Fases o etapas del Proceso Administrativo

PLANEACIÓN O PLANIFICACIÓN:

¿Qué voy a hacer?

Determinar lo que vamos hacer antes de realizarlo, esto consiste en fijar el curso concreto de la acción después de una etapa de previsión.

Pronósticos. Determina algo en un tiempo determinado "suposición de lo que vamos a hacer".
Meta: Especifica, puede ser cuantificable y cualificable.

Programa: Establece fechas.

Políticas: Norma general a seguir.

Procedimiento: Secuencia de actividades como el proceso administrativo.

Presupuesto: Asignación de dinero de acuerdo al programa.

En otras palabras

1.- Implica que los administradores piensen, a través de sus objetivos y acciones, y con anticipación, que sus acciones se basan en algún método, plan o lógica, mas que una  suposición. Los planes dan a la organización sus objetivos y fijan el mejor procedimiento para obtenerlos. El primer paso en la planeación es la selección de las metas de la organización.

2.- Consiste en seleccionar misiones y objetivos, así como las acciones necesarias para cumplirlos, y requiere por lo tanto de la toma de decisiones; esto es de la elección de cursos de acción futuros a partir de diversas alternativas. Existen varios tipos de planes, los cuales van desde los propósitos y objetivos generales, hasta las acciones mas detalladas por emprender.

Tipos de planes:

Planes a corto plazo. Un día, una semana, un mes.

Planes a mediano plazo. Pueden ser de dos años y menores de 5 años.

Planes a largo plazo. Son mayores a cinco años.

Plantación estratégica. Construcción de escenarios en el futuro "es planear desde futuro y construir escenarios".

ELEMENTOS

• PROPÓSITOS O MISIONES:

Se identifica la función o tarea básica de una empresa o institución o de una parte de esta.

• OBJETIVOS O METAS:

Los objetivos o metas son los fines que se persiguen por medio de una actividad de una u otra índole.

• ESTRATEGIAS:

Es la determinación de los objetivos básicos a largo plazo de una empresa y la adopción de los recursos de acción y la asignación de recursos necesarios para su cumplimiento.

• POLÍTICAS:

Son enunciados o criterios generales que orientan o encausan el pensamiento en la toma de decisiones.

• PROCEDIMIENTOS:

Son planes por medio de los cuales se establece un método para el manejo de actividades futuras.

• REGLAS:

Se exponen acciones o prohibiciones especificas, no sujetas a discrecionalidad de cada persona.

• PROGRAMAS:

Son un conjunto de metas, políticas, procedimientos, reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos por emplear y otros elementos necesarios para llevar a cabo un curso de acción dado.

• PRESUPUESTOS:

Es la formulación de resultados esperados expresada en términos numéricos.

ORGANIZACIÓN:

¿Cómo se va hacer?

Se encarga de que la estructura se adecue hacia sus objetivos, recursos, procesos y medio ambiente.

1.- Es el proceso de disponer y destinar el trabajo, la autoridad y los recursos entre los miembros de una organización en una forma tal que pueda lograr los objetivos de la organización de manera eficiente. Los administradores deben adecuar la estructura de la organización con sus objetivos y recursos, un proceso que se denomina DISEÑO ORGANIZACIONAL.

2.- Es la parte de la administración que supone el establecimiento de una estructura intencionada de los papeles que los individuos deberán desempeñar en una empresa. La estructura es intencionada en el sentido de que debe garantizar la asignación de todas las tareas necesarias para el cumplimiento de las metas, asignación que debe hacerse a las personas mejor capacitadas para realizar estas tareas.

INTEGRACIÓN:

¿Con quién? Y ¿Con qué?

Consiste en obtener y articular los elementos materiales y humanos que la organización y la planeación señalan para el adecuado funcionamiento de un organismo social.

Por lo tanto podemos decir que:

1.- Consiste en los procedimientos para dotar al organismo social de todos aquellos elementos, tanto humanos como materiales, que la mecánica administrativa señala como necesarios para su más eficaz funcionamiento, escogiéndolos, introduciéndolos, articulándolos, y buscando su mejor desarrollo. Aunque la INTEGRACIÓN comprende cosas y personas lógicamente es más importante lo de las personas y, sobre todo, la de los elementos administrativos o de mando.

2.- Consiste en ocupar y mantener así los puestos de la estructura organizacional. Esto se realiza mediante de la identificación de los requerimientos de fuerza de trabajo, el inventario de las personas disponibles y el reclutamiento, selección, contratación, ascenso, evaluación, planeación de carrera, compensación y capacitación o desarrollo, tanto de candidatos como de empleados en funciones a fin de que puedan cumplir eficaz y eficientemente sus tareas.

DIRECCIÓN:

¿Vigilar que se haga?

Es el elemento de la administración en el que se logra la realización efectiva de todo lo planeado por medio de la autoridad del administrador.

En definitiva:

1.- Es impulsar, coordinar y vigilar las acciones de cada miembro y grupo de un organismo social, con el fin de que el conjunto de todas ellas realice del modo más eficaz los planes señalados.

2.- Es el hecho de influir en los individuos para que contribuyan a favor del cumplimiento de las metas organizacionales y grupales; por lo tanto, tiene que ver fundamentalmente con el aspecto interpersonal de la administración.

CONTROL:

¿Cómo lo hago?

Previsión. Implica la idea de anticipación en cuanto a los acontecimientos y situaciones.

Por lo tanto:

1.- Consiste en el establecimiento de sistemas que permitan medir los resultados actuales y pasados, en relación con los esperados con el fin de saber si se ha obtenido lo que se esperaba, a fin de corregir y mejorar y además para formular nuevos planes. El administrador debe cerciorarse de que las acciones de los miembros de la organización la lleven a la obtención de sus metas.

2.- Consiste en medir y corregir el desempeño individual y organizacional para garantizar que los hechos se apeguen a los planes. Implica la medición del desempeño con base en metas y planes, la detección de desviaciones respecto a las normas y la contribución de la corrección de estas. En pocas palabras el control facilita el cumplimiento de los planes; Las actividades del control suelen relacionarse con la medición de los logros.