|
Caracterizando
Sistemas de Workflow
Mariano Nicolao
José Palazzo M. de Oliveira
Instituto de
Informática; Universidade Federal do Rio Grande do Sul; Av. Bento Gonçalves,
9500; Bairro Agronomia; Caixa Postal 15064; 91501-970 - Porto Alegre - RS
- Brazil; Fax +55(51)336.5567
E-mail: nicolao@inf.ufrgs.br;
palazzo@inf.ufrgs.br
Sumário
- Introdução
- Caracterização
- Conclusões
- Bibliografia
Voltar
Resumo
Em cada organização os processos de negócios
apresentam características próprias. Considerando a importância do
fluxo de trabalho para o sucesso da organização é necessária uma atenção
especial na modelagem e reengenharia destes processos. Entretanto, em
comparação com a produção e oferta de ferramentas para sistemas de workflow
(MS Exchange, Lotus Notes, Oracle Office etc.), pouco tem sido o trabalho
realizado para o desenvolvimento de metodologias de modelagem de workflow.
Se desejarmos a utilização de todas as potencialidades desta nova
tecnologia é preciso desenvolver modelos de workflow
que permitam representar de forma realística as informações
qualitativas e quantitativas da organização em estudo. O objetivo deste
artigo é de caracterizar os diferentes tipos de workflow como
etapa inicial para o estudo aprofundado e formal das metodologias de
modelagem. Este artigo é decorrente da dissertação de mestrado em
desenvolvimento por Mariano Nicolao no CPGCC-UFRGS
sob orientação da Prof.a Nina
Edelweiss e da pesquisa sobre Modelagem de Sistemas de Informação:
Empresas Virtuais desenvolvida pelo Prof.
José Palazzo M. de Oliveira.
1. Introdução
Uma parte significativa do trabalho pessoal ocorre em
um grupo mais do que em um contexto individual. Por suas características
o grupo consegue atingir um objetivo de forma mais rápida e melhor.
Coordenação, comunicação e cooperação são os principais fatores de
uma atividade em grupo [Duitshof 94]. Workflow é uma parte desta
disciplina pois facilita e coordena as atividades de grupo. Do ponto de
vista tecnológico, workflow
tem sido visto como um tipo relativamente simples de groupware.
Porém convém salientar que segundo a proposta de Georgakopoulos, workflow
não aparece como um subconjunto de CSCW mas é incluído nesta
categoria por suportar a coordenação de pessoas e processos automatizados, isto é
os processos de negócio.
O processamento de transações financeiras, o
processamento de documentos legais, entre outros, são exemplos de
atividades distintas, mas que podem ser representadas por modelos de workflow.
A caracterização de sistemas de workflow,
facilitará a seleção do modelo para sua representação pelo
enquadramento do processo em uma das categorias impedindo, assim, a
escolha de um modelo inadequado que gere uma modelagem complexa e
inacurada. Não existe, ainda, uma forma comum para caracterizar ou
categorizar sistemas de workflow. Para melhor a modelagem de processos de negócios, é
importante que se identifique em qual dessas caracterizações o processo
se enquadra, visto que alguns modelos podem não ser adequados para uma
representação de determinadas estruturas de fluxo e decisão. Como pode
ser visto em [Georgakopoulos 95] na comparação de cinco sistemas de
gerenciamento de workflow,
apenas um deles (Floware) consegue representar as três caracterizações
propostas, as outras ferramentas conseguem representar apenas uma.
A identificação dos tipos de workflow permitirá maior segurança na escolha de modelos e de
ferramentas de modelagem para representação dos processos de negócios.
