Ce chapitre décrit et définit les moyens mis en oeuvre par le bureau Bernard Schenk SA afin de garantir, conformément aux normes et autres spécifications posées par le client, la maîtrise du suivi et du développement du projet.

Le but essentiel étant, dans le cadre des phases successives d’un mandat, de contrôler la prestation de service afin que l’adéquation : Produit commandé-Coûts-Prestations livrées soit en tout temps mesurable.

Toutes les activités du bureau Bernard Schenk SA sont concernées par ce chapitre; soit les activités des domaines du cadastre, du génie-civil, des études d’impact et de l’hydrologie.

C’est dans le cadre des 3 phases essentielles de la vie d’un mandat ( ouverture -développement - clôture ) que divers outils et procédés sont mis en oeuvre afin de satisfaire aux exigences des normes ainsi qu’aux attentes du client.

Les nouveaux procédés (numérisations, SIT, hydrologie) ainsi que la prospection de nouvelles activités sont évalués afin que les objectifs fixés au §1 soient atteints.

Ces évaluations sont de la compétence de la direction ou des responsables qu’elle aura désigné.

3 phases essentielles constituent la structure de la vie d’un mandat; l’ouverture du mandat présentée au §4, le développement du projet présenté au §5, la clôture du mandat présentée au §6.

Les objectifs recherchés, dans le cadre de l’ouverture d’un mandat sont de créer la trace de contact avec le client, de réunir les renseignements de base pouvant servir aux phases ultérieures du mandat, de mettre en oeuvre le outils de maîtrise du suivi et de développement du projet.

L’appel d’offre ou la demande de devis génère systématiquement l’ouverture d’un mandat

L’ouverture du mandat est spécifiquement traitée au chapitre SAQ 03, Revue de contrat; que le mandat fasse suite à un devis, à une offre de prestation ou qu’il soit directement confié.

La procédure SAQ 04P01 décrit la phase d’ouverture de mandat; particulièrement pour les opérations administratives et d’identification en découlant.

Cette phase a pour objectif, à l’aide des outils mis en oeuvre dans le cadre de l’ouverture du mandat; au travers de la collecte des données et de la conception proprement dite, d’analyser, de filtrer et d’utiliser les DONNEES D’ENTREE (cahier des charges, délais, prestations sous-traitées...) afin de produire et garantir la conformité et l’exactitude des DONNEES DE SORTIE (plans, soumissions, rapports, décomptes...).

La procédure SAQ 04P02 décrit cette phase.

Cette phase de la vie du mandat, au travers du contrôle final et des procédés de validations mis en place génère en externe des DONNEES DE SORTIE tels que facture d’honoraires finale, transmission de documents, alors qu’en interne, elle déclenche les opérations d’archivage.

La procédure SAQ 04P03 décrit cette phase.

SAQ 03 Revue de contrat.

SAQ 04P01 Procédure: Ouverture de mandat.

SAQ 04P02 Procédure: Développement du projet.

SAQ 04P03 Procédure: Clôture du mandat.

SAQ 04A Synoptique: Ouverture de mandat.

SAQ 04B Synoptique: Développement du projet.

SAQ 04C Synoptique: Clôture du mandat.

 

 REPERTOIRE DES DOCUMENTS - PROCEDURES

REPERTOIRE DES DOCUMENTS - FORMULAIRES

REPERTOIRE DES DOCUMENTS - ANNEXES