3. ทำความเข้าใจระบบที่ใช้อยู่เดิม(Understanding Existing System)

3.1 คำอธิบายทั่วไปเกี่ยวกับระบบที่ใช้อยู่เดิม(Existing system explanation)
	งานในระบบขายและระบบการสั่งซื้อสินค้า เกิดขึ้นตั้งแต่เริ่มตั้งกิจการขึ้นมา และกิจการนี้เป็นกิจการขนาดเล็ก 
ทำการบริหารจนมีขนาดใหญ่ขึ้น เมื่อ 10 ปีก่อนมาแล้ว ซึ่งทางร้านเองก็ใช้ระบบ Manual  มาโดยตลอด เมื่อก่อนนั้น
พนักงานมีน้อยมากที่มาช่วยกันทำงานและมีการบันทึกข้อมูลต่างๆ เกี่ยวกับระบบขาย และระบบสั่งซื้อสินค้า ซึ่งมีความยุ่งยาก
ในการบันทึกข้อมูล และในการค้นหาข้อมูล เช่น ต้องการสรุปยอดขายในแต่ละเดือนก็ต้องทำการค้นหาเอกสารให้ยุ่งยากและ
เสียเวลามาก เพราะการบันทึกการขายจะสรุปยอดเป็นวันเมื่อถึงสิ้นเดือนจำนวนมีจำนวนมาก และบางทีข้อมูลก็ไม่ค่อยตรงกัน 
ขาดไม่สัมพันธ์ระหว่างข้อมูลในแต่ละวัน หรือการคิดราคาสินค้าในราคาที่ผิด
การเช็คยอดสินค้าจากยอดการสั่งซื้อก็มีปัญหาเช่นเดียวกัน บางครั้งยอดคงเหลือของสินค้ามีจำนวนที่น้อยไม่พอต่อการขาย 
เนื่องจากทำการเช็คยอดช้า แล้วก็สั่งซื้อสินค้าไปช้า จึงทำให้การขายสินค้ามีปัญหาสินค้าไม่พอขายให้กับลูกค้า หรือลูกค้าต้อง
การสินค้าแต่ไม่มีสินค้าให้กับลูกค้า และเรื่องของการขายสินค้าไปกับยอดคงเหลือมีจำนวนที่ไม่ตรงกันเมื่อทำการเช็คใหม่ก็อาจ
จะตรง ซึ่งเกิดความไม่แน่นอนอยู่ตลอดเวลา

