Liderazgo y Negociación ---------------- Trabajo 1 Presentación de caso de conflicto ------------------ Elaborado por Tonny J. Chaparro N.

Conflicto entre dos organizaciones especializadas en alta tecnología por las actuaciones en áreas de competencia no previstas para una de las partes

El caso de estudio, ocurre en el ambiente operacional de una Corporación XP, en donde dos organizaciones, la primera: Organización de Automatización Industrial (OAI), perteneciente a la casa matriz y presta servicios especializados de Automatización Industrial (AI) a las unidades operacionales, manufactura y producción. La OAI es corporativa tiene presencia en todas las áreas de la Corporación XP y funcionalmente se encuentra centralizada en Caracas en donde se encuentra la Unidad funcional corporativa de AI, encargada de coordinar y establecer los lineamientos para el crecimiento y mantenimiento de la plataforma. La segunda organización, es especialista en Sistemas de Información (OSI), es altamente especializada en Sistemas de Información (SI) es una empresa conformada por capital mixto, con acciones de la Corporación XP  involucrada (51%) y acciones de una empresa Norte Americana (49%) especialista en el ramo. La Corporación XP obtiene los servicios de soporte y asistencia técnica en SI a través de un contrato de intercambio tecnológico y de servicios integral, el mencionado contrato tiene un alcance que involucra la transferencia de tecnología, el suministro de software, desarrollo de aplicaciones, ejecución de proyectos, soporte técnico y mantenimiento de todos los SI administrativos, actividad que fue delegada por la Corporación XP a objeto de reorientar sus esfuerzos hacia las actividades medulares del Negocio.

El conflicto que se plantes por dualidad en la ejecución de los roles. La Unidad funcional de AI reclama que la OSI, se encuentra ejecutando proyectos y prestando servicios en las áreas operacionales en donde se encuentran instalados los Sistemas de Automatización Industrial, tales como: control de proceso, de control de tráfico de muelles, sistemas expertos, SCADA, DCS, optimización de proceso, simulación, planificación y programación de operaciones y alega que el personal de la OSI no tiene la experticia adecuada en el área de automatización industrial.

En revisión efectuada a la ejecución de proyectos de AI en las áreas operacionales, se detectó que la OSI procesó ordenes de compra para el suministro e instalación de SCADA, suministro de aplicaciones para control de proceso, Proyectos IPC de instrumentación y control para actualización de algunas plantas, que representan inversión medianamente considerables en el año 2001 aprox. 15.000 MMBs y en el año 2002 aprox. 21.000 MMBs. Todas las negociaciones se realizaron amparadas en el convenio de asistencia con la OSI, antes mencionado.

Ante las protestas de la Unidad funcional corporativa de AI, la Organización de SI alega que sus operaciones se encuentran ajustadas a las especificaciones del contrato y por lo tanto no es procedente el reclamo. Sin embargo, la OAI expresa que no es prudente esa actuación debido a que es ella la responsable de orientar tecnológicamente el desarrollo de la infraestructura de automatización industrial, su estandarización e implantación de mejores practicas, cuyas políticas no están siendo contempladas para la ejecución los proyectos que se han desarrollado por OSI.

 Antecedentes

• La Organización de AI corporativa es reciente y su formación fue producto de la fusión de tres filiales de la Corporación XP en donde el liderazgo fue otorgado a la filial que poseía mayor experticia en el área, la organización preliminar fue definida, sin embargo, su definitiva integración está sometida a un largo proceso de negociación interno, y mientras tanto, los grupos de cada filial han tratado de conservar el liderazgo obtenido antes de la fusión.
• Debido a la conveniencia funcional, la organización actual de AI en las áreas, es también responsable del mantenimiento de los SI administrativos, esta actividad es solo coordinadora, ya que el trabajo es realizado por la OAI.
• Los procesos de procura y ejecución de proyectos, se ejecutan mas rápidamente cuando son contratados a la OAI ya que, legalmente, no necesitan ir a un proceso de licitación, el cual tarda 4 meses para la adjudicación.
• Efectivamente, la OAI no posee experticia suficiente para ejecutar trabajos propios de automatización industrial sin, embargo, acude a la subcontratación.
• La OAI asume los contratos integrales IPC, pero su estrategia es participar activamente en las áreas de competencia y acude a la contratación de los trabajos correspondientes a otras competencias.
• Existen áreas grises en donde no está definido el límite de actuación de cada organización en conflicto.
• Ciertas pericias técnicas requeridas en AI también están presentes en SI, como lo son redes de datos, bases de datos, desarrollo de aplicaciones.
• La mayor parte del personal existente en OSI era de la Corporación XP y fue reubicado en esa empresa.
• Las organizaciones de AI conformadas en las áreas, dependen administrativamente de las organizaciones operacionales.
• No existe suficiente disponibilidad de personal calificado en el área de base de datos, redes de datos en las regiones.
• El convenio de la Corporación XP con la OSI define, en su sección de alcance de los servicios, de manera muy amplia y general la cobertura. Esto da lugar a múltiples interpretaciones por parte de los involucrados.

