SISTEMAS DE INFORMAÇÃO

1 - Conceito:

Informação: é qualquer espécie de conhecimento ou mensagem que pode ser usada para aperfeiçoar ou tornar possível uma decisão ou ação.

Podemos dizer que nesse intercâmbio de informações foi dividido em:

• Comunicação pessoal: de pessoa para pessoa, mas com o passar dos anos o telefone passou a fazer parte desse grupo.
• Comunicação teledifundida: de um para muitos como palestra, programas de televisão, rádio.
• Comunicação escrita: memorando, fax, telex.
• Comunicação on-line: Mail, Internet.

Sistemas de informação é uma série de dados trabalhado que possibilitam ao executivo a tomada de decisão, relacionando-se com os diversos departamentos.

No caso da empresa o sistema de informação mais visado é o Gerencial mais conhecido como SIG.

Gerencial é o processo administrativo, planejamento, organização, direção e controle voltado para os resultados.

Esse sistema visa melhor retorno sobre a informação, quer dizer, melhorar o lucro aumentar as oportunidades e por conseqüência diminuir os custos.

2 - IMPLEMENTAÇÃO:

O SIG deve ser muito bem desenvolvido e implementado e ter efetiva colaboração na atividade fim da empresa.

Para implementar um sistema desse nível é necessário que se faça, uso da informática, fazer uma pesquisa em dois ambientes organizacionais o interno e o externo.

Externo seria a análise do ambiente como um todo a partir de pesquisas de mercado, espionagem em outras empresas, pesquisas de satisfação do cliente. Avaliar como anda a política governamental, quais as medidas econômicas vigentes.

Interno análise de departamento, como Contabilidade, para analisar os últimos custos em determinados itens, Departamento Financeiro quanto foi faturado nos últimos meses? Recursos Humanos tem desde emprego dos funcionários à níveis de satisfação.

Parâmetros devem ser expressos conforme a necessidade de cada empresa, é necessário que o material analisado esteja de acordo com o nível de gerência.

Hoje mais do que nunca busca-se a maximização dos lucros e minimização dos custo, e o tramite interno e externo de papéis deve acabar nos próximos anos, porque com a tecnologia da informática existente a necessidade de existir o papel é quase nula.

A última tecnologia existente em sistemas de informação é um software que uma empresa chamada SAP (Sistemas, Aplicações e Produtos para Processamento de Dados). Esse software interliga os processos de negócio ajudando toda a empresa a funcionar melhor, possui um mecanismo de linha de lógico de produção no mesmo momento que é dado saída de um material do estoque, um componente verifica se o estoque possui quantidade mínima, ativa o departamento de compras e em algumas empresas nos Estados Unidos determinados fornecedores são acionados para serem feitas solicitação de cotações.

"A SAP permite reestruturar seu negócio enquanto ele está mudando".

Grandes empresas brasileiras em diferentes ramos de negócios já optaram por usa esse software como:

• Volkswagen do Brasil (Automotiva),
• Bombril - Cirio Ltda (Bens e Consumo),
• Cia Antártica Paulista ,
• Natura Cosméticos,
• Perdigão Agro-industrial S/A,
• Brasillit ( Engenharia e Construção),
• Produtos Roche Químicos e Farmacêuticos (Farmacêutica),
• TV SBT Canal 4 de São Paulo S/A (Mídia),
• Votorantim Celulose e Papel (Papel e Celulose).
  

Um fator muito importante ao se implementar um sistema de informação na empresa é que as pessoas, funcionários, todos os envolvidos no processo devem estar treinados, porque se isso não acontecer a cultura organizacional continua a mesma, sendo assim, a tecnologia pode ser a melhor mas se as pessoas não estiverem satisfeitas o processo não evolui.

COMPONENTES, CONDICIONANTES, NÍVEIS DE INFLUÊNCIA E NÍVEL DE ABRANGÊNCIA

Existe uma necessidade constante de evolução do conceito dos instrumentos organizacionais, devido às constantes alterações nos planos econômicos, social, político e fiscal. Por isso, os fatores envolvidos no desenvolvimento de sistemas de informações tem sido objeto de inúmeros estudos.

Modelo é a apresentação abstrata e simplificada de uma realidade em seu toda ou em partes, ou seja, o modelo apresenta a descrição simplificada de um sistema explicando o seu funcionamento.

