EBM – SP – 2002
RelatórioAbaixo está o organograma que norteou os três meses que antecederam a efetivação do EBM – SP. A partir dele traçamos um mapa da seqüência de ações que culminaram no evento que aconteceu de 14 a 17 de Novembro de 2002 no CEMUCAM – Centro Municipal de Campismo em Cotia, São Paulo.
Apesar de ser fora do município de São Paulo, o CEMUCAM é de responsabilidade da Secretaria Municipal do Meio Ambiente.
Fizemos este relatório com a crença de colaborar com outras iniciativas que porventura aconteçam: que elas aproveitem dos acertos e evitem as falhas que cometemos.
Esperamos que assim os encontros seguintes sejam melhores, seja na estrutura, seja no nível da programação.OBS: Ao longo do relatório você verá algumas palavras com link: elas abrem imagens ou documentos relativos ao link.
OBS: Depois das primeiras reuniões, acrescentamos o item INFRESTRUTURA, que não consta no mapa acima.
I) LOGÍSTICA
II) MATERIAL A SER PRODUZIDO
III) DEFINIÇÃO DOS CRONOGRAMAS
IV) ESTABELECIMENTO DE PRAZOS
V) RELAÇÃO COM ÓRGÃOS PÚBLICOS
VI) RELAÇÃO COM IMPRENSAI) RECEBER OS PARTICIPANTES E ORIENTÁ-LOS
II) CONTROLAR O FLUXO DA PROGRAMAÇÃO
III) ATENDIMENTO AOS ARTISTASI) CONTROLAR O FLUXO DE ENTRADA E SAÍDA DE DINHEIRO
II) CONTROLAR PRAZOS E VALORESI) MONTAGENS EM FUNÇÃO DA PROGRAMAÇÃO
(a) APARELHOS
(b) SOM
(c) LUZII) VERIFICAÇÃO DAS INSTALAÇÕES DO PARQUE
(a) ELETRICIDADE
(b) ÁGUAI) COMUNICAÇÃO COM TERCEIROS – REFEIÇÕES E BAR
II) HORÁRIOS E QUANTIDADESI) SEGURANÇA DOS PARTICIPANTES
II) SEGURANÇA DOS EQUIPAMENTOS
III) SEGURANÇA DE TERCEIROSI) LIMPEZA
II) BANHEIROS
III) ELETRICIDADE(a) BARRACAS
(b) BAR
(c) ÁREAS DE TREINOIV) ÁGUA POTÁVEL
DA DECISÃO DE REALIZAR O ENCONTRO
Segunda quinzena
de Agosto.
Com o cancelamento do evento de Florianópolis e a partir de mobilização
proposta pelo Du Circo, reuniram-se a ele, Alexandre Roit e Emiliano Pedro
para considerar a possibilidade de se realizar um encontro em São Paulo.
Avançar
nessa empreitada dependia de encontrarem um lugar adequado para a realização.
O CEMUCAM foi sugerido por Alexandre, que em 1995, ensaiou um espetáculo
nas dependências do parque.
A administração do parque aprovou o projeto
que foi entregue na primeira semana de Setembro.
A estrutura oferecida
pelo parque foi:
Área de camping.
Exclusividade no uso dos pavilhões, com a estrutura hidráulica
e elétrica disponível.
Nenhuma restrição de horários.
A contrapartida
exigida:
Duas apresentações para crianças de escolas da rede pública
em parques sob a jurisdição da Secretaria Municipal do Meio
Ambiente.
O “cortejo” deveria ser feito numa região carente.
Essas apresentações foram realizadas no dia 10 de Outubro para comemorar o Dia da Criança. O Circodélico fez o espetáculo da manhã e o Du Circo fez a apresentação da tarde.
Tudo foi pago com o dinheiro arrecadado com as inscrições.
Todos que trabalharam – organizadores e equipe de apoio – assumiram o compromisso de trabalhar voluntariamente para que o evento acontecesse, se comprometendo inclusive a pagar suas próprias inscrições.
O acordo com os expositores de equipamento circense foi feito da seguinte maneira: todos deveriam comprar um anúncio no programa – ¼ de página foi vendido a R$100,00 – e contribuir com a premiação dos jogos da maneira que lhes fosse mais conveniente. Os expositores que faziam parte da organização também pagaram pelos seus anúncios.
Estimamos uma despesa de R$9.000,00, gastamos R$11.000,00 e arrecadamos R$14.000,00. Do valor gasto, R$2.500,00 que estão lançados no balanço final não faziam parte do orçamento: é a soma referente aos pagamentos do palco, banda, luz e equipe de apoio. Como chegamos ao final com sobras, achamos justo compensar um pouco o trabalho destas pessoas.
