文書寫作概要二

i. 簡報：簡報是各行政機關之間用來下情上報、上情下達和互通情況、交流資訊的一個文種，是資訊類公文中最重要、最常用的一種。它是一種機關文書。

1、反映情況。通過簡報，可以將工作進展情況以及工作中出現的新情況、新問題、新經驗，及時反映給各級決策機關，使決策機關瞭解下情，為決策機關制定政策、指導工作提供參考。

2、交流經驗。簡報體現了領導機關的一定指導能力，通過組織交流，可以提供情況、借鑒經驗、吸取教訓，這樣對工作有指導和推動作用。

3、傳播資訊。簡報本身即是一種資訊載體，可以使各級機關及從事行政工作的人互相瞭解情況，吸收經驗、學習先進、改進工作。

簡報的種類儘管很多，但其結構卻不無共同之處，一般都包括報頭、標題、正文和報尾四個部分。有些還由編者配加按語，成為五個組成部分。

簡報一般都有固定的報頭，包括簡報的名稱、期號、編發單位和發行日期。

１、簡報名稱　印在簡報第一頁上方的正中處，為了醒目起見，字型大小易大，盡可能用套紅印刷。

２、期號　位置在簡報名稱的正下方，一般按年度依次排列期號，有的還可以標出累計的總期號。屬於“增刊”的期號，要單獨編排，不能與“正刊”期號混編。

４、發行日期，以領導簽發日期為准，應標明具體的年、月、日，位置在期號的右下方。

有些簡報根據需要，還應標明密級，如“內部參閱”、“秘密”、“機密”、“絕密”等，位置在簡報名稱的左上方。

報尾部分應包括簡報的報、送、發單位。報，指簡報呈報的上級單位，送，指簡報送往的同級單位或不相隸屬的單位，發，指簡報發放的下級單位。如果簡報的報、送、發單位是固定的，而又要臨時增加發放單位，一般還應注明“本期增發×××（單位）”。報尾還應包括本期簡報的印刷份數，以便於管理、查對。報尾部分印在簡報末頁的下端。

ii. 調查報告：將某件事或某個問題進行調查研究後的結果，用書面語言表達出來的報告叫調查報告。寫這類報告必須按下列步驟寫作：

& 編訂計劃：根據調查目的編訂調計劃，包括確定調查對象、項目、步驟和方法等。

& 資料搜集：圍繞調查目的搜集必要的資料，以求初步了解調查對象大致情形，並確定調查的重點。

& 展開調查：按計劃運用問卷、訪問、座談會等方法展開調查，力求全面地了解情況，掌握確實數據。

& 分析研究：運用科學方法進行分析研究，從中建立自己的看法，之後就可以開始動筆寫作了。

1. 揭示主題、內容：類似工作報告在標題中揭示內容要點並標明文體的做法。

2. 文章式：標題中不出現調查報告等字眼，只提示報告涉及的範圍或主要觀點。

1. 引言：用以說明調查目的、揭示全篇主旨、概述調查對象的基本情況，或交代調查時間、地點、範圍、經過和方法等。

Ø 針對性強：調查報告是作者針對某些問題有目的、有計劃地進行調查、研究後寫作的，在研究過程中作者所接觸的問題會形成自己的一些意見，經提煉後寫入調查報告中。作者在發表其主張時，需加以闡發並作必要的論述。因此，調查報告的各個部分往往是敘議結合的。

Ø 展示重點：在報告中，將作者在調查、分析中形成的若干觀點，按其聯繫分先後主次逐個闡述、報告。報告中運用適當的調查所得的相關材料以支持各個觀點。當中可分為若干部分，各標以編號，或冠以小標題，提示該部分的論點或內容範圍;透過各個部分的敘述、說明和議論，報告的重心才得以展示。