1. Actitudes de los involucrados
• La gerencia de AI de cada área reconoce a la organización corporativa de AI solo como un asesor y cada vez en mayor grado piensan y actúan de manera independiente.
• La organización de las áreas, desarrolla sus proyectos a través del contrato con OSI para evadir los procesos licitatorios.
• Los gerentes de las áreas opinan que en bases de datos y redes de proceso le conviene usar la OSI ya que de esa manera tratan con un solo proveedor.
• Las organizaciones de las áreas han tratado, en mayor o menor grado, de mantener la forma de operación y tendencias tecnológicas obtenidas antes de la fusión.
• La gerencia funcional corporativa realiza esfuerzos a niveles de directivos y juntas de operaciones a objeto de obtener mayor respaldo de alta directiva.
• La organización funcional corporativa ordena la prohibición del uso del convenio Corporativo con la OSI para los requerimientos de la plataforma de AI y recomiendo el uso de los canales regulares de contratación.
• Efectivamente se esta usando el contrato de la OSI para mantenimiento y soporte en las áreas grises de la plataforma en donde se posee competencia
• Las unidades operativas han procedido, en algunos casos, a la contratación de servicios a la OSI sin la coordinación de la OAI.
• La OSI está interesada en incursionar en competencias de automatización industrial debido a que le representa un medio de expansión comercial con superiores ingresos.
2. Impacto de suspender la contratación de servicios bajo el convenio OSI.

La suspensión de la contratación para trabajos de AI a través del convenio OSI produce un vacío en la disponibilidad de competencias ya citadas, también se produce en el área de Soporte Técnico y Mantenimiento asociado a los requerimientos para continuidad operativa de los sistemas que operan con hardware y software estandar, ejem.: Pc, Sistemas Operativos, Anti-virus, Manejadores de Base de Datos (Oracle, Sql, Info plus), acciones de mantenimiento preventivo y correctivo en servidores de datos, Web de Intranet, etc.

La suspensión de la procura de hardware y software estandar a través del convenio, genera un desplazamiento mínimo de 4 meses más a la fecha de culminación de los proyectos, debido a los procesos de licitación establecidos y adicionalmente la resistencia en la organización encargada de compras, generada por el criterio de exclusividad sobre-entendido en el convenio CORPORACIÓN XP - OSI para la procura de los mismos.

El impacto económico de la suspensión planteada es favorable en al menos 11% por reducción de costos en contrataciones en donde OSI no posee las competencias y requiere de subcontratar. En la prestación de servicios de asistencia por continuidad operativa los beneficios dependerían de los términos en la nueva contratación y de la competencia generada por la oferta de otros posibles proveedores. El ahorro generado en este caso se estima a partir de la reducción de costos no menor al 11% basado en los diferenciales de costo por incentivo y beneficio adicional.

En relación a la procura de hardware y software el convenio presenta ahorros aparentes por tratos especiales en el suministro Fabricantes- OSI. Estos posibles ahorros son mermados por el cobro de incentivos y beneficio adicional. La práctica de este tipo de convenio (ya en proceso para otros renglones) traería mayor reducción de costos y se estima un ahorro del 14% mínimo en este caso.

Existen necesidades reales y oportunidades que inducen a la contratación de los servicios de OSI a través del convenio para trabajos de AI. Las necesidades reales se refieren al vacío en la disponibilidad de servicios para suplir los requerimientos por continuidad operacional en instalaciones estandar y los requerimientos para la ejecución de proyectos que requieren competencias también con baja disponibilidad para su contratación.

Las oportunidades se derivan en la facilidad que representa la contratación de un servicio de Ingeniería, desarrollo o procura a través del convenio vs. los complejos procesos de licitación actuales y barreras organizacionales derivadas de la interpretación debido a las facultades que le otorgan a OSI a través del convenio para la prestación de los servicios. Estas necesidades podrían ser punto de inmediata atención debido a que generan mayor descontrol y altos costos por dar espacios libres a las contrataciones para trabajos cuyas pericias no son compatibles con las competencias poseídas por OSI y la incursión en la procura de hardware y software no tradicional el cual, para su adquisición, los procedimientos establecidos en el convenio no contemplan mayor exigencia.

La propuesta de ampliar el abanico de opciones en la contratación de los servicios profesionales, de asistencia técnica y mantenimiento además de la sensibilización de los niveles de aprobación asociados a la contratación, es una opción para dar la reorientación que se requiere en la administración y el control de la plataforma de AI.

En otro orden de ideas, si revisamos detenidamente podemos encontrar que esencialmente el conflicto se genera por el liderazgo ejercido por la Unidad Corporativa funcional de AI en la nueva organización, el cual no ha conseguido unificar su función luego de la fusión administrativa de las antiguas filiales, razón por la cual, las regiones actúan y pretenden tomar decisiones de manera independiente y de acuerdo a su conveniencia y criterios de dirección que les caracterizó hasta ahora.

La Unidad Corporativa de AI trata de imponer sus criterios y lineamientos, para ello, busca apoyo de la alta gerencia y prohíbe la utilización del contrato sin tomar en cuenta las necesidades reales de la función en el área.

La dirección de la organización de AI fue otorgada a la Unidad corporativa de AI basada en la experticia técnica que esta posee, pero el liderazgo en el grupo realmente no es ejercido. Los antiguos grupos han conservado los lideres naturales anteriores a la fusión.

La unidad corporativa de Automatización Industrial requiere trabajar de manera ardua identificando las necesidades del resto de la organización y a través de un proceso de negociación llegar a acuerdos satisfactorios a objeto de lograr mayor participación en la consecución de los objetivos y de esa forma, mediante la identificación con los demás grupos, la creación de un sentido de participación y compromiso con los objetivos, podría tomar el liderazgo de una manera emergente aun cuando posee posición favorable dentro de la Corporación.

Hacia nuevas formas de liderazgo. Es interesante la descripción sobre el nuevo liderazgo emergente en las organizaciones de alta especialización, el Superliderazgo. http://www-azc.uam.mx/publicaciones/gestion/num8/doc11.htm