| 4. GENERALIDA-DES SOBRE PRESUPUESTOS |
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| TEMA 4 GENERALIDADES SOBRE PRESUPUESTOS. ETIMOLOGIA Y CONCEPTO DEL PRESUPUESTO L a palabra Presupuesto se compone de dos raíces latinas : PRE= Que significa antes de o delante de y SUPONER= Hacer HECHO. Por lo tanto presupuesto significa “ antes de lo hecho” Debido a que el presupuesto presente hoy en día un instrumento importante para las empresas, el vocablo presupuestar se popularizo, pero a pesar de ello la real academia española de la lengua, durante muchos años no lo acepto y mantuvo el criterio de que debía usarse el verbo presuponer, para indicar lo referente a la formación de un presupuesto, sin embargo, la décima novena edición del diccionario Académico , aparece incluido el verbo presupuestar , por lo que esta bien dicho. CONCEPTO En términos generales, la palabra presupuesto adoptada por la economía industrial, es: “La técnica de planeación y predeterminación de cifras sobre bases estadísticas y apreciaciones de hechos y fenómenos aleatorios.” Refiriéndose a El Presupuesto como herramienta de la administración se le puede conceptuar como: “La estimación programada, en forma sistemática, de las condiciones de operación y de los resultados a obtener por un organismo, en un periodo determinado.” En suma el Presupuesto” es un conjunto de pronósticos referentes a un periodo precisado.” ORIGENES Y EVOLUCION DEL PRESUPUESTO. Puede decirse que siempre ha existido en la mente de la humanidad la idea de presupuestar, lo demuestra el hecho de que los egipcios hacían estimaciones para pronosticar los resultados de las cosechas de trigo, con objetivo de prevenir los años de escasez, y que los romanos estimaban las posibilidades de pago de los pueblos conquistados, para exigirles el pago del tributo correspondiente. Sin embargo, no fue sino hasta fines del siglo XVlll cuando el presupuesto comenzó a utilizarse como ayuda en la administración publica, al someter el ministro de finanzas de Inglaterra a la consideración del parlamento, sus planes de gastos para el periodo fiscal inmediato siguiente, incluyendo un resumen de gastos del año anterior, y un programa de impuestos y recomendaciones para su aplicación. OBJETIVOS DEL PRESUPUESTO. Los objetivos del presupuesto son de previsión, planeación, organización, coordinación o integración, dirección y control, es decir comprenden o están en todas las etapas del proceso administrativo, y no como todos los autores sobre la materia, solo los enmarcan en la planeación y en el control, pocos agregan la dirección . por lo que, como a continuación se aprecia, en la inicial estructura mencionada, primero se cita un concepto general de la etapa del proceso administrativo, para enseguida indicar el u objetivos del presupuesto en esa etapa: PREVISION. Concepto. Disponer de lo conveniente para atenderé a tiempo las necesidades presumibles. Objetivo del presupuesto: Tener anticipadamente todo lo necesario para la elaboración y ejecución del presupuesto. DE PLANEACIÓN Concepto: Camino a seguir con unificación y sistematización de actividades, por medio de las cuales se establecen los objetivos de la empresa y organización necesaria para alcanzarlos. El presupuesto en si, es un plan esencialmente numérico que se anticipa a las operaciones que se pretenden llevar a cabo, pero desde luego que la obtención de resultados razonablemente correctos, dependerá de la información estadística que se posea en le momento de efectuar la estimación, ya que además de los datos históricos, es necesario enterarse de todo aquello que se procura realizar y que afecte de algún modo lo que se planea, para que con base en las experiencias anteriores, puedan proyectarse los posibles resultados a futuro. Entre los modos mas usuales para conseguirlo, esta el de las tendencias y el de las correlaciones. Objetivo del presupuesto: planificación unificada y sistematizada de las posibles acciones, en concordancia con objetivos. DE ORGANIZACION Concepto: estructuración técnica, de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de la entidad, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados. Habiendo establecido los objetivos generales de la estructura de la organización, podrán precisarse los departamentales, que indicaran las características de las unidades , tales como ventas , producción, compras etc. De acuerdo con las necesidades especificas . El agrupamiento de actividades equivale a establecer en la entidad divisiones y departamentos, mismos que dan lugar a elaborar tantos presupuestos como departamentos funcionales existan. La elaboración de los presupuestos particulares para cada departamento, permiten apreciar si cada uno de ellos realiza funciones establecidas, utilizando en este caso al presupuesto como elemento para modificar la estructura de la entidad en caso necesario. Mediante el empleo de los presupuestos dentro de la organización , a través