AUDITORIA GUBERNA
MENTAL
1ª parte
MARCO CONCEPTUAL DE LA CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
La contabilidad gubernamental es una técnica que se utiliza para registrar las transacciones de la Administración Pública y producir sistemáticamente información financiera, presupuestal, programática y económica, expresada en unidades monetarias, para facilitar la toma de decisiones de un Gobierno.
La transformación de la contabilidad gubernamental en México, así como la organización hacendaría, y en general la Administración Pública, se encuentra históricamente determinadas por la constitución y desarrollo del Estado Mexicano, y de sus instituciones públicas; en efecto la historia de la contabilidad gubernamental en nuestro país, advierte periodos de inestabilidad y desarrollo, motivados de manera fundamental por la consolidación del Régimen Político Nacional; desde este punto de vista se distinguen cinco etapas que a continuación se describen.
Las reformas administrativas que el Gobierno Federal ha hecho en su beneficio han contribuido a lo largo de varias décadas a que la administración sea una materia cada día más compleja y diversa, además no debemos de dejar de considerar los avances tecnológicos en cuanto a informática, control del presupuesto y avances económicos comerciales que el país ha experimentado en los últimos sexenios.
ANTECEDENTES
La evolución de la contabilidad gubernamental en México, así como la organización hacendaría, y en general la Administración Pública, se encuentran históricamente determinadas por la constitución y desarrollo del Estado Mexicano, y de sus instituciones públicas; en efecto la historia de la contabilidad gubernamental en nuestro país, advierte periodos de inestabilidad y desarrollo, motivados de manera fundamental por la consolidación del Régimen Político Nacional; desde este punto de vista se distinguen cinco etapas que a continuación se describen.
1. De 1821 a 1880, que comprende el periodo más prolongado de inestabilidad de la Hacienda Pública, en la que se logran implantar las principales disposiciones legales, y se incorporan los avances de las instituciones juaristas.
2. De 1881 a 1910, periodo en el que se estabilizan las instituciones se asientan las bases de la centralización de la Administración Pública, y de la elaboración de la Cuenta Pública por parte del Ministro de Hacienda.
3. De 1910 a 1935, periodo que se ve afectado por la Revolución Mexicana, en sus primeros años se instala el Departamento de Contabilidad y Glosa, funcionando hasta el 25 de diciembre de 1917; también se promulga la Ley Secretarías de Estado, creándose el Departamento de Contraloría en 1918, y expidiendo su propia Ley de funcionamiento, dependiendo de la Secretaría de Hacienda; así es como durante su vida institucional estableció los sistemas de contabilidad glosa, fiscalización y control previo, con el propósito de mantener los ingresos y egresos federales en los límites de la Ley de Ingresos y el Presupuesto de Egresos de la Federación.
4. De 1935 a 1976, corresponde a un periodo estable y moderno, con la formación el 10 de enero de 1935 de la Contaduría de la Federación, expidiéndose la Ley que regula el Funcionamiento de la contabilidad, el presupuesto de egresos, el manejo de fondos públicos, y la inspección fiscal, a cargo de la Cámara de Diputados; creándose la Dirección de Inspección fiscal.
5. De 1977 a la fecha, como consecuencia de la Reforma Administrativa, la contabilidad se descentraliza, asignando la función de la Contaduría de la Federación a la Secretaría de Programación y Presupuesto, donde se crea la Dirección General de Contabilidad Gubernamental; se promulga la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto, Público Federal, y la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal, las que producen un cambio significativo en el funcionamiento de la Contabilidad de la Administración Pública.
6. En 1992 La Secretaría de Programación y Presupuesto se fusiona por Decreto
Presidencial a la Secretaría de Hacienda y Crédito Público; subsistiendo la Dirección General de Contabilidad Gubernamental con toda su escritura.
La Dirección General de Contabilidad Gubernamental tiene a su cargo las direcciones de Cuenta Pública y Normatividad entre las más importantes; en la primera realiza la concentración de los estados financieros y presupuestarios de cada mes mediante cintas magnéticas, de los informes anuales de cada una de la Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal; y la Dirección de Normatividad tiene las siguientes subdirecciones: Normas del Egreso, Normas de Ingresos y Deuda y Normas del Paraestatal, las que fijan las normas mediante manuales de operación así como dar la asesoría en caso de imprevistos.
Para 1993 con motivo de la reforma monetaria la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, va a solicitar a las Dependencias y entidades de la Administración Pública Federal los datos para la Cuenta de la hacienda Pública Federal en los informes y estados financieros que los presentan en pesos nuevos; ya que estos se presentaban en millones de pesos.
