1-Dosya formatı ne anlama geliyor?

Her dosya, işletim sistemi, onun bileşenleri ve diğer yazılımlar tarafından belirlenmiş bir türde kaydedilir. Dosya türü, söz konusu dosyanın diğerleri içinde hangi göreve sahip olduğunu gösterir. Dosyanın hangi türde saklandığınıysa onun uzantısından anlayabilirsiniz. Bu, genelde sayı ve harflerden oluşan üç karakterlik bir kısaltmadır ve dosya isminden “.” ile ayrılır. Sözü edilen “örnek.doc” isimli bir dosyaysa burada “örnek” dosyanın gerçek adı, “.doc” ise uzantısıdır. “.doc” Word dosyalarını simgeler. Bu yüzden de Word belgeleri DOC-dosyaları olarak adlandırılırlar.

2- En önemli dosya formatları hangileridir?
Windows işletim sisteminin kurulu olduğu sistemlerde pek çok önemli dosya türünden bahsedilebilir. Bunlar içinde en büyük grubu belgeler oluşturur. Bahsedilen dosyalar metin, tabela, veri tabanı, çizim gibi diğer çalışma sonuçlarını işleyen programlar tarafından hazırlanır. MsOffice büro paketindeki “.doc” ve “.xsl” uzantılarıyla tanıyabilecekleriniz Word ve Excel dosyaları bunlardan sayılabilir.
Program dosyaları metin veya grafik içermezler. İçlerinde bilgisayarın onlar açılırken teker teker uygulayacağı komutlar yer alır. Program dosyalarını “.exe” “.com” “.bat” veya “.pif” uzantılarıyla tanıyabilirsiniz. Sistem dosyaları işletim sistemini yönetmek için gereklidir. Windows’un en önemli sistem dosyaları “.sys” ve “.dll” uzantılarına sahiptir.

3- Dosya uzantılarını nasıl Windows gezgininde görünür hale getirebilirim?
Normalde Windows bilinen formalardaki dosya uzantılarını saklar. Aslında bu bazı dosyalar için her zaman bir türe hitap etmeyen semboller söz konusu olduğunda karışıklık yaratabilir. Ama önceden yapılan bu ayarlamayı düzenleme şansına sahipsiniz.
Windows Gezgininde Görünüm/Klasör Seçenekleri menüsünden Görünüm kartını aktif hale getirin. “Bilinen Dosya Türleri için dosya uzantılarını gizle” seçeneğinin onay kutusunu boş bırakın. Tamam’ı tıkladıktan sonra artık Windows tüm dosya uzantılarını gösterecektir.

4- Bilinmeyen bir dosya türünü nasıl çalıştırırım?
Aslında bir belgeyi sadece belirli bir programla çalıştırabilirsiniz. Ama bazı türler için bu o gerekli yazılım olmadan da gerçekleştirilebilir. Örneğin Word belgelerinin (DOC-Dosyaları) içerikleri Windows donatılarına dahil olan Wordpad’le açılabilir. “.xls” dosyalarına göz atmak için http://officeupdatemicrosoft.com sitesinde ücretsiz bir yazılım bulabilirsiniz.
Metinler, grafik dosyaları ve diğer dosya türlerini bilgisayarda görüntülemek için Windows Önizleme seçeneği kullanılabilir. Bunun için sağ fare tuşuyla istenilen dosyaya tıklayın ve Önizleme seçeneğini kullanın.
Şayet Windows/Donatılar PC’nizde kurulu değilse, Bilgisayarım/Denetim Masası/Program Ekle/Kaldır/Windows Kur’dan Donatılar’ı yüklemelisiniz.

5- Niçin bir belgeyi RTF-Dosyası olarak aktarmalıyım?
Bir Word belgesinin başka bir PC kullanıcısına verilmesi teknik olarak hiçbir sorun oluşturmaz. Çünkü neredeyse Windows kurulu her bilgisayarda yaygın kullanılan bu türü en azından okumanızı sağlayacak bir program yer alır.
Yine de bu dosyaları Doc dosyası olarak vermemeniz için bir sebep var: Bilgisayar virüsleri korkusu. Doc dosyaları makro virüslerinin en sık karşılaşılan taşıyıcılarından biri. Bu yüzden pek çok kullanıcı daha bu dosyaları okumadan Geri Dönüşüm Kutusuna göndermeyi tercih ediyor. Kendi Doc dosyalarınızın aynı işleme maruz kalmasını istemiyorsanız onları “Rich Text Format” yani “.rtf” olarak saklamalısınız. Bunun için Dosya/Farklı Kaydet’i seçin ve dosya türünü “.rtf” olarak ayarlayın. Kaydedilen RTF-Belgesi dönüştürülürken tüm biçimlendirmeleri korur ve neredeyse tüm metin programları tarafından okunabilir.

