Descripción de la Actividad de la que soy co-dueña.  

I. ACTIVIDAD.

En este momento no estoy laborando en ninguna empresa por tal razón, como en el trabajo anterior, voy a tomar la actividad en la que participaba, en la organización donde me desempeñaban anteriormente.

Carrascosa y Asociados C.A. es una organización de Servicios Jurídicos fundada en 1957 y esta especializada en el derecho de la Propiedad Intelectual. En esta empresa me desempeñaba en el Departamento de Informática como auxiliar del Analista de Sistemas, entre mis funciones estaba el de mantener el Sistema Taurus, el cual permite llevar el control de los clientes, como puede ser: las marcas y/o patentes que han registrado, en que estado del proceso se encuentran, fecha de vencimiento de la patente, o si existe otra empresa registrando una marca similar. También me desempeñe en el diseño, construcción y mantenimiento de la página web de la empresa, la cual estaba concebida con la idea de permitir, a los clientes, obtener, además de  información de la organización, información relevante a los boletines emitidos por el SAPI (Servicio Autónomo de la Propiedad Intelectual) en donde pueden ver si sus marcas han sido publicadas como marcas registradas, permitiendo así una mayor interacción entre el cliente y la empresa.

La plataforma Tecnológica de Carrascosa y Asociados C.A. está compuesta por dos Servidores Compag Proliant-3000R. Los cuales están diferenciados por los nombre Taurus y Taurus DB. El Sistema Operativo sobre el cual se encuentran los servidores es Windows NT, de la compañía Microsoft. Este Sistema Operativo utiliza el protocolo TCP/IP para permitir la comunicación entre los distintos dispositivos de la red. Permitiendo la utilización de servicios de usuarios como correo electrónico, ftp, transferencia de archivos, acceso a terminales remotos, entre otros.

Las funciones que cumplen los servidores son las siguientes:

El Servidor Taurus es aquel que ofrece los Servicios Básicos, como lo son:

Los archivos compartidos: A través de este servicio los usuarios pueden almacenar y compartir archivos a través de la red usando el volumen de usuarios.

Respaldo y Recuperación: Este servicio provee un método de contingencia ofrecido por el sistema operativo a través del cual se copia la información, en especial la de la Base de Datos y la de usuarios con el fin de ser recuperada en la ocurrencia de un evento que haya provocado su perdida.

Acceso a Internet y Mensajería Electrónica: Este servicio es proporcionado por Etheron, el cual proporciona un dominio y 5 MB de almacenamiento para el web site de la Organización, además permite a los usuarios tener acceso ilimitado a Internet y cuenta de correo electrónico con el dominio de la empresa.

Impresión compartida: Este servicio permite que un grupo de usuarios pueda utilizar una misma impresora desde diferentes estaciones de trabajo.

Por otra parte el Servidor TaurusDB es aquel que ofrece los Servicios Especiales, como lo son:

Bases de Datos: Es aquí donde reposa toda la información procesado por los sistemas Taurus y Saint.

Sistemas: El Sistema Taurus está desarrollado para llevar el control de los clientes y sus productos, el acceso a este sistema se hace dependiendo del departamento y el cargo del usuario. Por su parte el sistema Saint es solo utilizado por los departamentos de Administración y Contabilidad. Este lleva el control interno de la empresa, ingresos y egresos.

Aparte de los servidores existen 20 estaciones de trabajos conectadas a la red. Estas estaciones son bastantes básicas puesto que van desde 486 con 4 Mb a Pentium I 133 con 32 Mb. Los Sistema Operativos con los que cuentan son Windows 95 (Las más básicas) o Windows 98 (Las más "actualizadas"). Todas ellas cuentan con las aplicaciones básicas de oficina, se ha instalado la suite Microsoft Office 98, en su versión más básica (Word y Excel), y el sistema Taurus solo 10 estaciones tiene acceso a Internet, y es en ellas en donde se ha instalado Outlook Express para el envío y recepción de correo electrónico, asi como el Adobe Acrobat Reader, para la lectura de archivos PDF el cual es el tipo de fichero utilizado por el SAPI (Servicio Autónomo de la Propiedad Intelectual) para la publicación electrónica de su Boletín.

Algunas de las actividades que se realizan de manera manual son:

ü Llenado de la Base de Datos con la información procedente del SAPI.

ü Revisión de la información procedente del SAPI y la que se tiene de los clientes para ver cuales son los requerimientos de cada uno.

