หลักสูตร “การวางแผนเพิ่มประสิทธิภาพการปฏิบัติงาน” (เพื่อการพัฒนาองค์กรอย่างต่อเนื่อง) 0051 การอบรมเชิงปฏิบัติการ หลักสูตร “การวางแผนเพิ่มประสิทธิภาพการปฏิบัติงาน" ก. สาระสำคัญ ผู้บังคับบัญชาทุกระดับต้องมีภาระหน้าที่และความรับผิดชอบทั้งด้านงานประจำ และ งานด้านการพัฒนาประสิทธิภาพการปฏิบัติงานควบคู่กันไป งานทั้งสองด้านก็มีความสำคัญ ไม่ยิ่งหย่อนกว่ากันที่จะให้งานนั้นให้ดำเนินไปอย่างต่อเนื่องได้ การพัฒนาประสิทธิภาพการ ปฏิบัติงานจะต้องมีการจัดทำเป็นแผนงานออกมา ในแผนงานจะต้องมีรายละเอียดของเนื้อหา ที่จะเพิ่มประสิทธิภาพ, ขั้นตอนหรือกิจกรรมที่จะกระทำ, ระยะเวลา, ผลที่จะได้รับในแต่ละขั้นตอน บุคคลที่รับผิดชอบและอื่นๆ เป็นต้น ข. หลักการและเหตุผล หลักการที่ต้องคำนึงในการจัดทำแผนมีอยู่หลายประการ คือ (1) การจัดทำแผนงานต้องเป็นการมองไปข้างหน้า 3-5 ปี เพราะการวางแผนบางเรื่องจะเป็นการวางรากฐานของงานในอนาคตด้วย (2) การวางแผนจะต้องเป็นระบบ“จากล่างขึ้นบน”คือต้องให้ผู้ปฏิบัติงานได้คิดแผนงานออกมาเองจากนโยบาย จากเป้าหมาย ฯลฯ ที่ผู้บริหารระดับสูงมอบหมายมา ไม่ต้องรอให้ท่านผู้บริหารเป็นผู้สั่งลงมา ทั้งนี้เพราะเราถือว่าแต่ละฝ่ายงานเป็นผู้ชำนาญการในสายงานนั้นๆอยู่แล้ว เมื่อผู้บริหารมอบหมายภาระหน้าที่และความไว้วางใจมาให้แล้ว แต่ละ ฝ่ายก็ต้องพัฒนาประสิทธิภาพการปฏิบัติงานให้มีประสิทธิภาพสูงสุดตลอดเวลาให้ได้ หรือจะ ทำงานให้บรรลุเป้าหมายนั้นให้ได้ (3) การวางแผนจะต้องมีรายละเอียดของแผนงานอย่าง สมบูรณ์ที่สามารถวัดผลและติดตามผลการปฏิบัติงานตามแผนได้ มีเนื้อหาครบถ้วน อยู่ในแบบแบบฟอร์มการวางแผนที่เห็นได้ชัดเจน (4) การวางแผนงานจะต้องนั่งทำงานร่วมกันของทุกฝ่าย ไม่ใช่ต่างฝ่ายต่างไปวางแผนงานแล้วนำมาเสนอต่อผู้บริหาร แต่ในการวางแผนตาม หลักสูตรนี้ทุกฝ่ายต้องได้รับรู้ร่วมกันในทุกขั้นตอน ให้มีการพิจารณาให้ความเห็น ให้ข้อคิดเห็น และต้องรับผิดชอบร่วมกันเพื่อให้แผนงานต่างๆเป็นแผนของบริษัทจริงๆที่ทุกคนทุก ฝ่ายต้องช่วยกันทำให้การปฏิบัติตามแผนบรรลุเป้าหมายให้ได้และ (5) ต้องมีระบบการติดตาม ผลการปฏิบัติงานตามแผนในทุกเดือน(ในรูปของรายงาน) และทุก 3 เดือน 6 เดือน (ใช้การประชุมร่วมกัน) เพื่อให้แน่ใจว่าทุกหน่วยงานสามารถปฏิบัติงานได้ผลตามเป้าหมายของแผนงานในแต่ละช่วงเวลานั้นๆ ในช่วงการติดตามแผนทุก 3- 6 เดือนนั้น หน่วยงานต่างๆสามารถเสนอแผนงานเพิ่มเติมเข้ามาได้ การวางแผนเพิ่มประสิทธิภาพที่จะได้ผลอย่างจริงจัง จะต้องเกิดจากการช่วยกันคิดร่วมกันทั้งหมด