Reparto de cajetines para grabar.

  Partes de la ficha que se deben grabar.

  Identificación de registros grabados y listos para corrección

  Identificación de fichas grabadas

  Corrección de registros grabados

  Identificación de registros confirmados.

  Fin del proceso

  Secuencias

  Grabación de registros bibliográficos

  Grabación de registro de autoridades y fondos

 

 Secuencias de trabajo

 

Los catalogadores que se encarguen de la conversión de las fichas manuales a formato automatizado deben ocuparse exclusivamente de copiar los registros bibliográficos. No obstante, y dado que el sistema permite crear y corregir fácilmente los registros de autoridades y fondos, le añadirán ambos, siempre de acuerdo con las normas generales y las específicas de la Biblioteca del Museo Arqueológico Nacional.

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Generalidades

    1. Reparto de cajetines para grabar.

      1. La reconversión de los catálogos manuales se hará partiendo del catálogo topográfico, una vez controladas y numeradas las fichas que contiene.

      2. Cada catalogador se ocupará de un cajetín diferente y procurará mantener el mismo hasta que lo finalice.

      3. La asignación de cajetines se hará de manera que, en principio, cada dos catalogadores se ocupen de materias que luego corregirá un bibliotecario especializado en esas materias. Con el tiempo, y una vez la base de datos de autoridades esté consolidada y se pueda comprobar de qué manera avanza la reconversión, será necesario ajustar de nuevo este apartado.

      4. La única excepción a esta norma será la del catalogador que haga turno de mañana, que se ocupará de continuar los cajetines de aquellos que se encuentren ausentes, si los hay. En caso contrario, irá rotando para poder descargar trabajo de diferentes sectores. Más adelante, el catalogador en turno de mañana se ocupará de la reconversión de los registros de Publicaciones Periódicas.

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    2. Partes de la ficha que se deben grabar.

      3. Los catalogadores deberán cumplimentar las siguientes partes del registro:

      1. Descripción del documento (registro bibliográfico) tal y como aparece en la ficha manual (salvo erratas y errores evidentes).

      2. Encabezamientos principales o secundarios que aparezcan en la ficha.

        3. -Recuperados de la propia base de datos de autoridades (definitivos)

        -Creados por ellos con la misma forma que aparecen en la ficha, salvo erratas o errores evidentes (provisionales).

      3. Registro de ejemplares.

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    3. Identificación de registros grabados y listos para corrección.

      4. Cada vez que se haya terminado de grabar un registro se anotará la clave del catalogador en el campo NULL. Esta identificación es obligatoria, ya que es la única manera de asegurarse la recuperación de los registros procedentes de grabación de fichas manuales.

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    4. Identificación de fichas grabadas.

      5. Cada vez que se haya terminado de grabar una ficha, se marcará con un punto verde en la parte superior central de la misma y se devolverá al cajetín correspondiente. El punto verde indica que la ficha está grabada en su totalidad, pero pendiente de confirmación (revisión general, corrección de nuevas autoridades y asignación de encabezamientos de materia).

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    5. Corrección de registros grabados.

      6. Los bibliotecarios revisarán los tramos de los cajetines correspondientes a su materia que se hayan grabado el día anterior, y se ocuparán de los siguientes aspectos:

      1. Breve revisión del registro bibliográfico (descripción). En los registros bibliográficos no se suprimirá el campo NULL.

      2. Breve revisión de los encabezamientos confirmados que se hayan asignado.

      3. Revisión y confirmación de encabezamientos asignados provisionalmente (encabezamientos creados por los catalogadores: deben comenzar por zz). En los registros de autoridad creados provisionalmente por los catalogadores que modifiquen los bibliotecarios, se pondrá el nombre de este último en el campo NULL, y se borrará el del catalogador.

      4. Asignación de encabezamientos de materia.

      5. Completar o añadir otros encabezamientos si hiciera falta.

       

      NOTA: Para la corrección de registros bibliográficos es aconsejable visualizar la ficha en formato MARC. Esta visualización permite ver si las áreas de las descripción están en los campos que les corresponden sin necesidad de entrar en el registro.

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    6. Identificación de registros confirmados.

      7. Una vez completada esta tarea, la ficha estará realmente completa y correctamente cargada en la base de datos. En este momento se procederá a tachar el punto verde con una cruz (X). Esta señal indicará que la ficha está correctamente integrada en la base de datos y lista para ser retirada.

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    7. Fin del proceso

Las fichas señaladas con una cruz (completas y confirmadas), le serán entregadas a los auxiliares que, de momento, se encargarán de llevar a cabo las siguientes operaciones:

 

  1. Anotar los números de las fichas que se han grabado

  2. Señalar con un punto rojo todas las fichas del catálogo de autores que correspondan a los juegos de fichas de los registros grabados.

