13. การเป็นเจ้าหน้าที่ฝึกอบรม (TO-Training Officers) ที่(มี)ดี
หน้านี้ตั้งใจจะเป็นการให้ข้อคิดแนวทางปฏิบัติต่างๆของเจ้าหน้าที่ฝึกอบรม (Training Officer)จะทยอยเขียน ตอนนี้คงเพียงน้อยนิดเพื่อให้ Website มีเนื้อหา(สักนิด) ในแต่ละ Menu ไปก่อนนะครับ
หน้าที่ความรับผิดชอบของเจ้าหน้าที่ฝึกอบรม เจ้าหน้าที่ฝึกอบรมมีหน้าที่ความรับผิดชอบตามขั้นตอนต่างๆของการฝึกอบรม ซึ่งแบ่งเป็น 5 ขั้นตอนดังต่อไปนี้
ก	การเตรียมการก่อนการฝึกอบรม
ข	การดำเนินการในวันเปิดการอบรม
ค	การดำเนินการระหว่างการฝึกอบรม
ง	การดำเนินการในวันปิดการอบรม
จ	การดำเนินการภายหลังการอบรมสิ้นสุดลง
ก	การเตรียมการก่อนการฝึกอบรม
	1 สร้างและพัฒนาหลักสูตร 2 ตรวจสอบ / เตรียมการ กำหนดการ วิทยากร โปรแกรม 3 ติดต่อเชิญผู้บริหารเพื่อเปิดการอบรม / แนบคำกล่าวเปิด 4 แจ้งฝ่ายต่างๆที่เกี่ยวข้อง เช่นฝ่าย... 5 (ช่วยเติม)...
ข	การดำเนินการวันเปิดการอบรม
	1 ต้อนรับผู้เข้ารับการอบรม / ต้อนรับผู้บริหารที่มาเปิดการอบรม 2 จัดเตรียมอุปกรณ์การอบรมให้พร้อมทั้งสำหรับวิทยากรและผู้เข้ารับการอบรม 3 ช่วยจัดกิจกรรมให้ผู้เข้ารับการอบรมได้รู้จักกัน 4 ชี้แจงรายละเอียดต่างๆที่เกี่ยวข้อง เช่นการเบิกจ่ายเบี้ยเลี้ยง ฯลฯ 5 (ช่วยเติม)...
ค	การดำเนินการระหว่างการอบรม
	1 ต้อนรับ ให้ความสดวกกับวิทยากร แนะนำวิทยากร 2 ประเมินผลการฝึกอบรม ทั้งตัววิทยากร ผู้เข้ารับการอบรม เนื้อหาวิชา 3 จัดเตรียมเอกสารตำราประกอบการอบรม 4 ให้คำแนะนำ ช่วยประสานงานในการจัดกิจกรรมของผู้เข้ารับการอบรม เช่น... 5 (ช่วยเติม)...
ง	การดำเนินการในวันปิดการอบรม
	1 ถ้ามีการกล่าวปิด เตรียมการติดต่อ คำกล่าวปิด ต้อนรับผู้บริหาร 2 ถ้ามีการแจกวุฒิบัตร เตรียมรายการต่างๆที่เกี่ยวข้อง 3 ประเมินผลการอบรมรวมทั้งหลักสูตร สอบถามความคิดเห็นเพิ่มเติมจากผู้อบรม 4 ดูแลความเรียบร้อย ให้ความสดวกแก่ผู้เข้ารับการอบรมในการเดินทางกลับ 5 (ช่วยเติม)....
