หลักสูตรสำหรับองค์การบริหารส่วนท้องถิ่น

 

หลักสูตร "การจัดทำดัชนีชี้วัดผลงาน (KPI) และการวางแผนเพิ่มประสิทธิภาพการปฏิบัติงาน"
   

การอบรมเชิงปฏิบัติการ
หลักสูตร "การจัดทำดัชนีชี้วัดผลงาน (KPI) และการวางแผนเพิ่มประสิทธิภาพการปฏิบัติงาน"
 ติดต่ออาจารย์ประสิทธิ์ จีนประชา Training Consultant Co.,Ltd.(2531) โทร. 02-509-2158,081-483-3737
สำนักงาน : 23/2 หมู่บ้านเสริมมิตร ถนนนวมินทร์ 68 เขตบึงกุ่ม กทม. 10240
 www.oocities.org/trainingcons
   

            การกำหนด “ดัชนีชี้วัดผลงาน” (KPI-Key Performance Indicators) นั้นถือว่าเป็นสิ่งจำเป็นไปแล้วสำหรับองค์กรบริหารส่วนท้องถิ่น เพราะไม่ว่ามุมมองจากหน่วยราชการ มุมมองจากความคาดหวังของประชาชน และมุมมองจากองค์กรที่มีการบริหารงานแบบสมัยใหม่ ล้วนต้องการเห็น “ดัชนีชี้วัดผลงาน” (KPI) ขององค์การบริหารส่วนท้องถิ่นกันทั้งนั้น  เพราะเป็นตัวบ่งบอกถึงความมีประสิทธิภาพของการบริหารขององค์การบริหารส่วนท้องถิ่นนั้นๆ  
   

             ในแง่ของการบริหารภายใน “ดัชนีชี้วัดผลงาน” (KPI) ยิ่งความจำเป็นที่จะขับเคลื่อนความสำเร็จของการทำงานต่างๆของแต่ละกองหรือสำนักในองค์การบริหารส่วนท้องถิ่น เพราะผลจากการที่ทุกกอง-สำนักมีดัชนีชี้วัดผลงานออกมาอย่างถูกต้องครบถ้วนและชัดเจนแล้ว ทุกกอง-สำนักก็จำเป็นต้องมีแผนเพิ่มประสิทธิภาพการปฏิบัติงาน ที่มีรายละเอียดของแผนอย่างสมบูรณ์ทำให้เกิดความมั่นใจได้ว่า การปฏิบัติงานของทุกกอง-สำนักจะมีประสิทธิภาพในการให้บริการแก่ประชาชนมากยิ่งขึ้น มีแผนงานให้ประชาชนได้ทราบล่วงหน้า มีตัวชี้วัดให้ประชาชนได้ตรวจสอบ ได้ชื่นชมอย่างชัดเจน เป็นการสร้างชื่อเสียงให้ทั้งกับผู้ที่มาจากการเลือกตั้ง และผู้ปฏิบัติงานประจำขององค์การบริหารส่วนท้องถิ่นนั้นๆ
   
              มักมีข้อกังวลจากองค์กรต่างๆที่จะจัดอบรมหลักสูตรนี้ว่าเป็นการยากไปสำหรับบุคคลในองค์กรนั้นๆ และยิ่งบอกว่าจะจัดทำให้สำเร็จได้ผลออกมาทั้ง ดัชนีชี้วัดผลงานและแผนเพิ่มประสิทธิภาพการปฏิบัติงานในช่วงเวลาของการอบรมด้วยแล้ว  ก็เกรงกันไปว่าจะทำกันไม่ได้  ขอเรียนว่าทุกองค์กร  หลากหลายประเภทธุรกิจ หลากหลายระดับ   ที่ได้จัดอบรมไปแล้วรวมกว่า 50 องค์กร ก็ได้ผลสำเร็จที่ถูกต้องสมบูรณ์ออกมาเหมือนกัน หัวข้อการอบรมเชิงปฏิบัติการมีดังต่อไปนี้
1 แนวความคิดเรื่อง "การบริหารงานงานสมัยใหม่"
2 ทบทวนหรือการกำหนด วิสัยทัศน์ (Vision) พันธกิจ (Mission) และค่านิยมร่วม (Core Value) [หรือข้ามไป]
3 ความรู้เรื่อง การจัดทำดัชนีชี้วัดผลงาน (KPI-Key Performance Indicators) และ BSC-Balanced Scorecard
4 การเขียนภาระหน้าที่ของหน่วยงาน (Function Description) ของหน่วยงาน (เพื่อนำไปสู่การกำหนด KPI)
5 การกำหนด "จุดชี้วัดความสำเร็จของหน่วยงาน “(KSF-Key Success Factors) (เพื่อนำไปสู่การเขียน KPI)
6 การกำหนด "ดัชนีชี้วัดผลงาน" (KPI-Key Performance Indicators) ของแต่ละกอง-สำนัก
7 ความรู้เรื่องการวางแผนงานเพิ่มประสิทธิภาพการปฏิบัติงาน  
8 วิธีการกำหนดแผนงานให้รองรับกับดัชนีชี้วัดผลงาน (KPI) ของหน่วยงาน
9

