C’est à chaque étape de la vie d’un mandat qu’une revue de contrat est réalisée, le contrôle permanent de l’adéquation

PRESTATION ATTENDUE/DEVIS <==> PRESTATION FOURNIE/COÛTS

est l’objectif essentiel de la revue de contrat, le noyau de ce contrôle est principalement constitué par l’analyse de faisabilité, la concordance entre la prestation attendue et les contingences légales, les moyens mis en oeuvre et d’éventuelles modifications de contrat émanant du mandant (suppléments, changements, modifications...).

La revue de contrat est primitivement générée par le contact avec le client, mandant, elle est tout au long de la vie du mandat étroitement liée à la maîtrise du suivi et du développement du projet (SAQ 04).

La revue de contrat s’applique à toutes les offres et devis ainsi qu’à tous les mandats traités dans le cadre du bureau.

4 phases principales de la vie d’un mandat incluent la revue de contrat; elles sont présentées ci-après, ce sont:

1) La phase des offres et devis.

2) La phase de confirmation de mandat et des opérations contractuelles en découlant.

3) La phase de modification de contrat.

4) La phase de facturation.

Les fiches de saisie et de suivi de mandat FSSM (SAQ04F02 à SAQ04F07) permettent de tracer les diverses opérations de revue de contrat; l’annexe SAQ03A « Schéma: devis-vie mandat-facturation » illustre la vie du mandat en y intégrant les opérations de revue de contrat.

Le bureau établit des offres écrites détaillées à chaque fois qu’un client le requiert. La forme de l’offre est en général définie par le client; dans tous les cas, l’offre sera au moins confirmée par téléfax, la trace écrite sera intégrée au dossier du mandat ou à défaut dans le classeur adhoc « DEVIS EN SUSPENS ».

La fiche FSSM ouverte comportera la trace de l’élaboration du devis ainsi que le temps requis pour cette opération.

Le bureau établit selon les besoins des offres types relatives à certains genres de mandats. Diverses offres types sont présentées, à titre d’exemple, en annexe de ce chapitre, SAQ03B, SAQ03C, SAQ03D.

En principe, le bureau demande une acceptation écrite de l’offre finale négociée avec le client. Si le client attribue le mandat oralement, le bureau transmet une lettre de confirmation ou à défaut un téléfax faisant explicitement référence au téléphone ou à l’entretien avec le mandant; copies de ces éléments sont intégrées au dossier du mandat, la FSSM est complétée afin de tracer ces opérations.

Certains mandats sont confiés à l’appui de contrats types (SIA 103, Mensurations, AF, etc.) les règles en découlant sont alors appliquées.

Dans le cas de contacts fréquents avec des partenaires de confiance, les contrats oraux sont admis sans confirmation, la direction est compétente pour instituer de tels rapports, ceci tacitement ou à l’appui d’une convention cadre avec le partenaire.

Le contrat peut contenir des clauses relatives à l’acquisition ou à l’utilisation de matériel ou de produits spécifiques; dans ces cas, les éléments tels que « sélection-dossier d’achat-contrôle-enregistrements » sont traités au chap. SAQ 06 ; Achats.

La modification de contrat peut survenir suite à l’intervention du mandant ou d’un mandataire tiers; détectée dans le cadre du contrôle de l’adéquation DEVIS-PRESTATION, les conséquences de telles adaptations sont mesurées par le chef de projet/resp. de mandat qui en réfère si nécessaire à la direction.

Les modifications de contrat et les conséquences qui en découlent sont notifiées le cas échéant dans le cadre de P.V. de chantier ou dans le cadre de séances avec le mandant.

Elles génèrent en cas de nécessité des devis complémentaires.

Par analogie avec les phases devis/offre et confirmation de mandat/élaboration de contrat, la modification de contrat est tracée sur la FSSM et par la production de documents qui seront inclus au dossier du mandat.

Déclenchée par les opérations finales du mandat, la facturation finale est du ressort de la direction ou des personnes qu’elle aura désigné à cet effet.

S’appuyant sur le devis ou le contrat et, s’il y a lieu, les modifications, la facturation est réalisée à l’appui de la FSSM du mandat.

Le bureau élabore suivant le type de mandat diverses formules de facturation et factures types qui sont présentées à titre d’exemple en annexe R et S du chapitre SAQ 05.

La facture est référencée au N°. d’affaire/N°. de mandat.

Elle est archivée à la comptabilité, c’est dans le cadre du chap. SAQ 16 traitant de la maîtrise des enregistrements liés à la qualité que, notamment, la durée minimum de l’archivage des factures est spécifié.

Le cas échéant, copie de la facture est intégrée au dossier du mandat avant les opérations d’archivage dudit dossier.

SAQ 04 Maîtrise du suivi et du développement du projet.

SAQ 05 Maîtrise des documents et des données.

SAQ 06 Achats.

SAQ 16 Maîtrise des enregistrements liés à la qualité.

SAQ 03A Schéma: « devis+vie mandat+facturation ».

SAQ 03B Devis estimatif pour travaux géométriques (1).

SAQ 03C Devis estimatif pour travaux géométriques (2).

SAQ 03D Devis estimatif éléments cadastraux et divers sous forme informatique.

REPERTOIRE DES DOCUMENTS - ANNEXES