DEFINICIÓN DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
Con la finalidad de lograr una conceptualización adecuada del sistema de contabilidad gubernamental, se toman en consideración los elementos principales que se manejan e inciden en toda la Administración Pública, obteniendo de esta manera las definiciones siguientes:
SECRETARÍA DE PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO
La contabilidad gubernamental es la técnica que registran sistemáticamente las operaciones que realizan las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, así como los sucesos económicos identificables y cuantificables que le afecten, con el objeto de general información financiera, presupuestal, programática y económica que facilite a los usuarios la toma de decisiones.
PROFESOR BAYETO
La contabilidad gubernamental es la disciplina que se ocupa de la economía de la Hacienda Pública, cuyas operaciones estudian en su conjunto y en detalle a los efectos de formar y perfeccionar por vía racional y experimental la doctrina administrativa de la misma.
INSTITUTO LATINOAMERTCANO DE CIENCIAS FISCALIZADORAS
La contabilidad gubernamental permite medir y registrar en términos monetarios las operaciones, programas y actividades llevadas a cabo por el Estado, sus Entidades y Organismos componentes.
ASOCIACIÓN LATINOAMERICANA DE PRESUPUESTO PÚBLICO
La contabilidad gubernamental es una disciplina que es parte de la contabilidad, de la que se extraen sus principios y preceptos, a veces adaptándolos, para prescribir una serie de técnicas destinándolas a captar, clasificar, registra, resumir, comunicar, e interpretar la actividad económica, financiera, administrativa, patrimonial y presupuestaria del Estado, implementando un sistema de información de las Organizaciones Públicas y enmarcándose en una estructura Legal predefinida.
LINEAMIENTOS DE LA CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
La Secretaría de Programación y Presupuesto tiene entre otras funciones, la de regular los conceptos que integran los estados financieros, presupuéstales, programáticos y económicos, con la finalidad de proporcionar una base firme y uniforme a los contadores que producen información, así como los interesados en la misma, en razón de las atribuciones que le da el artículo 84 de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal y el artículo 22 fracción II del Reglamento Interior de la Secretaría de Programación y Presupuesto, mismos que a continuación se transcriben.
Art. 84. El registro de las operaciones y la preparación de informes financieros en las Entidades, deberá Llevarse a cabo de acuerdo con los principios de contabilidad gubernamental, generales y específicos, así como con las normas e inductivos que dicte la Secretaría de Programación y Presupuesto.
Art. 22. La Dirección General de Contabilidad Gubernamental tendrá las siguientes atribuciones.
Fracción II. Establecer, previa opinión de las unidades administrativas competentes de la Secretaría de la Contraloría General de la Federación, normas de carácter general y técnicas, criterios y metodología en materia de contabilidad, registros auxiliares y desconcentración de la contabilidad.
Para producir información útil a los diferentes intereses, la contabilidad adopta el criterio de equidad que esta sustentado en una base de objetividad y veracidad razonables, basándose en los principios de contabilidad gubernamental que se definen como los fundamentos esenciales para el registro de las operaciones y la presentación de los correspondientes Estados Financieros, presupuéstales, programáticos y económicos.
Los principios de contabilidad gubernamental que identifican y delimitan a las Entidades de la Administración Pública Federal y a sus aspectos financieros, presupuéstales, programáticos y económicos son:
ENTE. Se considera ente a toda Dependencia Gubernamental con existencia propia e independiente que ha sido creada por Ley o decreto.
EXISTENCIA PERMANENTE. Se considera que el ente tiene vida permanente, salve modificación posterior de la Ley o decreto que lo creo, en la que se especifique lo contrario.
CUANTIFICACIÓN EN TERMINOS MONETARIOS. Los derechos, obligaciones y en general las operaciones que realice el ente, serán registradas en moneda nacional.
PERIODO CONTABLE. La vida del ente se dividirá en periodos uniformes para efecto del registro de las operaciones y de información acerca de las mismas.
Los principios de contabilidad gubernamental que establecen la base para cuantificar las operaciones de la Administración Pública Federal y su presentación son:
COSTO HISTÓRICO. Los bienes se deben registrar a su costo de adquisición o a su valor estimado, en caso de que sean producto de una donación expropiación o adjudicación.
BASE DE REGISTRO. Los gastos deben ser reconocidos y resignados en el momento en que se devenguen y los ingresos cuando se realicen.
Los principios de contabilidad gubernamental que se refieren a la información son:
REVELACIÓN SUFICIENTE. Los estados financieros presupuéstales y patrimoniales, deben incluir la información suficiente para mostrar amplia y claramente la situación financiera, presupuestal y patrimonial del ente.