de la coordinación o dirección que se tenga de los mismos, es como se logra el completo engranaje de sus funciones totales, por la interdependencia departamental que debe existir. Objetivo de presupuesto: adecuada precisa y funcional estructura de la entidad. DE COORDINACION O INTEGRACION. Concepto: desarrollo y mantenimiento armonioso de las actividades de la entidad, con el fin de evitar situaciones de desequilibrio entre las diferentes secciones que integran su organización. La influencia coordinadora de los presupuestos constituye una ayuda muy valiosa para lograr este equilibrio, ya que para la elaboración del presupuesto de un departamento es necesario basarse o auxiliarse en los otros, de tal manera que se va creando una cadena de dependencia entre ellos , engranando así todas las funciones de la empresa. Objetivo del presupuesto.: compaginación estrecha y coordinada de todas y cada una de las secciones para que cumplan con los objetivos de la entidad. DE DIRECCION. Función ejecutiva para guiar o conducir e inspeccionar o supervisar a los subordinados de acuerdo a lo planeado. El presupuesto es una herramienta de enorme utilidad para la toma de decisiones , administración por excepciones , políticas a seguir, visión de conjunto, etc, de decir da lugar El presupuesto a una buena dirección. Objetivo del presupuesto: Ayuda enorme en las políticas a seguir , tomas de decisiones y visión de conjunto, así como auxilio correcto y con buenas bases para conducir y guiar a los subordinados. DE CONTROL. Concepto: es la acción por medio de la cual se aprecia si los planes y objetivos se están cumpliendo. La acción controladora del presupuesto se establece al hacer la comparación entre este y los resultados obtenidos , lo cual conduce a la determinación de las variaciones o desviaciones ocurridas; si bien, la simple determinación de las diferencias no es una solución, será necesario analizarlas con objeto de tomar las medidas convenientes para corregir las deficiencias existentes.. Objetivo del presupuesto: comparación a tiempo entre lo presupuestado y los resultados habidos, dando lugar a diferencias analizables y estudiables, para hacer superaciones y correcciones. REQUISITOS PARA UN BUEN PRESUPUESTO. Hablar del éxito de un presupuesto no quiere decir necesariamente que los resultados hayan sido idénticos a los pronosticados, seria suficiente el haber obtenido una mejoría en el grado de eficiencia y seguridad con que se condujo la entidad. Sin embargo, para que un presupuesto cumpla en forma adecuada con las funciones que de el se esperan, es indispensable basarlo en determinadas condiciones que obligatoriamente deben observarse en su estructuración como son: CONOCIMIENTO DE LA EMPRESA. Los presupuestos van siempre ligados al tipo de empresa, a sus objetivos, a su organización y a sus necesidades, su contenido y forma varían de una entidad a otra, principalmente en el grado de análisis requerido, por lo cual es indispensable el conocimiento amplio de la empresa, objetivos y necesidades en que se hayan aplicar. La preparación del presupuesto se basa en el principio de que todas las transacciones de la entidad están íntimamente relacionadas entre si, de suerte que si una determina parte del plan pudiera ser tomada como punto de partida, el resto del mismo podría ser establecido con un grado razonable de seguridad y certeza, permitiendo a la gerencia tomar decisiones adecuadas. EXPOSICION DEL PLAN O POLITICA. El conocimiento del criterio de los directivos de la compañía, en cuanto al objetivo que se busca con la implantación del presupuesto, deberá exponer en forma clara y concreta por medio de manuales e instructivos, cuyo propósito será, además de lo anterior, uniformar el trabajo y coordinar las funciones de las personas encargadas de la preparación y ejecución del presupuesto, definido las responsabilidades y los limites de autoridad en cada uno de ellos, así como evitar opiniones particulares o diversas. En dichos manuales se incluirá también información sobre los presupuestos que forman el sistema aprobado, el periodo que abarcara el presupuesto; el diseño de las formas especificas que hayan de usarse , con instrucciones sobre su manejo y contenido, y toda la información que se juzgue conveniente incluir para llenar las necesidades especificas de la empresa que se trate. COORDINACION PARA LA EJECUCION DEL PLAN O POLITICA. Debe existir un director del presupuesto que actuara como coordinador de todos los departamentos que intervienen en la ejecución del plan . La sincronización de las diferentes actividades se hará elaborando un calendario, en el que se precisen las fechas en que cada departamento deberá tener disponible la información necesaria, para que las demás secciones puedan desarrollar sus estimaciones. De esta manera será necesario también que toda la información obtenida y las estimaciones realizadas sean enviadas al director del presupuesto, centralizándose