การดำเนินการตามขั้นตอนของหลักสูตรนี้มีผลดีหลายประการคือ (1) ทุก หน่วยงานสามารถคิดพัฒนาประสิทธิภาพการปฏิบัติงานไปได้อย่างต่อเนื่อง เป็นการพัฒนา งานตรงจุดที่ทุกคนต้องมีการปรับปรุงแก้ไขอย่างแท้จริง (2) ทำให้ทุกคนจะตระหนักในความรับผิดชอบร่วมกัน คือทุกแผนงานเป็นของทุกคน ผู้บังคับบัญชาทุกคนจากทุกฝ่ายจะต้องช่วยกันทำให้สำเร็จให้ได้ (3) เป็นการสร้างทีมงานในกระบวนการวางแผน เพราะจะต้องช่วยกันให้ข้อคิดเห็น ให้ข้อแนะนำในแผนงานต่างๆในช่วงเวลาของการนำเสนอแผนงาน และ (4) การ วางแผนในลักษณะนี้เป็นการสร้างการมีส่วนร่วม เพราะเป็นการนำเสนอแผนจากระดับล่างสู่ผู้บริหารสูง ดังนั้นเจ้าของแผนงานจะมีความผูกพันกับตัวเองที่จะดำเนินการตามแผนงานให้สำเร็จให้ได้ และเจ้าของแผนงานจะมีความภูมิใจในการปฏิบัติงานตามแผนงานนั้นๆ หลักสูตรนี้จึงเป็นการช่วยให้งานอีกด้านหนึ่งของผู้บังคับบัญชาทุกคนให้เห็นผลสำเร็จขึ้นมาได้ อย่างชัดเจนยิ่งขึ้นและเป็นการสัมมนาที่จะได้แผนงานออกมาจากการสัมมนานั้นเลย ซึ่งจะเป็นแนวทางในการวางแผนงานทั้งที่เป็นงานประจำและแผนเพิ่มประสิทธิภาพการปฎิบัติงาน ที่จะต้องทำต่อไปในอนาคต ค. วัตถุประสงค์ 1 เพื่อให้ผู้ผ่านการอบรมสามารถนำเอาระบบและแนวคิดของการพัฒนาประสิทธิภาพการ ทำงานเรื่องต่างๆไปใช้โดยมีแผนงานรองรับ ทำให้ทุกหน่วยงานสามารถพัฒนางานของตนไปได้ อย่างเป็นระบบและได้ผลงานตามเป้าหมายที่กำหนด 2 เพื่อให้ผู้ผ่านการอบรมสามารถวางแผนการทำงานของหน่วยงานตนเอง ได้อย่างถูกต้อง รัดกุม ครอบคลุมทุกงาน เพราะได้เรียนรู้จากการเข้ากลุ่มทำภาคปฏิบัติการวางแผนจริงในระหว่างการอบรม ซึ่งจะมีการระดมสมองและรับฟังแนวทางต่างๆจากกันและกันด้วย 3 เพื่อให้การวางแผนเป็นความรับผิดชอบร่วมกันอย่างเต็มที่ของทีมผู้บังคับบัญชาทุกระดับ เป็นการสร้างความรับผิดชอบร่วมกันและเป็นทีมที่จะช่วยกันทำให้ทุกแผนงานดำเนินการไปได้ จนบรรลุวัตถุประสงค์ขององค์กรโดยส่วนรวม 4 เพื่อให้แต่ละฝ่ายได้มีส่วนร่วมอย่างเต็มที่ในการพัฒนาธุรกิจของบริษัท เพราะเป็นการ ให้แต่ละฝ่ายงานเสนอแผนงานขึ้นมาเอง เมื่อเป็นเช่นนี้ก็เกิดความผูกพันที่ตนเองจะต้องทำ แผนงานนั้นให้สำเร็จให้ได้ และสิ่งที่ได้รับคือความภาคภูมิใจในความสำเร็จ ขณะเดียวกัน บริษัทเองก็ได้ผลงานที่เป็นงานสร้างสรรค์มากขึ้นด้วย ง. โครงสร้างหลักสูตร 1 ความรู้เรื่องหลักการบริหารสมัยใหม่ และให้ความรู้และหลักการที่สอดคล้องกับการทำแผน เพิ่มประสิทธิภาพการปฏิบัติงานเช่นการพัฒนาคุณภาพ อย่างต่อเนื่อง (Continuous Quality Improvement) การบริหารโดยมีส่วนร่วม(Participate