Planteamiento del Problema
TíTULO DEL PROYECTO DE GRADO:
Formulación y Planteamiento del
Problema
Marco
Teórico Marco
Metodológico Página
Principal
El éxito de muchas empresas, ya sean grandes o
pequeñas, radica principalmente en el volumen de ventas de los productos o
servicios que ésta ofrece en el
mercado. En los últimos años se ha observado una tendencia por parte de las
empresas de financiar las ventas por medio del crédito. Esto se realiza con el único objetivo de
atraer a un segmento específico del mercado; a aquellos compradores que no
disponen del recurso monetario total requerido para la compra inmediata del
producto o servicio en específico por lo que se inclinan a pagar el importe del
mismo en lo que comúnmente llamamos “cómodas mensualidades”.
El simple hecho que una empresa ofrezca la
posibilidad y la flexibilidad de
financiar sus productos a su clientela, conlleva un efecto positivo: el aumento en sus ventas. Es así como se llega al concepto de las
cuentas por cobrar, un rubro que ha cobrado mucha importancia para las empresas
las cuales desean aumentar el volumen de ventas y mejorar su posición competitiva
dentro del mercado. Este rubro a la vez crea muchos problemas en las empresas
al no contar con el efectivo en forma inmediata, teniendo que recurrir muchas
veces a la localización de clientes pendientes de pago.
Dentro de los términos contables nace la cuenta
“estimación de cuentas incobrables” como una consecuencia de la falta de
atención a este rubro, contemplando que cierta porción de las cuentas por
cobrar no se hacen efectivas. El no recuperar las mismas conlleva un riesgo
para la empresa, ya que ésta contempla contar con dicho ingreso en su totalidad
y en su momento, pero al no lograrlo no se maximizan las utilidades,
conduciendo a que la empresa no pueda hacerle frente a sus obligaciones a corto
plazo.
El departamento de Cuentas por Cobrar de la Empresa
Servicios Halliburton de Venezuela, S.A., ubicado en Ciudad Ojeda, Estado
Zulia; realiza una serie de actividades, para ello ha implantado procesos en el
sistema de facturación y cobranza, para así satisfacer las necesidades de los
clientes.
Uno de los procesos que ha implantado este
departamento es la elaboración de los Estados de Cuenta, donde se determina a
fin de mes los movimientos de las cuentas por cobrar de los clientes, allí se
observa la antigüedad de saldos que presenta cada uno de ellos. Esto permite realizar un seguimiento
adecuado y de esta manera alcanzar los objetivos establecidos por el
departamento.
Para
realizar estos estados de cuenta, se presentan una serie de debilidades las
cuales se mencionarán a continuación:
1.
La Empresa Servicios Halliburton de
Venezuela ha implantado un sistema
denominado SAP (Services, Aplications, Products). Uno de los problemas detectados en el departamento de Cuentas por
Cobrar es que al momento de anular una factura el sistema no la limpia
automáticamente. Este proceso se debe
realizar a través de la aplicación de pago
en donde aparecen los dos registros; tanto el débito como el crédito. Éste último es el registro para anular la
factura. Esta debilidad conlleva a
realizar un análisis muy minucioso de cada una de las facturas del Estado de
Cuenta de los clientes.
2.
El resultados de los análisis de los
estados de cuenta de los clientes; es que existen facturas correspondientes a la locación de Oriente dentro de los
clientes (payers) de Occidente.
3.
Al momento de crear la orden de
servicio en la porción de Dólares Americanos (USD) cada renglón de la orden de
servicio calcula el IVA y éste queda reflejado en la misma moneda.
4.
La mayor parte del total de ingresos
registrados por mes corresponde a ingresos acumulados; por cuanto el departamento
responsable de registrar las ordenes de servicio al sistema no obtiene a tiempo
las ordenes de servicio o productos firmada por el cliente.
Con la finalidad de mejorar todos los procesos que se
llevan a cabo en el área de cuentas por cobrar; es indispensable realizar un
estudio de todos los procedimientos que actualmente se ejecutan; las políticas
contables y procedimientos de control internos; los reportes y soportes de cada
operación. Adicionalmente, se deben
especificar los problemas presentados y la solución más efectiva.