en el la programación de actividades , así las fechas del calendario estarán referidas al momento en que este reciba o envié algo. La responsabilidad de la preparación de el presupuesto recae sobre el mismo, pero los funcionarios de los diversos departamentos tendrán la obligación de proporcionarle los informes y estudios necesarios para su elaboración de ahí la necesidad de determinar el campo de acción de cada uno, su autoridad, responsabilidad y jerarquía. FIJACION DEL PERIODO PRESUPUESTAL. Otro de los requisitos que deberán tomarse en cuenta para la integración del control presupuestal , es la fijación del lapso que comprenden las estimaciones. La determinación de este periodo opera en función de diversos factores tales como: estabilidad o inestabilidad de las operaciones de la empresa , el periodo del proceso productivo, las tendencias del mercado, ventas de temporada, etc. Otros factores que influyen en la fijación del periodo presupuestal son las características propias del renglón , por ejemplo: Las inversiones a mas de un año y los financiamientos , pueden estimarse para lapsos mayores que las partidas de operación. Normalmente se hacen coincidir los periodos de las estimaciones con los de los resultados, para poder efectuar con mayor facilidad las comparaciones entre los mismos y hacer las correcciones necesarias. Se podría concluir , aconsejando no establecer el periodo del presupuesto largo en forma rigurosa , ya que este suele variar constantemente según sea la estabilidad o inestabilidad de las operaciones que se realicen, la practica mas aceptable podría ser la de estimar las operaciones de la empresa en periodos de un año, dividiendo este en trimestres, que a su vez se subdividan en meses , posteriormente se irían elaborando estimaciones futuras por los mismos lapsos, tomando como base las experiencias adquiridas, con el objeto de lograr el establecimiento de un presupuesto continuo. DIRECCION Y VIGILANCIA. Una vez aprobado el plan, cada uno de los departamentos recibirá la delegación de elaborar los presupuestos que correspondan, con las instrucciones o recomendaciones que ayudaran a los jefes a poner en practica dichos planes. El siguiente paso será hacer un estudio minucioso de las diferencias que surjan de la comparación de los datos reales con los predeterminados, revisar periódicamente las estimaciones y de ser necesario, modificarlas en función con la entidad a la que pertenecen etc. Según puede apreciarse un buen sistema de presupuestos requiere de un trabajo continuo y minucioso, estudio de las circunstancias que pudieran modificarlo, que la persona que haya de encargarse de el posea conocimientos y tiempo necesarios para vigilar tanto su cumplimiento como los posibles cambios, solo así podrá el presupuesto ser un verdadero instrumento de control para al administración. APOYO DIRECTIVO. La voluntad en la implantación de El Presupuesto por parte de los directivos y su respaldo es indispensable para su buena realización y desarrollo lo cual da al presupuesto un uso no solamente informativo, sino que los convierte en un plan de acción operativa, y de patrón de medida con lo ejecutado. Resumiendo, se puede decir que el presupuesto debe tener cuando menos, los siguientes puntos primordiales: 1.- conocimiento de la entidad, pues es la base para hacer el presupuesto con adecuación. 2.- una planificación general previa, que integra la determinación de políticas y objetivos futuros generales, a gran nivel. 3.- la formación de programas detallados o analíticos que conviertan los objetivos generales, en planes de operación. 4.- la cuantificación , en términos monetarios en monetarios en unidades de valor reconocido de los planes operativos. 5.- el control, o sea la realización de que los planes presupuestados se cumplan o se superen, pero no en todo caso con un análisis de las variaciones o desviaciones, conocimiento de las causas, y sus posibles rectificaciones o ajustes de tiempo. CARACTERISTICAS DEL PRESUPUESTO. 1 DE FORMULACION A) ADAPTACION A LA EMPRESA. La formulación de un presupuesto debe ir en función directa con las características de la empresa, debiendo adaptarse a las finalidades de ella misma en todos y cada uno de sus aspectos, esto es, la adopción de un sistema de control presupuestario no puede hacerse siguiendo un patrón determinado, aplicable a todo tipo de empresas, además, el presupuesto, no solo es simple estimación, su implantación requiere del estudio minucioso, sobre bases científicas (en ciertos casos ) de las operaciones pasadas de la compañía en que se desea implantar, del conocimiento de otras empresas similares a ella, y del pronostico de las operaciones futuras, de acuerdo con la: PLANEACION, COORDINACION Y CONTROL DE FUNCIONES. Todos los actos en la vida, aun los mas sencillos, antes de realizarse han estado basados en un plan, los planes no se realizan en el momento en que se presenta una situación favorable o