3.2 เอกสาร Document of Existing system
	ดังนั้นเพื่อให้เข้าใจระบบที่เป็นอยู่ดีขึ้น จึงได้นัดคุณ รัน เจ้าของกิจการ มาพูดคุยกันอีกครั้งเพื่อให้ได้ข้อมูล และ
เพื่อหาข้อมูล โดยการหาข้อมูลของระบบที่เป็นอยู่ ว่ามีลักษณะอย่างไรในรูปแบบของการสัมภาษณ์ เพื่อให้ได้ข้อมูลในส่วนอื่นด้วย
บทสัมภาษณ์
คุณ นิ   :  	สวัสดีค่ะ คุณรัน  ครั้งนี้ดิฉันต้องขอสัมภาษณ์ เพื่อขอรายละเอียดของระบบงานที่เป็นอยู่ว่ามีการทำงานอย่างไร 
              	ถึงดิฉันจะเคยศึกษาระบบงานที่เป็นอยู่บ้างแล้วว่ามีการทำงานอย่างไร แต่อาจจะผิดพลาดในรายละเอียดบางอย่าง 
	และการหาข้อมูลของระบบด้วย การสัมภาษณ์น่าจะให้ข้อมูลที่ลึก และละเอียดขึ้นอีกมากทีเดียว
คุณรัน  :  	ไม่เป็นไรค่ะ เรารู้ว่าคุณนิต้องการข้อมูลที่ถูกต้องและชัดเจนให้มากที่สุด เพื่อให้ได้งานที่ตรงตามความต้องการ การ
	ใช้งานของร้านเรามากที่สุด
คุณนิ  :  	ขอเริ่มคำถามเกี่ยวกับ  การป้อนข้อมูลขายเลยนะค่ะว่าป้อนข้อมูลอย่างไรบ้าง
คุณรัน :  	ก็คือ เมื่อลูกค้าซื้อสินค้าแล้วเราก็ต้องดูก่อนว่าเขาเป็นลูกค้าขาประจำของเรา หรือไม่ ถ้าเป็นก็ดูรหัสของลูกค้าคนนั้น
	โดยให้เขาบอกรหัสเพื่อง่ายต่อการบันทึกการขายสินค้า จาก การขายเราจะแยกการบันทึกระหว่างขายเงินสด และขาย
	เงินเชื่อ จากนั้นก็พิมพ์ใบเสร็จให้กับลูกค้าไป
คุณนิ  :  	ขอบคุณค่ะ แล้วในส่วนของการสั่งซื้อและเช็คสต๊อกสินค้าละค่ะ
คุณรัน  :  	ในส่วนของเช็คสต๊อกสินค้าเราจะเช็คจำนวนสินค้าเมื่อเราสั่งซื้อและมีการรับสินค้า  แล้วดูจำนวนสินค้าที่มีอยู่ว่ามีจำนวน
	เท่าใด ถ้าหากมีน้อยก็ทำการสั่งซื้อ แต่ถ้ามากอยู่ก็ไม่สั่งซื้อ  จากนั้นเราก็บันทึกจำนวนสินค้าคงเหลือแล้วทำการสั่งซื้อสินค้า  
	จากนั้นก็ออกใบสั่งซื้อสินค้า เพื่อให้กับผู้จำหน่าย ผู้จำหน่ายจะได้นำสินค้ามาส่งตามจำนวนที่ต้องการ เมื่อผู้จำหน่ายนำ
	สินค้ามาส่งให้ก็ทำการบันทึกข้อมูลการรับสินค้า
คุณนิ  :  	แล้วการจัดทำรายงานต่างๆ จะมีการทำอย่างไรค่ะ
คุณรัน  :  	ถ้าเป็นรายงานลูกค้า รายงานขาย รายงานการสั่งซื้อ รายงานการรับสินค้า เราจะมีการจัดทำทุกวัน เมื่อเหตุการณ์ใด
	เกิดขึ้นค่ะ รายงานขายก็จะนำมาจากการขายสินค้า รายงานลูกค้าก็จะนำมาจากข้อมูลลูกค้าที่มาซื้อสินค้า รายงานการสั่ง
	ซื้อสินค้าก็นำข้อมูลการสั่งซื้อสินค้า รายงานการรับสินค้าก็จะนำมาจากการรับสินค้า
คุณนิ  :  	แล้วไม่ทราบว่าคุณรัน มีข้อมูลอย่างอื่นเพิ่มเติมอีกไหมค่ะ
คุณรัน :  	มีค่ะ เมื่อเรารับสินค้าเข้ามาแล้ว เราก็จะทำการบันทึกข้อมูลการเพิ่มสินค้าเลยค่ะ ถ้าเป็นสินค้าใหม่ก็จะเป็นการเพิ่มรหัส
	สินค้าเข้าไป แต่ถ้าเป็นสินค้าที่มีอยู่แล้วเราก็จะเป็นการปรับปรุงข้อมูลสินค้า  และลูกค้าก็เหมือนกันถ้าเป็นลูกค้าใหม่
	เราก็จะบันทึกรหัสลูกค้าใหม่
คุณนิ  :  	ต้องขอบคุณ เป็นอย่างมากนะค่ะที่ให้ข้อมูลเพิ่มเติมค่ะ

		 ตัวอย่างใบเสร็จ


  

....................................................................................................................................
				ใบเสร็จรับเงิน	 รหัสใบเสร็จ :10138
ร้านอุปกรณ์ไฟฟ้านิรันดร์ จำกัด				  วันที่ :03/07/2000
99 หมู่ 7 บ้านเชียงบาน อ.เชียงคำ จ.พะเยา 56110
โทร. (054)415314
รหัสสินค้า: 42100001			ชื่อ: นายประสงค์  คงทน
ที่อยู่ : บ้านดงเจน	Tel. 054-412541
.....................................................................................................................................
รหัสสินค้า	ชื่อสินค้า		  จำนวน	  ราคา           รวม
.....................................................................................................................................
1040111	หลอดนิออลยาวP	    1	  55.00		55.00
1010111	หลอดประหยัดไฟP	     2	   55.00		55.00

.....................................................................................................................................
				รวมเงิน		99.00
				ภาษี10%		11.00
				รวมทั้งสิ้น		110.00


 
  
				
	
	ตัวอย่างใบเสร็จสั่งซื้อ
	


  