Antes de se conhecer o modelo básico, se faz necessário enfocar o modelo geral, que procura alocar o Sistema de Informações Gerenciais - SIG - dentro de um processo administrativo.

CONTROLE E AVALIAÇÃO

O modelo geral demonstra uma perfeita interação do SIG com os objetivos, estratégias e políticas estabelecidas através dos processos de planejamento (estratégico, tático e operacional); com as unidades organizacionais.

Existe também a função de gerenciamento destas várias funções apresentadas no modelo geral de SIG, sem a qual nada, ou quase nada, irá ocorrer.

O modelo específico pode ser delineado considerando os níveis de abrangência e de influência, os condicionantes e os componentes do SIG.

NÍVEIS DE ABRANGÊNCIA DO SIG

a) Nível corporativo do SIG

Este nível de abrangência refere-se ao sistema de informação inerente ao negócio ou grupo de negócios em que a corporação atua e/ou irá atuar.

Pela sua própria abrangência, este SIG deve ter sustentação em questionamentos de elevada validade estratégica.

b) Nível de UEN do SIG

Neste caso, o SIG está relacionado a uma Unidade Estratégica de Negócio - UEN.

Unidade estratégica de Negócios - UEN - é uma unidade ou divisão da empresa responsável para desenvolver uma ou mais AEN - Áreas Estratégicas

de Negócios.

Área Estratégica de Negócios - AEN - é uma parte ou seguimento do mercado

Com o qual a corporação ou a empresa, de suas UEN, se relaciona de maneira otimizada

Uma AEN pode compreender diversas empresas de uma corporação ou, de maneira mais simples, engloba apenas uma divisão de produtos ou algumas poucas linhas de produtos.

c)Nível de empresa do SIG

Neste caso, o SIG tem a abrangência de uma empresa atuando de forma interativa com o seu ambiente.

O SIG refere-se, também, neste caso, às situações de abrangência corporativa e de UEN.

NÍVEIS DE INFLUENCIA DO SIG

Os níveis de influência do SIG são:

a) Nível estratégico: que considera a interação entre as informações do ambiente empresarial (estão fora da empresa) e as informações internas da empresa. Corresponde ao SIE - Sistema de Informações Estratégicas.

b) Nível táticos: que considera a aglutinação de informações de uma área de resultado e não da empresa como um todo. Corresponde ao SIT - Sistema de Informações Tática.

c) Nível operacional: que considera a formalização, principalmente através de documentos escritos das várias informações estabelecidas. Corresponde ao SIO - Sistema de Informações Operacionais.

A razão básica de considerar, de forma separada, estes três níveis de influência é que cada um deles pode ter um tipo e amplitude de influência sobre o SIG.

Na realidade, esta separação dos três níveis de influência do SIG também tem a vantagem de propiciar uma situação de interligação com os três tipos, ou níveis, de planejamento nas empresas, o planejamento nas empresas, o planejamento estratégico, tático e operacional.

CONDICIONANTES DO SIG

a) Objetivos, estratégias e políticas da empresa.

Objetivo é o alvo ou situação que se pretende alcançar.

Estratégia é a ação ou caminho mais adequado a ser executado para alcançar

os objetivos estabelecidos.

Política é a definição dos níveis de delegação, faixas de valores e/ou quantidades limites e de abrangência das estratégias e ações para a consecução dos objetivos.

b) Fatores ambientais da empresa

Fatores ambientais são os aspectos externos à empresa que, dentro de um

limite específicos, se possa conceber como tendo alguma influência sobre a operação

da empresa.

São exemplos ambientais: clientes, fornecedores, governos, concorrentes, etc... Cada uma destes fatores ambientais tem maior ou menor condicionamento sobre o delineamento do SIG.

A identificação do que e externo ou ambiental ao sistema depende, basicamente, da abrangência do sistema considerado. É por isso que se poderia ter um quarto nível de abrangência do SIG, que seria o do sistema considerado (contabilidade, custos, produção, recursos humanos, etc...).

Não se deve, porém, evidenciar este quarto nível de abrangência do SIG porque se tem verificado que, toda vez que não se considera o todo (corporação, UEN ou empresa), a qualidade do SIG fica prejudicada.

O ideal é o SIG ser desenvolvido de "cima para baixo" e de "baixo para cima", ou seja, o SIE ser detalhado em SIT e estes em tantos SIO existentes e, posteriormente, aglutiná-los em tantos SIT quanto forem necessários. E, finalmente, fechar os SIT em um único SIE.

