| "การจัดทำรายงานการไปอบรมกับหน่วยงานภายนอก""
00131 |
(ทักษะในเรื่องนี้มีการอบรมให้ความรู้ได้ในหลักสูตร
"การจัดทำรายงานเพื่อการนำเสนอต่อผู้บริหาร" ดูรายละเอียดหลักสูตรได้ใน
Menu 6)
"...ตามที่ส่งผมเข้ารับการอบรมหลักสูตร...ของสถาบัน....ในวันที่...นั้น
บัดนี้การอบรมได้จบการอบรมแล้ว เนื้อหาของการอบรมดังแนบ" แล้วก็แนบเอกสาร ทั้งปึกใหญ่ตามที่ได้รับแจกมานั่นแหละส่งไปให้นายทราบ
นี่มันเป็นเสียอย่างนี้ของบางคนบางบริษัท การยอมให้ผู้ไปอบรมกลับมารายงานอย่างนี้ก็แปลว่าการเสียเงินไปอบรมไม่สร้างตัวคูณ
ความรู้ที่มีพนักงานของบริษัทไปอบรมมาน่าจะมาทำให้เกิดผลทวีคูณได้มากกว่านี้ การส่ง
พนักงานไปอบรมภายนอกซึ่งปัจจุบันมีมากมายนั้นน่าจะเริ่ม"ดำเนินการ"บางอย่างกันตั้งแต่ต้น
กล่าวคือ
1.
บอกผู้ที่ได้รับการคัดเลือกให้ไปอบรมว่าทำไมจึงได้รับการคัดเลือก
ต้องบอกในเชิงบวก ไม่ใช่ว่า"ว่างหรือเปล่า เอา..นี่ฝ่ายบุคคลส่งมาให้ว่างๆก็ไปอบรมแล้วกัน"การส่ง
มาในในลักษณะนี้ไม่ได้ส่อแววว่าผู้บังคับบัญชามุ่งหวังอะไร แถมยังเห็นว่าว่างงานอีก(ทั้งๆที่
บางทีก็ยุ่งจะแย่อยู่เหมือนกันและการพูดอย่างนี้ก็ไม่ได้หวังว่าคนนั้นจะได้อะไร (ก็อยู่ที่ทำงาน
ยังว่างเลยมันจะมีสมองอะไรไปจดจำสาระมาได้...นึกเสียอย่างนั้นด้วยซ้ำ หรือเปล่า)
เออ...บอกไปซีว่า "ผมเห็นว่าการอบรมหลักสูตรนี้จะเป็นประโยชน์กับงานของคุณหรือตำแหน่งของคุณต่อไปข้างหน้า
ผมอยากให้คุณได้เรียนรู้เพิ่มเติมไปเข้าหลักสูตรนี้นะ แล้ว เอ้อ..ช่วยเก็บประเด็น......มาเล่าให้ฟังบ้างนะ
ดูท่าทางน่าสนใจ" อย่างนี้ผู้เข้าอบรมก็ ได้รับการจูงใจให้มาอบรม แล้วเตรียมเก็บทุกสิ่งทุกอย่างเอาไปฝากนาย
2.
เมื่อพนักงานกลับมาแล้วก็อย่าพูดแบบเดิมว่า "เอ้า..กลับมาแล้วหรือ
ดี นั่นงาน ค้างอยู่เยอะรีบจัดการงานต่างๆเสียให้เรียบร้อย" การรายงานหรือการนำผลของการ
อบรมมาสร้างเป็นตัวคูณทำได้หลายประการ เช่น
(1)
ให้เขียนรายงาน จะมีแบบฟอร์ม หรือ ไม่มีก็ตามแต่ขอให้ผู้ไปอบรมได้สรุปเนื้อหา
และทำข้อเสนอแนะมาทั้งเรื่องของการอบรม และ เรื่องของการนำมาใช้ประโยชน์ ในแง่ของเนื้อหาก็ให้ความเห็นว่าดีหรือไม่ดี
คุ้มหรือไม่คุ้ม ถ้า เนื้อหาดีควรจะทำอย่างไร ควรส่งพนักงานไปเรียนอีกไหมหรือจะสอนเอง
หรือจัดอบรมหลักสูตรนี้ภายในบริษัท ในแง่ของการใช้ประโยชน์ จากการที่ไปอบรมมาเห็นว่าจะนำมาใช้ได้ในงานตรงไหนบ้าง
ใช้ได้อย่างไรบ้าง คุณเห็นว่าบริษัทเราควรปรับปรุงอะไรบ้างหรือไม่
(2)
มีบาง บริษัทได้กำหนดว่าผู้ที่ไปอบรมมาต้องกลับมาสรุปเนื้อหาให้เพื่อนร่วมงานฟังสัก
1-2 ชม. หรือ มากน้อยแล้วแต่เวลาที่ไปอบรมมา การทำอย่างนี้คงจะทำให้ผู้ไปอบรมต้องเก็บเนื้อหาอย่าง
เต็มที่ และการให้นำมาสรุปก็ช่วยให้ผู้ไปอบรมกลับมาย่อยเนื้อหาอีกทีหนึ่ง แถมเป็นการฝึกการสรุปเนื้อหา
ฝึกการนำเสนอเนื้อหาได้ด้วยอีกประการหนึ่ง
(3)
มีผู้จัดการทั่วไปท่านหนึ่งใช้วิธีการว่าเมื่อส่งพนักงานไปอบรมแล้ว กลับมาจะต้องมาสรุปให้ท่านฟังสักครึ่งชั่วโมง
โดย ท่านผู้จัดการทั่วไปเปิดเอกสารไปพลางฟังไปพลาง คนที่ไปอบรมก็พูดไปว่าได้อะไรบ้าง
โดยให้ พูดใน 3 ประเด็น คือหนึ่งด้านเนื้อหาวิชาสัก 10-15 นาที แล้วพูดถึงความคิดเห็นและการนำมา
ใช้ประโยชน์ การนำเอาหลักการที่ไปเรียนมาประยุกต์ใช้ในงานอีกสัก 15-20
นาที อย่างนี้ทุกคนทุกครั้ง ทำให้ผู้เรียนได้อะไรหลายอย่าง
แน่นอนว่าตั้งแต่การนั่งอบรมก็คิดไปตลอดเวลาว่า หลักการหรือวิธีการนั้นๆถ้ามองมาในองค์กรของตนเองแล้วจะใช้ประโยชน์ได้อย่างไร
กลับมาก็ ต้องพยายามสรุปเนื้อหาสาระซึ่งทักษะในการสรุปประเด็นก็สำคัญมาก ก็ได้ฝึกไปด้วย
แล้ว ยังได้ฝึกการนำเสนออย่างกระชับ อย่างเข้มข้น สุดท้ายก็ได้ฝึกการใช้ความสามารถในเชิง
วิเคราะห์ ประโยชน์ของการอบรมในแนวทางนี้ก็จะเป็นตัวคูณ
3.