desfavorable, no, deben tener una proyección futura y ser encaminados hacia un objetivo claramente definido, para lograrlo es imprescindible coordinar y controlar todas las funciones que conducen a alcanzar dicho objetivo. Entre los aspectos recomendables respecto a este párrafo, para el mejor funcionamiento del presupuesto están: A) seleccionar en tantas partes el presupuesto, como responsables en la función hayan en la entidad, con autoridad precisa e individual de los interesados en el control y cumplimiento de el presupuesto, de tal forma, que cada área de responsabilidad deba ser controlada por un presupuesto especifico. B) los presupuestados deben operar dentro de un mecanismo contable, para que sean fácilmente comprobables, con el fin de compararlos con lo operado, determinar, analizar las variaciones o desviaciones, y corregirlas en su caso. C) no dejar oportunidad a malas interpretaciones o discusiones. D) elaborar los presupuestos en condiciones de poder ser alcanzables. DE PRESENTACION. · DE ACUERDO CON LAS NORMAS CONTABLES Y ECONOMICAS. Los presupuestados si se utilizan como herramienta de la administración (publica o privada) tienen como requisito de presentación indispensable el ir de acuerdo con las normas contables y económicas (periodo, mercado, oferta y demanda, ciclo económico, etc.) y de acuerdo con la estructuración contable. DE APLICACIÓN · ELASTICIDAD Y CRITERIO. Las constantes fluctuaciones del mercado y la fuerte presión a que actualmente se ven sometidas las empresas, debido a la competencia, obligan a los dirigentes a efectuar considerables cambios en sus planes, en plazos relativamente breves, de ahí que sea preciso que los presupuestos sean aplicados con elasticidad y criterio , debiendo estos aceptar cambios en el mismo sentido en que varíen las ventas, la producción, las necesidades el ciclo económico etc. CLASIFICACION DEL PRESUPUESTO Es común encontrar que existen distintos tipos o denominaciones del presupuesto, en realidad estas diferentes formas de llamarlo , obedecen tan solo a características particulares del mismo. A continuación se expone una clasificación de acuerdo a sus aspectos sobresalientes: 1.- POR EL TIPO DE EMPRESA A) PUBLICOS. Son aquellos que realizan los gobiernos, estados, empresas descentralizadas, etc. para controlar las finanzas de sus diferentes dependencias. B) PRIVADOS Son los presupuestos que utilizan las empresas particulares como instrumento de su administración. POR SU CONTENIDO. PRINCIPALES. Estos presupuestos son una especie de resumen, en el que se presentan los elementos medulares en todos los presupuestos de la empresa. AUXILIARES. Son aquellos que muestran en forma analítica las operaciones estimadas por cada uno de los departamentos que integran la organización de la empresa. POR SU FORMA A) FLEXIBLES. Estos presupuestos consideran anticipadamente las variaciones que pudiesen ocurrir y permiten cierta elasticidad por posibles cambios o fluctuaciones propias, lógicas, o necesarias. B) FIJOS. Son los presupuestos que permanecen invariables durante la vigencia del periodo presupuestario . La razonable exactitud con que se han formulado, obliga a la empresa a aplicarlos en forma inflexible a sus operaciones, tratando de apegarse lo mejor posible a su contenido. POR SU DURACION. La determinación del lapso que abarcaran los presupuestos dependerá del tipo de operaciones que realice la empresa , y de la mayor o menor exactitud y detalle que se desee, ya que a mas tiempo corresponderá una menor precisión y análisis. Así pues, pueden haber presupuestos: · Cortos, que abarcan un año o menos, y Largos, los que se formulan para mas de un año. Ambos tipos de presupuestos son útiles, es importante para los directivos tener de antemano una perspectiva de los planes del negocio para un periodo suficientemente largo, y no se concibe esta sin la formulación de presupuestos para periodos cortos , con programas detallados para el periodo inmediato siguiente. POR LA TECNICA DE VALUACION A) ESTIMADOS Son los presupuestos que se formulan sobre bases empíricas, sus cifras numéricas, por ser determinadas sobre experiencias anteriores, representan tan solo la probabilidad mas o menos razonable de que efectivamente suceda lo que se ha planeado. B) ESTANDAR Son aquellos que por ser formulados sobre bases científicas , eliminan en un porcentaje muy elevado las posibilidades de error, por lo que sus cifras, a diferencia de las anteriores, representan los resultados que se desea obtener. POR SU REFLEJO EN LOS ESTADS FINANCIEROS. A) DE POSICION FINANCIERA. Este tipo de presupuestos muestra la posición estoica que tendría la empresa en el futuro, en caso de que se cumplieran las predicciones. Se presenta por medio de lo que se conoce PRESUPUESTO FLEXIBLE. No debe confundirse el presupuesto flexible, con la característica de elasticidad de que deben estar investidos los presupuestos en general , la elasticidad o flexibilidad, también