CONTROL PRESUPUESTARIO. Corresponde al sistema contable el registro presupuestario de los ingresos y egresos comprendidos en el presupuesto del ente, así como su vinculación con el avance físico financiero de los proyectos programados.
INTEGRACIÓN DE LA INFORMACIÓN. Cuando se integran informes financieros independientes en uno solo, deben eliminarse las transacciones efectuadas entre las distintas unidades o entes y los estados financieros no deben reflejar superávit o déficit originados entre ellas.
Los principios de contabilidad gubernamental que abarcan las clasificaciones anteriores como requisitos generales de un sistema son:
IMPORTANCIA RELATIVA. Los estados financieros, presupuéstales, patrimoniales, deben revelar todas las partidas que son de suficiente importancia para efectuar las evaluaciones o tomar decisiones.
CONSISTENCIA. Las políticas, métodos de cuantificación y procedimientos contables deben ser los apropiados para reflejar la situación del ente, debiendo aplicarse con criterio uniforme a lo largo de un periodo y de un periodo a otro.
CUMPLIMIENTO DE DISPOSICIONES LEGALES. El ente debe observar las disposiciones legales que le sean aplicables en toda transacción, en su registro y en general en cualquier aspecto relacionado con el sistema contable y presupuestal. Al decretarse la fusión de la Secretaría de Programación y Presupuesto a la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, las funciones de la Dirección General de Contabilidad Gubernamental pasan integras de una Secretaría a la otra, dentro de la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal; así como dentro del reglamento interno de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.
TRANSFORMACIÓN DE LA CONTABILIDAD CENTRALIZADA EN DESCENTRALIZADA
La descentralización de la contabilidad gubernamental abarca únicamente el subsistema de egresos y aún así ha resultado un proceso difícil debido a que las Entidades del Sector Central, manejan un volumen considerable y diverso de operaciones, por ello se considero en su memento el establecimiento de tres etapas básicas para la descentralización del sistema contable, que se describen a continuación.
1ª ETAPA.- Elaboración de un estudio de factibilidad para la descentralización de Funciones de las unidades administrativas, que permite valorar en forma cuantitativa y cualitativa todos los factores como: recursos humanos, recursos físicos o materiales, recursos técnicos, recursos financieros, volumen de operaciones y división geográfica, procediendo a la evaluación del personal que se piensa contratar o reubicar, midiendo su desarrollo con respecto al nuevo sistema.
2ª ETAPA.- Se debe contar con las herramientas adecuadas como son manuales de organización, sistemas y procedimientos, en los que se especifique el nuevo flujo de documentación y el nuevo tipo de información, los que deben de comprender la desconcentración del presupuesto de la Entidad para que se realice el registro.
3ª ETAPA.- Por último se debe Llevar a cabo un programa de capacitación permanente del personal, ya que todo cambio exige un proceso de preparación a todos los niveles.
Al concluir las tres etapas, sé Llega a la conclusión de que los objetivos básicos que persigue el sistema descentralizado son los siguientes:
¨ Que las unidades de contabilidad sean capaces de emitir sus propios estados financieros, programáticos, presupuéstales y económicos así como controlar sus auxiliares e inventarios.
¨ Agilizar él tramite de la documentación contable y de pago.
¨ Agilizar el flujo de la información para la rápida toma da decisiones.
¨ Establecer sistema de archivo de la documentación comprobatoria y justificativa de la contabilidad.
¨ Responsabilizar a los funcionarios de las unidades desconcertadas de la veracidad y oportunidad de la información emanada de ellos.
EVOLUCIÓN DE LA CONTABILIDAD DESCENTRALIZADA EN SISTEMA INTEGRAL
La evolución del sistema descentralizado abarca todos los subsistemas, los cuales se ven afectados en su totalidad, en un estudio iniciado desde 1981, manteniendo este como anteproyecto para Llevar a cabo una serie de tareas encaminadas a complementar y actualizar el sistema descentralizado.
Así mismo la evolución contiene disposiciones de aplicación inmediata, cuyos propósitos específicos son la ordenación de catálogos de cuentas de todos los subsistemas y la infraestructura que permite la ampliación de las cuentas de enlace entre subsistemas así como su conciliación entre Entidades.
Por último su implantación se Llevo a cabo a partir del lo. De enero de 1985, traspasando los saldos del anterior sistema al integral, reportando sus avances y teniendo la asesoría necesaria las Entidades para el buen desarrollo del mismo.
El sistema descentralizado de la contabilidad gubernamental contemplaba solamente 4 capítulos que son: Activo, Pasivo, Patrimonio y Resultados.