จ	การดำเนินการภายหลังการฝึกอบรมเสร็จสิ้น
	1 ช่วยวิทยากรตรวจข้อสอบ(ถ้ามี) หรือสรุปความเห็นในส่วนที่วิทยากรขอ / ให้ได้ 2 ประมวลความคิดเห็น จัดทำข้อเสนอแนะในการปรับปรุงหลักสูตร 3 (ในบางกรณี) ส่งรายงานไปยังผู้บังคับบัญชาของผู้เข้ารับการอบรม 4 สรุปผลในจัดฝึกอบรมทั้งหมดเสนอผู้บังคับบัญชาตามระดับชั้น
หลักการคิดค่าใช้จ่ายในการจัดอบรม หมวดค่าใช้จ่ายในการอบรม
1	ค่าวิทยากร วิทยากร ภายนอกชม.ละ .... รวม.... ชม. เป็นเงิน .... บาท วิทยากรภายใน ชม.ละ.... รวม.... ชม. เป็นเงิน .... บาท เหมาจ่าย(PACKAGE) .... บาท
2	ของว่าง(มื้อละ ..... บาท x มื้อ x คน) .... บาท ค่าอาหาร อาหารเช้า (มื้อละ .... บาท x มื้อ x คน) .... บาท อาหารกลางวัน (มื้อละ.... บาท x มื้อ x คน) .... บาท อาหารเย็น (มื้อละ.... บาท x มื้อ x คน) .... บาท
3	ค่าที่พัก(คืนละ.... บาท x คืน x คน) .... บาท
4	ค่าเช่าห้องอบรม/อุปกรณ์/โสตทัศนูปกรณ์ .... บาท
5	ค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ด (สำรองไว้ 10 %) .... บาท
6	ค่าล่วงเวลา ค่าตอบแทนการทำงานในวันหยุด .... บาท
7	ค่าเดินทาง ค่ายานพาหนะ/ค่าเดินทางของวิทยากร .... บาท
8	ค่าจัดทำเอกสาร ตำรา/ค่าเครื่องเขียนแบบพิมพ์ .... บาท
9	หมวดค่าใช้จ่ายอื่นๆ เช่น ค่ารับรอง .... บาท
10	อื่นๆ(ตามแต่รายการจะเพิ่มเติม) .... บาท หมายเหตุ
	ค่าใช้จ่ายในการจัดอบรมจะมีรายการหลากหลายขึ้นอยู่กับระเบียบของบริษัทเกี่ยวกับเรื่องนี้ ขึ้นอยู่กับสถานที่การจัดอบรม วิธีการอบรม ระยะเวลาในการ จัดอบรม ที่ยกตัวอย่างตามข้างบนนี้เป็นเพียงแนวทางในการทำงานเท่านั้น.
ต่อไปนี้เป็นตัวอย่าง ใครเป็นเจ้าหน้าที่ฝึกอบรมลองอ่านดู ไม่เห็นด้วยก็ไม่เป็นไร
เรื่องของความรอบคอบ+ความมีอัธยาศัย
นำประสบการณ์มาเล่าไปเรื่อย เมื่อวันที่ 26 มีค.นี้ ตอนบ่าย 16.45 ไปขึ้นเครื่องที่สนามบินเพื่อไปหาดใหญ่ ประมาณว่าผมอยู่ที่สนามบินแล้ว คือประมาณ 16.15 น.เจ้าหน้าที่โทร.มาถามว่าเรียบร้อยดีนะอาจารย์ บอกไปว่าเรียบร้อยไม่ต้องห่วง แล้วเธอก็บอกถึงเจ้าหน้าที่ของบริษัทที่จะมารับ พร้อมรายละเอียดเรื่องที่พักที่จะไปพัก
ตอนประมาณ 20.00 น. เธอโทร.มาหาอีกว่าทุกอย่างเรียบร้อยนะอาจารย์ ที่พักเป็นอย่างไรบ้าง(ดีมากอยู่แล้วตามฐานะของบริษัทข้ามชาติ) รับประทานอาหารแล้วยังคะพร้อมแนะนำอะไรที่เป็นประโยชน์สำหรับคนไปหาดใหญ่ระยะนี้บางประการ
ตอนเช้าสัก 08.15 น. กะประมาณว่าผมอยู่บนรถที่ไปรับแล้วก็โทร.มาอีกว่า เป็นอย่างไรบ้างทั้งเรื่องที่พัก อาหารเช้า(โรงแรม+อาหารเช้าให้) พร้อมบอกว่ามาถึงบริษัทแล้ว เจ้าหน้าที่จะไปส่งตรงไหน และเธอจะรอรับตรงไหน ห้องอบรมอยู่ตรงไหน
ทั้งหมดนี้ถ้าจะมองว่าทำตามหน้าที่ก็ได้ แต่บางทีไปสอนหาดใหญ่บ่อยครั้ง ก็ไม่ติดตามทุกช่วงจังหวะที่กะอย่างเหมาะเจาะ สิ่งเหล่านี้เจ้าหน้าที่ฝึกอบรม ครับเป็นสิ่งที่ทำให้ผู้ไปสอนรู้สึกดีๆ จดจำ ประทับใจ และความดี และวิธีการ ที่เธอทำนั้นก็เกิดผลดี / เกิดสิ่งที่ดีกับเธอเอง ตอนกลับก็พูดหลายอย่างๆที่น่าปลื้ม เธอพูดเป็นจึงดูไม่เป็นการเยินยอ และเชื่อว่าพูดมาจากความจริงใจ... เป็นเจ้าหน้าฝึกอบรมนี่ต้องรอบคอบและเปี่ยมไปด้วยความมีอัธยาศัยอย่าง แท้จริงนะเออ....