ü Emisión de las cartas de notificación a los clientes del estado en el cual se encuentran sus Marcas y/o Patentes de Invención.

ü Emisión de las cartas de ofrecimiento de servicios especiales a los clientes.

ü Asignación de asesores a cada uno de los clientes.

ü Emisión de las formas requeridas en el SAPI para el registro de una Marca, Nombres Comerciales, Patentes de Invención, Diseño Industrial, Derechos de Autor.

ü Almacenamiento del físico de cada uno de los clientes.

IV. LA GENTE:

Gerente General: Abogado especialista en el derecho de la Propiedad Intelectual. Es una persona Autocrática, ya que se basa en su condición para influir sobre los trabajadores, los cuales tiene que ejecutar las decisiones de este sin importar que tan factibles son para lograr los objetivos de la organización no siempre toma en cuenta la opinión de los trabajadores para sus decisiones.

Gerente del Dpto de Ventas: Lic en Administración. Es una persona bastante tranquila, deja la mayor carga a los coordinadores, posee buenas ideas pero no dedica mucho tiempo a ejecutarlas.

Coordinador de Asesores Senior: TSU en Administración. Es una persona muy competitiva, crea tensión entre los asesores al marcar las diferencias entre él y sus subordinados.

Coordinador de Asesores Junior: TSU en Mercadeo. Es una persona bastante creativa, supervisa el trabajo de sus subordinados y les permite que ellos sean creativos en su trabajo.

Gerente del Dpto de Presentación: Abogado. Es una persona muy trabajadora y tranquila trata a sus subordinados como iguales, siempre ejecuta a tiempo sus funciones.

Gerente del Dpto de Exterior: Abogado. Al igual que el Gerente del Dpto de Presentación es una persona muy trabajadora y serena. Trata a sus subordinados como iguales, siempre ejecuta a tiempo sus funciones.

Gerente del Dpto de Informática: Ing. De Sistemas. Es una persona muy trabajadora y tranquila, trabaja en conjunto con sus subordinados, pidiendo y aportando ideas.

V. LOS PROCESOS:

El proceso puede comenzar por dos vias:

Una es con la solicitud directa del cliente de los servicios de la empresa, en este caso el proceso se va directamente al punto 3.2.1 o puede comenzar por el punto 1 en donde la empresa estudia todas aquellos posibles clientes.

1. Obtención del Boletín del SAPI (Servicio Autónomo de la Propiedad Intelectual).

2. Introducción de los datos del Boletín en la Base de Datos del Taurus.

3. Comparación de la información proveniente del SAPI con la que se tiene en Sistema y determinar el tipo de servicio que se le puede ofrecer al cliente.

        3.1 Si la Marca, Nombres Comerciales, Patentes de Invención, Diseño Industrial o Derechos de Autor, ya han sido procesados se emiten las cartas de notificación a los Clientes del estado en el cual se encuentran sus solicitudes.

        3.2 Si no se han sido procesados se procede con:

                3.2.1 Asignación de los casos a departamentos de Presentación y/o Exterior.

                3.2.2 Generación de las cartas de notificación de servicios a los Clientes.

                3.2.3 Asignación de los Clientes a los Asesores.

                3.2.4 Visita a los Clientes por parte de los Asesores.

                3.2.5 Redacción de los Poderes y Documentos necesarios para la representación del Cliente ante el SAPI

                3.2.6 Presentación en el SAPI de los recaudos requeridos para la realización del (os) tramites que requiera el Cliente.

                3.2.7 Envío al Archivo de las copias de las formas introducidas en el SAPI, para la presentación de la Marca, Nombres Comerciales, Patentes de Invención, Diseño Industrial o Derechos de Autor.

                3.2.8 Obtención del siguiente Boletín del SAPI (Servicio Autónomo de la Propiedad Intelectual).

                3.2.9 Introducción de los datos del Boletín en la Base de Datos del Taurus.

                3.2.10 Comparación de la información proveniente del SAPI con la que se tiene en Sistema y Emisión de las cartas de notificación a los clientes del estado en el cual se encuentran sus Marcas y/o Patentes de Invención.

Esta actividad en los últimos meses ha estado en constante mejora gracias a la automatizaciones que se están realizando en el SAPI, unos meses atrás el Boletín era publicado en libros impresos, ahora puede obtenerse en formato PDF lo que permite su fácil consulta, además es entregada la información en formato excel lo que facilita la Introducción de los datos del Boletín en la Base de Datos del Taurus. Esto hará que se actualicen los equipos que posee la empresa y se de una mejor y más rápida atención al cliente.