การกำหนดชื่อแผนเพิ่มประสิทธิภาพการปฏิบัติงานจากตัวดัชนีชี้วัดผลงาน (KPI) ที่กำหนดขึ้น - วางแผนเพื่อให้แน่ใจได้ว่าการทำงานจะบรรลุผลตามดัชนีชี้วัดผลงาน)  การเรียงลำดับความสำคัญของแผนงาน 
10 การนำเสนอรายชื่อแผนเพิ่มประสิทธิภาพการปฏิบัติงานที่จะดำเนินการในปี 2551 และร่วมกันอภิปราย
11 วิธีการเขียนแผนงานขั้นหลักการ  ภาคปฏิบัติ  การนำเสนอ  เพื่อร่วมกันอภิปรายร่วมกัน (ทุกแผนเป็นของทุกคน) 
12 วิธีการเขียนแผนงานในรายละเอียดภาคปฏิบัติการนำเสนอเพื่อร่วมกันอภิปราย
   
           ผลที่ได้จากการสัมมนาผู้เข้ารับการอบรมจะได้รับความรู้ในทุกเรื่องอย่างเพียงพอ และมีความสามารถที่จะดำเนินการตามที่กำหนดทุกหัวข้อสามารถจัดทำออกมาอย่างถูกต้อง  และได้ผลงานทั้งหมดแล้วเสร็จสมบูรณ์ออกมาครบถ้วนในช่วง
เวลาการสัมมนาเนื่องจากได้จัดให้กับองค์การบริหารส่วนท้องถิ้นไปแล้ว จึงมีผลงาน-ตัวอย่างดีๆอยู่มากเพียงพอ  ดังนั้นองค์การบริหารส่วนท้องถิ่นที่จะจัดต่อไปสามารถจัดอบรมทั้ง 2 หลักสูตรรวมกันนี้ในเวลา 3 วัน หรือจัดนอกสถานที่ค้าง 2 คืน  
   
ลิ้งค์ Workshop-1.doc     วิธีการเขียนภาระหน้าที่การงานที่สมบูรณ์ของแต่ละกอง-สำนัก (มีตัวอย่างจากหลายเทศบาล)
 

Workshop-2.doc   วิธีการกำหนด "จุดสำเร็จของแต่ละภาระหน้าที่" (KSF-Key Success Factors)

 
  Workshop-4.doc     วิธีการกำหนดแผนงานที่จะดำเนินการให้การทำงานบรรลุเป้าหมายตามที่กำหนดของแต่ละ KPI
  Workshop-1-6.pdf   ให้เห็นตลอดกระบวนการ รวม 6 ขั้นตอน (ตัวอย่างนี้เป็น "ร่างแรก" เพื่อการนำเสนอ ยังไม่ยุติตามนี้
    บางเทศบาลก็จะให้บุคลากรของเทศบาลทุกระดับ  รวมทั้งสท. อสม. ผู้นำชุมชน ผู้ใหญ่บ้าน เข้าร่วมการอบรม บางเทศบาลมีการทำเอกสาร และกระเป๋าใส่เอกสารสวยงาม บางเทศบาลมีการแจกวุฒิบัตร เซ็นและมอบโดยท่านนายกเทศมนตรี และการออกข่าวในหนังสือพิมพ์ท้องถิ่น และเมื่อทำเสร็จแล้ว เข้าเล่มอย่างสมบูรณ์สวยงามนำเสนอให้หลายหน่วยงาน หลายระดับได้รับทราบ การอบรมใช้เวลา 3 วัน ประมาณ 08.30-17.00 น.

    บางเทศบาลได้มีการทบทวนและร่วมกันกำหนด วิสัยทัศน์ (Vision) พันธกิจ (Mission) กันใหม่โดยให้ทุกคนมีส่วนร่วมอย่างแท้จริง เมื่อสำเร็จออกมาทุกคนก็มองเห็น “ธง” ในการพัฒนาท้องถิ่นทุกด้านร่วมกัน และมองเห็นงานที่ต้องทำอีกมากมายเพื่อให้ถึงวิสัยทัศน์ และต้องดำเนินการตามพันธกิจที่ทุกคนเห็นว่าสมควรจะต้องทำ เป็นการปักธงร่วมกัน และทุกคนต่างก็ต้องทำหน้าที่ตามภาระหน้าที่ของฐานะตำแหน่งนั้นๆ เพื่อให้เกิดความเจริญกับท้องถิ่น กับประชาชนอย่างแท้จริงและอย่างยั่งยืน เทศบาลที่จัดไปแล้วกำลังปรับปรุงหน้า Website กันใหม่ทุกคนทั้งในท้องถิ่น และต่างท้องถิ่นที่เข้าชมได้มองเห็นวิสัยทัศน์ และพันธกิจของเทศบาลนั้นๆอย่างชัดเจน ก้าวหน้า

