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Hacer Amigos por Internet
Quien más, quien menos, desde nuestro lugar de trabajo
O desde alguno de los tantos cyber-cafés que saturan la ciudad, hoy todos tenemos acceso a ese verdadero prodigio
de comunicación que es el correo electrónico. ¿Por qué eso de "prodigio"? Porque aunque ya nos hayamos habituado a
usarlo y hasta quizá nuestra prima del campo sepa cómo redactar y enviar sus mensajes, no deja de ser impactante contar
con una herramienta como ésta, capaz de llevar nuestra comunicación (y en un simple parpadeo) hasta el otro lado del mundo.
No menos cierto es que, además de ventajas, el sistema trajo consigo unos cuantos inconvenientes que todavía son la pesadilla
de la mayor parte de los usuarios de esta tecnología: virus capaces de "devorarse" todos los archivos de tu PC, el nunca bien
denostado correo basura, información no solicitada que satura tu bandeja de entrada...
Como verás, no todas son rosas en el Cyber mundo y para quienes realmente necesitan comunicarse a través de este método-
llamar y retener la atención del destinatario hasta el último párrafo de cada mensaje suele ser bastante más complicado de lo que parece.
Lógico: con millones de personas hartas de recibir a diario correos avisándoles que supuestamente ganaron vacaciones en La Florida o una
"cadena" solidaria tan conmovedora como trucha, no es extraño que el correo electrónico se haya convertido en un elemento que inspira desconfianza.
Por eso, si necesitas recurrir a él para enviar un C .V, promocionar tus servicios o simplemente para informar a tus colegas sobre un determinado tema,
tu mensaje tendrá que destacarse en medio de ese auténtico mar de porquerías. ¿Cómo lograrlo? Eso es, precisamente, lo que pasamos a explicarte ahora.
Las cinco claves de un mensaje eficaz para hacer amigos por internet
Antes de poner manos a la obra, sabe que la escritura de un mensaje eficaz presupone una serie de pasos anteriores a la redacción final.
Como primera medida, redacta tan clara y sintéticamente como puedas la idea básica a comunicar. ¿Querés postularte para un cargo?
¿Necesitas compartir cierta información con colegas de otra área? ¿Escribís para avisarle a un cliente o proveedor sobre un determinado asunto?
Cualquiera sea la respuesta, la idea es que puedas sintetizarla en una primera frase contundente y atractiva. ¿Listo? Bueno, a partir de esto
empezá a desarrollar el resto de tu texto, teniendo en cuenta estas cinco pautas o reglas de redacción consignadas en Correo electrónico:
Cómo escribir mensajes eficaces, de Nancy y Tom Flynn, editado por el prestigioso periódico The Sunday Times.
Escribí como para que lo entienda hasta tu mamá: Olvídate de las frases rebuscadas, la jerga técnica o los sobreentendidos. Tu escritura debe ser clara,
concisa esto es básico también "apta para todo público". ¿Por qué? Con el correo electrónico, nunca sabes realmente cuánta gente terminará leyendo tu envío.
Por esa misma razón, esforzare para que lo que quieras decir resulte comprensible para todo el mundo. Pensá en esquemas: Dado que la gente no
dispone de mucho tiempo para dedicarle a tu correo, lo que tengas que decir debe poder "compactarse" en una sola pantalla de computadora. Y, de preferencia,
al principio de todo. Pensá entonces en una introducción no muy extensa en la que esté la información más relevante que tengas para comunicar.
Como hacer amigos por internet
Presta especial atención a la ortografía, la gramática y la puntuación: Contra lo que suele creerse, esta nueva clase de tecnologías se maneja con las mismas
convenciones idiomáticas que una carta de papel. En otras palabras, una escritura incoherente, llena de "horrores" ortográficos y saturada de redundancias resulta
igual de chocante. No dudes entonces en usar el corrector de textos (casi todas las máquinas incluyen un programa de este tipo) y, please, no abuses de las mayúsculas.
Un mensaje enteramente redactado en letras enormes deja en claro una sola cosa: quien lo haya escrito debería volver a la escuela... ¡ya!