VII. FRENOS:

Aún cuando la automatización que se está haciendo en el SAPI puede verse como un impulso también puede verse como un freno ya que la Base de Datos que mandan viene muchas veces con errores, lo que hace bastante difícil la actualización de la información en la Base de Datos de la Empresa, lo que hace que la respuesta que se le da a los Clientes tenga muchos retrasos.

Un freno bien importante y considero que es el de mayor peso, se refiere a los recortes presupuestarios que se han estado haciendo derivados de la situación económica del país, se ha planteado en varias oportunidades la necesidad de actualizar toda la plataforma tecnológica, entiéndase servidores, estaciones de trabajo e inclusive el Sistema Taurus, ya que muchos de los procesos que se hacen manualmente podrían mejorarse con la ampliación del sistema utilizado. Se han hecho algunas actualizaciones pero de manera aislada y muchas veces estos cambios no son soportados por las estaciones de trabajo.

VIII. INTIMIDADES:

Los empleados tienen una relación de trabajo bastante buena entre sí, solo en el área de ventas existen un poco de roces entre los Asesores pero esto es debido a la competencia presente entre ellos, y la presión de conseguir nuevos clientes ya que su sueldo es por comisiones los cuales se generan según los contratos que estos le consigan a la empresa.

IX. FACTORES EXTERNOS:

Como se ha mencionado anteriormente la situación de crisis que vive actualmente el país es uno de los factores que influyen en el proceso puesto que la Empresa depende directamente de los procesos que se realizan en el SAPI, este organismo no siempre emite sus Boletines mensualmente a veces tarde varios meses para hacerlo, lo que hace que se rompan las comunicaciones entre Carrascosa y los Clientes. Además está en constante cambio de sus formas para las diversas solicitudes de registros, lo que implica que los procesos que ya estaban definidos tengan que volver a diseñarse, esto aunado al recorte de personal hace que se invierta mucho tiempo en actividades de reorganización en vez de ser usado en la optimización.

X. MOTOR DEL CAMBIO:

Primero que todo es necesario actualizar la plataforma tecnológica, cambiar los servidores y los Sistemas Operativos utilizados, las estaciones de trabajo y el Sistema Taurus, buscar que estos se adapten más a los requerimientos de la empresa y de los Cliente. En vista de los recortes presupuestarios pueden tomarse medidas como asignar los computadores que fungen como servidores a los departamentos de Presentación y Exterior que son los que necesitan mayor capacidad en sus maquinas para operar no solo las aplicaciones básicas sino también las especiales. Las computadoras de estos departamentos pueden ser asignados a los departamentos de Administración y Contaduría que por solo utilizar el sistema SAINT necesitan menos capacidad tecnológica por estar este sistema bajo MS-Dos.

La segunda estrategia que se puede tomar en cuenta es la de especializar los Asesores en cada uno de los registros, es decir unos en registro de Marcas otros en el registro de Nombres Comerciales o Patentes de Invención, etc, para así evitar que todos estén enfocados en un mismo Cliente, esto además, puede generar confianza en el Asesor al sentirse realmente preparado causando así mismo en el cliente seguridad al ver que está tratando con una persona empapada en el área.

XI. ARTÍCULOS REFERENTES A LA REPRESENTACIÓN DE PROCESOS

Modelo de Gestión de los Servicios de Saneamiento Rural

http://www.cepis.ops-oms.org/bvsaap/e/modelos/Aprisabac/Modelaprisa.htm

Acceso Local

En este site se define el modelo de Gestión de los Servicios de Saneamiento Rural el cual tiene como meta contribuir a la mejora de los niveles de gestión para ayudar a las familias rurales acceder a servicios de calidad. Con este modelo de gestión se espera una participación activa y concertada de los diferentes actores y de un cambio progresivo pero sostenido de estilos y procedimientos de gestión. La concertación de actores con descentralización de responsabilidades de gestión y financiamiento y la incorporación de un menú de opciones técnicas para negociar con los futuros usuarios bajo el enfoque de la demanda. En este articulo además de dar un completa Introducción en donde se define este modelo de gestión y de donde surgió esta propuesta, define también los Objetivos, Principios, las Estrategias a seguir para el logro de los fines y metas, los Componentes, la Organización y los Procedimiento de implementación.

http://www.ddpc.net/trabajo/mopromu.htm

Acceso Local