"หัวหน้างานทำรายงานอย่างไรให้ถูกใจนาย"
00154
"หัวหน้าครับ
ผมเริ่มงานตามโครงการที่เสนอได้เลยใช่ไม่ครับ" เมื่อหัวหน้างานได้พบ
กับผู้บังคับบัญชาระดังสูงในระหว่างเดินไปรับประทานอาหารกลางวัน
เพราะเมื่อเช้านี้เขาได้ เสนอโครงการขึ้นไปและผู้บังคับบัญชาก็ตอบลงมาก่อนเที่ยง
"โครงการอะไรของคุณ" ผู้บังคับ- บัญชาระดับสูงถามขึ้นมาด้วยความสงสัย
"ก็โครงการที่ผมเสนอเมื่อเช้ายังไงละครับ และท่าน ก็ตอบลงมาว่า
"รับทราบขอบคุณ นั่นไงครับ" "อ้อโครงการนั้นนะหรือผมเองก็อยากจะคุยกับ
คุณอยู่เหมือนกัน คือผมยังไม่มีเวลาอ่าน ยังไม่ได้อนุมัติอะไรหรอก
ที่เขียนไปว่ารับทราบนั่น นะ คือทราบว่าคุณส่งมาเท่านั้น ยังไม่ได้อ่าน
ผมเปิดดูตอนท้ายๆ ก็ไม่เห็นอะไรที่เป็นความ คิดเห็น หรือทางเลือกอะไร
แล้วจะให้ผมอนุมัติอย่างไร" เดี๋ยวผมว่างแล้วจะเรียกไปคุยนะ" การ
พูดคุยกันก็จบเพียงเท่านั้น
นิทานเรื่องนี้บอกอะๆไรเราได้บ้างเหมือนกัน
แม้ว่าสภาพการณ์จริงอาจไม่ถึงขั้นนี้ แต่ก็พอ รู้ว่าที่นายไม่ได้อ่านรายงานนั้นน่าจะมีจุดบกพร่องในการจัดทำรายงานหรือโครงการนั้น
เอาที่เห็นได้ง่านๆว่า ถ้าเป็นโครงการหรือรายงานที่ยาวๆ
หรือหนาๆ มีหลายหน้า ผู้ทำรายงานก็ควรจะสรุปส่วนที่เป็น ครีม (CREAM)
ไว้ตอนต้นเพื่อให้นายอ่านให้พอรู้เรื่องโดยสรุปเสียก่อน
แล้ว จะได้อ่านรายละเอียดต่อไป เพราะถ้าจะให้นายอ่านไปทีละหน้าแล้วคอยจับประเด็นไปทีละประเด็น
จนถึงบางอ้อตอนท้ายสุดว่าประเด็นสำคัญหรือประเด็นที่จะให้นายตัดสินอยู่ตรงไหนนั้นมันยาก
เพราะเอกสารมันมาก และนายอาจไม่แน่ใจว่าอ่านไปจนจบแล้วจะได้อะไร
สรุปว่าถ้ารายงานมันสั้นก็เอาส่วนที่เป็นครีมไว้ตอนท้ายได้
แต่ถ้ารายงานมันยาวก็ต้อง เอาครีมไว้ตอนหน้าสุด แล้วค่อยสาธยายในรายละเอียดต่อไป
ครีมที่ว่านี้ก็บทสรุปกับข้อเสนอ แนะที่จะให้ผู้รับรายงานได้รับทราบ
จำไว้นะครับว่าถ้าท่านทำรายงานต้องมีบทสรุป
มีความคิดเห็นและมีข้อเสนอแนะ และ ถ้าท่านเป็นผู้รับรายงานอย่ารับรายงานที่มีแต่ข้อมูลดิบอย่างนี้ไม่ใช่ฝีมือระดับหัวหน้างาน
แต่ เป็นระดับเสมียนที่เข้ามาใหม่ที่จะเก็บข้อมูลมาส่งเท่านั้น
หัวหน้างานจึงต้องรอบรู้เรื่องการจัดทำรายงานพอสมควร วันนี้จะเขียนเรื่องของ"การจัดทำรายงานเพื่อเสนอให้ผู้บริหาร"
พอ เป็นสังเขปดังต่อไปนี้
1.
