§1 Objectif

Le Bureau Bernard Schenk SA tient à jour et gère les enregistrements liés à la qualité afin de montrer en tout temps le bon fonctionnement du système et de traiter une éventuelle non conformité.

Les enregistrements liés à la qualité sont énumérés dans l’annexe SAQ 16A.

Ils concernent les documents du système qualité, les documents liés aux mandats et, si leur teneur le justifie, certains documents non-liés aux mandats.

Les documents du système qualité SAQ périmés sont archivés sur support papier dans le classeur adhoc « ARCHIVES AQ » pendant 5 ans (voir SAQ 05P02 §5.7.2).

Les non conformités et actions correctives en découlant sont archivées sur support papier dans le classeur adhoc « NON CONFORMITES » pendant 5 ans (voir SAQ 13 §6).

Les documents d’audit interne, de revue de direction et d’audit de révision (voir SAQ 01)sont archivés sur support papier dans le classeur adhoc « AUDIT » pendant 5 ans.

Les documents liés au mandat, y.-compris FSSM sont référencés selon le numéro de celui-ci (voir SAQ 08); ils sont archivés selon leur nature :

A) dans le dossier du mandat (voir SAQ 04, procédure traitant de l’archivage SAQ 04P03 §6.5 et annexe SAQ 04C).

B) à d’autres adresses de classement; le système permettant l’identification immédiate de ces documents, selon synoptique SAQ 04C.

C) au secrétariat et à la comptabilité, pour la correspondance de « SORTIE » et les factures/notes d’honoraires (voir SAQ 05P03, maîtrise des documents et des données, domaine du secrétariat).

Tous les documents décrits ci-dessus sont archivés pendant 10 ans.

§4.1 Documents liés aux mandats, teneur du dossier du mandat

Outre les éléments découlant de la revue de contrat (SAQ 03), tels que offre, devis, confirmation, contrat et adaptation de contrat; s’ils existent, le dossier du mandat contient au minimum la FSSM. D’autres documents dépendant de la nature du travail sont inclus dans le dossier.

L’annexe au chapitre 04, SAQ 04B, présente sous ENTREE/TRACE & SORTIE/TRACE la liste de ceux-ci.

Copie des documents « FINAUX DE SORTIE » présentés dans le cadre de l’annexe SAQ 04C sont, si nécessaire, inclus dans le dossier du mandat.

§4.2 Documents informatiques

Tous les fichiers informatiques utilisés et générés par le suivi et le développement du mandat sont l’objet de sorties « papier », (plans, listages, résultats de calculs, etc.); ceci dans le cadre du développement du mandat.

Ces sorties sont intégrées au dossier du mandat et archivées selon les mêmes critères, soit pendant 10 ans.

Les fichiers informatiques des différents systèmes utilisés dans l’entreprise sont gérés et sont l’objet de sauvegardes périodiques.

Le chapitre SAQ 05, dans le cadre de la procédure traitant de l’informatique SAQ 05P05 illustre les méthodes mises en place.

§5 Documents non-liés aux mandats et factures de nos fournisseurs

Selon les cas, la direction décide d’archiver certains documents non-liés aux mandats; le secrétariat ou la comptabilité procèdent à cet archivage.

La comptabilité, pour sa part, procède à l’archivage des factures de nos fournisseurs, (SAQ 06 Achats). Ces documents sont archivés pendant 5 ans.

§6 Références

SAQ 01 Responsabilités de la direction

SAQ 02 Système qualité

SAQ 03 Revue de contrat

SAQ 04 Maîtrise du suivi et du développement du projet

SAQ 05 Maîtrise des documents et des données

SAQ 06 Achats

SAQ 08 Identification et traçabilité

SAQ 13 Maîtrise des non conformités

SAQ 14 Actions correctives et préventives

§7 Annexe

SAQ 16A Enregistrements relatifs à la qualité

 

REPERTOIRE DES DOCUMENTS - ANNEXES