Los subsistemas de recaudación, deuda y fondos federales que tenía asignada la Tesorería de la Federación, se encontraban en las cuentas de resultados y las operaciones patrimoniales y de presupuesto se realizaban en partida doble en cuentas de ordene
Con el cambio de sistema, se pensó que existieran cinco capítulos, se añade el capítulo de enlace que permite el control de las operaciones de un sistema con otro, como por ejemplo la recaudación en efectivo que afecta el subsistema de recaudación por la entrada de dinero de la Ley de Ingresos de la Federación y por el subsistema de fondos federales por cl efectivo recaudado en los fondos de la tesorería de la Federación.
Un cambio significativo en cl registro contable del sistema integral de contabilidad gubernamental es que una operación se registra en cuentas de balance, cuentas presupuéstales en el rubro de orden y van de acuerdo con el clasificador por objeto del gasto, así como con el analítico de la Ley de Ingresos de la Federación.
Por consiguiente se puede ver en un estado financiero, en un estado presupuestal y en un estado programático en forma simultánea la misma operación y ver como afecta el patrimonio de la Federación, el presupuesto de egresos a la Ley de Ingresos de la Federación, así como el efectivo de los fondos a cargo de la Tesorería de la Federación.
OBJETIVOS DEL SISTEMA INTEGRAL DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
Los objetivos de este sistema se han resumido en varios enunciados que a continuación se describen:
1. Proporcionar información financiera, presupuestal, programática y económica confiable, completa y de manera oportuna para apoyar las decisiones de los funcionarios de la Entidades Públicas, en sus distintos ámbitos y fases del proceso administrativo, así mismo contribuir en la información recopilada en la determinación de políticas de planeación y en la programación de las acciones gubernamentales.
2. A través de un registro permanente y sistemático de las operaciones, ejercer un apropiado control de la legalidad en el manejo de Los fondos y valores públicos y evaluar la correcta aplicación de los recursos asignados para la ejecución de los programas.
3. Proporcionar a la Cámara de Diputados una cuenta pública anual con información clara, veraz y relevante que le facilite el cabal desarrollo de la función fiscalizadora y atendiendo las necesidades de información de la ciudadanía interesada en conocer la gestión del gobierno
4. EI sistema esta basado en una infraestructura técnica, sustenta en normas uniformes y consistentes para estar en condiciones de elaborar los informes necesarios para cada Entidad
5. Constituir un modelo de operación para los Estados y Municipios del país; para su posterior implantación y disponer de información compatible y completa de los Gobiernos Federal, Estatal y Municipal
CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE LOS ESTADOS UNIDOS MEXICANOS
El marco de actuación de la contabilidad gubernamental, para la elaboración de la Cuenta de la Hacienda Pública Federal, se encuentra conformado en el título tercero capítulo segundo, sección III, artículo 74, fracción IV, que a continuación se transcribe lo más relevante.
Artículo 74. Son facultades exclusivas de la Cámara de Diputados:
La revisión de la cuenta Pública tiene por objeto conocer los resultados de la gestión financiera, comprobar si se ha ajustado a los criterios señalados por el presupuesto y el cumplimiento de los objetivos contenidos en los programas.
Si del examen que realiza la Contaduría Mayor de Hacienda aparecen discrepancias entre las cantidades gastadas y las partidas respectivas del presupuesto, o no existe exactitud o justificación en los gastos hecho, se determinan las responsabilidades de acuerdo a la Ley.
La Cuenta Pública del año anterior debe ser presentada a la Comisión Permanente del Congreso de la Unión dentro de los diez primeros días del mes de junio.
Solo se podrá dejar de cumplir el plazo de presentación de la Cuenta Pública, cuando medie solicitud del Ejecutivo suficientemente justificada a juicio de la Cámara o de la Comisión Permanente, debiendo comparecer en todo caso el Secretario del despacho correspondiente a informar de las razones que le motiven.
LEY ORGÁNICA DE LA ADMINTSTRACIÓN PÚBLICA FEDERAL
El artículo 32 de la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal, faculta a la Secretaría de Programación y Presupuesto en sus fracciones XIII, XVI y XVIII; a emitir o autorizar en consulta con la Secretaría de la Contraloría General de la Federación, los catálogos de cuentas de la contabilidad, consolidar los estados financieros que emanen de las Entidades comprendidas en el Presupuesto de Egresos de la Federación, así como formular la Cuenta de la Hacienda Pública Federal cada año.
El artículo 32 bis, fracciones V, VI y IX, establece que corresponde a la secretaria de la Contraloría General de la Federación, vigilar cl cumplimiento de las normas establecidas en materia de contabilidad, así como opinar previamente a su expedición los proyectos sobre dichas normas, que elabore la Secretaría de Programación y Presupuesto.