Voltar
2. Caracterização de workflow
As publicações comerciais diferenciam comumente três
tipos de workflow [Georgakopoulos 95] [Kobelius 95]:
·
2.1 Ad hoc
·
2.2 Administrativo
·
2.3 Produção
Em outras referências bibliográficas, ainda podemos
encontrar as seguintes classificações:
·
2.4 Workflow
orientado a pessoas e workflow
orientado a sistemas
·
2.5 Workflow
transacional
Voltar
2.1 Ad hoc
Workflows ad hoc executam processos de
negócios, tais como documentação de produtos ou venda de produtos, onde
não há um padrão pré-determinado de movimentação de informação
entre pessoas. Tarefas do tipo ad hoc envolvem a coordenação
humana, a coordenação ou a co-decisão [Schael 91]. A ordenação e a
coordenação de tarefas em um workflow
do tipo ad hoc não são automatizadas mas sim controladas por
humanos. Esta classe de workflow
tipicamente envolve pequenos grupos de profissionais que tem a intenção
de apoiar pequenas atividades que requerem uma solução rápida. A figura
1 representa um workflow simplificado tipo ad hoc envolvendo o processo de
conferência de artigos.
Figura 1: Exemplo do diagrama de fluxo de um workflow ad hoc.
O processo de revisão constituído pela seleção de
revisores, distribuição dos artigos para os revisores selecionados,
execução das revisões e produção de uma revisão conjunta (agrupada)
e, finalmente, envio das revisões para os autores. O processo de conferência
de artigos é um workflow do tipo ad hoc por apresentar as seguintes
características:
·
negociação para a seleção de revisores, e
·
colaboração entre os revisores para produção de uma
revisão agrupada.
No ambiente MS Windows 95, existe a opção send to (figura 2),
permitindo que o usuário envie um arquivo (documento eletrônico) para um
disquete, fax ou mail. Este é um exemplo de implementação adequada para
suportar um Workflow do tipo ad
hoc.
Figura 2: Opção send to do MS Windows 95
Workflows
do tipo ad hoc suportam definição rápida e execução de
modelos de processos menos complexos que podem ser usados para facilitar o
fluxo de um único documento em uma única ocasião, ou o fluxo dos
documentos de negócios principais em uma base corrente [Kobelius 95].
Figura 3: MS Mail enviando uma mensagem com attachment.
Alguns produtos permitem ao usuário rotear formulários
de negócios eletrônicos como mensagens de correio eletrônico com acessórios
(attachments) utilizando-se de sistemas de e-mail, figura 3.
Voltar
2.2 Administrativo
Um workflow administrativo envolve processos
repetitivos com regras de coordenação de tarefas simples, tal como
roteamento de um relatório de despesa ou requisição de viagem,
controladas por um processo de autorização. A ordenação e coordenação
de tarefas em workflows administrativo podem ser automatizadas. Esta classe de workflow
não engloba um processamento complexo de informações e não requerer
acesso a sistemas de informação múltiplos usados para suportar produção
ou serviços administrativos. Exemplo: considerando o processo de revisão
de artigos, nesta caracterização, supõe-se que os revisores são
anteriormente conhecidos (exemplo: os mesmos revisores são convidados
para revisão de todos os artigos). Neste caso os revisores não colaboram
na produção de uma revisão conjunta. Em vez disso, eles produzem revisões
individuais que são consideradas pelo editor que toma a decisão final.
Com esta interpretação o workflow
de revisão de artigos torna-se um workflow
do tipo administrativo, figura 4.
Figura 4: Workflow do tipo
administrativo
Voltar
2.3 Produção
Um workflow de produção envolve processos
de negócios repetitivos e previsíveis, tais como empréstimos e seguros.
Diferente dos administrativos, os de produção englobam um processamento
de informações complexas envolvendo acesso a múltiplos sistemas de
informação.
A ordenação e coordenação de tarefas nestes tipo
de workflow podem ser
automatizadas. Contudo esta automatização é complexa pois trabalha com:
·
processos de informações complexas;
·
acesso a sistemas de informação múltiplos para execução
do trabalho e para a recuperação de dados para tomada de decisão.
