Les non conformités appelées ci-après NC décelées lors des prestations du bureau sont traitées immédiatement afin de satisfaire le client et de mener à bien le mandat; les NC sont enregistrée et protocolées pour analyse et traitement ultérieurs.

Cette procédure s’applique à toutes les NC observées dans le fonctionnement du système qualité, dans le déroulement des mandats et les relations avec les clients.

Par analogie, si dans le cadre du traitement d’un mandat, un membre du personnel décèle une lacune de formation susceptible de nuire à la qualité du produit, il établira un constat de NC afin de susciter un complément de formation.

Les NC dites mineures sont celles qui n’ont pas d’influence sur la qualité intrinsèque du produit. Les autres sont celles qui ont une répercussion sur le client et la qualité du produit ou qui démontrent un dysfonctionnement du système qualité du bureau; elles sont l’objet d’un constat de non conformité.

Si une NC touche directement un client, elle est traitée immédiatement par le responsable du mandat en relation, si nécessaire, avec la Direction.

Les actions correctrices (nouveaux documents, retour sur le terrain, etc.) sont effectuées dans les plus brefs délais afin de donner pleine satisfaction au client.

La Direction gère la communication avec le client en collaboration avec le responsable du mandat.

Le formulaire SAQ 13F01 permet de gérer et d’analyser les NC constatées; ce document intitulé « OUTIL POUR L’AMELIORATION DE LA QUALITE » est le formulaire de constat des non conformités. Les actions correctives qui en découlent sont tracées sur ce formulaire, le traitement des constats de non conformité est décrit au chapitre SAQ 14.

Les non conformités mineures sont corrigées immédiatement et ne font pas l’objet d’un enregistrement. Toutes les non conformités sont traitées par le responsable AQ qui classe et gère ces constats dans un classeur « NON CONFORMITES » sous les rubriques :

à traiter - en traitement - traité

Le chapitre SAQ 16, Maîtrise des enregistrements liés à la qualité, définit notamment la durée minimum de l’archivage des documents du système qualité.

SAQ 14 Actions correctives et préventives

SAQ 16 Maîtrise des enregistrements liés à la qualité

§8 Annexes

SAQ 13F01 Outil pour l’amélioration de la qualité

REPERTOIRE DES DOCUMENTS - FORMULAIRES