Mantené la cabeza fría:
Antes de lanzarte a escribir tu mail, asegúrate que el asunto que te mueve a hacerlo merezca la pena. Caso contrario (si estás furiosa con alguien,
querés criticar o vengarte por esta vía) mejor olvídate del asunto y resolví lo de otro modo. ¿La razón? "Una vez que haya pulsado 'Enviar, el e-mail estará
camino al cyber espacio y seguramente no podrá ser recuperado", dicen los autores del libro. "Sí estás de mal humor, date un respiro de 48 horas antes de volverá
escribirá de enviar el e-mail. Como norma, no escribas nada que no te atreverías a decir cara a cara. Jamás utilices un lenguaje molesto, abusivo u obsceno.
¿Acaso te gustaría que te califiquen como alguien despreciable o irracional?"'. Seguro que no.
Tené criterio a la hora de enviar tu mensaje:
Pocas cosas más detestables que abrir tu casilla una mañana cualquiera y encontrar que tu bandeja de entrada está llena de correo basura o spam. Entonces,
si a vos eso te molesta, ¿para qué saturar con tus propios mensajes cadena la casilla electrónica del prójimo? Envía sólo lo necesario y sólo a quienes te interesa que
lo lean. Por otra parte, tené por seguro que los mensajes no solicitados rara vez son leídos y casi siempre terminan naufragando en la papelera de reciclaje.
Éxito asegurado
Una vez que ya tengas en claro todas estas cuestiones, llegamos a lo más difícil: la redacción. Por eso, y para resolver el tema más cómodamente, dividí lo en dos:
por un lado, presta atención a lo que figura en la línea "Asunto" y, por el otro, evalúa cuál es la mejor manera de escribir lo que se conoce como entrada o primer
párrafo de tu mensaje. ¿Necesitas más datos? Entonces, seguí leyendo.
"Asunto" eficaz: Por si no lo sabías, la mayoría de los usuarios de correo electrónico sólo cuentan con escasos segundos para leer la línea que
encabeza tu mensaje. Es allí donde se juega el destino de tu comunicación: la basura... o la lectura. ¿De qué depende una u otra suerte? Para decirlo en términos
publicitarios, de lo atractivo que sea el "packaging" o envoltorio de tu envío, esa primera línea que sirve de anzuelo. De las ganas de seguir leyendo que provoque (o no)
el tema, asunto, subject o como prefieras denominarlo. Intenta entonces con varias opciones y quédate con la más sugestiva y prometedora, sin por eso caer
en exageraciones o faltar a la verdad. "Una línea de asunto que diga: Resultados trimestrales no tiene el impacto de Tercer trimestre: rebajas de más del 15%",
ejemplifican los Flynn. ¿Las claves a tener en cuenta para redactar atractivos "subjects"? La claridad, la concisión (nadie lee un tema demasiado largo), la accesibilidad
(la idea es que cualquiera pueda comprender de qué viene tu mensaje) y la veracidad. Esto es, nada de crear falsas expectativas que pongan en duda tu seriedad.
"Entrada" eficaz para hacer amigos por internet: Como ya te habíamos anticipado, tiempo es lo único que no tiene tu potencial destinatario.
Por eso, olvídate de los floreos y anda al grano cuanto antes. Capta su atención con algún dato curioso o novedoso que atrape su interés y (de ser posible) lo
retenga hasta la última línea. Pero, de no ser así, una entrada bien escrita deberá asegurarte -como mínimo- que tu interlocutor entendió de qué querías hablarle.
"Una entrada bien escrita atrae a los lectores y los motiva a leer el documento de principio afín. Es la mejor (y a veces única) oportunidad que vas atener de atraerla
atención del destinatario", aseguran los Flynn. ¿Una buena manera de no meter la pata? Aposta a lo que en la jerga de la comunicación de negocios se denomina "esquema
de la pirámide invertida".
Esto es, colocar la información más relevante en primer término, la que le sigue en importancia a continuación y así siguiendo hasta llegar a los datos menos
importantes o anecdóticos. De esa manera te vas a estar asegurando que (incluso si tu destinatario sólo tiene tiempo para leer el comienzo) allí estará el resumen
de lo más relevante. En otras palabras, tu mensaje electrónico habrá cumplido su objetivo.
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