O restante da sobra – aproximadamente R$3.000,00 – continua numa poupança. A destinação para este dinheiro até agora, é pagar as despesas de manutenção do domínio malabares.org.
Esperávamos 150 participantes. Tivemos quase 250 pessoas acampadas, e contando com as diárias e ingressos avulsos para os eventos noturnos, mais de 600 pessoas passaram pelo EBM.
Os países representados além do Brasil: Argentina, Uruguai, Chile, Peru, Colômbia, Portugal, França, Bélgica, Itália, Alemanha e Suiça.
I) LOGÍSTICA
II) MATERIAL A SER PRODUZIDO
III) DEFINIÇÃO DOS CRONOGRAMAS
IV) ESTABELECIMENTO DE PRAZOS
V) RELAÇÃO COM ÓRGÃOS PÚBLICOS
VI) RELAÇÃO COM IMPRENSA
A partir de relações
pessoais e através da Internet, começamos a divulgar a decisão
de realizar o evento com dois objetivos: primeiro iniciar as mobilizações
que determinariam a presença de gente de fora de São Paulo e
segundo, mobilizar pessoas disponíveis para ajudar na organização
propriamente dita.
No passo seguinte, estabelecemos as tardes de sábado como horário
de reunião do EBM. Estas reuniões tiveram uma flutuação
grande no número de participantes, mas em torno de oito pessoas mantiveram
relativa assiduidade, alguns mais nas reuniões, outros mais no cumprimento
das metas estabelecidas.
O organograma acima foi proposto logo nas primeiras reuniões: as pessoas
então se responsabilizaram por concentrar as informações
relativas a cada um dos pontos levantados, mas isso não impedia que
outras pessoas colaborassem nesta ou naquela área.
Definição do Formato
O formato do evento
– que compreendia programação, hospedagem, formas de alimentação
etc – e os valores a serem cobrados foram definidos a partir das experiências
dos organizadores em outras convenções: pesaram-se os pontos
positivos e negativos e a relação custo benefício para
cada um deles.
O que norteou as decisões foi a necessidade de termos o máximo
de inscrições antecipadas possível para que tivéssemos
dinheiro que permitisse dar início a pré-produção
sem que ninguém precisasse por a mão no próprio bolso.
Numa primeira estimativa, calculamos que seriam necessários 150 inscritos
integrais para que pudéssemos concretizar o projeto.
Seguimos então o exemplo da convenção da Argentina e
estabelecemos um prazo curto para as pré-inscrições.
Oferecemos café da manhã apenas para os pré-inscritos
que pagassem sua inscrição com antecedência, com o objetivo
de nos certificarmos que teríamos a freqüência e a verba
necessárias.
Material e Formas de Divulgação
Metas e Prazos
Um facilitador
na divulgação de um evento com este caráter é
o fato de o público alvo ser específico. Fizemos um primeiro
texto com o máximo possível de informações. Os
textos seguintes foram extraídos deste primeiro material em função
da necessidade: ora foi enviado para órgãos públicos,
ora para apoiadores, ora para um público leigo. Isto determinava uma
certa variação no conteúdo, mas a essência era
mantida.
Este mesmo princípio norteou as peças gráficas. O logotipo
foi criado pelo Bruno, irmão do Júnior da JR Malabaris e aprovado
por maioria de votos nas reuniões de sábado.
Mais objetivamente, entre textos e imagens, trabalhamos com o seguinte material:
1. Textos
I. Release para participantes
II. Release para o público
III. Rota de chegada ao local
2. Layouts
I. Flyer
1. Para impressão (P&B)
2. Para Internet (Cor)
3. Para Internet em Inglês (Cor)II. Cartaz (P&B)
III. Mapa de acesso para impressão (P&B)
IV. Mapa de acesso para internet (P&B)Antes do fim de setembro tínhamos a base tanto de textos como dos layouts.
Pela Internet
O Circodélico,
e o JR Malabaris publicaram nos seus sites a maior parte deste conteúdo,
além da ficha de pré-inscrição
criada pelo Alexandre Jungermman. Além disso, cadastramos o evento
nos portais internacionais juggling.org
e jugglingdb.com. Também
fizemos listas de endereços eletrônicos que julgamos interessantes,
pesquisa feita na própria rede e nas revistas especializadas.
O melhor meio de divulgação entretanto foi realmente o JUGGLEBRASIL,
que determinou a maior difusão do evento. Além disso, muitas
dúvidas que surgiram nas mensagens enviadas pelos participantes do
fórum, nos ajudaram a esclarecer os materiais que distribuíamos.