esta referida a los presupuestos fijos , para indicar que deben revisarse y adaptarse a las fluctuaciones constantes del mercado, obligando a la administración a cambiar o reconsiderar sus planes, cuando las situaciones que se presentan son distintas de lo previamente estimado. El presupuesto flexible es resultante de la consideración anticipada de las variaciones que pudieran existir en los ingresos y en las ventas, esta posibles afectación conduce a la predeterminación de los cambios factibles en los volúmenes de producción y por consiguiente en los gastos. En esta tipo de presupuestos se consideran diferentes planos alternativos de aplicación directa e inmediata, en caso de que las situaciones previstas cambien. Dichas variaciones se presentan dentro del cuerpo mismo del presupuesto, en forma de cuotas(por unidad producida por ejemplo) o en forma escalonada, fijando porcentajes sobre una base determinada. Si dicha base se considera como el punto en que la capacidad de fabricación de la empresa, esta aprovechándose al 100% de eficiencia, respecto de las ventas, y estas se estiman con base a la máxima capacidad de absorción en el mercado, se presentarían los resultados posibles en un estado comparativo, en que se pondrían las cifras a obtener, cuando la fabrica trabaje al 80, 90,100, 110 y 120% de su capacidad productiva. De esta manera, si se vende una cantidad mayor o menor a la que aparece en el presupuesto base, señalado en esta caso con el 100%, se estaría en posibilidad de comparar las cifras reales con cualquiera de las demás estimaciones. podría pensarse , erróneamente, que la elaboración de un presupuesto flexible es muy sencilla, puesto que consiste tan solo en obtener porcentajes sobre las cifras base, sin embargo, tampoco es complicado, aun cuando las reacciones del costo respecto del volumen, no son proporcionales, ya que existen gastos fijos, y variables , los primeros se erogan exista o no producción, mientras los últimos poseen la característica de aumentar o disminuir el volumen conforme crezca o baje. Este tipo de presupuestos, desde luego es mas copioso que el presupuesto fijo. PRESUPUESTOS PUBLICO Y PRIVADO. Es necesario hacer la distinción entre ambos tipos de presupuestos. A la fecha aun se elaboran los presupuestos públicos con base en la idea de control de gastos, los gobiernos hacen primero una estimación de los gastos que se hayan de originar debido a las necesidades publicas, y después planean la forma en que podrán cubrirlas , estudiando la aplicación de los ingresos, que habrán de provenir de la recabacion de impuestos , de la obtención de empréstitos y como ultimo recurso de la emisión de papel moneda que necesariamente ocasionara inflación. Las empresas privadas por el contrario, primero deben estimar sus ingresos, para que sobre esta base, predeterminar su distribución o aplicación, lo que ocasiona que la integración del control presupuestal sea mas compleja y difícil de solucionar. De lo expuesto, se deduce que la diferencia existente entre la presentación del control presupuestario gubernamental y el privado, nace de la distinta finalidad que ambas entidades persiguen . tradicionalmente las compañías económicas privadas , tienen como fin primordial el logro de utilidades. La concepción actual de empresa industrial , incluye como importante, además de la búsqueda de utilidades, otros factores, entre ellos, un superior beneficio social, al procurar la satisfacción adecuada de las necesidades de la región en que esta se desarrolle( por medio de los artículos que produce), una mejor distribución de la riqueza( a través de la creación de fuentes de trabajo), etc. Las entidades gubernamentales sin embargo, no deben en caso alguno tener como finalidad la obtención de utilidades, sus funciones consisten básicamente en satisfacer las necesidades publicas de la mejor manera posible, con el fin de lograr la estabilidad económica del país cuya administración les ha sido encomendada. EL PRESUPUESTO Y LA PLANEACION FINANCIERA: Es una técnica que reúne un conjunto de métodos, instrumentos y objetivos con el fin de establecer en una empresa pronósticos y metas económicas y financieras para alcanzar, tomando en cuenta los medios que se tienen y los que se requieren para lograrlas. Es a través de un Presupuesto que la planeación financiera dará a la empresa una coordinación general de funcionamiento. El sistema Presupuestario es la herramienta más importante con que cuenta la administración moderna para realizar sus objetivos. Técnicas financieras: 1.- Presupuesto de operación 2.- Presupuesto de Inversiones Permanentes 1. Presupuesto Financiero. PRESUPUESTO DE OPERACIÓN.- es el que con mas frecuencia utilizan las empresas y debe ser preparado tomando como base la estructura de la organización y asignando a los gerentes la responsabilidad de lograr los objetivos determinados. De esta forma nacen los presupuestos por áreas. PRESUPUESTO DE INVERSIONES PERMANENTES.