Ao considerarmos o workflow de
requisição atendimento através de um seguro saúde, figura 5, um formulário
de requisição é primeiro examinado manualmente e armazenado em um banco
de dados de objetos. Então a requisição é indexada em um banco de
dados relacional. Esta informação é analisada por um "avaliador de
requisição" automatizado. Esta tarefa é suportada por um sistema
especialista que usa um banco de dados de "habilitação" para
determinar se o pagamento pode ser feito. Caso a requisição seja
rejeitada, um representante da companhia discute a requisição com o
cliente e negocia o pagamento ou rejeita a requisição. Se o pagamento é
feito, a tarefa de "faz pagamento" acessa o banco de dados
financeiro e registra o pagamento.
Figura 5: Workflow do tipo produção.
As diferenças relevantes entre este Workflow de produção e o ad hoc ou administrativo, são:
·
interação do sistema de informação como os processos de
negócio
·
uso de executores de tarefas automatizados (não humanos).
Workflow
ainda pode ser divido em: apoio ad hoc de grupo de trabalho,
automação de tarefas, fluxo de documento e automação de processo [Georgakopoulos
95]. Frye em divide workflow em
três categorias: centrado em correio, centrado em documento e centrado em
processo. Estas caracterizações não separam workflows
conceituais dos sistemas de gerência de workflow
comerciais que os suportam, nem tratam explicitamente a infra-estrutura
tecnológica que eles estão correntemente usando.
Sistemas de workflow
de produção automatizam processos de negócios complexos que variam
pouco de caso para caso, similar a uma linha de montagem. Eles suportam
volumes de transações elevados, documentos compartilhados, repositórios
e documentos sofisticados bem como o acompanhamento de tarefas. Muitas das
aplicações de workflows de
produção descendem de produtos baseados em imagens ou do gerenciamento
de documentos baseados no gerenciamento de textos e recuperação de
produtos [Kobelius 95].
Voltar
2.4
Workflow orientado a pessoas e workflow
orientado a sistemas
Workflow
pode ainda ser caracterizado dentro de dois aspectos: orientados a pessoas
e orientado a sistemas [Georgakopoulos 95]. O primeiro tipo envolve
humanos na execução e coordenação de tarefas enquanto que o segundo
tipo, orientado a sistemas, envolve sistemas de computadores que executam
operações computacionais intensas e softwares especializados em
tarefas (Workflow do tipo produção).
Enquanto Workflows orientado a
humanos, controlam e coordenam tarefas humanas, Workflow
orientado a sistemas controlam e coordenam tarefas de softwares com
pequena intervenção humana. Conseqüentemente, implementações
orientado a sistemas precisam incluir software para controle de
concorrência e técnicas de recuperação para assegurar consistência e
segurança.
Em um Workflow
orientado a pessoas, as principais questões a serem analisadas são:
·
interação pessoa-computador;
·
combinar habilidades humanas para suportar as tarefas necessárias;
·
modificar a cultura do escritório (como as pessoas preferem
ou necessitam trabalhar).
Em um workflow
orientado a sistemas, as principais questões a serem analisadas são:
·
combinar as necessidades dos processos de negócios para a
funcionalidade do sistema e providenciar dados a partir dos sistemas de
informação existentes;
·
interoperatibilidade entre sistema do tipo HAD (heterogêneo,
assíncrono, distribuído);
·
procurar softwares adequados para executar tarefas de workflow;
·
determinar novas necessidades de software de forma
a permitir automação dos processos de negócios;
·
assegurar a execução correta e segura dos sistemas.
Voltar
2.5 WorkflowTransacional
Workflow Transacional envolve
execução coordenação de múltiplas tarefas que (i) podem envolver
humanos, (ii) requer acesso para sistemas do tipo HAD, e (iii) suporta o
uso seletivo de propriedades transacionais (exemplo: atomicidade, consistência,
isolação e durabilidade) para tarefas individuais e entradas de workflow.
O uso seletivo de propriedades transacionais é necessário para permitir
a especialização das funcionalidades necessárias para cada Workflow (exemplo: permitir colaboração de tarefas e suportar
estruturas complexas de Workflow).
Figura 5: Caracterizando workflow,
Duitshof 95.