Grande Imprensa
Com as dúvidas
esclarecidas, conseguimos sanar algumas confusões, o que fez com que
o material enviado para a grande imprensa estivesse mais lapidado e esclarecedor.
Esta divulgação foi feita por duas frentes: através de
contatos pessoais e através da assessoria de imprensa do Circodélico,
um mês antes do evento.
A mídia espontânea impressa teve um bom resultado antes do evento,
e a mídia espontânea televisiva nos deu um retorno durante.
I) RECEBER OS PARTICIPANTES E ORIENTÁ-LOS
II) CONTROLAR O FLUXO DA PROGRAMAÇÃO
III) ATENDIMENTO AOS ARTISTAS
A primeira dificuldade
foi descobrir uma maneira eficaz de receber, identificar e orientar o público
participante.
Para isso, foram criadas várias planilhas. Classificamos os participantes
das mais variadas maneiras.
Os que fizeram inscrições pela Internet.
Pré-inscritos – com direito a café da manhã e valor menor de inscrição:
Os que pagaram
e confirmaram o pagamento até a data limite.
Os que pagaram e não confirmaram o pagamento até a data limite
mas tinham o comprovante de depósito.
Os estrangeiros que fizeram pré-inscrição.
OBS: Algumas pessoas
só fizeram a pré-inscrição e deixaram para pagar
na hora.
Os casos foram avaliados individualmente, mas como procedimento padrão,
mantivemos o preço mais baixo mas não garantimos o café
da manhã.
Os que fizeram inscrição pessoalmente.
Pré-inscritos
– com direito a café da manhã e valor menor de inscrição.
Os que deixaram para fazer no momento da chegada e fizeram inscrição
integral sem direito a café da manhã.
Os que pagaram diárias.
Tudo isso teve
como objetivo individualizar ao máximo, cada uma das pessoas que se
inscreveu para o EBM. Além disso, existiam planilhas de acompanhamento
em dois computadores diferentes: no da Nau de Ícaros e no do Alexandre
Roit.
O cuidado aqui estava em manter as planilhas sempre atualizadas umas em relação
às outras, para evitar erros principalmente na quantidade de cafés
da manhã, já que o EBM pagou pelos desjejuns dos pré-inscritos.
À medida que nos aproximamos da data do evento, as informações
foram concentradas no computador do Alexandre Roit.
Estávamos cientes que um bom controle destes dados evitaria surpresas
adiante.
Controle de Participantes
Juntamente com
a segurança e alimentação, foi um dos pontos mais polêmicos
durante a elaboração do evento.
Tentamos aliar vários fatores antes de definir os crachás –
para os integrais – e as pulseiras descartáveis – para
as diárias:
Segurança – precisávamos identificar com clareza e de forma imediata os participantes: como o CEMUCAM é um parque público, nossa segurança – nas áreas de treinamento, camping e apresentações – bem como a segurança de nossos equipamentos, dependia desse controle.
Funcionalidade – procuramos resolver a identificação com algo que fosse fácil de ser visto, não criasse problemas para ser carregado o tempo todo e não atrapalhasse o treinamento.
Profissionalismo
– as duas
exigências anteriores se fundamentaram porque queríamos evitar
ao máximo os penetras, até por uma questão de justiça
com os que pagaram suas inscrições.
OBS: ninguém que chegou de fora de São Paulo deixou de pagar
sua inscrição, de uma maneira ou de outra. As pessoas que vinham
de São Paulo eram conhecidas por pelo menos uma das pessoas da organização,
o que nos ajudou bastante a evitar a inadimplência.
Custo – como em todos os pontos que envolviam pagamentos, foi determinante na decisão final.
Originalidade – soluções mais divertidas ou agradáveis foram deixadas de lado pela necessidade de conter despesas.
Consideramos aumentar
o número de seguranças, de maneira que o controle fosse feito
por eles. Fazendo as contas, concluímos que eventuais penetras seriam
uma perda menor do que o gasto com mais gente só para esta função,
quando nós mesmos da organização poderíamos realizá-la
de forma satisfatória. Achamos inclusive que seria possível
sensibilizar os participantes para que eles também colaborassem no
controle.
Outra idéia era fazer uma escala de voluntários em turnos de
2 horas para fazer este controle, o que se mostrou impraticável, já
que não conseguimos organizar uma liderança para este grupo.