- también llamado presupuesto de capital, esta relacionado con la adquisición y reposición de activos fijos. cada proyecto de inversión deberá tener la justificación que lo apoye, ser analizado y medido su rendimiento con métodos apropiados para ejercer un mayor control y vigilancia sobre las inversiones de capital. PRESUPUESTO FINANCIERO.-esta relacionado con la estructura financiera de la empresa, como las necesidades de capital de trabajo, los orígenes y aplicaciones de recursos o fondos, la composición del capital contable. El presupuesto de inversiones permanente es una parte de este presupuesto. Esta planeación se utiliza para el corto y para el largo plazo. PRESUPUESTO POR AREAS. Presupuesto de Ventas.-el proceso de planificación de las ventas es una parte integrante de la planeación y Control de Utilidades por que: a) toma en consideración las decisiones básicas de la administración con respecto a la comercialización. b) Basado en tales decisiones, constituye un enfoque organizado para desarrollar un plan integral de ventas. c) Los principales propósitos de un plan de ventas son. ¨ Reducir la incertidumbre acerca de los futuros ingresos ¨ Incorporar los juicios y las decisiones de la administración en el proceso de Planificación. ¨ Suministrar la información necesaria para desarrollar otros elementos de un plan integral de utilidades ¨ Facilitar el control administrativo de las actividades de ventas. d) Los elementos para la planificación integral de ventas son: ¨ El plan de ventas debe ser realista ¨ Variables externas, identificación y evaluación ¨ Formulación de objetivos y metas generales de la empresa ¨ Desarrollo de estrategias para la compañía ¨ Especificación de las premisas de planificación ¨ Políticas y supuestos de la administración ¨ Plan de comercialización ¨ Plan de publicidad y promoción ¨ Plan de gastos de distribución. e) Los pasos para la elaboración del plan de ventas son. ¨ Desarrollar las directrices de la administración especificas para la planificación de las ventas, incluyendo el proceso de planificación de ventas y las responsabilidades por la planificación. ¨ Preparar uno o mas pronósticos de ventas o del mercado, en congruencia con los lineamientos referentes, incluyendo los supuestos ¨ Compilar todos los demás datos que resulten pertinentes para desarrollar un plan integral de ventas ¨ Con base en los pasos anteriores aplicar la evaluación y el juicio de la administración, al desarrollo de un plan integral de ventas. ¨ Asegurar el compromiso de la alta administración para alcanzar las metas que se especifican en el plan integral de ventas. Presupuesto de Producción.-especifica la cantidad planificada de los artículos a fabricar durante el periodo del presupuesto. 1.- Los pasos para desarrollar el presupuesto de producción son: ¨ Obtener información acerca de las operaciones de fabricación necesarias para cada producto ¨ Información con respecto a los usos y capacidad de producción de cada departamento de manufactura, datos sobre las cantidades de la producción, los costos y la disponibilidad de recursos financieros. ¨ Establecer políticas para los niveles de inventarios ¨ Planificar la cantidad total de cada producto que ha de fabricarse durante el periodo que cubre el presupuesto. ¨ Programar esta producción por subperiodos 2.- Un plan completo de producción debe mostrar los datos del presupuesto clasificados por: ¨ Productos que habrán de fabricarse ¨ Subperiodos o periodos secundarios ¨ Actividades de cada área o centro de responsabilidad, en el proceso de manufactura. 3.- además del presupuesto de producción, son relevantes a la manufactura: ¨ El presupuesto de material directo y de componentes comprados, en el cual se explican las necesidades planificadas del material directo y los componentes que entraran en la producción. ¨ El presupuesto de mano de obra, que muestre la cantidad y el costo planificados de la mano de obra directa ¨ El presupuesto de gastos indirectos de fabricación, o gastos generales de fabrica, que incluye los planes para todos los gastos de fabrica, excepto el material y la mano de obra directos. Presupuesto de Materias Primas y Partes Componentes.- Para asegurar que se tengan las disponibilidades adecuadas en su momento, así como para planificar sus costos, el plan a corto plazo comprende: A) un presupuesto detallado que especifica las cantidades y los costos de tales materiales y partes B) un presupuesto correspondiente de compras de materiales y partes. Para la planificación de las materias primas y las partes requieren de la preparación de los 4 siguientes: 1.