En 1992 se fusiona la Secretaría de Programación y presupuesto a la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, con lo cual las funciones del artículo 32 bis, en cuanto a normatividad subsisten en esta última Secretaría de Estado.
LEY DE PRESUPUESTO, CONTABILIDAD Y GASTO PÚBLICO FEDERAL Y SU REGLAMENTO
Esta Ley regula en su capítulo IV, la contabilidad del Gobierno Federal indicando que debe ser controlada por el Ejecutivo Federal a través de la Secretaría de Programación y Presupuesto; todas las Entidades deben Llevar su propia contabilidad la que incluye cuentas para registrar sus activos, pasivos, capital o patrimonio, ingresos, costos, gastos, asignaciones y ejercicio de sus presupuestos; los catálogos de cuentas los emite esta Secretaría para Ias Entidades de la Administración Pública Central y los autoriza para las Entidades de la Administración Pública Paraestatal
La contabilidad sé Lleva con base acumulativa para determinar los costos y evaluación de los presupuestos y sus programas con objetivos y metas y de manera que facilite la fiscalización y en general que mida la eficacia y la eficiencia del gasto público.
Las Entidades suministran información presupuestal, contable y financiera con la periodicidad que determine la Secretaría de Programación y Presupuesto; así como gira instrucciones sobre la forma de Ilevar los registros auxiliares y la contabilidad, y examina el sistema de cada Entidad, para autorizarle sus modificaciones o simplificación, sus estados financieros, y demás información que emiten, mismos que los consolida para la Cuenta de la Hacienda Pública Federal.
El título cuarto del reglamento de esta Ley, regula la contabilidad como se resume a continuación por capítulos:
Capítulo I.- Se refiere al sistema de contabilidad gubernamental y comprende la captación y registro de las operaciones financieras y presupuéstales y de metas (respaldadas con los documentos comprobatorios y justificativos originales correspondientes); indicando como responsabilidad de cada Entidad la confiabilidad de las cifras y la representatividad de los saldos, así como el apego a los principios de contabilidad gubernamental, normas, instructivos y reglas generales aplicables de acuerdo a las necesidades de información que establece la Secretaria de Programación y Presupuesto.
Capítulo II.- Establece que la Secretaría de Programación y Presupuesto emite y autoriza los catálogos de cuentas de la Administración Pública Federal, y los modifica en la creación de un nuevo sistema, por requerimientos específicos, por adecuación de reformas técnico - administrativas y para la actualización de la técnica contable; además autoriza por escrito la utilización de los libros diario, mayor e inventarios y balances que pueden ser manuales, mecanizados o electrónicos.
Además establece que la contabilidad de las Entidades, debe contener los registros auxiliares que muestren los avances financieros y de consecución de metas, de los programas presupuestarios que permitan el control de los saldos de cada cuenta, y están obligadas a conservar los libros, auxiliares y documentos según los ordenamientos legales aplicables y a contabilizar los movimientos de almacenes por el sistema de inventarios perpetuos, así como sus inventarios por el método de costos promedio.
Capítulo III.- Indica expresamente que la Secretaría de Programación y Presupuesto, hace del conocimiento de las coordinadoras de sector sus requerimientos de información consolidada para lo cual dicta las normas y lineamientos respectivos, con las instrucciones y formatos necesarios a más tardar el 30 de noviembre de cada año, reclasificando estas su información recibida para efectos de consolidación sectorial, cuidando que sus coordinadas cumplan con las normas internas establecidas. Todas las funciones que esta Ley enuncia de la Secretaría de Programación y Presupuesto, son absorbidas por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público a partir del día siguiente a la publicación del Decreto de fusión de ambas Secretarias de Estado, en el Diario Oficial de la Federación.
OTRAS LEYES Y REGLAMENTOS EN RELACIÓN CON LA CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
La Ley Orgánica de la Contaduría Mayor de Hacienda, faculta a esta Entidad del Poder Legislativo a revisar la Cuenta Pública del Gobierno Federal, ejerciendo funciones de contraloría, mediante la práctica de auditorias, visitas e inspecciones, verifica si las Entidades ejercieron sus presupuestos y ejecutaron los programas y subprogramas conforme fueron aprobados, aplicaron los recursos de financiamiento de acuerdo a lo autorizado y se apegaron a las estipulaciones relativas a la Ley de Ingresos de la Federación y del Presupuesto de Egresos y los demás ordenamientos en la materia.