ในองค์กรอีกแห่งหนึ่งได้กำหนดว่าผู้ทีไปอบรมจะต้องนำเทปไปอัดเสียงด้วย
แต่ก็ ให้ขออนุญาตผู้สอนเสียก่อนนะเพื่อความน่ารัก แล้วก็อัดเสียงมาโดยตลอด กลับก็ทำรายการ
(LIST) ของเทปวิชาการต่างๆว่าเป็นวิชาอะไร ใครเป็นผู้บรรยาย เมื่อไหร่ หลักสูตรอะไร
พร้อม ส่งมอบเอกสารไว้เป็นสมบัติของบริษัท ส่วนเจ้าตัวที่ไปอบรมจะสำเนาไว้ก็ไม่ขัดข้อง
แล้วใน ช่วง 3-6 เดือน หรือแล้วแต่ปริมาณ แล้วแต่ความ"ดัง" ของหัวข้อวิชาต่างๆที่มีไว้
ก็ออกรายการ (LIST) ไปยังทุกฝ่ายงานว่าตอนนี้ทางฝ่ายทรัพยากรบุคคลมีเทปวิชาการ และเอกสารการอบรมอะไรอยู่บ้าง
ขอเชิญมายืมไปศึกษาได้ แหมอย่างนี้น่าชมเชย เพราะพนักงานบางคนอยากจะรู้ประกอบการทำงานเหมือนกัน
แต่ไม่มีเวลาไปอบรมจริงๆ หรือต้องการรู้เฉพาะบางส่วนก็สามารถไปยืมมาอ่าน ยืมมาฟังได้
นานวันเข้าเอกสารและเทปวิชาการเหล่านี้ก็มีมากพอที่จะตั้งเป็นห้องสมุดขนาดเล็ก (ฉบับกระเป๋าเดินทาง)ได้สบายครับ
4. ท่านหัวหน้างานครับ
ถ้าท่านจะให้ลูกน้องไปอบรม ก็ขอให้ท่านกระทำอะไรบางอย่างก่อนที่จะให้เขาออกไป และเมื่อเขากลับมาแล้วก็ควรกระทำอะไรบางอย่างเพื่อให้เกิดผลคูณต่อหน่วยงานและต่อเพื่อนร่วมงาน
การที่ส่งคนออกไปอบรมเพราะอยากให้เป็นรางวัลหรือเบื่อที่จะให้เจ้าหมอนั่นอยู่ที่ทำงาน
ออกไปพ้นหูพ้นตาเสียสักวันสองวันก็ดีนั้นอย่าทำเลย นอกจากจะเสียเงินของบริษัทแล้ว
ยังเป็นการทำลายน้ำใจ ทำลายเวลาที่มีค่าของเขา ก่อนที่จะ ให้เขาไปลองพูดกับเขาสัก
2-3 ประโยค กลับมาก็ถามถึงสัก 2-3 ประโยค (เป็นอย่างน้อยนะ) ก็จะทำให้อะไรดีขึ้นเยอะ
5. แล้วถ้าท่านหัวหน้างานไปอบรมเสียเองก็ขอให้เริ่มต้นในการใช้ทรัพยากรที่ได้มาให้เกิดประโยชน์ต่อองค์กรสูงสุด
อย่างน้อยเมื่อกลับมาก็ต้องนำเสนอความเห็นใน 2 เรื่องคือเรื่อง ตัวหลักสูตรว่าเป็นอย่างไร
มีประโยชน์ต่อองค์กรเราแค่ไหน และประเด็นที่สองจากการได้ รู้เช่นนั้นองค์กรเราควรได้ดำเนินการอะไรบ้างเพื่อให้การทำงานดีขึ้น
หากทำเช่นนี้ได้แล้วการ ส่งพนักงานของเราไปอบรมข้างนอกก็จะมีความหมายมากขึ้นอย่างแท้จริง...สวัสดีครับ.
กลับ Menu 13 เจ้าหน้าที่ฝึกอบรม
กลับหน้าแรก
Menu 12