- Presupuesto de materiales y partes: ¨ especifica las cantidades planificadas de cada clase de materia prima y partes por subproducto y centro de responsabilidad requeridas para la producción planificada ¨ los materiales que se utilizan en la fabrica se clasifican tradicionalmente como directos e Indirectos, las partes se clasifican como material Directo. ¨ El material Directo es el que forma parte integrante del producto terminado y que pueden identificarse de manera directa con el costo unitario de los artículos terminados. ¨ El material Indirecto se define como aquel que se usa en el proceso de manufactura pero cuyos costos no son directamente rastreables hasta cada producto ¨ El presupuesto de materiales contiene únicamente las cantidades, no el costo de los materiales directos, los suministros de fabrica y los materiales indirectos que se incluyen en el presupuesto de manufactura y deben especificarse por subperiodos y áreas de responsabilidad. ¨ Los insumos básicos de información para desarrollar el presupuesto de materiales directos y partes son: a) el volumen de la producción planificada b) los coeficientes estándar de uso por tipo de materia prima y parte para cada articulo terminado. 2.-Presupuesto de Compras de materiales y partes: ¨ especificar las cantidades requeridas de cada material y parte y las fechas aproximadas en que se necesitan (costo estimado y fechas de entrega) ¨ la cuidadosa planificación de las compras resulta en ahorros de costos, por lo que el presupuesto de compras debe especificar: a) las cantidades de cada tipo de material y partes que habrán de comprarse b) las fechas aproximadas de tales compras c) el costo estimado de dichas adquisiciones ¨ El gerente de Compras es responsable para el buen desarrollo del presupuesto de: a) apegarse a las políticas de la administración en lo tocante a los niveles de inventario y partes b) determinar el numero de unidades y las fechas en que han de adquirirse los distintos tipos de materiales y partes c) estimar el costo unitario de cada tipo de material y partes que vayan a comprarse. 3.- Presupuesto del Inventario de Materiales y Partes: ¨ especificar los niveles planificados del inventario de materias primas y partes en términos de cantidades y costo ¨ la diferencia entre los dos presupuestos anteriores se muestra como aumentos o disminuciones planificadas en el presupuesto del inventario de materiales y partes. ¨ Los tiempos de las compras dependerán de las políticas de inventarios. ¨ Las principales consideraciones en la formulación de estas Políticas son. a) tiempos y cantidad de las necesidades de manufactura b) economía en la compra a través de descuentos por cantidad c) disponibilidad de materiales y partes d) tiempo de entrega, entre el pedido y la entrega misma e) carácter perecedero de los materiales y partes f) instalaciones necesarias de almacenamiento g) necesidades de financiamiento del inventario h) costos de almacenamiento i) cambios esperados en el costo j) protección contra faltantes k) riesgos involucrados en los inventarios l) costos de oportunidad (inventario insuficiente) m) cuanto comprar y cuando comprar 4.- Presupuesto del Costo de materiales y partes utilizadas: ¨ Especificar el costo planificado de los materiales y partes ¨ desarrollar el costo planificado de las compras ¨ con los presupuestos anteriores de cantidades y costos unitarios, se cuenta con los datos para desarrollar el costo presupuestado de los materiales y partes que entran en la producción. Presupuesto De Mano De Obra Directa. Los costos de mano de obra son de mayor cuantía que los demás por eso en la planificación y control se involucra a: a) necesidades de personal b) reclutamiento c) capacitación y adiestramiento d) descripción y evaluación de puestos e) medición del desempeño f) negociaciones con el sindicato g) administración de sueldos y salarios ¨ los costos de mano de obra comprenden todos los desembolsos relacionados con los empleados de cualquier nivel, pero para este presupuesto solo atañe los costos por Mano de Obra Directa. ¨ Los costos de mano de obra Directa comprenden los salarios que se pagan a los empleados que trabajan directamente en una producción especifica ¨ Los costos de la mano de obra Indirecta incluyen todos los demás costos de trabajo ¨ Los costos combinados del material y de la mano de obra directa, se conocen como Costos Primos del producto. ¨ El presupuesto de mano de obra directa cubre las necesidades para producir los tipos y las cantidades de las diferentes producciones planificadas ¨ La responsabilidad de este presupuesto es del ejecutivo de la función de producción, pero los departamentos de contabilidad de costos y de personal suministran el soporte y la información necesaria. ¨ La planificación eficaz de las horas de mano de obra directa tiene las siguientes ventajas: a) la función de personal puede cumplirse con mas eficiencia por que se constituye una base para la planeación, el reclutamiento, la capacitación y el aprovechamiento del personal b) la función de finanzas se desempeña con mas eficiencia, pues al conocer las estimaciones del costo de la mano de obra directa se puede planificar las necesidades de efectivo para los distintos subperiodos. c) El costo presupuestado de fabricar cada producto es un factor para toma de decisiones, en cuanto a sueldos y negociaciones con el sindicato. d) Se intensifica en alto grado el control de los costos de mano de obra directa. PLANIFICACION Y CONTROL DE GASTOS.