.................................................................................................................................
				ใบสั่งซื้อสินค้า	รหัสใบเสร็จ :10138
ร้านอุปกรณ์ไฟฟ้านิรันดร์ จำกัด				  วันที่ :03/07/2000
99 หมู่ 7 บ้านเชียงบาน อ.เชียงคำ จ.พะเยา 56110
โทร. (054)415314
รหัสผู้จำหน่าย :101			ชื่อ: สวัสดิ์    จำกัด
ที่อยู่ : กรุงเทพมหานคร	Tel. 02-4125412
..................................................................................................................................
รหัสสินค้า	ชื่อสินค้า			  จำนวน	  ราคา           รวม
..................................................................................................................................
1040111	หลอดนิออลยาวP		    100	  50.00 	     5000.00
1010111	หลอดประหยัดไฟP		     100	   50.00	     5000.00

..................................................................................................................................
					รวมเงิน       9000.00
					ภาษี10%     1000.00
					รวมทั้งสิ้น    10000.00


 
  
				
	
	
	แผนผังเอกสาร (Document flow)

	แนวการเดินของเอกสารเคยเขียนไว้ในส่วนของ Feasibility study ในระดับของการศึกษาที่ผ่าน
มาไม่มีการเปลี่ยนแปลงจาก Document flow ที่เคยเขียนไว้แผนผังแสดงการไหลเวียนของข้อมูล 
(Data flow diagram)
	เนื่องจากระบบเดิมเป็น Manual จึงไม่จำเป็นต้องเขียน Data flow diagram ในระดับของการ
ศึกษาระบบเดิมนี้ เพราะขั้นตอนการทำงานต่างๆ ได้อธิบายไว้อย่างเข้าใจด้วย Document flow หรือ 
การสัมภาษณ์ ซึ่งไม่ซับซ้อนแต่อย่างใด
	
3.3  ข้อดีของระบบเดิมที่ใช้อยู่

	1. งานที่ทำเกิดขึ้นเป็นประจำ อยู่ตัวและไม่มีมีปัญหามากนักเรื่องการทำงาน
	2. พนักงานมีความรู้ความชำนาญในงานที่ทำเป็นประจำและรับผิดชอบ
	3. มีการทำงานเป็นทีม ช่วยเหลือกันเวลาทำงาน
	4. เก็บเอกสารต่างๆ เป็นระเบียบดี
	5. ข้อมูลทุกอย่างมีเอกสารอ้างอิงที่ตรวจสอบได้แต่ต้องใช้เวลา
	6. สายการบังคับบัญชาชัดเจน เพราะไม่มีใครก้าวก่ายหน้าที่กันและกัน
	7. มีความสามัคคี เพราะต้องถ้อยทีถ้อยอาศัย ตลอดเวลา และทำงานกันมานานมาก

3.4  ข้อเสียของระบบเดิมที่ใช้อยู่
	1. เกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย จากการพิมพ์ หรือคำนวณ หรือเขียน หรือทำด้วย Manual
	2. ไม่สามารถตรวจสอบข้อมูลได้ง่าย หรือความถูกต้องได้โดยเร็ว
	3. ทำงานซ้ำๆ ทุกเดือน และทุกวัน ทั้งที่เปลี่ยนข้อมูลบางอย่าง จากเอกสารเดิมเล็กน้อยเท่านั้น
	4. รายงานที่ออกไปตรวจสอบได้ยากกับเอกสารหลัก เช่น รายงานขาย
	5. รายงานใหม่ที่ไม่เคยทำมาก่อนจะทำได้ยาก เพราะไม่ชำนาญเหมือนที่ทำประจำ
	6. ต้องใช้พนักงานจำนวนมาก
	7. ต้องใช้เวลาในการทำงานมาก และเสียเวลาในการทำงาน
	8. เอกสารทุกอย่างไม่สามารถออกได้ทันที เพราะต้องรอพิมพ์ และอนุมัติเสมอ
	9. ให้รายงานแก่ผู้บริหารไม่ได้ในทันทีที่ต้องการ เช่น ขอเช้าต้องได้ตอนเย็น ทำงานได้ช้ามาก
	10. การแก้ไขข้อมูลดอกไม้ทำได้ยุ่งยาก และช้า
	11. การแก้ไขข้อมูลลูกค้าทำได้ช้า
	12. การแก้ไขปรับปรุงข้อมูลหรือเอกสารบางอย่างทำได้ยากและช้า