La misma Ley la faculta a promover el financiamiento de responsabilidad a las Entidades del Gobierno Federal, a solicitar a los auditores externos copias de los informes y dictámenes de auditoria y a establecer coordinación con la Secretaría de Programación y Presupuesto para uniformar normas, procedimientos y sistemas de contabilidad, de archivo, de auditoria y de revisión de la Cuenta Pública, para informar de los resultados de su gestión a la Comisión correspondiente de la Cámara de Diputados.
La Comisión de Vigilancia de la Contaduría Mayor de Hacienda recibe de la Comisión Permanente del Congreso de la Unión, la Cuenta Pública y la turna a la Contaduría Mayor de Hacienda para su revisión en los diez primeros días de noviembre siguiente a la recepción de la Cuenta Pública, y presentar en los diez primeros días de septiembre de cada año, el informe sobre la revisión del mismo documento.
En la Ley de Ingresos de la Federación se precisan las fuentes de riqueza y las actividades que el Ejecutivo puede gravar, indicando para cada renglón las estimaciones de los montos a recaudar, y obliga al Ejecutivo Federal por conducto de la Secretaria de Hacienda y Crédito Público a informar trimestralmente al Congreso de la Unión sobre los ingresos del Sector Público en relación con las estimaciones que se consignan.
Las cantidades que el Ejecutivo recaude, se concentran en la Tesorería de la Federación, con excepción de las retenciones del Instituto al Fondo Nacional para la Vivienda de los Trabajadores (INFONAVIT) y de las aportaciones de seguridad social, cualquiera que sea su forma y naturaleza y cumpliendo con los requisitos contables en los registros de las oficinas; recaudadoras y en la Cuenta de la Hacienda Pública Federal.
DECRETOS Y ACUERDOS QUE REGULAN LA CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
El Decreto publicado en el diario Oficial de la Federación en el mes de noviembre de cada año, estipula que la Cámara de Diputados declara que revisó la cuenta de la Hacienda Pública Federal que el Ejecutivo Federal presenta a tiempo, completando su análisis con el informe que rindió la Contaduría Mayor de Hacienda en relación con los resultados de su gestión financiara, y comprobó el ejercicio presupuestal y el cumplimiento de los objetivos y metas de los programas y que se ajustan a los criterios Legales aplicables al Plan Nacional de Desarrollo y el Programa Inmediato de Reordenación Económica.
En este mismo decreto indica la Cámara de Diputados que se instruya a la Contaduría Mayor de Hacienda por conducto de la Comisión de Vigilancia para que practique las auditorias que requiera para esclarecer irregularidades y en su caso fincar las responsabilidades correspondientes.
El acuerdo del Ejecutivo Federal publicado en el Diario Oficial de la Federación del día 12 de noviembre de 1982, dispone que los libros de contabilidad, registros contables y documentación comprobatoria y justificativa del ingreso y gasto público de las Entidades de la Administración Pública Federal, constituyen el archivo contable gubernamental, que deberá guardarse, conservarse y custodiarse.
Se dispone en el mismo acuerdo que la Secretaría de Programación y Presupuesto establecerá el sistema normativo en materia de archive contable, y que el Archivo General de la Nación de la Secretara de Gobernación determinará el valor histórico de dicha documentación contable, (porque esta documentación se conservará indefinidamente).
Con apoyo a esta facultad normativa, se establece que serán responsables las unidades de contabilidad de las Entidades de conservar la documentación contable durante un año, después de su contabilización y en su sección de archivo, separando en forma ordenada y clasificada la documentación relativa al fincamiento de responsabilidades, observaciones o controversias, los que deben mantener en copias hasta que el original sea reintegrado.
Al año de su guarda, trasladarán la documentación contable, en forma ordenada y clasificada a las unidades centrales de archivo de las Entidades, en donde la conservaran durante doce años más y transcurridos ese lapso solicitaran a la Secretaría de Programación y Presupuesto con opinión del Archivo General de la Nación que determinen que si se destruye, se conserva o se microfilme, esto con excepción de la documentación original que ampara inversiones en activos fijos y obras públicas, las que guardaran por separado en forma indefinida.