- Los gerentes deben mantener niveles razonables de Gastos, enfocándose a su disminución. El Costo es un desembolso que se registra como un activo y se convierte en Gasto cuando “rinde sus beneficios” El Gasto es un desembolso que se consume o como un costo que ha dado su beneficio. El comportamiento del Costo (su respuesta a diferentes volúmenes de producción) surgiendo así tres tipos: a).- Gastos fijos.- son los que se mantienen constantes, independiente de las fluctuaciones en el volumen de trabajo realizado (salarios, renta seguros, etc.) b).- Gastos variables.- son los que cambian directamente con los cambios en la producción o volumen de trabajo realizado (num. De unidades, horas mano de obra o valor de las ventas y según sean las actividades del centro de responsabilidad: materiales directos, mano de obra directa, electricidad, etc. c).- Gastos semivariables.- son los que no son ni fijos ni variables (poseen características de ambos) al cambiar la producción estos gastos cambian en la misma dirección, pero no en proporción a la fluctuación de la producción. Para desarrollar los planes de manufactura (que se incorporan al plan de utilidades a corto plazo), se lleva esta Secuencia: 1. Presupuestos del costo de material y mano de obra directos (se elabora después del presupuesto de producción) 2. Presupuestos de gastos de producción (o gastos indirectos de fabricación).- se preparan en 3 categorías: ¨ Materiales Directos ¨ Mano de obra Directa ¨ Gastos Indirectos de fabricación (son la parte del costo total de producción que no son cuantificables con productos o trabajos específicos) a).- material indirecto b).- mano de obra indirecta c).- y los otros gastos. Para estos Gastos existen 2 centros de Responsabilidad: ¨ De producción (trabajan directos) y ¨ De servicio 3.- Presupuestos de gastos de Distribución (o de venta). – se desarrollan simultáneamente con el plan de ventas, pues son dependientes. Sus aspectos principales son: a).- planificación y coordinación (equilibrio económico entre plan y resultado) b).- control de los gastos de distribución. c).- comprenden 2 categorías: - gastos de la oficina matriz - gastos incurridos en el “campo” d).- deben planificarse por áreas de responsabilidad, por distritos de ventas o por productos. 4.- Presupuestos de Gastos de administración.- se elaboran después del que plan de ventas aprobado se ha convertido a la actividad planificada para cada área administrativa involucrada. -son gastos que no son de producción ni de distribución y solo incurren en las áreas que proveen supervisión y servicio a todas las funciones de la empresa. están cercanos a la alta gerencia y están constituidos por cada presupuesto departamental, abarcando varias áreas de responsabilidad especiales. PRESUPUESTO DE DESEMBOLSO DE CAPITAL Un desembolso de capital es el uso de fondos para adquirir activos operacionales ( propiedades inmuebles, planta y equipo patentes) que: - ayuden a generar futuros ingresos - permitan reducir futuros costos . --SE CLASIFICAN: A) Proyectos mayores de adiciones de capital (avances tecnológicos) B) Desembolsos menores de capital. (herramientas, reemplazos) C) Su dimensión de tiempo: ¨ Un presupuesto estratégico (largo plazo) ¨ Un presupuesto táctico. (corto plazo ) . --BENEFICIOS: - planificar el monto de recursos de inversión fija - satisfacer las demandas de los clientes - ser competitivo - asegurar el crecimiento. PRESUPUESTO DE FLUJO DE EFECTIVO PLANIFICAR .- la posición de liquidez de la compañía, para determinar necesidades de financiamientos o de otorgamiento de créditos y las oportunidades de Inversión. 1. Consta de dos partes. ¨ Los ingresos de efectivo planificados. ¨ Los desembolsos de efectivo planificado 2. La planificación de los flujos de efectivo indicara: ¨ La necesidad de financiar déficit de caja ¨ La necesidad de planificar la inversión del efectivo excedente para colocarlo en un uso rentable 3. Se enfoca en los importes y los tiempos de entrada y salidas de efectivo. 4. Sus principales propósitos son: ¨ Determinar la probable posición de caja al fin de cada periodo, como resultado de las operaciones planificadas ¨ Identificar los excedentes o déficit de efectivo por periodos ¨ Establecer la necesidad de financiamiento y/o disponibilidad de efectivo ocioso para la inversión. ¨ Coordinar el efectivo con: -a) el total del capital de trabajo b) los ingresos por las ventas c) los gastos d) las inversiones e) los pasivos. ¨ Establecer una base sólida para la vigilancia de la posición de Caja. 5.- su preparación debe ser responsabilidad de Tesorero de la empresa: -El presupuesto de caja se basa en los demás presupuestos, por lo que el tesorero debe coordinarse con los demás gerentes. |