Esta forma interativa de trabalhar com o SIG é, seguramente, a que melhor resultado proporciona para o processo decisório nas empresas.

A alocação de outras empresas do mesmo setor de atuação da empresa considerada nos quadrantes da figura acima pode proporcionar uma situação interessante de análise de posicionamento.

c) qualidade do fator humano

A qualidade da informação é outro condicionante importante a ser considerado. Isto porque de muito pouco adianta um SIG bem estruturado e com boa sustentação na qualidade do fator humano se não existir efetiva qualidade nos insumos do SIG, que não representados pelas várias informações necessárias.

e) tecnologia da empresa

Tecnologia é o conjunto de conhecimentos que são utilizados para

operacionalizar as atividades na empresa para que seus objetivos possam ser

alcançados.

Por exemplo, o nível de tecnologia inerte à informática condiciona o desenvolvimento e a implementação de um SIG.

f) Relação custo x benefício

Outro fator condicionante a ser abordado é a relação custo x benefícios do SIG, a qual deve estar bem analisada e entendida pelos vários executivos envolvidos.

É natural que os benefícios devam ser maiores que os custos e a sua forma de avaliação, ainda que problemática em algumas situações, deve ser perfeitamente aceita na empresa.

APLICAÇÕES

As aplicações de um sistema de informações, visam principalmente tornar a empresa mais ágil, capaz de definir com mais clareza a situação da empresa no mercado, planejar estratégias, pontos fortes, e fracos, recursos, movimentos dos competidores, definição dos consumidores.

Tem enfoque voltado para os resultados considerados.

Enfim o sistema deve estar voltando para obtenção de informações, para evitar surpresas, parâmetros de avaliação de desempenho, identificação de oportunidades de negócios para a empresa.

METODOLOGIA DE DESENVOLVIMENTO:

1 - Identificação e definição das necessidades de informações estratégicas, táticas e operacionais.

Quais são as informações necessárias como por exemplo o campo da missão da empresa, negócios atuais e potenciais. Observando que hoje um negócio potencial, amanhã é atual. Relação custo x beneficio, reunindo maior quantidade de informações sobre o negócio

potencial visando um enfoque estratégico para que quando ele vier a se tornar atual se faça da maneira certa.

A empresa nesta fase deve ter um cuidado especial sobre as fontes de informações, pois tratando-se de fontes externas, pode conter dados ambíguos, e até mesmo antagônicos que não são de fácil análise.

2 - Geração e arquivamento de informações.

Temos como principal objeto a pesquisa planejada de um determinado projeto. Nesta fase deve-se ter cuidado sobre os tipos de pesquisa, a abordagem, que pode ser quantitativa ou qualitativa, e as técnicas de reconhecimento e análise dos dados.

No planejamento estabelecemos os seguimento do mercado a serem pesquisados, podendo-se usar o método probalístico ou estratificado.

3 - Geração e avaliação

Consiste propriamente na análise dos dados obtidos e a partir daí iniciar a análise tendo como principais pontos:

• relevância
• consistência
• urgência
• confiabilidade
• precisão

Feita análise devemos transformar os dados em informações gerenciais para facilitar o processo na tomada de decisões.

Devemos tomar muito cuidado nesta fase levando em conta os aspectos de urgência, confiabilidade dos dados, eficiência quando os dados são transmitidos de uma fonte para outra.

4 - Disseminação de dados e informações

Correspondente a parte operacional trata da distribuição das informações de acordo com as necessidades da empresa.

Para que ocorra com perfeição deve-se ter feito antes uma análise da necessidade e utilidade das informações atendendo ao quesitos de:

• objetividade
• prioridade
• eficácia
• necessidade especifica
• eficiência
• brevidade
• clareza
• conteúdo
• rapidez
• atualidade
• efetividade
  

5 - Utilização das informações da empresa

É a incorporação das informações nos processos de decisão da empresa nos seus três níveis.

Grande utilização no planejamento empresarial (estratégico, tático, operacional) mas que nota, também o comprometimento do executivo da empresa.

6 - Retroalimentação "feedback" das informações

Aspecto que visa fechar o circuito do sistema de informações, método também que o executivo analisa o ambiente e todas as mutações que possam ocorrer

dentro do cenário econômico, político e social, independentes ou em conjunto.

Por: Márcia Cristina da Costa Figueiras, Marcelo Bier.

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