ANÁLISE DE PROCESSOS E IMPLANTAÇÃO DE SAP NA HOECHST

A Hoechst do Brasil, quarto maior grupo do setor químico do país segundo a revista “Maiores e Melhores”, com faturamento anual da ordem de US$ 870 milhões, desencadeou um processo de reorganização administrativa. O objetivo principal é melhorar o fluxo de informações dentro da companhia, reduzir o lead-time na área produtiva e diminuir o tempo de retorno sobre o capital empregado. O projeto é bastante ambicioso, começou a ser executado no início deste ano e envolve cinco empresas do grupo, num total de 10 unidades de negócios dos segmentos químico e veterinário. A primeira etapa do projeto prevê a migração de uma plataforma “mainframe” de processamento de informações para outra do tipo cliente-servidor, na qual será instalado o SAP, tendo como pano de fundo uma reordenação por processos. A Symnetics foi a empresa escolhida para preparar a organização para essa implantação. Coube aos consultores da Symnetics e aos colaboradores da empresa incorporados ao grupo de trabalho identificar oportunidades de otimização organizacionais e operacionais em conformidade com o SAP R/3; quantificar as diferenças existentes entre as necessidade operacionais futuras das unidade de negócios entre si e os “gaps” entre essas necessidades e as possibilidade do SAP R/3 e prover a IBM, encarregada da implementação do software, das informações necessárias à implantação.

5 Meses em 5 Semanas....

O que mais chama a atenção nesse projeto da Hoechst foi o tempo necessário para cumprir essa etapa. “Em cinco semanas desenvolvemos um volume de análises que demoraria cerca de cinco meses em condições padrão de trabalho”, conta Flávio Cordeiro, o consultor da Symnetics encarregado de coordenar o projeto na Hoechst.

A rapidez da execução do projeto, deveu-se à estratégia escolhida. Foram criados um comitê diretivo, uma equipe de coordenação e vários times de análise. Definiu-se previamente os produtos que a análise iria gerar, quais seriam as responsabilidades de cada grupo e de cada nível dentro do grupo na elaboração desses produtos. Outro fator que contribuiu para o trabalho fluir melhor foi a escolha do ARIS Toooset B 3.1b em conjunto com o ARIS Analyser for SAP R/3 V1.1 como ferramentas de documentação e análises dos processos. Além disso, para validar a metodologia a ser utilizada, a Symnetics envolveu um especialista da IDS Prof. Scheer dos Estados Unidos, validando o cronograma das macro atividades.

Para a elaboração do diagnóstico foram identificados pontos fracos nos sistemas de informação, processos e modelos organizacionais; mapeada a estrutura dos sistemas atuais e suas principais funcionalidades, interfaces e características de software e hardware; elaborado um fluxo de materiais para melhorar a movimentação nas plantas e desenvolvido um modelo de dados de produto e mercado para identificar cenários empresariais de cada um dos negócios analisados. A execução dessa fase foi realizada em paralelo por cada uma das equipes organizadas por empresas/unidade de negócio. Isso resultou em relatórios finais por equipe, contendo planos de ação para as oportunidades de curto prazo e futuras.

No relatório final, os consultores elencaram algumas conclusões do projeto:

1 - Identificação das principais oportunidades de melhoria em alinhamento com a implementação do SAP R/3. As chances de melhoria dos processos foram priorizadas considerando as necessidades de cada negócio no sentido de atender aos requerimentos dos usuários;

2 - Seleção dos cenários e processos do SAP R/3 a serem parametrizados para se alcançar os requisitos especificados para os processos futuros;

3 - Análise das diferenças entre os processos das unidades de negócio e empresas envolvidas no projeto, informação importante para definição da estratégia de implementação e “roll-out” do sistema;

4 - Consolidação da visão por processos empresariais, possibilitando a implantação “top-down” do sistema, onde as necessidades dos processos vão sendo detalhadas em níveis sucessivos de refinamento até chegar, finalmente, aos parâmetros das transações do sistema. Um dos principais fatores críticos de sucesso do projeto foi a flexibilidade metodológica e o gerenciamento conjunto e colaborativo entre a Symnetics e a Hoechst. Esta já manifestou intenção de implantar esse projeto para as demais unidades do grupo na América do Sul.

fonte: www.calidad.org

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