SUBSISTEMAS DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
En la medida en que se fueron desarrollando fuerzas productivas los procesos de producción se hicieron más complejos creándose la necesidad de mecanismos y métodos para conocer la evolución y desarrollo socio - económico para el apoyo de políticas y estrategias de la economía de las autoridades nacionales. Los procedimientos para lograr la medición global de la economía se suelen identificar con los Sistemas de Contabilidad Gubernamental que difiere del Sistema de Contabilidad el cual ocupan en las empresas e instituciones para conocer el resultado de su gestión. Por lo tanto podemos decir que el Sistema de Contabilidad Gubernamental es aquel que permite registrar las diversas transacciones económicas que se efectúan en la economía nacional de cada país, el sistema así descrito deberá contabilizar los hechos económicos según determinadas bases metodológicas y reglas de clasificación uniforme. Hasta el memento se definen dos sistemas de Contabilidad Gubernamental, ambos tienen reglamentación por instituciones internacionales diferentes y ambos tienen el visto bueno de la Comisión de Estadísticas de Naciones Unidas. El Sistema de Balances de la Economía Nacional se utilizaba por los países socialistas y el resto de las naciones se rige por el Sistema de Cuentas Nacionales.
Por lo anterior podemos mencionar que la Normatividad Contable del Sector Público de acuerdo a la Comisión de Auditoria Gubernamental es un Sistema Integral de Contabilidad Gubernamental (SICG), la cual esta compuesta por subsistemas los cuales son:
1. Ingresos
2. Egresos
3. Fondos Federales
4. Consolidados
5. Cuenta Corriente o Pública
OBJETIVOS DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
Los objetivos del Sistema Integral de Contabilidad Gubernamental son los siguientes:
þ Registrar y producir información de todas las operaciones del Sector Público Federal.
þ Dar soporte técnico documental a los registros financieros para la fiscalización.
þ Atender requerimientos de información sobre las finanzas públicas.
þ Realimentar el proceso de planeación.
þ Vincular la contabilidad patrimonial con la presupuestaria.
VENTAJAS DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
Este sistema que da normatividad contable al Sector Público tiene las siguientes ventajas:
þ Enlazar las operaciones entre dos o más subsistemas.
þ Resolver problemas técnicos de registro.
þ Automatizar los sistemas contables.
þ Incorporar los últimos avances en materia contable.
þ Es un sistema dinámico en permanente desarrollo.
INFORMACIÓN QUE MANEJA EL SISTEMA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
El Sistema integral de Contabilidad Gubernamental maneja diferentes tipos de información la cual tiene una utilidad como se muestra a continuación:
1. Información Financiera la cual tiene relación entre derechos y obligaciones; composición y variación en su patrimonio.
2. Información Presupuestaria, la cual vigila el cumplimiento de las actividades presupuestarias; explica el ejercicio presupuestal de egresos, la ejecución de la Ley de Ingresos y la composición con estimaciones originales.
3. Información Programática, que vigila el cumplimiento de los programas y metas proyectadas en el presupuesto de Egresos de la Federación.
4. Información Económica, mide y evalúa las repercusiones de las políticas de ingresos, gastos, endeudamiento público en el contexto económico y social.
PRINCIPIOS DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
Otro aspecto importante para la Contabilidad Gubernamental son los principios sobre los cuales sé sustenta por lo que a continuación se mencionan y los cuales difieren de los Principios de Contabilidad generalmente aceptados:
1. Ente, se considera ente a toda dependencia gubernamental con existencia propia e independiente que ha sido creada por Ley o Decreto.
2. Cuantificación en términos monetarios, los derechos y obligaciones y en general las operaciones que realice serán registradas en moneda nacional.
3. Base de Registro, los gastos deben ser reconocidos y registrados como tales en el memento en que se devenguen y los ingresos cuando se realicen.
4. Período Contable, la vida del ente se dividirá en períodos uniformes para efecto del registro de las operaciones de información a cerca de las mismas.
5. Costo Histórico, los bienes se deben registrar a su costo de adquisición o a su valor estimado, en caso de que sea producto de una donación, expropiación o adjudicación.
6. Existencia Permanente, se considera que el ente tiene vida permanente, salve modificación posterior de la Ley o Decreto que lo creó, en la que se especifique lo contrario.
7. Revelación Suficiente, los estados financieros, presupuéstales y patrimoniales deben incluir información suficiente para mostrar amplia y claramente la situación financiera, presupuestal y patrimonial del ente.
8. Importancia Relativa, los estados financieros, presupuéstales y patrimoniales deberán revelar todas las partidas que son de suficiente importancia para efectuar evaluaciones o tomar decisiones.
9. Consistencia, las políticas métodos de cuantificación y procedimientos contables deben ser los apropiados para reflejar la situación del ente debiendo aplicarse con criterio uniforme a lo largo de un período a otro.
10. Cumplimiento de Disposiciones Legales, el ente debe observar las disposiciones legales que le sean aplicables en toda transacción, en su registro y en general en cualquier aspecto relacionado con el sistema contable y presupuestal.
11. Control Presupuestario, corresponde al sistema contable, el registro presupuestario de los ingresos y egresos comprendidos en el presupuesto del ente, así como su vinculación con el avance físico financiero de los proyectos programados.