Torna-se importante observar que questões tais como
tratamento de exceções, liberação de usuários, priorização e
encerramento podem aparecer de diferentes formas em diferentes sistemas, e
necessitam ser analisadas. Também são descritos, figura 5, alguns
segmentos da abrangência das características de um workflow
e questões analisadas pelos CSCW, sistemas de processamento de transações
comerciais e workflows do tipo
transacional.
Voltar
3. Conclusões
Dos conceitos selecionados na bibliografia sobre
workflow todos contemplam a idéia de que workflow é direcionado a
processos de negócios. As definições propostas por [Joosten 95] e [Duitshof
95] são, na nossa visão, as que contemplam a maioria das características
citadas pelos diversos autores como importantes para um workflow.
Tendo definido um workflow como um sistema, Joosten e Duitshof
admitem que um workflow reuna um conjunto de elementos
(atividades) de forma a atingirem um objetivo em comum. O objetivo
proposto é a melhoria da coordenação do trabalho, facilitada pela
disponibilidade de uma infra-estrutura de comunicação eletrônica no
local de trabalho. Considerando que esta infra-estrutura de comunicação
eletrônica possa auxiliar no gerenciamento de tarefas, os conceitos
propostos por Burns [Burns 93] são suportados pelas definições de
Joosten e Duitshof, visto que, como mencionado anteriormente, workflow
tem características híbridas, ou seja, pode ter participantes humanos ou
automatizados. Desta forma, em um workflow podem ser utilizadas
ferramentas gerenciadoras de tarefas (o que atende a definição de [Mackie
94]) que interpretam e agem sobre eventos, como também podem interferir
pessoas (ex: workflow do tipo ad hoc).
A continuação deste trabalho estará centrada na
representação formal dos conceitos de modelagem de workflow
utilizando-se um modelo orientado para objetos com a capacidade de
representação de regras de transição de estados e de integridade, para
tanto será utilizado o modelo TF-ORM - Temporal Functionality in Objects
with Roles Model [Edelweiss 93].
Agradecimentos
Os autores agradecem ao CNPq e a CAPES ao apoio
parcial a esta pesquisa.
Voltar
4. Bibliografia
[Burns 93] Burns, Nina - Ebb and Flow - Lan Magazine
, p. 118-123, May 93.
[Duitshof 95] Duitshof, Matthijs - Workflow
Automation in Three Administrative Organizations, Masther's Thesis,
Departament of Computer Science - Section Information Systems - University
of Twente - The Netherlands.
[Edelweiss 93] Edelweiss, N.; Oliveira, J.Palazzo
M.de; Pernici, B. An Object-Oriented Temporal Model. Proceedings of the
5th International Conference on Advanced Information Systems Engineering -
CAiSE '93, June 8-11, 1993, Paris, France, p.397-415. (Lecture Notes in
Computer Science, 685).
[Joosten 95] Joosten, M. M. Stef - Conceptual Theory
for Workflow Management Support Systems - Center for Telematics and
Information Technology, University or Twente, P.O. Box 217, 7500 AE
Enschede, the Netherlands.
[Kobielus
95] Kobielus, James - The Rhythm of Work: A Buyer's Guide to Workflow
Tools.
[Mckie 94] Mckie, Stwart - The Five Levels of
Workflow; DBMS, p. 74-76, April 94.
[Georgakopoulos
95] Georgakopoulos, Dimitrios et. al - An Overview of Workflow
Management: From Process Modeling to Workflow Automation Infrastructure.
[Schael 91] Schael, T. et al., "Design
Principles for Cooperative Office Support Systems in Distributed Process
Management", in Support Functionality in the Office Environment, A.
Verrijn-Stuart (ed), North Holland, 1991.
Voltar
Obs.: Por
solicitação do autor, favor considerar os links abaixo:
http://www.ppga.ufrgs.br/read/
http://www.ppga.ufrgs.br/read/read03/artigo/workflow.htm
Pesquisa: P@ulo
Monti
E-mail: pmonti@cpovo.net
|