กำหนดให้แม่นมั่นว่ารายงานที่เขียนนั้นมีวัตถุประสงค์เพื่ออะไร วัตถุประสงค์
ของรายงานมีหลายอย่าง จะบอกอะไร จะให้นายเลือกทางเลือกอะไร
จะบอกถึงปัญหาว่า เกิดจากอะไร (PA-PROBLEM ANALYSIS) จะให้นายตัดสินใจอย่างไร(DA-DECISION
ANALYSIS) หรือ จะให้นายหาทางป้องกันและแก้ไขปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้นอย่างไร
(PPA-POTENTIAL PROBLEM ANALYSIS) เหล่านี้เป็นต้น
2. กำหนดประเด็นที่จะนำเสนอ
ก็คือการจัดทำโครงสร้างของเรื่องที่จะนำเสนอนั่นเอง ว่าจะเสนอในแง่มุมใดบ้าง
จะให้นายได้รับรู้อะไรบ้าง แน่นอนว่าคงมีหลายเรื่อง แต่ถ้าการ กำหนดโครงเรื่องทำได้โดยกระชับแล้ว
ก็พอจะเห็นวงล้อมที่แคบเข้าในการจัดทำรายงาน
3. เก็บข้อมูลที่จำเป็น
อย่าลืมระบุที่มาและวันเวลาของข้อมูล เพราะสิ่งเหล่านี้จะ สร้างความน่าเชื่อถือให้กับรายงานของท่านได้
4. การตีความของข้อมูล
(INTERPRET) หัวหน้างานต้องไม่เสนอรายงานที่เป็นข้อ มูลดิบ ตัวอย่างว่าการขายรถยนต์
ยอดขายแต่ละเดือนเป็นดังนี้ คือ มค. ได้ 60 คัน, กพ.ได้ 65 คัน,
มีค.ได้ 70 คัน, เมย. 75 คัน, พค.ได้ 65 คัน, มิย. 60 คัน เหล่านี้แปลว่าอย่างไร
นี่ เป็นข้อมูลดิบ ถ้ายอดขายเป็นอย่างนี้มันแปลว่าอย่างไร หัวหน้างานต้องตีความออกมาให้ได้
ว่าแปลว่าอย่างไร แล้วหัวหน้างานควรให้ความเห็นว่าถ้าทำอย่างนั้นทางโชว์รูมหรือทางบริษัทควรทำอย่างไร
มีทางเลือกอะไรบ้าง ทางเลือกไหนน่าจะดีที่สุดด้วยเหตุผลอะไร นั่นหมายว่า
หัวหน้างานได้มีข้อเสนอแนะในการจัดทำรายงานแล้ว และรายงานก็มีค่ามากขึ้นแล้ว
แต่กลับ กันว่าถ้าหัวหน้างานนำข้อมูลนี้นำเสนอนายโดยไม่มีอะไรทั้งสิ้นนอกจากข้อมูลดิบๆเช่นที่พูดนี้
ละก้อ คนทำรายงานก็คือเสมียนเก็บข้อมูลเท่านั้นเอง
5.
แปลงข้อมูลเป็นแผนภูมิ ตาราง กราฟ เพื่อให้อ่านและทำความเข้าใจได้ง่าย
ขึ้น คำพูดที่ว่า "1 ภาพ เท่ากับ 1000 คำ" ยังใช้ได้อยู่ เลือกรูปแบบที่เหมาะสมกับการนำเสนอ
ของข้อมูลนั้นๆ ผู้อ่านรายงานต้องการเห็นภาพโดยรวมมากกว่า
6.
สรุปเนื้อหาแล้วสร้างทางเลือก
ผู้บังคับบัญชาระดับเหนืออยากเห็นว่าในฐานะ ของผู้ทำรายงาน หรือผู้ที่ทำงานอยู่
ณ จุดนั้นมีความคิดเห็นและข้อเสนอแนะในเชิงของทาง เลือกอย่างไรมาบ้าง
เพราะไม่มีใครรู้สภาพการณ์ที่แท้จริงได้ดีไปกว่าผู้ที่ทำงาน ณ จุดนั้น
7. วิเคราะห์ทางเลือกในแง่มุมต่างๆ การวิเคราะห์ทางเลือก
ไม่ใช่พูดว่าวิเคราะห์ ข้อดีข้อเสีย แต่ต้องพูดให้กว้างกว่าว่าวิเคราะห์ในแง่มุมต่างๆ
เช่นว่าในแง่ของ ค่าใช้จ่าย, ใน แง่ของจุดคุ้มทุน, ในแง่ของภาพพจน์,
ในแง่ของความยากง่ายในทางปฏิบัติ, ในแง่ของความพร้อมของบุคลากร ฯลฯ
การวิเคราะห์ได้ละเอียดละออมากเท่าใด ผู้บังคับบัญชาก็ยิ่งเห็นคุณค่าของรายงานมากขึ้นเท่านั้น
และเห็นคุณค่าของผู้ทำรายงานมากขึ้นเท่านั้นด้วย
8. จัดทำข้อเสนอแนะ จากทางเลือกต่างๆที่หัวหน้างานวิเคราะห์ไปให้เห็นนั้น
หัว- หน้างานต้องเสนอแนะไปด้วยว่าควรเลือกทางเลือกใดที่น่าจะดีที่สุด
อย่างไรก็ตามการเสนอ แนะที่เป็น "STRONGLY RECOMMENDED" นั้นอาจมีมากว่า
1 ทางเลือกได้ แปลว่าถ้าจะยึด หลักของค่าใช้จ่ายในการลงทุนก็เสนอทางเลือกนี้
แต่ถ้ามองในแง่ของภาพพจน์ก็อาจจะเสนอ อีกทางหนึ่งก็ได้
9. เสนอขั้นตอนในทางปฏิบัติถ้าเลือกทางเลือกที่เสนอแนะ
เพื่อให้ผู้รับรายงาน พอเห็นภาพว่าจะดำเนินการอย่างไร จะเป็นการช่วยให้เห็นว่าเป็นเรื่องที่ทำได้
หรือน่าทำตามที่เสนอแนะไปนั้น
10
สุดท้าย"เร่งเร้าการซื้อ" ถ้าเป็นการนำเสนอที่อยากจะให้ผู้บริหารซื้อแผนงานหรือ
โครงการนั้นก็อาจมีการ เร่งเร้าการซื้อ เช่นเรียนเสนอไปว่า "ถ้าได้รับความเห็นชอบในช่วง
นี้ก็สามารถดำเนินการได้ทันภายในงบประมาณของปีนี้" หรือ "ถ้าได้รับความเห็นชอบก็คง
จะทำได้ก่อนคู่แข่งขัน" เป็นต้น
สรุปแล้วก็กล่าวได้ว่ารายงานเป็นเครื่องมือที่สำคัญมากสำหรับผู้บริหารที่จะใช้ประกอบ
การพิจารณาเรื่องราวต่างๆ ใช้ประกอบในการพิจารณาตัดสินใจในเรื่องต่างๆดังนั้นหัวหน้างานต้องทำรายงานให้สมบูรณ์แบบที่สุด
(แต่ไม่ใช่หนาที่สุดนะครับ)...สวัสดี.