    ในด้านการบริหารภายในทุกคนทั่วทั้งเทศบาลได้รับรู้ว่าแต่ละกอง-สำนักกำลังดำเนินการอะไร มีขั้นตอนอย่างไร และบุคลากรในกองอื่นๆจะเข้าไปช่วยได้ตรงไหนอย่างไร (ไม่ใช่ต่างคนต่างทำต่างคนต่างอยู่ - มีอยู่บ้างในทุกประเภทขององค์กร) ทำให้ทุกคนมีกำลังใจที่จะพัฒนางานของตน เพราะรู้ว่าทุกคนต่างกำลังพัฒนาประสิทธิภาพการทำงานกันทั้งนั้น และเมื่อทำสำเร็จเกิดความภาคภูมิใจ อันเป็นแรงจูงใจที่ดีที่สุดของคนเรา ดังนั้นการตามงาน การเร่งงานแทบจะไม่มีอีกต่อไป เพราะทุกคนเสนอออกมาเองว่าตัวเอง หรือกอง-สำนักของตนเองจะปรับปรุงงานอะไร ให้แล้วเสร็จเมื่อไหร่ ผลที่ออกได้จากการอบรมก็คือจะมีแผนเพิ่มประสิทธิภาพการปฏิบัติงานหรือแผนพัฒนาท้องถิ่นกอง(สำนัก)ละ 3-5 แผน

    ทุกโครงการไม่ว่าจะทำโครงการใหม่หรือโครงการที่ได้เสนอและได้รับอนุมัติ จะมีการนำมาเขียนแผนงานออกมาให้เห็นรายละเอียดเป็นขั้นตอน ว่าโครงการนี้หรือแผนงานนี้ประกอบไปด้วยกิจกรรมอะไรบ้าง แต่ละกิจกรรมก็กำหนดเวลาไว้ชัดเจน ไม่ใช่ทั้งโครงการขีดเส้นไว้เส้นเดียวว่าเริ่มเมื่อไหร่ และจบเมื่อไหร่ ดังนั้นก็มักจะมาจุก มาเร่งกันตอนจะสิ้นเวลาตามโครงการ ทำให้เกิดปัญหาในการทำงานของการจัดซื้อจัดจ้าง และการเบิกจ่ายงบประมาณ

    ในแง่ของผู้ปฏิบัติงานก็ได้รับรู้ว่าตนเองทำหน้าที่ได้ดีมากน้อยเพียงใด หากทำได้บรรลุ KPI ก็จะเกิดความภาคภูมิใจที่ตนเองทำงานได้สำเร็จ เมื่อมีการรายงานก็จะนำมาบอกอย่างภาคภูมิ เกิดกำลังใจในการทำงาน และเป็นธรรมชาติของคนเราทุกคนที่อยากจะทำงานให้ดีขึ้น อันเป็นแรงผลักดันจากภายในใจตนเอง และได้รับข่าวคราวเสมอว่าหลายๆคนได้แสดงให้เห็นถึงศักยภาพของตนออกมาอย่างนึกไม่ถึง เช่นสามารถเป็นครูสอนการทำงานฝีมือให้กับประชาชนในท้องถิ่นได้ หรือออกไปช่วยชุมชนในการพัฒนาท้องถิ่นได้  โดยไม่ต้องมานั่งคิดว่านั่นไม่ใช่งานของเรา

    อีกประการหนึ่งที่เห็นได้ชัดว่าเมื่อมีการเสริมกิจกรรมต่างๆเข้าไป ก็ทำให้ทุกคนได้พูดจาคุยกัน ได้ทำงานร่วมกัน ได้แสดงออกถึงความมีมิตรไมตรีต่อกัน เกิดความเข้าใจว่าบุคคลที่เคยมองว่าเขาไม่ชอบเรา หรือเขาเป็นอย่างนั้นอย่างนี้ แท้จริงแล้วเรามองผิดไปเองก็มีมาก ปรกติเมื่อจบการอบรมก็จะให้ทุกคนเปิดใจว่า “ระยะอบรม 3 วันนี้เป็นอย่างไรบ้าง” ครั้งล่าสุดมีคนหนึ่งพูด(ในเชิงแซวว่า)  “เพิ่งเห็นใน 2-3 วันนี้ที่เวลาเดินสวนกันแล้วยิ้มให้กัน”