12. Integración de la Información, cuando se integren informes financieros independientes en uno sólo, se debe eliminar las transacciones efectuadas entre las distintas unidades o entes, y los estados financieros no deben reflejar superávit o déficit originados entre ellos.
ESTRUCTURA DE LA CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
Dentro de la estructura gubernamental existe una Secretaria que se encarga de los aspectos relacionados con el Sistema de Contabilidad Gubernamental que es la Secretaria de Hacienda y Crédito Público (SHCP), la cual se estructura de la siguiente manera:
þ Dirección General de Crédito Público la cual se encarga de la Deuda Pública.
þ Tesorería de la Federación que se encarga del manejo de los fondos públicos.
þ Dirección General de Egresos la cual se encarga del Presupuesto de Egresos de la Federación y del seguimiento del Gasto Público.
þ La Contaduría de la Federación encargada de glosar de los ingresos y egresos públicos, de la contabilidad de la Federación, de las responsabilidades y de la Cuenta de la Secretaria de Hacienda y Crédito Público
þ La Subsecretaría de Ingresos que regula la Ley de Ingresos de la Federación.
INGRESOS
Los ingresos se regulan por medio de la Ley de Ingresos de la Federación la cual contiene especificaciones para la orientación de las políticas de ingresos, estímulos fiscales, precios y tarifas del sector público financiera, monetaria crediticia y deuda pública, así como la definición de los instrumentos de cada una de ellas para su aplicación.
Esta tiene vigencia de un año, lo que permite replantear el uso de determinado instrumento o política en función de los resultados obtenidos durante el ejercicio fiscal.
La integración de esta Ley deberá atender los lineamientos de la política de financiamiento que propone la estrategia de desarrollo del Plan Nacional para asegurar que sea congruente con los recursos disponibles y las necesidades de financiamiento de los proyectos de inversión y gasto corriente, entre otros.
Dentro de la jerarquización dada a los instrumentos de planeación esta Ley ocupa un lugar importante para la política de financiamiento que establece, por lo que debe mantener estrecha congruencia con el Presupuesto de Egresos de la Federación y con el Programa Anual Global.
Esto permite que la integración de la Ley de Ingresos cuente con un marco general congruente constituido por la política económica y social para la coyuntura y por la política general de gasto público.
EGRESOS
De acuerdo con la legislación aplicable el Presupuesto de Egresos de la Federación cumple la función de expresar financieramente los programas de la vertiente obligatoria especificando metas y responsables de ejecución. Los presupuestos son elaborados cada año; los trabajos de preparación se inician en enero y el proceso de formulación del anteproyecto comienza a mediados de mayo, tomando en consideración:
þ Las políticas de Gasto Público que fija el Ejecutivo Federal.
þ Las políticas y directrices del programa Anual del Sector Público Federal.
þ Las evaluaciones de las realizaciones físicas actividades financieras del ejercicio anterior.
þ El programa financiero que elabora la SCHP.
þ Los acuerdos de concertaci6n con los sectores social privado los convenios de coordinación con los gobiernos estatales y
þ Las políticas y directrices establecidas en los programas operativas anuales preliminares.
Como se mencionó anteriormente la SHCP integra el proyecto del Presupuesto de Egresos de la Federación tomando en consideración:
þ La descripción detallada de los programas en que se base el proyecto con objetivo, metas, unidades, responsables de ejecución y la evaluación estimada por programa.
þ La explicación de los principales programas en especial de aquellos que comprendan dos o más ejercicios fiscales.
þ La estimación de ingresos propuesta de gastos del ejercicio fiscal que se propone, incluyendo consideraciones sobre los empleos que se generan.
þ Los ingresos gastos reales del último ejercicio fiscal y la estimación del ejercicio en curse.
þ La situación de la Deuda Pública y de la Tesorería al fin del último ejercicio fiscal estimación de la que se prevé al fin de los ejercicios en curse e inmediato siguiente.
þ Los análisis sobre las condiciones económicas, financieras y hacendarías actuales y las que se prevé para un futuro y
þ En general la información especifica, sectorial e institucional requerida para integrar el proyecto.
La consideración del Presupuesto de Egresos de la Federación como un instrumento de la planificación implica continuar el proceso ya iniciado de acercamiento progresivo y de congruencia de este instrumento con los contenidos del Plan y de los programas. Una de las tareas más sobresalientes en esta línea será la progresiva modificación de la apertura programática conforme a los lineamientos requerimientos de la planeación a efecto de asegurar que la aplicación real de las acciones esté vinculada efectivamente a los objetivos y prioridades nacionales.
