L’énumération des règles et pratiques qui suit illustre les moyens mis en oeuvre afin de garantir, pour le client, la transmission de données de sorties « papiers et informatiques » fiables et identifiables.

Les prestations du bureau Bernard Schenk SA étant essentiellement expédiées et livrées sur supports papier ou informatiques, les règles ci-dessous énoncées s’y appliquent.

Toute forme d’envoi est soit tracée sur la FSSM du mandat décrite au chapitre 04 soit intégrée (copie d’envoi) au dossier du mandat.

La gestion des envois postaux de plans, listes ou autres documents est spécifiée au chapitre 05, maîtrise des documents et des données, dans la procédure traitant du domaine du secrétariat (SAQ05P03), les éléments énoncés sont appliqués, copie des documents utiles est intégrée au dossier du mandat.

Certains envois sont transmis à l’appui de bulletins de livraisons, les carnets intégrant le double du bulletin sont conservés au secrétariat.

Les documents informatiques sont transmis selon les mêmes principes que les documents papier; l’annexe SAQ15A permet, jointe au support de transmission, l’identification de son contenu.

Le support est étiqueté de manière adéquate afin d’en identifier succinctement la teneur.

Le dossier du mandat comporte les copies des bulletins de transmission des documents informatiques

Les documents informatiques (disquettes, bandes...) sont, en cas d’envoi postal, protégés par une enveloppe cartonnée.

Le chapitre SAQ 05 dans sa procédure traitant du domaine informatique décrit les modes de stockage mis en oeuvre pour les documents informatiques.

Le stockage et l’archivage des documents papier est réglé dans le cadre du chapitre SAQ 04, dans la procédure SAQ04P03 au § traitant l’archivage des dossiers et documents liés.

SAQ 04 Maîtrise du suivi et du développement du projet.

SAQ 05 Maîtrise des documents et des données.

SAQ 15A Livraison de documents sur support informatique.

REPERTOIRE DES DOCUMENTS - ANNEXES