Mala Direta no Word

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Criada por:
Cláudia Lobo

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Mala Direta

Mala Direta é um recurso do Word que envolve dois arquivos: um arquivo de cadastramento de informações (que chamaremos de arquivo de dados) e um outro arquivo (chamado de arquivo principal) que buscará as informações que necessitarmos no arquivo de dados.

Imagine que você tenha uma pequena empresa e quer cadastrar seus clientes. Esse cadastro será o arquivo de dados. A partir dele você pode:

Criar um arquivo para mandar uma correspondência para cada um de seus clientes informando-lhes sobre alguma promoção de seus produtos (você teria um arquivo principal).

Criar um arquivo para mandar uma mensagem de fim de ano personalizada para cada um de seus clientes (teríamos, então, outro arquivo principal buscando os dados do mesmo arquivo de dados).

Criar um arquivo para mandar uma correspondência para o cliente que mais comprou seus produtos em um período específico (tem-se mais um arquivo principal vinculado ao mesmo arquivo de dados).

Conclusão: No arquivo de dados podemos criar campos e cadastrar informações; no arquivo principal vinculamos todas ou algumas informações desse arquivo de dados.

Crie sua Mala Direta

Estrutura da mala direta, ou seja, criação e exclusão de campos e cadastramento de informações (arquivo de dados) e digitação de um texto (arquivo principal), para que possamos vincular um campo desse arquivo de dados.

Digite um texto como o que se segue em um documento em branco do Word:

InfoallBrasil

Data de hoje.

Prezado xxxx

Constatando nossos arquivos, verificamos que sua última compra foi em dddd no valor de rrrr. Salientamos, também, que na data de seu aniversário a realizar-se em dd você terá um desconto especial de 10% sobre o valor total de suas compras realizadas nesse dia.

Atenciosamente,

InfoallBrasil

Salve seu arquivo principal com o nome de Mala Direta no seu disquete.

Dê os comandos abaixo ainda com o arquivo Mala Direta na tela:

Dê o comando Ferramentas.

Clique em Mala direta

Clique no botão Criar (passo 1 da mala direta)

Clique em Cartas modelo

Clique no botão Janela ativa

Clique no botão Obter dados (passo 2 da mala direta, mostrado abaixo)

 

 

 

 

 

Clique em Criar Origem de Dados

Iremos, nesse passo, eliminar (remover) todos os campos que o Word tem como exemplo e iremos acrescentar outros nomes de campos que quisermos.

Siga, então, o passo abaixo para remover todos os campos atuais:

Clique várias vezes no botão Remover nome de campo até que não fique mais nenhum campo na parte branca à direita do quadro presente na tela.

Se estiver algum nome ainda escrito abaixo de Nome do campo, simplesmente pressione a tecla Delete do teclado.

Siga os passos abaixo para acrescentar nomes de campos:

Digite a palavra Código e clique no botão Adicionar nome de campo (veja que seu campo foi para a lista de campos da parte direita do quadro)

Digite as palavras NomedoCliente (Sem Espaços entre as palavras, pois um nome de campo não pode conter espaços). Clique no botão Adicionar nome de campo.

Faça o mesmo para os campos abaixo:

DataÚltimaCompra

ValorÚltimaCompra

DataAniversário.

No final clique no botão OK.

O Word pede, então, para salvar o arquivo de dados. Digite o nome Cadastro, por exemplo, direcione para o Seu Disquete para que você possa criar esse arquivo e clique no botão Salvar.

Clique no botão Editar origem de dados e veja que aparece um formulário em branco com os nomes dos campos que você cadastrou no item 10 acima.

Nesse ponto teremos que cadastrar as informações dos clientes. Uma informação completa de um cliente (com Código, Nome, Data da Última Compra, Valor da Última Compra e Data de Aniversário) recebe o nome de REGISTRO. Cadastre, então, os registros abaixo:

Código 001 002 003 004 005
Nome Getúlio Vargas José de Anchieta Machado de Assis Euclides da Cunha Deodoro da Fonseca
DataÚltimaCompra 12/12/97 25/02/98 13/03/98 12/05/97 13/08/97
Valor R$ 120,00 R$ 90,00 R$ 150,00 R$ 300,00 R$ 200,00
DataAniv 26/01 30/11 26/10 04/10 24/11
No final clique no botão Adicionar novo. No final do 5º registro, clique no botão OK.

Se você clicar no botão OK antes da hora, ou se quiser cadastrar mais alguns clientes, siga os passos abaixo para retornar:

Clique no comando Ferramentas

Clique em Mala direta

Clique no botão Editar (passo 2 da mala direta, mostrado na tela acima)

Clique no botão Dados: ..... que apareceu logo abaixo do botão Editar.

Clique no botão Adicionar novo

Cadastre o novo cliente e clique no botão Adicionar novo ou no OK.

A partir desse instante já podemos vincular os dados cadastrados com o texto que digitamos no início desse exercício. Observe que apareceu uma Barra de Ferramentas na tela, exatamente como a mostrada abaixo:

No texto que você digitou, aparece o nome do cliente assim: Prezado xxxx. Selecione o xxxx passando o mouse por cima de xxxx e clique no botão Inserir campo da Barra de Ferramentas, mostrada acima, e clique no campo NomedoCliente.

Seu texto agora aparece assim: Prezado «NomedoCliente», indicando que o texto está vinculado ao campo NomedoCliente do arquivo de dados Cadastro.

Faça o mesmo com as outras partes do texto escrito em azul, selecionando e alterando, conforme esquema abaixo:

Selecione

e clique no campo

dddd

DataÚltimaCompra

rrrr

ValorÚltimaCompra

dd

DataAniversário

Para ver o nome do cliente, clique no botão ABC (Exibir dados mesclados).

Para passar para um outro cliente, clique em um dos botões descritos abaixo:

Próximo registro

Registro anterior

Último registro

Primeiro registro

Salve novamente seu arquivo principal da mala direta.

No final, clique no botão Mesclar para novo documento da Barra de Ferramentas de Mala Direta que apareceu em sua tela anteriormente e mostrada na página 3 dessas folhas de exercícios.

 

O Word criou, então, mais um arquivo com uma quantidade de página igual à quantidade de clientes que você tem cadastrado.

Ou seja, o texto que você digitou uma única vez foi copiado em cada página e vinculado com os campos NomedoCliente, DataÚltimaCompra, etc do arquivo de dados Cadastro.

A partir desse ponto, imprima essas páginas para que saia um cliente em cada folha de papel.

 
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