COMO TOMAR MEJORES DECISIONES
4ª parte
Técnicas para aumentar la creatividad
La creatividad se puede enseñar." Con frecuencia, los pensamientos creativos son el fruto de amplios esfuerzos y se cuenta con varias técnicas para fomentar esas clases de pensamientos, en especial en el proceso de toma de decisiones. Algunas de las técnicas se centran en las interacciones de grupo; otras en las acciones individuales. Como ejemplo de las diversas técnicas, dos muy utilizadas son la tormenta de ideas y la sinéctica.
Tormenta de ideas. Una de las técnicas más conocidas para facilitar la creatividad se debe a Alex F. Osborn, a quien se le llama "el padre de la tormenta de ideas"." El propósito de este enfoque es mejorar la solución de problemas encontrando soluciones nuevas y poco usuales. En las sesiones de tormentas de ideas se busca la multiplicación de las ideas. Las reglas son las siguientes:
1. Nunca se critican las ideas.
2. Es mejor mientras más radicales son las ideas.
3. Se insiste en la cantidad de producción de ideas.
4. Se estimula la mejoría de las ideas por otros.
La tormenta de ideas, que insiste en el pensamiento de grupo, recibió amplia aceptación después de su introducción. Sin embargo, el entusiasmo disminuyó cuando en algunas investigaciones se descubrió que las personas podían desarrollar mejores Ideas trabajando solas que haciéndolo en grupos. No obstante, otros estudios mostraron que en algunas situaciones el enfoque de grupo puede funcionar correctamente. Quizá éste sea el caso cuando se distribuye la información entre varias personas o cuando una decisión de grupo deficiente es más aceptable que una mejor decisión individual que, por ejemplo, será rechaza por quienes tienen que ponerla en práctica. Asimismo, la aceptación de las nuevas ideas por lo general es mayor cuando la decisión la toma el grupo que tiene a cargo su implantación.
SINECTICA.-. Conocida originalmente como la técnica Gordon (en honor de su creador, William J. Gordon), este sistema sufrió modificaciones posteriores y se le denominó sinéctica. 1 3 En este enfoque, los miembros del equipo se seleccionan cuidadosamente de acuerdo con su capacidad para hacer frente al problema, lo que quizá involucro a toda la organización.
El líder del grupo desempeña un papel vital en este enfoque. De hecho, sólo el líder conoce la naturaleza específica del problema. Esta persona limita y dirige con cuidado la discusión sin revelar cuál es el problema real. La razón principal para este enfoque es evitar que el grupo llegue a una solución prematura del problema. El sistema incluye un grupo complejo de interacciones del cual surge una solución con frecuencia la invención de un nuevo producto.
Limitaciones del análisis grupal tradicional
Aunque las técnicas de la tormenta de Ideas y de la sinéctica pueden originar ideas creativas, es incorrecto suponer que la creatividad sólo se desarrolla en grupos. Es más, el análisis grupal tradicional puede inhibir la creatividad." Por ejemplo, los miembros del grupo quizá sigan una idea excluyendo otras alternativas. Los expertos en un tema pueden no estar dispuestos a expresar sus ideas en un grupo por temor de que se les ridiculice. Además, los administradores de niveles inferiores se pueden sentir exhibidos al expresar sus puntos de vista en un grupo que incluya gerentes de niveles más altos. Las presiones para adaptarse pueden desalentar la expresión de opiniones disidentes. La necesidad de llevarse bien con otros puede ser más fuerte que la de Investigar alternativas creativas pero impopulares para la solución de un problema. Por último, debido a que deben llegar a una decisión, los grupos probablemente no se esforzarán por investigar para buscar información importante para la decisión.
El gerente creativo
Con demasiada frecuencia se supone que la mayoría de las personas no son creativas porque tienen poca capacidad para desarrollar nuevas Ideas. Lamentablemente esta suposición puede ser perjudicial para la organización, puesto que, en un ambiente apropiado, prácticamente todas las personas pueden ser creativas, aunque el grado de creatividad varia en forma considerable,
En términos generales, las personas creativas son Investigadoras y producen muchas Ideas nuevas e inusuales: rara vez les satisface el status quo. Aunque son inteligentes, no sólo dependen del proceso racional sino que también dan importancia a aspectos emocionales de su personalidad para la solución de los problemas.
Parecen emocionarse con la solución de un problema, e incluso llegan al punto de tenacidad. Las personas creativas están conscientes de su capacidad y tienen un criterio Independiente. Se oponen a la conformidad y se consideran diferentes.
No hay duda de que las personas creativas pueden hacer grandes aportaciones una empresa. Sin embargo, al mismo tiempo también pueden ocasionarse dificultades. Como ya lo saben muchos administradores el cambio no siempre es bien recibido. Más aún, con frecuencia éste tiene efectos colaterales Indeseables e esperados. En forma similar, las ideas inusuales en las que se Insista con terquedad pueden frustrar a otros y obstaculizar el funcionamiento de una organización. Por último, las personas creativas pueden provocar problemas al no tomar cuenta las políticas, reglas y regulaciones establecidas.
