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CONCEPTOS Y CARACTERISTICAS DEL PROCESAMIENTO DE ARCHIVOS

Datos y la Información
En diversas ocasiones se usan términos tales como “datos” e “información” de manera indistinta, lo cual nos lleva a un manejo erróneo de dos conceptos diferentes es así que considero muy importante definir o revisar estos conceptos, que son de gran importancia.

¿Qué son los datos?
Desde siempre el hombre ha generado, almacenado, manipulado y usado los datos, porque han tenido la necesidad de observar, de registrar o referir diversos sucesos. Por esto el concepto de dato no es nuevo ni mucho menos originado con la creación del computador.
Formalmente se puede decir que los datos vienen a ser los testimonios de la información que tenemos acerca de un hecho, es decir, son el reflejo de las condiciones en que se una situación dada.
Los datos previenen de diversos eventos tales como efectuar una venta, compra, el ingreso de un estudiante a una universidad, etc. Desde el nacimiento, nuestra vida diaria esta conformada por datos y aunque éstos parecen estar muy dispersos, son recopilados, procesados y consultados de muy diversas maneras o con sistemas diferentes que finalmente, utilizan datos.

La información
En la Figura 1, aparecen ciertos datos que, si los sometemos a un proceso (combinación de operaciones), pueden generar información.

Al asignarle a la información algún modelo de organización, ésta puede acrecentar los conocimientos del usuario y su certidumbre al tomar decisiones, evitando así un sin numero de tentativas lo que, a su vez, permitirá la realización de acciones concretas y seguras que generarán nuevos datos o modificarlos.

Administración de los datos
Los datos son una especie de materia prima que, en ocasiones, se puede cosiderar costosas. Den ser administrados de tal manera que sean siempre correctos y estén disponibles para producir información necesaria. Las siguientes operaciones ilustran algunos aspectos del manejo de datos
Captación Esta operación se refiere al registro de datos realizado a partir de un evento, en forma de facturas nóminas, modificaciones, y otros.
Validación Se refiere a la comprobación de los datos con el fin de mantener su integridad.
Clasificación Esta operación clasifica los elementos de los datos en categorías especificas que tienen un sentido para el usuario.
Almacenamiento Los datos se guardan en algún dispositivo donde están disponible y pueden ser usados cuando sea necesario.
Recuperación Búsqueda y acceso a datos específicos que se encuentran almacenados.
Protección esta operación nos permite lograr la seguridad de los datos y mantener su integridad.
Al realizar dichas operaciones podemos aspirar a tener un recurso de datos flexible y capaz de soportar los procesos de toma de decisiones en una organización

Guías generales para un sistema de administración de datos.

1. Los datos deberán ser representados y almacenados de tal manera que puedan ser accesibles posteriormente.
2. Los datos deberán ser organizados en tal forma que puedan ser selectiva y eficientemente accesados.
3. Los datos deberán ser procesados y presentados en tal disposición que puedan ser un soporte eficiente en el medio ambiente del usuario.
4. Los datos deberán ser protegidos y administrados de modo que retengan su valor.

A partir de este momento tratare de que tu obtengas los recursos necesarios para poner en practica las anteriores guías y pueda implementar un sistema de administración de datos.