Fluxo da Programação
A programação
foi definida de maneira a preencher todos os dias com atividades que fossem
interessantes para o máximo de participantes, sem esquecer a diversidade
de gente presente ao evento: eram de iniciantes a malabaristas de altíssimo
nível técnico, de apenas curiosos até artistas profissionais.
Com a programação definida, nos deparamos com a tarefa de executá-la.
Justamente em função da diversidade, as necessidades dos participantes
eram muito diferentes, por isso quanto mais coletiva fosse a atividade, mais
difícil sua execução.
Custou-nos entender que para que as atividades acontecessem, os participantes
tinham que ser levados pela mão.
I) CONTROLAR O FLUXO DE ENTRADA E SAÍDA DE DINHEIRO
II) CONTROLAR PRAZOS E VALORES
Pela inexistência
de uma representação jurídica, a única forma de
receber pagamentos foi criar uma conta paralela à conta de um dos organizadores.
Depois de algumas tentativas, a solução foi abrir uma poupança
na conta do Alexandre Roit. Todos os recursos que entrassem ou saíssem
desta conta estariam vinculados ao EBM, o que facilitaria o controle do fluxo
de caixa.
A maior preocupação de fato, foi a possibilidade de não
arrecadarmos dinheiro suficiente para pagar as despesas, já que até
a véspera do EBM, o valor aproximado era equivalente a 100 inscrições.
De tudo que foi pago, estimamos que perto de R$9.000,00 seria o mínimo
de despesas que teríamos e tínhamos quase 70% desse valor. Para
nossa surpresa, chegamos ao final do evento com sobra de dinheiro, como demonstra
o balanço.
Não conseguimos acompanhar com precisão a fonte correta das
entradas: o que foi pago diretamente no CEMUCAM era referente às pré-inscrições
que não foram depositadas, inscrições feitas na hora,
diárias e ingressos dos espetáculos, mas não conseguimos
saber em que proporção cada um destes itens completou a entrada
de dinheiro.
I) MONTAGENS EM FUNÇÃO DA PROGRAMAÇÃO
(a) APARELHOS
(b) SOM
(c) LUZII) VERIFICAÇÃO DAS INSTALAÇÕES DO PARQUE
(a) ELETRICIDADE
(b) ÁGUA
Aparelhos, Som e Luz
A disponibilidade de equipamentos de circo – a trave de 8m dos Fractons – de som – o equipamento do Circodélico, usado para as apresentações e o equipamento da Usina Sonora, usado no dia a dia – e de luz – também dos Fractons – bem como suas respectivas montagens, foram emprestados ao EBM com a garantia de que só seriam pagos caso o evento não desse prejuízo. O mesmo aconteceu com o palco, emprestado pelo André Caldas do Acrobático Fratelli.
Instalações do Parque
Com o passar do tempo, esta área se transformou no item infra-estrutura, que não existia nos primeiros organogramas.
Água
Estávamos
submetidos a dois fatores: a distribuição da rede local e o
acompanhamento dos funcionários do parque.
Nos dois casos, tivemos problemas nos dois primeiros dias. Com a chegada da
administradora do parque, a partir do terceiro dia os problemas diminuíram.
Luz
Assim como a distribuição
de água, a rede elétrica do parque é bastante instável,
além de insuficiente para agüentar a carga que usamos ao longo
do evento.
Isto nos obrigou a contratar um gerador, que consta como uma das despesas
mais altas do balanço final. Este valor não foi maior porque
conseguimos fazer uma escala de horários de funcionamento.
I) COMUNICAÇÃO COM TERCEIROS – REFEIÇÕES E BAR
II) HORÁRIOS E QUANTIDADES
Foi o item que
mais se transformou ao longo do processo. O objetivo inicial era facilitar
as coisas de modo que os participantes não precisassem sair do parque
para comer. Para isso, tínhamos que aliar preço e qualidade.
Nossas primeiras tentativas para as refeições foram contatos
com equipes que fornecem alimentação para equipes de publicidade.
Isto se mostrou inviável, não só pelos valores praticados,
mas também porque era necessário sabermos o número exato
de refeições.
Para o bar, procuramos pessoas que montam bares temporários em festas
eletrônicas, mas por vários motivos estes contatos não
avançaram.
Ao mesmo tempo percebemos que a melhor solução era que a mesma
equipe fosse responsável pelo café da manhã, pelo bar
e pelo restaurante: a chance de um lucro maior com o bar compensaria um eventual
prejuízo com as refeições, já que da nossa parte,
não podíamos garantir a quantidade de refeições
que seriam vendidas.