ค่าใช้จ่ายสำหรับวิทยากร มีผู้ถามเข้ามาว่า จะคิดค่าใช้จ่าย(คือตั้งงบประมาณ) เท่าไหร่ดี จริงๆแล้วตอนที่เราทำหลักสูตรเราก็ควรพิจารณาแล้วว่าจะให้วิทยากรท่านใดสอน แล้วถามท่านเลย หรือถามเลขาก็ได้ วิทยากรบางท่านคิดแปรผันบ้างตามหลักสูตร(บางหลักสูตรจะเหนื่อยมากและ/หรือต้องเตรียมการมาก บางท่านก็คิดคิดเป็นวัน หรือเป็นชม. แต่ส่วนมากเมื่อวิทยากรแต่ละท่านไปสอนแล้วก็ "ให้" เต็มที่ ไม่ได้มองนาฬิกาอยู่หรอกว่าถึงเวลาเลิกหรือยัง
ค่าใช้จ่ายอื่นๆ ทางบริษัทต้องออกให้อยู่แล้ว ทั้งค่าเดินทาง ค่าที่พัก ส่วนเรื่องการกินอยู่วิทยากรส่วนใหญ่ Prefer จะดูแลตนเองมากกว่า เพราะจะได้พักผ่อน และได้ตระเตรียมการสอน (ยกเว้นไม่มีที่จะไป) และโดยธรรมชาติวิทยากรจะรับผิดชอบค่าใช้จ่ายอื่นๆที่ใช้ในห้องอยู่แล้ว
ถ้าจัดหลักสูตรที่มีหลายหัวข้อวิชา แล้วเชิญวิทยากรหลากหลาย แล้วจ่ายค่าตอบแทนตามวุฒิหรือถ้าเชิญยาก(เพราะงานท่านมาก) ก็จ่ายมาก คุณวุฒิรองลงมาก็จ่ายน้อย หรือโทรไปแล้ววิทยากรบอกว่าว่าง (เห็นว่าเชิญง่าย) ก็จ่ายน้อย อย่างนี้ลองคิดดูหลายแง่หลายมุมหน่อย ไม่อยากออกความเห็นเรื่องนี้มาก
ลองทำแบบประมูลงาน หรือเปิดซองเทคนิคก่อน คือถ้าคุยกันแล้ว และพิจารณาแล้วว่าวิทยากรท่านนั้นคงเหมาะกับเรื่องนี้ก็เปิดซองราคา แล้วถ้างบไม่พอก็(อาจ)ต่อรองได้ ไม่ใช่เปิดซองราคาก่อน ยังไม่ได้คุยเรื่องเนื้อหากันเลย ก็ถามก่อนว่าวิทยากรแต่ละคนคิดค่าบรรยายเท่าไหร่ ถามไป 5-6 ราย แล้วคงมาดูกระมังว่าใครคิดแพงหรือคิดถูก
เคยเป็นคนกลางติดต่อวิทยากรท่านหนึ่งให้กับบริษัทหนึ่ง ตามปรกติวิทยากรท่านนี้จะไม่พูดในเชิงทำมาหากินแล้ว นอกจากพูดให้นักศึกษาฟังหรือเป็นประโยชน์กับสาธารณะ ท่านรับปากว่าจะไปพูดให้ฟัง (เพราะผมกับท่านเคยพึ่งพากัน) แล้วเลขากับเลขาติดต่อกัน ทราบมาว่าเลขาบอกว่าชม.ละ 6,000.- พูด 3 ชม. ก็ 18,000.- ทางบริษัทที่ขอให้ผมติดต่อให้ เพราะทางบริษัท(ไม่รู้จักท่าน)ถามมาว่า "อาจารย์ว่าอย่างไร" ผมบอกไปว่า "ให้ท่านไปเถอะ" ปรากฏว่ามาฟังกัน 50 คนเห็นจะได้ (คิดออกมาต่อคนก็ถูกมาก) ผมติดงานไม่ได้ไปต้อนรับท่านวิทยากรแต่ก็บอกไปแล้วว่าๆผมต้อนรับไม่ได้ ปรากฏว่าท่านให้เวลากว่า 4 ชม. เพราะพูดช่วงบ่าย ผมถามไปว่าเป็นอย่างไร คุ้มไหม ผู้บริหารสูงสุดทุกท่านบอกว่า คุ้มเหลือเกินและยังพูดว่า "อย่าคิดว่าคุ้มไม่คุ้มเลยอาจารย์ ท่านมาพูดให้ฟังเราก็โชคดีมากแล้ว"