Management) การปรับปรุงงาน(Work Simplification) การบริหารโดยยึดวัตถุประสงค์ (MBO-Management by Objective) 2 การกำหนด “วิสัยทัศน์”(Vision)ขององค์กร,พันธกิจหลัก(Mission), ค่านิยมร่วม (Core Value) (องค์กรที่มีส่วนนี้แล้วก็ข้ามไป ประหยัดเวลาไปได้ส่วนหนึ่ง) 3 การกำหนด“ภาพ”ที่เป็น Key Milestones ว่าอีก 3 หรือ 5 ปีข้างหน้าองค์กรจะเป็นอย่างไร จะมีประสิทธิภาพแค่ไหน ระบบงานต่างๆจะเป็นอย่างไร อะไรบ้างจะเกิดผลแล้วในเวลานั้น การกำหนด Key Milestones อาจ จะเป็น 3 ปี หรือ 5 ปี 4 การวิเคราะห์หา“อุปสรรค”(Contradiction) ที่มาขวางกั้นเราไม่ให้ไปถึงจุดที่ต้องการนั้น 5 วิเคราะห์ความมีประสิทธิภาพการปฏิบัติงานจากภาระหน้าที่ของหน่วยงาน (Function Description)การ จัดความสำคัญของแต่ละงาน และ ความน่าพอใจของผลงานที่ผ่านมา (งานใดที่ผลงานยังไม่มีประสิทธิภาพ เต็มที่ก็จะทำแผนพัฒนาประสิทธิภาพการปฏิบัติงานของงานนั้นๆ) 6 การวิเคราะห์ความมีประสิทธิภาพการปฏิบัติงานจาก“อาการของงานที่ต้องปรับปรุง”(เป็นเสมือนอาการ ไข้ของคนบ่งบอกถึงความไม่มีประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรและของ 7 ความรู้เรื่องแผนงาน,การตั้งชื่อแผนงาน(จากข้อ 2-6), การจัดลำดับความสำคัญของแผนงานที่จะทำในช่วง ...... เดือนของปี 25.... หรือแผนของปีต่อไป 8 การนำเสนอชื่อ“แผนเพิ่มประสิทธิภาพการปฏิบัติ งาน”ของทุกหน่วยงานต่อที่ประชุมเพื่อให้ผู้เข้าสัมมนา ทุกคนดูความสมบูรณ์ครบถ้วน ดูความสอดคล้องของ แผนงานระหว่างฝ่ายต่างๆ (และบางแผนก็ต้องทำเป็น แผนงานร่วมกันของ 2-3 ฝ่ายหรือมากกว่านั้น) 9 การจัดทำแผนขั้นหลักการของทุกหน่วยงานเพื่อให้ เห็นเหตุผลความจำเป็น,ระยะเวลา, ผลที่จะได้ทั้งทาง ตรงและทางอ้อม 10 การนำเสนอแผนขั้นหลักการของแต่ละหน่วยงาน (ขั้นตอนของการเสนอแผนงานขั้นหลักการ และขั้นราย ละเอียดนั้นผู้เข้าสัมมนาทุกคนต้องช่วยกันให้ข้อคิดเห็น ช่วยกันซักถามเพื่อให้ได้แผนที่มุ่งสู่จุดมุ่งหมายเดียว กันและแผนงานต่างๆสอดคล้องประสานกันโดยถือว่า ทุกคนร่วมกันรับผิดชอบในความสำเร็จของทุกแผนงาน คือทุกแผนเป็นของทุกคน) 11 การเขียนแผนงานในรายละเอียดของทุกแผนของแต่ละหน่วยงาน 12 การนำเสนอแผนงานในรายละเอียดของแต่ละ หน่วยงาน 13 การวิเคราะห์การป้องกันและแก้ไขปัญหา (PPA-Potential Problem Analysis) ที่อาจจะเกิดขึ้นในการ ปฏิบัติงานตามแผนทั้งนี้เพื่อให้แน่ใจว่าทุกแผนงานจะ บรรลุเป้าหมาย 14 สรุปวิธีการติดตามผลการปฏิบัติงานตามแผนที่ต้องรายงานทุกเดือนและทุก 3 เดือน จ. ผลที่จะได้รับจากการอบรมหลักสูตรนี้ 1 ทุกฝ่ายจะได้แผนงานที่เขียนเสร็จสมบูรณ์ทั้งแผนขั้นหลักการ และแผนในรายละเอียดกลับมาจำนวนหนึ่ง และรายชื่อแผนที่จะทำใน...