  3. Cuando las pantallas de OPAC estén disponibles, se procederá a retirar del catálogo de autores todas las fichas señaladas con un punto rojo y del catálogo topográfico, todas las que estén marcadas por una cruz sobre el punto verde.

  4. Cuando se disponga de las etiquetas y lápices ópticos correspondientes, se procederá a colocar los códigos de barras en cada una de las unidades físicas de la Biblioteca.

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Secuencias.

La grabación de las fichas procedentes de los ficheros manuales se llevará a cabo siguiendo el proceso que se detalla a continuación.

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Grabación de registros bibliográficos

    1. Se seleccionan las fichas del cajetín correspondiente: sólo fichas bibliográficas completas, correspondientes a monografías propiedad del Museo Arqueológico Nacional y que no presenten dificultades especiales para su reconversión.

    2. Se comprueba la existencia de registros iguales o similares ya grabados en la base de datos. Pueden darse los siguientes casos:

  1. El registro no está catalogado. En este caso es necesario grabarlo y crear así el registro bibliográfico del documento. En el campo NULL se pondrá el código de identificación del catalogador.

  2. El registro está catalogado, pero de forma incompleta (falta algún dato, no se terminó por algún motivo, etc.). Se completará el registro y se seguirá normalmente con el resto del proceso. Si el registro tiene código en el campo NULL, se respetará el que aparezca; si no lo tiene, se pondrá el código del catalogador que lo complete. En este caso, conviene aclarar por qué está el registro a medio grabar: sólo deben completarse aquellos registros que procedan de la grabación de los catálogos manuales. Si se trata de un registro que está catalogando un bibliotecario, es mejor esperar a que éste termine de hacer la catalogación original. Este caso sólo se dará si hay un documento de nuevo ingreso duplicado de otro que ya existe, pero cuya ficha sólo está catalogada manualmente.

  3. No está el registro, pero existe uno de características muy parecidas (solo cambia la edición, hay muchos datos similares, etc.). Se copia el registro anterior por el procedimiento de capturar registro bibliográfico y se modifican los campos y subcampos que sean diferentes. En el campo NULL del nuevo registro así creado se escribirá el nombre del catalogador; en el campo NULL del registro antiguo se dejará el nombre del catalogador que lo hizo en su momento.

  4. Existe un registro bibliográfico del documento que se va a catalogar, pero le faltan las autoridades de materia. En este caso se procederá igual que en el apartado siguiente.

  5. Existe un registro bibliográfico completo y con las autoridades correctamente asignadas. Se le crea el registro de fondos, tal y como se indica en el apartado correspondiente.

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Grabación de registro de autoridades y fondos

    1. Una vez comprobada la inexistencia en la base de datos, se procederá a la grabación del registro bibliográfico en la base de datos automatizada. No se debe olvidar grabar el código de identificación personal en el campo NULL.

    2. Cuando se haya grabado el registro bibliográfico, se añadirán los correspondientes registros de autoridad, según las siguientes especificaciones:

      3. -El registro de autoridad existe en la base de datos: se trae a la ficha que se está grabando sin más

      -El registro de autoridad no existe en la base de datos: se crea un registro de autoridad provisional, siempre precedido de las letras zz. En este caso es necesario, además, cumplimentar el campo NULL.

    3. Una vez terminada la grabación del registro bibliográfico y los de autoridad que aparezcan en la ficha, se pasará a la ficha siguiente hasta completar un bloque.

    4. Los bloques de fichas que se hayan grabado a lo largo de una jornada de trabajo, le serán entregados a un catalogador que se encargará de colgarle el registro de ejemplares. Es importante que se ocupe una sola persona de asignar ejemplares, ya que así se evitarán las interferencias en la asignación automática del número de registro.

    5. El catalogador que se ocupe de asignar registro de fondos, está obligado a rectificar el número de registro en la ficha, pero no en el documento.

    6. Una vez colgado el registro de fondos en los registros bibliográficos, señalarán la ficha manual con un punto verde, lo que indica que ésta se encuentra ya grabada en la base de datos.

    7. Los auxiliares de biblioteca se ocuparán de escribir los nuevos números de registros en los documentos. Una vez hecho, señalarán con un punto rojo los juegos completos de fichas que correspondan a cada registro, y devolverán todas las fichas del Catálogo topográfico a sus cajetines.

    8. Cuando se disponga de pantallas de OPAC, el personal auxiliar de Sala se ocupará de retirar los juegos de fichas completos de los catálogos manuales. Cada juego de fichas completo se sujetará con un clip y se pasará a los bibliotecarios, que se cerciorarán de que, en efecto, todo el conjunto de fichas corresponde a un solo registro bibliográfico y que este está grabado en la base de datos. Una vez que se haya asegurado de ello, se procederá a retirar la ficha de los catálogos públicos de manera definitiva.

 

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