Fase 1. - DEFINICIÓN
de los objetivos del proyecto así como una visión
de cual será la situación final tras el desarrollo
del proyecto. Creación del equipo global de trabajo.
Para el correcto desarrollo y ejecución
del proyecto, el primer paso será definir los objetivos
que persigue y la visión de cuales serán sus resultados.
Una mala definición de estos conceptos puede conllevar
indefiniciones y problemas posteriores.
Los objetivos en esta fase serán cualitativos ya que
la cuantificación de los mismos se realizará en
fases posteriores. Además, se creará un equipo
de trabajo para todo el proyecto que básicamente estará
compuesto por directivos de la organización.
Fase 2. - DIAGNÓSTICO de
la situación actual
Tras haber sido definidas la visión y
los objetivos del cambio, en esta etapa se emplearán
distintas técnicas de análisis en función
de las características del proyecto.
En función del tipo de proyecto a desarrollar, las herramientas
pueden variar pudiendo ser por ejemplo un estudio de posicionamiento,
el autodiagnóstico empleando el modelo de la EFQM, el
desarrollo de un análisis DAFO (Debilidades Amenazas
Fortalezas Oportunidades), el cálculo y análisis
de costes, análisis de puestos de trabajo, etc.
Independientemente del proyecto a desarrollar, es indispensable
analizar la cultura de la organización ya que entenderla
es el primer paso para gestionarla correctamente.
Partiendo por un lado de la información recogida con
una u otra técnica y por otro lado el análisis
de la cultura de la organización, ya se está en
disposición de planificar el cambio.
Fase 3. - DESARROLLO del plan
de acciones (incluyendo el plan de comunicación
interna), así como los objetivos concretos que alcanzará.
Creación de los equipos de trabajo.
Tras el diagnóstico de la fase 2, en
este momento se definirán los objetivos finales del cambio,
cuales serán las tareas a realizar así como los
plazos y recursos tanto internos como externos de la organización
necesarios. Esta es una fase compleja y en algunos casos necesitará
de varias aproximaciones hasta conseguir el plan de acciones
y objetivos definitivos.
Esta fase a su vez tiene cuatro subfases:
3.1. - Objetivos finales del cambio
3.2. - Desarrollo de plan de acción
3.3. - Plan de comunicación
3.4. - Creación de equipos de trabajo
Pasemos a desarrollar cada una de las subfases:
3.1. - Objetivos finales del cambio
Es muy importante señalar que en esta etapa, se deberá
llegar a un equilibrio entre cual es la visión y los
objetivos del cambio y lo cerca o lo lejos que está de
conseguirlos, pudiendo definir objetivos intermedios.
Este equipo definirá en primer lugar la visión
del cambio para a partir de ahí definir los objetivos
del cambio. Estos objetivos deben ser bastante claros, alcanzables,
objetivos y medibles.
Deberían ser objetivos del estilo:
- Alcanzar el liderazgo en un mercado determinado
- Reducir costes en un x%
- Aumentar la productividad un x%
- Disminuir la rotación del personal un x%
- Etc.
Otro punto importante es la definición de tiempo y recursos
que se van a destinar para así evaluar a priori el retorno
de la inversión del proyecto.
3.2. - Desarrollo de plan de acción
En esta subfase, se desarrollará perfectamente el plan
de acciones que dependerá totalmente del tipo de proyecto
a desarrollar.
En función de si el proyecto es de dimensionamiento de
plantilla, un plan estratégico, un sistema de aseguramiento
de la calidad según norma ISO 9000, etc., será
ésta la subfase en la que se desarrollarán los
aspectos técnicos. Obviamente, se escapa de los objetivos
de este documento profundizar en estos distintos aspectos que
serán diferentes en función del tipo de proyecto
y objetivos.
Es muy importante destacar que pensando ya en la fase de implantación,
se deberá hacer una matriz con los distintos proyectos
y su impacto en la organización, dándole prioridad
en su desarrollo a los que más impacto tengan ya que
conseguirá un efecto positivo en el proceso de implantación.
3.3. - Plan de comunicación
Tras haber desarrollado el diagnóstico y los planes de
acción, es crítico plasmar toda la visión
definitiva del proyecto y comunicarla para conseguir:
- La integración de todos los integrantes de la organización.
- Tener un punto de partida y otro de final para saber en todo
momento donde se estaba, a donde se quiere llegar y en qué
punto estamos.
- Conocer en todo momento si se están alcanzando los
objetivos así como los
recursos empleados y su comparación con lo planificado.
Es muy problemático cuando los integrantes de la organización
no saben qué esta sucediendo, cómo les afectará
a ellos, quienes son las nuevas personas que no conocen (en
caso de que haya consultores externos), para qué están
aquí, etc... Y más aún cuando empiezan
a haber los primeros cambios. Es indispensable que todo el mundo
sepa lo que está sucediendo, por qué y para qué
así como si le va a afectar en sus condiciones personales
y profesionales.
Por ello, en el plan de comunicación se deberán
de definir todos sus componentes: objetivos, a quien va dirigido,
con qué mensajes, en qué soportes, con qué
frecuencia, etc.
3.4. - Creación de equipos de trabajo
Para la correcta gestión del cambio es indispensable
la creación de equipos de trabajo que se “empapen”
del cambio y que lo transmitan a toda la organización.
En función de las características del proyecto
y del tamaño de la organización, será necesaria
la creación de más o menos equipos con una cantidad
u otra de integrantes.
En este equipo, se debe definir exactamente cual serán
sus funciones y responsabilidades, quien serán los integrantes,
cual será la dedicación de cada uno de ellos al
proyecto, quien lo liderará y cual será la frecuencia
de las reuniones.
Fase 4. - IMPLANTACIÓN
DEL CAMBIO en las fases definidas.
Ejecución del plan de FORMACIÓN
Esta fase está totalmente relacionada
con la creación de equipos de trabajo ya que son ellos,
posiblemente ayudados de personal externo, los que implantarán
el cambio. En esta fase es muy importante localizar dentro de
la organización quienes pueden ser los facilitadores
del cambio.
Si estas personas están perfectamente identificadas,
pueden ser catalizadores del cambio para que ayuden a motivar
a sus compañeros.
En función del tamaño de la organización
y de la complejidad del proceso de cambio, se puede estudiar
el hacer pruebas piloto. Es importante señalar que estas
pruebas piloto pueden servir como palanca del cambio consiguiendo
resultados tangibles dentro de la organización y así
poder motivar a otros elementos menos motivados inicialmente,
y así ayudar como impulsor del proyecto global.
Fase 5. - SEGUIMIENTO de la solución
y CONTROL
Tras la implantación del proyecto, es
crítico que haya un seguimiento de los indicadores que
se habían definido así como actuar en consecuencia
de las desviaciones producidas.
En esta tarea, una herramienta como un cuadro de mando pueden
ser muy interesantes para su correcto seguimiento.
En el desarrollo de proyectos es muy habitual dejar de lado
esta fase con lo que con el tiempo los proyectos “degeneran”
llegando a una situación en la que un proyecto que se
había hecho para mejorar y ha mejorado la organización
hasta un momento determinado llega a ser contraproducente debido
a no haber realizado un correcto seguimiento y control del mismo.