เดือนของปี 25..... หรือแผนของปีต่อไปที่จะกลับมาเขียนให้ สมบูรณ์หลังจากอบรมอีกจำนวนหนึ่ง(โดยมีความเข้าใจในวิธีการเขียนอย่างถ่องแท้แล้ว) 2 องค์กรจะได้แผนเพิ่มประสิทธิภาพการปฏิบัติงานของงานต่างๆที่ยังไม่มีประสิทธิภาพเต็มที่ มีแผนงานต่างๆที่สอดคล้องกัน และเป็นแผนที่แต่ละหน่วยงานเสนอขึ้นมาเอง 3 องค์กรจะได้ทัศนคติในการทำงานเป็นทีมจากทุกคน เพราะในระหว่างกระบวนการฝึกอบรม ทุกคนจะเกิดความรู้สึกว่าต้องช่วยเหลือกันเพื่อให้บรรลุเป้าหมายเดียวกัน 4 มีข้อวิพากย์วิจารณ์กันได้เต็มที่ เรียกว่ากระบวนการทำงานคือการสร้างทีม แต่ผลงานคือแผนงาน ได้รับรู้ที่มาของแผนงานร่วมกันว่าแผนงานเกิดจากอะไรบ้าง จะได้คิดในแนวทาง เดียวกันและสุดท้ายจะได้แผนงานจัดทำสำเร็จออกมาหน่วยงานละหลายๆแผน แนวดำเนินการในการวางแผนเพิ่มประสิทธิภาพการปฏิบัติงาน การสัมมนาเชิงปฏิบัติการหลักสูตรนี้ วิทยากรจะเป็นผู้ช่วยดำเนินการ (Facilitator) ให้ทุก หน่วยงานร่วมกันดำเนินการไปอย่างถูกต้องสมบูรณ์ ในแต่ละขั้นตอนวิทยากรจะบอกแนวทางการ คิดและแนวทางการทำงานแล้วแต่ละกลุ่มแต่ละฝ่ายก็จะทำงานจริงไปทีละขั้นตอนจนได้แผนงาน ออกมาอย่างสมบูรณ์ แผนงานเหล่านี้มีทั้งแผนงานที่เกี่ยวกับการเพิ่มพูนหรือขยายธุรกิจโดยตรงและ แผนงานที่เกี่ยวกับการปรับปรุงงานหรือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ใช้เวลาสัมมนา 3 วันหรือ 1 Weekend ชื่อแผนที่จะตั้งให้สอดคล้องกับงานที่จะทำเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการปฏิบัติงาน แผนปรับปรุงวิธีการ.... แผนวางระบบ...... แผนวางวิธีการ...... แผนลดค่าใช้จ่ายด้าน...... การซ่อมบำรุง...... แผนศึกษา..... แผนการขยาย...... แผนพัฒนาบุคคลเรื่อง...... แผนเร่งรัด...... แผนจัดทำ.... แผนส่งเสริม.... แผนสำรวจ...... แผนเพิ่มประสิทธิภาพ...... แผนเพิ่มผลผลิต..... แผนการจัดกำลังคนด้าน....... แผนปรับปรุงคุณภาพ...... แผนลดการสูญเสีย....... แผนป้องกันความสูญเสีย..... แผนลดอุบัติภัยด้าน....... แผนพัฒนาระบบงานด้าน....... แผนกำหนดวิธีการเบิกจ่าย......ฯลฯ ลิ้งค์ไป   1 แบบฟอร์มการวางแผน 2 ลิ้งค์ไปหน้าแรกของ Web Site 3 Menu 6 รายละเอียดของหลักสูตรต่างๆทั้งหมด 4 Menu 5 หลักสูตรที่จัดในช่วงนี้ 5 หลักสูตร การจัดทำดัชนีชี้วัดผลงาน (KPI) และการวางแผนเพิ่มประสิทธิภาพการปฏิบัติงาน 6 โปรแกรมการอบรมในแต่ละเดือน