Home         Sm@rt~Attendance        Sm@rt~Payroll       Others 

Sm@rt Software

þ      Smart Attendance System (SAS)

Pada umumnya kebutuhan informasi absensi harian adalah total jam kerja (reguler hours), keterlambatan (late coming), pulang cepat (early leaving), lembur awal/early work (lembur sebelum jam kerja dimulai), lembur akhir/overtime (lembur setelah jam kerja), ketidakhadiran (absent reason). Selain itu kebutuhan akan informasi rekapitulasi (summary/periodic) juga sangat diperlukan seperti jumlah hari kerja perusahaan (schedulle working day), aktual hari kerja karyawan /actual working day(hari kerja biasa & hari kerja libur), jumlah hari kerja berdasarkan shift (non shift, shift 1, shift 2, shift 3, dll), total jam lembur (OverTime; OT1.5, OT2.0, OT3.0, OT4.0), jumlah hari hak cuti (entitlement), jumlah hari cuti yang telah digunakan (taken), sisa hari cuti (balance), jumlah hari ketidakhadiran (non working day) berdasarkan alasan ketidakhadiran/absent reason (ijin, sakit, mangkir,cuti,dll), jumlah hari terlambat, total jam keterlambatan, jumlah hari pulang cepat, total jam pulang cepat. SAS dirancang untuk memudahkan user mengakses informasi tersebut dengan cepat dan akurat yang pada akhirnya memudahkan user mengontrol segala aktivitas yang berkaitan dengan absensi disertai laporan yang menarik dan informatif.

Berikut ini adalah beberapa keunggulan/feature dari SAS yaitu:

Shift

Banyaknya shift yang ada pada perusahaan anda sangat memungkinkan untuk diterapkan pada SAS. Persoalan akan semakin rumit jika shift-nya adalah shift malam apalagi disertai dengan lembur. SAS dapat mengatasi masalah tersebut karena shift yang ada dapat dicustomize sesuai kebutuhan user.

Selain itu jika perusahaan anda telah menggunakan mesin abesensi yang telah terkoneksi dengan komputer, SAS juga sangat fleksibel dalam berinteraksi tanpa melihat produk mesin absensi yang anda gunakan. Ada 3 metode yang dapat dilakukan dalam memproses data dari mesin absensi untuk diolah sehingga data tersebut secara tepat dan akurat dapat diposisikan sesuai dengan jadual kerja karyawan, yaitu:

1.  Manual Shift

Teknis pelaksanaannya dengan cara pada saat karyawan menggesekkan kartu pada mesin absensi juga diikut dengan    menekan tombol shift yang sesuai dengan jadual kerja karyawan.

2.  Schedulle Shift

Sebelum karyawan melakukan aktifitas kerja terlebih dahulu akan dibuat pengelompokkan karyawan berdasarkan persamaan rotasi shift/jadual kerja, sehingga memudahkan user dalam meng-input jadual kerja karyawan berdasarkan pengelompokkan tadi.

3.  Auto Shift

Metode ini secara otomatis akan mengetahui jadual kerja/shift karyawan yaitu dengan cara terlebih dahulu menentukan jarak waktu (range). Misalnya jika clock in berada diantara pukul 07:00 s/d pukul 10:00 maka shift/jadual kerjanya adalah shift 1, jika clock in berada diantara pukul 10:00 s/d pukul 13:00 maka shift/jadual kerjanya adalah shift 2 dan seterusnya.

Pengakuan/pengesahan lembur (approved)

Ada 2 metode yang dapat diterapkan untuk mengkalkulasi lembur karyawan yaitu:

1.  Otomatis

Lembur akan dikalkulasi secara otomatis jika aktual jam kerja karyawan melebihi jam kerja normal perusahaan.

2.  Otorisasi

Lembur karyawan akan dikalkulasi setelah mendapat otorisasi tanpa merubah jam masuk (clock in) dan jam pulang (clock out)karyawan.

Pembulatan jam (rounding)

Pembulatan jam kerja dan lembur dapat dilakukan mengikuti peraturan perusahaan yang berlaku.

Penyesuaian (Adjustment)

Keterlambatan (late coming) dan pulang cepat (early leaving) yang bukan disebabkan oleh karyawan dapat disesuaikan         dengan kondisi jam kerja perusahaan tanpa merubah jam masuk (clock in) dan jam pulang (clock out).

Cuti (Annual Leave)

Perhitungan cuti karyawan dilakukan secara otomatis dengan mengikuti peraturan perusahaan. Pada saat karyawan memperoleh hak cuti yang baru, SAS juga dapat mengkalkulasi secara otomatis sisa cuti (carry over) akan hangus atau tidak. 

Alasan ketidakhadiran (absent reason)

Banyaknya alasan ketidakhadiran memungkinkan SAS untuk diterapkan dan perubahan-perubahannya dapat dicustomize mengikuti peraturan perusahaan.

Kalender kerja (schedulle working)

 Kebutuhan akan kalendar kerja adalah mutlak bagi setiap setiap perusahaan.

Standar laporan: kehadiran, ketidakhadiran, lembur, cuti, rekapitulasi (summary) bulanan,rekapitulasi (summary) tahunan.

Sm@rt Payroll>> 

Copyright © 2003 PT. PENTALITE MURNI SEJATI