La presente investigación pretende conocer la
situación existente a fin de proponer mejoras en la estructura de los procesos
que involucran el área de cuentas por cobrar; conduciendo la misma hacia la
revisión de los procedimientos que actualmente se ejecutan, de igual manera las
normas de contabilidad establecidas en la empresa y los procedimientos de
control interno que se ejecutan así como a los reportes y soportes de cada
operación. Adicionalmente, se deben
especificar los problemas presentados y la solución más efectiva.
Las Cuentas por Cobrar representan el crédito que
concede el negocio a sus clientes, sin más garantía que la promesa de pago
(oral o escrita) en el corto plazo.
Las empresas invierten en cuentas por cobrar un alto
porcentaje de sus activos; por lo que es de gran importancia para cualquier empresa mantener un control exacto de
cada transacción; así como también, es fundamental reportes detallando la situación
real de las cuentas por cobrar.
En Servicios Halliburton de Venezuela, las cuentas por
cobrar representaron en el último semestre del año 2004 un alto porcentaje del
total de los Activos Circulantes. Una
política de crédito y de cobro que establezcan los lineamientos para otorgar el
crédito y establecer los procedimientos para recuperar las cuentas cuando éstan
vencen es fundamental para que la rotación de las cuentas por cobrar se lleven
a cabo según los planes establecidos por el departamento; evitando que las
cuentas incobrables sean mayores a las estimadas.
La presente investigación pretende resaltar la
importancia del establecimiento de controles en las cuentas por cobrar así como
ampliar el conocimiento y la importancia que las mismas merecen dentro de la
organización.
Uno de los objetivos al desarrollar la presente
investigación es exponer la necesidad que tienen la empresa de ejercer una
estricta vigilancia sobre las cuentas por cobrar y su sistema operativo. Se investigarán por lo tanto las
principales características que debe tener un sistema de cuentas por cobrar. La utilidad de la presente investigación para Servicios
Halliburton de Venezuela es que permitirá identificar y corregir las fallas
existentes en los procesos de cuentas por cobrar; lo que facilitará mejorar la
calidad en las siguientes áreas:
·
Disminuir retrabajo en el proceso de
facturación al momento de anular las facturas.
·
Maximizar la utilidad del Sistema
SAP para el módulo de cuentas por cobrar.
·
Mejorar el ciclo de rotación de
cuentas por cobrar; con la finalidad de proporcionar liquidez y solvencia a la
empresa.
·
Implantar mejores políticas de crédito
y de cobro, con el objetivo de disminuir las cuentas incobrables a través del
establecimiento de límites de crédito apropiados para cada cliente.
·
Tomar acción inmediata y efectiva
dada una factura vencida
Es necesario la revisión de los procesos para
verificar si éstos son los mas adecuados y eficaces y si el sistema implantado satisface las necesidades de la
empresa, de no ser así, adecuarlo a las exigencias de la misma.
Analizar los procedimientos utilizados para el
procesamiento de la información financiera-contable en el área de Cuentas por
Cobrar de la Empresa Servicios Halliburton de Venezuela, S.A.
· Determinar, partiendo de un diagnóstico, los
procedimientos que forman parte de la
contabilidad administrativa de la empresa, en lo correspondiente al registro de
las cuentas por cobrar.
· Caracterizar el actual sistema contable “SAP” a fin de
presentar el procedimiento utilizado para el registro de las cuentas por cobrar.
· Identificar las políticas contables y procedimientos
de control interno existentes y su correspondencia con las necesidades de la
empresa Servicios Halliburton de Venezuela, S.A
La siguiente investigación propone
analizar los procesos de Cuentas por
Cobrar de la Empresa Servicios Halliburton de Venezuela, ubicada en la Avenida Intercomunal
Las Morochas – Ciudad Ojeda Estado Zulia.
Se analizarán los reportes generados
durantes los últimos seis meses del año 2004.
El análisis que se debe realizar es exhaustivo; y abarcará un estudio
de saldos de los deudores; reportes de
antigüedad de saldos; presentación de las cuentas incobrables en los estados
financieros y estimación de cuentas incobrables. El objetivo que se desea lograr es facilitar un mejor control de
los registros; y a la misma vez, cumplir con todos los requisitos para una
excelente organización al momento de realizar los estados financieros. (Inicio)