6- Bir dosya türünü nasıl belirli bir yazılımla ilişkilendirebilirim?
Windows’un kayıt düzenleyicisi hangi yazılımın hangi dosya türleri için kurulu olduğunun bilgisini içerir. Eğer bir dosya türünü başka bir yazılımla açmak istiyorsanız bu eşleştirmeyi değiştirebilirsiniz.

Bunun için Windows Gezgini’ni çalıştırın ve sağ fare tuşuyla istenilen dosyayı seçerken [Shift]’e de basılı tutun. Birlikte Aç komutunu seçin. Kurulu yazılımların yer aldığı bir liste açılacak. Aradığınız program bu listede mevcutsa onu işaretleyin ve Tamam’a tıklayın. Eğer program sisteminizde kurulu olduğu halde burada yer almıyorsa Diğer’i seçin ve kurulu olduğu dizini bularak programı iletişim kutusuna kaydedin.

7- Post-Script dosyaları niçin gereklidir?
Post-Script “.ps” özel formatında belgelerin biçimlendirmesi kağıda basıma uygun olarak belirlenir. Post-Script türünün avantajı kurulu donanımdan bağımsız oluşu. Kayıt ve basma işlemleri için kullanılan bilgisayarlar birbirinden farklıysa bile her yazıcı bir Post-Script dosyasında mevcut grafik ve yazıları kaydettiğiniz haline uygun olarak aynı şekilde kağıda geçirir.

Bu nedenle Postscript her şeyden önce profesyonel baskı firmaları tarafından kullanılır. Bir post-Script dosyasının ayarlanması genelde sadece özel bir DTP veya grafik programıyla mümkündür.

8- PDF dosyaları ne işe yarar?
PDF dosyaları her bilgisayarda aynı gözüken belgelerin sistemden bağımsız tanımlanmalarını içerirler. Post-Script dosyalarından farklı olarak burada yazdırma işlemi ön planda değildir. Onlar daha ziyade, metinlerin bilgisayar ekranında da el kitapları, gazete yazıları gibi görüntülenebilmesi içindir.

Windows PDF dosyalarını işleyemediğinden, Acrobat Reader isimli ücretsiz programa ihtiyacınız var. Bu programı www.adobe.com/products/acrobat/readstep2.html adresinden indirebilirsiniz.

9- Dosyaları internette daha hızlı transfer edebilmek için nasıl sıkıştırabilirim?
Bazı dosyalar fazla yere gereksinim duyarlar ve internet üzerinden değiş tokuş edilmeleri istendiğinde transfer işlemi uzun sürer. Büyük bir dosya transfer zamanını arttırdığı gibi maliyeti de yükseltecektir. Şayet resim gönderiyorsanız BMP veya TİF dosyaları gibi büyük dosyalar yerine JPG gibi nispeten daha az yer kaplayan dosyalar göndermeye dikkat etmelisiniz. Ayrıca dosyaları sıkıştırarak da boyutun küçülmesini sağlayabilirsiniz. Bu esnada dosyada mevcut bilgiler, yerden tasarruf edilerek kaydedilir ve dosyanın boyutu önemli miktarda kısalır.

Dosyalarınızı sıkıştırmak için Winzip gibi bir sıkıştırma veya arşiv programına ihtiyacınız olacaktır. Programın fiyatı yaklaşık 30 dolardır. Bu sayede birkaç tıklamayla bir veya daha fazla dosyayı bir ZIP dosyası olarak kaydedebilirsiniz.

10- Internet sayfamı nasıl kaydedebilirim?
Kişisel internet sayfanızı kurmak için normalde Hotmetal veya Frontpage gibi her biri 150 dolar civarındaki web editörüne ihtiyaç duyacaksınız. Bir web editörü size önceden hazırlanan faklı şablonları bir araya getirme ve sonucu HTML dosyası olarak kaydetme imkanı sağlar. Microsoft Office 2000 sahibiyseniz, web editörü için para ödemekten kurtulabilirsiniz. Bu programla Word dosyalarını, Excel tabelalarını ve Powerpoint sunumlarını “.doc” “.xls” ve “.ppt” çok kullanılır dosya türlerinde kaydetmenin ötesinde internet sayfası olarak da kaydedebilirsiniz. Dosya/Web Sayfası Olarak Kaydet komutlarıyla bu iş çocuk oyuncağı.

Herşeyden önce dikkat etmeniz gereken belgenizle bağlantılı olan grafiklerin “.jpg” ve “.gif” dosya uzantılarını taşımaları. Çünkü bu dosya biçimleri geniş boyutlu resim bilgilerini kendiliğinden sıkıştırılmış biçimde kaydeder. Bu web sayfasını browser’ınıza daha çabuk çağırabilmenizi sağlar.