Como resultado de ello es probable que en muchos casos la creatividad de la mayoría de las personas se subutilice, a pesar del hecho de que las Innovaciones usuales pueden generar grandes beneficios para la empresa. No obstante, se pueden usar con eficacia técnicas Individuales y de grupo para fomentar la creatividad, en particular en el área de la planeación. Sin embargo, la creatividad no es sustituta del criterio gerencial. El administrador debe determinar y ponderar los.riesgos que existen al seguir ideas inusuales y convertirlas en prácticas innovadoras
El Enfoque de Sistemas y la Toma de Decisiones
Por lo general, no se pueden tomar decisiones en un ambiente en, sistema cerrado. Como ya se ha insistido, muchos elementos del ambiente de la planeación se encuentran fuera de la empresa. Además, cada departamento o sección de una presa es un subsistema de la misma: los administradores de estas unidades organizacionales tienen que ser sensibles a las políticas y los programas de otras unidades de la empresa y de ésta como un todo. Es más, las personas dentro de la presa son parte del sistema social y se deben tomar en cuenta sus pensamientos actitudes cada vez que un administrador toma una decisión.
Más aún, incluso cuando los administradores elaboran un modelo de sistema cerrado, como pueden hacerlo con los modelos de decisión de Investigación de oraciones, lo hacen así sencillamente para tener un programa operable para solucionar. Sin embargo, al hacerlo realizan ciertas suposiciones con respecto a las fuerzas ambientales que Influyen fuertemente sobre su decisión, dan entrada en s cálculos a datos, como son o parecen ser en algún momento determinado, y cambian la estructura de su modelo cuando así lo requieren tuerzas y acontecimientos más allá de su alcance.
Sin embargo, afirmar que los administradores toman en cuenta los diversos elementos del ambiente del sistema de su problema no significa que renuncien a su papel de tomadores de decisiones. Alguien tiene que elegir un curso de acción entre varias alternativas, tomando en cuenta los acontecimientos y las fuerzas del ambiente que afectan una decisión. Con frecuencia no resulta factible o aconsejable democratizar el proceso de decisión hasta el grado en que todas las decisiones se tomen mediante el voto de los subordinados o de las otras muchas personas que puedan tener algún interés inmediato o lejano en el asunto. En algún punto se tiene que tomar una decisión.
RESUMEN
1,a toma de decisiones es la selección de un curso de acción entre varias alternativas; es la médula de la planeación. Los administradores deben escoger con base en una racionalidad limitada o circunscrita. Es decir, deben tomar decisiones de acuerdo con todo lo que puedan aprender sobre una situación, lo que quizá no sea todo lo que necesiten conocer.
Como casi siempre existen alternativas -por lo general muchas- a un curso de acción, los administradores necesitan reducirlas a aquellas pocas que se relacionen con los factores limitantes, que son los elementos o circunstancias que se interponen en el camino para lograr un objetivo deseado. Después se evalúan las alternativas en términos de factores cuantitativos y cualitativos. Otras técnicas para la evaluación de las alternativas incluyen el análisis marginal y el análisis costo-beneficio. 1,a experiencia, la experimentación y la investigación y el análisis forman parte de la toma de decisiones.
Las decisiones programadas y las no programadas son diferentes. Las primeras son adecuadas para problemas estructurados o rutinarios. Esta clase de decisiones las toman especialmente los gerentes y no gerentes de niveles inferiores. Por otra parte lasas decisiones no programadas se usan para problemas no estructurado y no rutinarios y recaen especialmente en los administradores de más alto nivel.
Algunos enfoques modernos en la toma de decisiones son el análisis de riesgos (que asigna probabilidades matemáticas a los resultados de las decisiones), los árboles de decisión (que muestran los puntos de decisión, los acontecimientos fortuitos y las probabilidades de varios cursos de acción) y la teoría de la preferencia (que toma en cuenta la disposición de los administradores a correr ciertos riesgos).
Los factores que determinan la importancia de una decisión -son el tamaño del compromiso, la flexibilidad o inflexibilidad de los planes, la certeza o incertidumbre de las metas y premisas, el grado hasta el cual se pueden medir las variables y la repercusión sobre las personas.
Los sistemas de apoyo a la decisión (SAD) utilizan computadoras para ayudar al proceso de toma de decisiones de tareas semiestructuradas. Estos sistemas ayudan a los administradores a tomar mejores decisiones, pero no son un sustituto del criterio administrativo.
La creatividad, la capacidad y el poder para desarrollar nuevas ideas son importantes para la administración eficaz. La innovación es la concreción práctica de estas ideas. El proceso creativo consta de cuatro fases que se traslapan entre sí: 1) depuración inconsciente, 2) intuición, 3) conocimientos y 4) formulación lógica, Dos técnicas muy usadas para mejorar la creatividad son la tormenta de ideas y la sinéctica.
Por último, las decisiones se deben tomar reconociendo que las organizaciones son sistemas abiertos, en interacción con el ambiente.
ENFOQUE DE SISTEMAS Y LA TOMA DE DECISIONES*
