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Administracion de Informacion
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El conocimiento es de dos tipos. Conocemos el tema nosotros mismos, o sabemos donde podemos encontrar tal conocimiento -- Samuel Johnson
Las ideas son gratis y abundantes, probablemente infinitas.Cualquier persona que deja a un niño de 2 años solo, puede observar que la generación de ideas es una cualidad innata que no requiere de entrenamiento o educación especial : es el desarrollo organizado de ideas constructivas lo que presenta un desafío administrativo de información . Sin embargo, el intentar administrar o concentrar esta información/ideas en un sólo lugar no es una labor fácil y los problemas que surgen al intentar esta tarea generalmente son dos:
Debido a que previa implementación de un sistema de Información , toda información residirá en el personal que labore en la organzación sería conveniente clasificarlo.
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Difícil de reemplazar valor agregado bajo INFORMAR ---> |
Difícil de reemplazar valor agregado alto CAPITALIZAR |
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Fácil de reemplazar valor agregado bajo AUTOMATIZAR | | | \/ |
Fácil de reemplazar valor agregado alto SUB-CONTRATAR | /\ | | | | \/ | DIFERENCIAR |
El cuadrante más importante sobre el cual CAPITALIZA la compañia es obviamente el cuadrante superior derecho, entre más gente de este tipo exista mayor éxito tendrá la corporación, este conocimiento es la razón por la cual los clientes no acuden con la competencia, sin embargo, para un sistema de Información este cuadro es algo utópico, ya que estas ideas son constantmente renovadas, es la cultura que se encuentra debido a los fundadores, su carisma,visión, algo que es difícil transferir, aqui se generan constantemente ideas trascendentales.
Los dos cuadrantes izquierdos son los de mayor importancia para un Sistema de Información , el cuadrante superior esta compuesto por personal que es díficil de reemplazar, sin embargo, tienen un valor agregado mínimo , este es personal que ha aprendido una tarea compleja que lleva tiempo dominarla , puede ser personal de relaciones publicas, auditores, una secretaria ejecutiva; podran ser dificiles de reemplazar, pero no es lo que a nuestros clientes les interesa.
Este tipo de persnonal debe informar para poder capitalizar sobre sus conocimientos esotéricos, estos son los candidatos ideales para un KMS, transmitir información que será capitalizada beneficiando a nuestros clientes.
El cuadrante izquierdo inferior esta compuesto por personal poco capacitado, son necesarios para la organización pero no son cruciales, un anuncio en un periódico puede traer 5 o 10 reemplazos, el tiempo de entrenamiento es mínimo; este personal con un "Sistema de Informacion" pasará a ser automatizado , el uso de cajeros automaticos ha automatizado el trabajo de cajeros humanos, y hoy en día la inspección de "palabras claves" en correos electronicos, evita la necesidad de contratar personal que canalize quejas o requisiciones, han pasado a ser automatizados por un sistema.
El cuadrante inferior derecho presenta un trato especial, generalmente es personal que es fácil de suplantar pero presentan un gran interés para nuestros clientes, un programador de aplicaciones puede ser la base de un negocio por Internet , pero claro esta, existen muchos desarrolladores muy capacitados, para esto existen dos posiblidades se sub-contrata el servicio, o bien se diferencia el servicio para lograr capitalizar su valor y pasarlo a nuestro clientes. Una gran cantidad de compañias entran en esta diferenciación de servicios, muchas productoras de sistemas computacionales han entrado al negocio de asesoria , saben que la diferenciación en esta división de la Industria es más redituable; la generación de computadoras ha pasado a la sub-contratación.
El problema de clasificación surge cada vez que se habla de una Arquitectura en un KMS ("Knowledge Management System"). Tarde o temprano, alguien indica que no toda la información tiene el mismo valor y se propone una clasificación. Una división puede ser la siguiente:
Sin embargo, la idea de categorizar el conocimiento en una estructura jerárquica de datos-a-sabiduria es absurdo, por la simple razón que el conocimiento de una persona son solo datos para otro. Por ejemplo, una vida de periódicos, revistas, conversaciones y experiencias pueden otorgarle a un individuo un conocimiento político sobre un partido, quizas hasta sabiduria . Pero lo que es conocimiento o sabiduria para esta persona, son datos para aquella que esta llevando acabo encuestas en el partido. Al igual que la experiencia ardua y larga de un político en relaciones exteriores es sabiduria para ella ,pero es solo un dato para la persona que esta evaluando la capacidad del político.
Como la belleza, el conocimiento depende de la visualización de cada persona. El anticipar una fluctuación minima en el precio de una acción en la bolsa de valores puede ser insignificante para el inversionista común ("datos") pero es sabiduria para aquellos que manejan fondos de inversión. Estas fracciones de conocimiento al igual que dinero y equipo ,deben ser cultivados unicamente en el contexto de estrategia, especialmente en esta era de cambio constante.