Mais perto do encerramento das inscrições antecipadas, fizemos
uma estimativa de 100 cafés da manhã no mínimo que deveriam
ser pagos com o tíquete do EBM: se não alcançássemos
esse número, assumiríamos o prejuízo. Se passássemos,
pagaríamos o excedente.
O cardápio fechado para cada refeição ajudou a garantirmos
a presença do fornecedor sem que precisássemos fazer um depósito.
Em outros formatos discutidos conseguiríamos economizar mais, mas correríamos
o risco de não conseguir atender os participantes de forma adequada
ou poderíamos desgastar demais a equipe de organização,
que de fato era pequena para o tanto de tarefas que tínhamos para realizar.
I) SEGURANÇA DOS PARTICIPANTES
II) SEGURANÇA DOS EQUIPAMENTOS
III) SEGURANÇA DE TERCEIROS
Juntamente com
o gerador, esta foi uma das despesas mais altas.
Juntamente com a alimentação, este foi um dos últimos
itens a ser fechado.
A questão da segurança era prioritária. A administração
do parque colocou como condição para a realização
do evento a presença de uma equipe de segurança contratada pela
organização. Os fatores que determinaram esta posição:
Equipe do parque
– ela é reduzida a um zelador durante o dia e um segurança
noturno, o que seria insuficiente para nossa estimativa de público.
Situação sócio-econômica da região –
o CEMUCAM é vizinho de uma região ocupada por uma população
de baixa renda e índices altos de violência. Apesar de não
haver histórico no parque de abordagem direta de pessoas por parte
de assaltantes, as tentativas de furto são freqüentes.
Localização – o parque não é cercado, o
que facilita a invasão por parte de pessoas estranhas. De qualquer
maneira, através de um mapa pudemos notar que nossa área de
ocupação seria muito pequena, o que provavelmente facilitaria
o trabalho.
Usuários do parque – o parque é público e não
podíamos impedir a entrada dos usuários durante o dia. Durante
a semana o fluxo de pessoas é baixo, mas no fim de semana circulam
mais 1500 pessoas pelo parque. Uma equipe particular seria uma forma de inibir
a invasão das áreas reservadas aos participantes.
Segurança pública – as presenças tanto da GCM –
Guarda Civil Metropolitana – como da PM – Polícia Militar
– foram formalmente solicitadas, mas ambas foram pouco vistas dentro
do parque.
Fizemos um planejamento
para 7 a 8 seguranças 24h por dia, mas os primeiros orçamentos
nos desanimaram: valores entre 7 e 8 mil reais quase nos fizeram desistir
do evento. Estes valores eram de empresas de segurança empresarial.
A opção para tornar o evento possível, foi restringir
a atuação da equipe a tentativas de furto nas áreas de
treino, espetáculo e camping, o que fez com que o número chegasse
a uma média de 4 a 5 seguranças. Também diminuímos
a equipe nos primeiros dias, pois sabíamos que o fluxo de usuários
seria menor.
Chegamos a valores perto de 4 e 5 mil reais, que ainda assim era uma despesa
alta para nossa estimativa.
A última cartada foi encontrar uma equipe na região de Cotia.
No começo evitamos isso, pois fomos orientados a procurar empresas
que operassem em outras regiões, mas se não fizéssemos
isto, correríamos um risco grande de ter prejuízo. A partir
do terceiro dia surgiram os primeiros problemas, mas a esta altura já
sabíamos que o evento estava pago e que teríamos sobra de dinheiro.
Optamos então por solicitar mais homens para aumentar a equipe.
I) LIMPEZA
II) BANHEIROS
III) ELETRICIDADE(a) BARRACAS
(b) BAR
(c) ÁREAS DE TREINOIV) ÁGUA POTÁVEL
Ninguém
da organização assumiu a responsabilidade sobre este item.
De qualquer forma, apenas uma parte pode ser resolvida pela equipe do EBM
– limpeza nas áreas de treinamento, palco e camping e iluminação
na área de trânsito entre as barracas e os pavilhões.
Eram atribuições da administração do parque: cuidar
da limpeza dos banheiros, da instalação elétrica do bar
e dos banheiros, da iluminação das áreas de treino e
da água potável.
Por uma infeliz coincidência, a administradora do parque – a única
pessoa com conhecimento e autoridade para orientar os funcionários
do CEMUCAM – teve compromissos fora de São Paulo que a afastaram
do parque nos dois primeiros dias do evento.
Os problemas só não foram maiores porque os organizadores, como
medida de precaução, fizeram uma compra de material de limpeza.
Isso fez com que a súbita falta de papel higiênico da segunda
noite por exemplo, não se tornasse um caso de polícia.