Ø 結論明確：調查報告不是議論文，不宜長篇論，要從事實出發，用具體文字，運用調查所得及相關資料表達作者的論點。在全篇文章的結語部分需有系統地表達作者的論點。寫作調查報告應對調查作理性分析，在結語中將論點闡述得富說服力。

iii. 總結：是對一定時期作過的工作，做一次結論性的回顧，並加以分析研究、歸納整理及寫出經驗教訓，用來指導今後工作的文書。總結分類如下：

種類	稱謂
按性質分類	工作總結	學習總結	勞動總結	文體總結
按時間分類	年終總結	季度總結	月份總結	階段總結
按範圍分類	地區總結	部門總結	單位總結	個人總結
按內容分類	經驗總結	試點總結	專題性總結	綜合性總結

檔式標題　一般由單位名稱、時限、內容、文種名稱構成。例：《××局 19××年度擁軍擁屬工作總結》。

文章式標題　以單行標題概括主要內容或基本觀點，不出現總結字樣，但對總結內容有提示作用。例某高校的專題總結《我們是如何實行教學與科研相結合的》。

雙行式標題　即分別以文章式標題和檔式標題為正副標題，正標題揭示觀點或概括內容，副標題點明單位、時限、性質和總結種類。例：《知名教授上講臺　教書育人放異彩——×× 大學德育工作總結》。

þ 前言：一般介紹工作背景、基本概況等，也可交待總結主旨並作出基本評價。開頭力求簡潔，開宗明義。

þ 主體：應包括主要工作內容、成績及評價、經驗和體會、問題或教訓等。這些內容是總結的核心部分，可按縱式或橫式結構形式撰寫。所謂縱式結構，即按主體內容縱向所做的工作、方法、成績、經驗、教訓等逐層展開。所謂橫式結構即按材料的邏輯關係將其分成若干部分，標序加題，逐一寫來。

þ 結尾：作為結的結束語可以歸納呼應主題、指出努力方向、提出改進意見或表示決心信心等語作結，要求簡短精練。

3、落款：一般在正文右下方署名署時。如是報刊雜誌或簡報刊用的交流經驗的專題總結，應在標題下方居中署名。

iv. 章程：又稱章則。是某個組織、團體用來闡明自己的性質、宗旨、任務、組織原則、機構/成員條件、權利、義務、規範、紀律等等的文件。它是比較廣泛、相對穩定的制約性文書，章程大致分為下列三類：

è 自律性章程：社團及群眾根據組織的成員按照平等和自願的原則，通過協商或投票表決來制訂章則，用作該團體/組織所有成員需遵守的準則。許多學術團體、民眾組織及政治社團的章程皆屬這一類。

è 職權性章程：這是公司機構人員按其所擁有的職權制訂章則。制訂者既履行自己的職責，亦將使用特定服務或參與特定的活動的人可以按細則及章程行事。

è 法律性章程：各個國家和地方的權力機構、司法機構、行政機構可根據憲法的規定，在其職權範圍內，按照程序制訂各種章則。

甲、條文的次序：逐條表述章則內容時，條文的先後排列要顧及到內容的互相關係，應以先一般、後個別，或先主要、後次要，或先總綱、後細則。

乙、分章和分條：內容繁複、條文眾多而相互關係又較為複雜的章則，可將若干條文合為一章。某些章則中有的條文本身又包含較多內容，則可將同一條文分解為幾個小段落來寫，即在「條」之下分成「款」。

丙、引言的運用：章則可以不入條文，但也可以將第一條作為引言。引言可分為：

v. 公約：人們為了保證順利完成某項工作，經討論後把約定要做的事和反對的事明確寫成條文，以便共同遵守。

² 標題：標明公約的名稱、說明公約的性質，也可以加上地區或單位名稱。

² 正文：一般分條寫出具體事項，即公約要遵守的事項，也有在條文前後簡明扼要地說明訂立條約的目的，起了引言的作用。

² 結尾：訂立公約的單位名稱與日期寫在右下方。如標題已寫單位名稱的，只需寫日期。

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