El depósito de información puede facilitar la resolución de un problema pero a la vez lo puede entorpecer aún más con información trivial y como cualquier otro recurso: "el exceso no es bueno".
Hay gente que proclama la existencia de un sistema de correo electronico y una red de datos como una eficientización sin precedente de nuestras labores , pero si bien es cierto , estas estrucutras electronicas al mismo tiempo que eliminan el elemento BUROCRATICO traen consigo la sobre-información.
En el mundo antiguo la información era costosa, por lo tanto sólo se manejaban cantidades pequeñas, se desarrollaron industrias que podian sobrevivir en un desierto de información . Hoy en día guardar, accesar y encontrar información es más fácil y económico, pero solo aquellos que aprendan a utilizar toda esta información economicamente serán los exitosos.
En las empresas cada vez es más normal recibir 50 o 100 emails al día, Faxes, mensajes de Voz,etc. Lo "urgente" elimina lo "importante", todos critican, los encabezados de email dicen: Que piensa ?, Estos son los resultados, Ventas Mensuales, Método más eficiente, etc...
Basta analizar la información que mantiene una persona en su oficina o escritorio: Reportes de ventas, copias impresas de correo electronicos "importantes", recortes de revistas, libros sin leer, listas de telefonos, cientos de archivos electronicos ; todos acumulados por si acaso .
Como funcionaria una planta de producción si:
Realmente sería raro observar una planta productiva que funcionara de tal manera, pero mucho del manejo de información en las empresas se realiza de esta forma, es el exceso de la misma información la causante.
A pesar de la existencia de Intranet's y Foros dentro de compañias o departamentos, muchos de estos lugares virtuales se encuentran repletos de preguntas como: Alguien sabe donde ...?, y el uso de "Alguien sabe donde ... ?" es uno de los primeros síntomas del exceso de información o bien, la falta de claridad sobre que nivel de importancia ocupan conocimientos y datos.
Las compañias de consultoria que viven o mueren compartiendo su información han invertido millones en estas areas: Andersen Consulting (hoy en dia Accenture): "Knowledge Xchange", Booz Allen & Hamilton "KOL--Knowledge On-line", Cap Gemini Ernst & Young "Center for Business Knowledge", KPMG "Knowledge Manager", Price Waterhouse "Knowledge View" , y la lista continua...
Estas bases de Información ahorran una cantidad substancial de recursos, sin embargo, como se mencionó el "Caos" esta cercano , pero por otro lado imaginemos una compañia que gasta miles en mensajeria al año en envio de documentos, esto se puede ahorrar con un Intranet utilizando firmas digitales
Este proceso ilustra lo que se conoce como automatización , pero recordemos que existen procesos más importantes: el personal que debe Informar y aquel personal que se diferencia y eventualmente también producira capital que será aclamado por nuestros clientes . Todo esto vendra a conformar lo que hace una corporación más valiosa, lo que en ocasiones es denominado "capital estructural"; y en la era que vivimos pareciera ser TODO, menos lo que es comunmente conocido como capital.
Si observamos los estados financieros de una compañia como Microsoft, se observa muy poco "Capital", su valor se encuentra en lo intangible "Capital Estructural", su Sistema de Información " diferencia" e "informa" al personal dentro de la misma empresa, los estados financieros no muestran el valor de los programadores de la corporación, el Jefe de Finanzas sabe cuanto es la nomina, pero no puede estimar cual es el costo de reposición de un empleado, mucho menos si este se esta depereciando o apreciando. El director de Recursos Humanos sabe cuanto fue la inversión en cursos de entrenamiento, pero no puede saber cuanto aprendizaje resulto de estas acciones. Sobre esto capitaliza Microsoft, a pesar de ser intangible la diferenciacion y el informar es lo que hace que Microsoft sea una empresa valiosa.
Si se observa American Airlines, su capital es logicamente los aviones , sin embargo, el sistema de reservaciones "Sabre" que es su esqueleto (posiblemente más redituable que los aviones) , es un bien intangible y no es posible ver su valor reflejado en estados financieros. Su Sistema de Información ("Sabre") hace que se diferencie de la competencia, a su vez informa sus tarifas,promociones....; en este caso los elementos que antes eran difíciles de remplazar y con valor agregado bajo, también pasaron a ser automatizados , sus clientes pueden acudir directamente a su Sistema de Información, las agencias de viajes pasaron a ser automatizadas ( Una demostración de "Supply Chain Management" ).