มีผู้ฝากคำถามไว้สั้นๆใน Guest Book ว่าจะคิดค่าตอบแทนวิทยากรเท่าใด ไม่มีข้อมูลใดๆอีก (แต่ถึงมีข้อมูลผมก็จะตอบเหมือนกัน) ผมตอบไปว่า วันละ 6,000.- ก็แพง วันละ 25,000.- ก็ถูก คุณจะเอาอะไรละ
เจ้าหน้าที่ฝึกอบรมโทรมาหาบอกชื่อเล่นของตัวเอง แล้วถามว่าอาจารย์คิดค่าสอนวันละเท่าไหร่ค่ะ เราก็ถามไปว่าไปอบรมเรื่องอะไร อบรมใคร คุณอยู่บริษัทอะไร บอกมาก่อนได้ไหม กลับได้รับคำตอบว่า "ไม่เป็นไรค่ะ แค่อยากรู้ -นายให้ถามมา" ผมถามเธอว่า"นี่หนูที่หน้าบริษัทหนูมีป้ายบอกชื่อบริษัทไหม มีใช่ไหม และตัวโตด้วย เขาติดไว้ทำไมรู้ไหม" ถามแค่นี้ แล้วก็ตอบไปว่า "ค่าตอบแทนนะครับคิดวันละตั้งแต่ฟรี - 30,000.-(กลัวอะไรหรือจึงบอกชื่อตัวเอง บอกชื่อบริษัทไม่ได้ - แต่มีไม่มากนัก แต่ก็ยังมี)
บางคนฝากคำถามไว้ใน Guestbook ไม่บอกข้อมูลอะไรนอกจาก Email ผมก็ตอบไปให้ ถามมาอีกก็ตอบไปให้อีก จนครั้งที่ 3-4 จึงบอกชื่อจริง นามสกุล โทรศัพท์มา (จำกันไว้นะน้องๆ เราจะขออะไรจากเขา ก็ควรแนะนำตัวเองก่อน แล้วถ้าได้รู้ชื่อบริษัท รู้ว่าบริษัททำอะไรนี่ บางทีจะคำตอบที่ชัดเจนกว่านั้น เพราะเราเคยไปพบเห็นมาในธุรกิจเดียวกัน)
อย่ากลัวเลยว่าโทรมาปรึกษาแล้วต้องให้ไปบรรยาย ผมคิดว่าวิทยากรทุกท่าน (ที่ต้องคิดเงินเวลาไปสอนก็เพราะวิทยากรก็ต้องซื้อข้าวกิน) มีจิตใจที่จะให้อยู่แล้ว ถ้าท่านมีเวลา ก่อนที่ผมจะเขียน Website มีน้องๆ โทรมาขอหลักสูตร แม้แต่บอกเบอร์แฟกซ์ก็ส่งไปให้ ภายหลังติดต่อมาบอกว่า "อาจารย์ผมที่แหละที่ติดต่อมาวันก่อน" แต่ก็มีที่ขอรายละเอียดหลักสูตร ผมก็ต้องขอรายละเอียดบ้าง เพราะหากอยู่ในธุรกิจต่างกัน พื้นฐานต่างกัน ผมก็จะแฟกซ์เนื้อหาหลักสูตรที่มีรายละเอียดต่างกัน เพราะผมมักจะเขียน/ปรับหลักสูตรอยู่บ่อย ดังนั้นในชื่อหลักสูตรเดียวกัน แต่ถ้ามีตัวแปรต่างๆมากมายก็จะรายละเอียดต่างกัน ผมเชื่อว่าวิทยากรจะพูดตัวหลักการนั้นเหมือนกัน แต่รายละเอียดก็ต้องปรับกันไปบ้าง ดังนั้นจะโทรมาปรึกษากับวิทยากรก็คงต้องให้รายละเอียดพอสมควรนะครับ (แปลว่ามีอีกเยอะ เอาไว้ค่อยเล่า/บอกต่อในเวลาต่อไปนะครับ) เพื่อไม่ให้หน้านี้มีเนื้อหามากเกินไป ต่อไปจะนำเรื่องที่เป็นประโยชน์กับการฝึกอบรม...ลิ้งค์ต่อไปหน้าอื่น
ลิ้งค๋ไป.... "ไปอบรมได้รับอะไรมา" 00131 ลิ้งค์ไป..."ว่าด้วยการวัดผลที่ได้รับจากการอบรม" 00132 ลิ้งค์ไป..."มาระดมสมองกันเถอะ" 00133 ลิ้งค์ไป... อีก 12 ที่มาของการหา Training Needs เพื่อการจัดอบรมประจำปี 00134 ลิ้งค์ไป....เทคนิคการออกข้อสอบเพื่อการวัดผลการฝึกอบรม 00135