La fundación suiza "Gottlieb Duttweiler" estima que solo un 20 % de todo el conocimiento que posee un compañia es utilizado; esta es una de las razones por la cuales tantas empresas continuaran invirtiendo en estos Sistemas de Información ,el elevar la utilización en solo un 10-15 % puede traer beneficios sin precedentes, a pesar de esta minima cantidad de 10-15 %, recordemos que es una zona sin explotar , el 80 % esta en ocio.
G X G , Generar ideas multiplicado por la habilidad de Generalizarlas a lo largo de toda la empresa ,garantiza un crecimiento sostenido para la empresa .
Mc'Donalds modulariza la apertura de sus franquicias, divide las implementaciones y especificaciones minimas de una sucursal, elimina el ruido ("exceso de información") de su Sistema de Información , entra en detalle una vez que fue implementada su estructura básica, y es esta estructura básica la que agiliza el proceso de cualquier empresa (aunque hay que saber diferenciar el flujo de información del flujo de bienes , parte de cultivar información solo en un contexto de estrategia )
El objetivo final no es informar al mayor número de personas, sino ser capaz de mejorar la tasa de retorno de esta información ( capitalizar sobre esta información). Esto se lleva acabo atraves de la especialización : Reduciendo los esfuerzos de mucho personal y concentrando el conocimiento en unas pocas personas.
Esto sea logra mediante "comunidades de practica" , y aunque la especialización de personal no es cosa nueva para ninguna industria, recordemos que en esta epoca de cambio : las comunidades de practica se conforman por personas que se atraen tanto por una necesidad social como profesional.Sin embargo, muchas compañias no comprenden la escencia de estas "comunidades de practica", obstaculizan la transmisión de Información: limitan el acceso de información a cierto personal, reduciendo el nivel de contribuciones que pueden existir; algunos se preguntaran : Cómo van a permitir el acceso libre de información si ésta es estrategica ? .
A la velocidad con la que se estan llevando acabo los negocios, el tiempo mas no el acceso es la mayor limitación, si el día de mañana Microsoft empezara a divulgar su codigo fuente (lo llevara
Open-Source
), cuanto tiempo tardaria
IBM
o
Sun
en interpretarlo y ponerlo a buen uso ?
Probablemente lo suficiente para que Microsoft genere mejor codigo en ese tiempo !. El tiempo para razonar y transmitir todos estos conocimientos y generar una utilidad seria muy limitado.
Además estas "comunidades de practica" tienden a formarse por fuera de la empresa o estructura impuesta , si un empleado anhela mayor información éste la buscara con otros compañeros en la cafeteria, con colegas de otras empresas, en los medios. Además el empleado seguira siendo dueño de la información independientemente de patentes, derechos de autor, contratos "Non-Compete" o "Non-Disclosure", regresando al caso anterior, es muy probable que varios programadores que han trabajado en Microsoft lo han hecho en IBM o Sun, las "comunidades de practica" trascenden cualquier barrera .
Usted esta interesado en la administración de Información, esta información que esta leeyendo ya la tiene usted , y podrá ser utilizada por usted, a su vez trascenderá a otras personas que les interese la administración de información; comunidades de practica sin barrera
Curiosamente se dice que toda persona en el mundo esta separada por solo 6 personas. Seis grados de separación. El presidente de Estados Unidos y un zapatero en Chile, el problema es que HAY QUE ENCONTRAR esas 6 personas adecuadas para realizar la conexión.
La misma cultura impuesta con Información de Empuje es la que nos obliga constantemente a buscar estas 6 personas, nos mantiene a la deriva, tratamos de encontrar esa persona o documento con el conocimiento apropiado ,la busqueda por el "eslabon perdido". Que es la información de empuje ? Los boletines informativos semanales en papel o via electronica, periódicos, los 200 emails diarios , los cursos de "mejoramiento continuo" que debemos acudir cada mes; todo esto se nos "empuja", por no decir "imponer".La solución ?
Información de Demanda: Obtenemos la información unicamente cuando esta se requiera, en vez de distribuir a los empleados copias de periodicos de la industria se contratan accesos anuales via-electronica para toda la corporación; cursos de entrenamiento modularizados para acudir cuando se requiera el conocimiento, no cuando se presente cierta fecha; un directorio LDAP que mantenga información sobre los conocimientos de todos los empleados, se requiere un experto en redes que hable arabe o alguien que este familiarizado con Fibra Optica, no habrá la necesidad de buscar el "eslabon perdido" con alguien sabe ?. Toda esta será información que demanadaramos, no será impuesta para abrumar nuestros escritorios o discos duros.
Aunque es lo mínimo esperado de un Sistema de Información, esta automatización puede ser aplicada para substituir varias operaciones en las empresas, (un ejemplo claro antes mencionado) las aerolineas atraves de aplicaciones de servidor eficientizaron sus procesos, automatizando a las agencias de viajes.
La siguiente ola de automatización vendra con tecnologias como XML
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