|
การอบรม หลักสูตร "การจัดทำดัชนีชี้วัดผลงานของหน่วยงาน"
0636-1
(KPI-Key Performance Indicators)
|
|
|
|
ก.
หลักการและเหตุผล
|
|
|
| การกำหนด"ดัชนีชี้วัดผลงาน"(KPI)นั้นนอกจากจะนำมาใช้ในการประเมินผลการปฏิบัติงานทั้งของหน่วยงาน
และของแต่ละบุคคล(แต่ละตำแหน่งงาน) แล้ว เรายังจัดทำออกมาเพื่อ
ให้เกิดการพัฒนาประสิทธิภาพขององค์กรให้มีประสิทธิภาพสูงขึ้นอย่างต่อเนื่อง
ดังนั้นการจัด ทำจึงต้องมีประเด็นที่ต้องให้ครอบคลุมสาระสำคัญดังต่อไปนี้
คือ |
|
|
| (1)
ตัวดัชนีชี้วัดผลงานจะ ต้องครอบคลุมประเด็นหลักที่องค์กรคาดหวังต่อหน่วยงานนั้น
หรือต่อบุคคล(ตำแหน่งงานนั้น) จริงๆ (Key) ดังนั้นก่อนจะเขียนตัวดัชนีชี้วัดผลงานออกมาได้
หน่วยงานนั้นหรือบุคคล(ตำแหน่ง งาน)นั้น จะต้องไตร่ตรอง ทบทวน
คิดค้นและเขียนออกมาก่อนว่า องค์กรคาดหวังผลอย่างไร ต่อหน่วยงานนั้น
หรือหน่วยงานคิดว่าผลงานของบุคคลนั้นเป็นอย่างไร จึงเรียกได้ว่า"การทำ
งานได้ประสิทธิภาพสูงสุดแล้ว" คิดง่ายๆก็คือการตอบคำถามที่ว่า
"ถ้าผลงานของหน่วยงาน หรือของบุคคลมีประสิทธิภาพสูงสุดแล้ว
เราจะเห็นได้อย่างไร หรือดูกันที่อะไร" ต้องตอบคำถาม นี้ให้ได้ก่อน
และคำตอบนี้ก็ต้องเป็นที่ยอมรับของทุกหน่วยงานด้วย เพราะงานทุกงานเกี่ยวข้องกัน
หากบางหน่วยงาน หรือบางคนทำงานไม่ได้ประสิทธิภาพโดยสมบูรณ์แล้ว
ก็ย่อมมีผลมากระทบให้งานของหน่วยงานอื่นๆ พลอยด้อยประสิทธิภาพไปด้วย
หรืออย่างน้อยผลงานขององค์กรโดยส่วนรวมก็ไม่สูงเท่าที่ควรจะเป็น
|
|
|
| (2)
การกำหนดตัวดัชนีชี้วัดจะต้องกำหนดที่ผลงานไม่ใช่กำหนดในขั้นตอนหรือในกระบวนการทำงาน
เพราะองค์กรจะเจริญขึ้นหรือมีประสิทธิภาพ มากขึ้นนั้นเราดูที่ผลงานที่หน่วยงานนั้น
และดูผลงานบุคลากรคนนั้นว่าได้สร้างผลงานให้ดีขึ้นได้มากน้อยเพียงใด
นั่นคือเราต้องดูกันที่ Output ไม่ได้ดูกันที่ Process ประเด็นนี้ต้องเป็นที่เข้าใจกันทั่วทั้งองค์กรว่าการกำหนดตัวดัชนีชี้วัดผลงานเน้นที่ผลงาน
(Result Oriented) และถือกันอย่างนี้ในทุกองค์กรที่มีการจัดทำ
KPI. |
|
|
| (3)
การตั้งเป้าหมายของตัวดัชนีชี้วัดจะต้องสูงกว่าการทำงานในปัจจุบันเพื่อให้ได้ผลงานโดยรวมสูงขึ้นอย่างต่อเนื่อง
ไม่ใช่ตั้งเป้าหมายตาม ผลงานที่ผ่านๆมา และ/หรือเท่าที่เคยทำได้
เพราะถ้าตั้งเป้าหมายตามผลงานที่ผ่านมาก็แปลว่า หน่วยงานหรือบุคคลนั้นไม่ต้องเพิ่มความพยายามอะไร
ผลงานก็เช่นเดิม (อาจมีข้อยกเว้นบ้าง เช่นฝ่ายซ่อมบำรุงเครื่องบินตั้งเป้าหมายว่าอุบัติเหตุอันเกิดจากความขัดข้องของเครื่องยนต์เท่า
กับศูนย์) ดังนั้นผู้เขียนดัชนีชี้วัดจะต้องตอบได้ว่าการตั้งเป้าหมายนั้นมีที่มาอย่างไร
แล้วการตั้งเป้าหมายใหม่นี้ต้องเห็นได้ว่างานมีประสิทธิภาพดีกว่าเดิม
และทุกคนยอมรับ คือการเขียนดัชนี ชี้วัดผลงานในองค์กรนั้น เราต้องการให้ประชาคมในองค์กรนั้นหรือในหน่วยงานนั้นได้มีส่วนช่วยตรวจสอบซึ่งกันและกันด้วย
ไม่ได้หมายความว่าเป็นการจับผิด แต่หมายถึงการสร้างความ เป็นอนึ่งอันเดียวกันในการสร้างผลงานให้กับองค์กร
และ |
|
|
| (4)
คงต้องกล่าวกันไว้อีกครั้งว่าการจัดทำตัวดัชนีชี้วัดผลงานนั้น
เป็นการดำเนินการในทางบวก หรือในทางสร้างสรรค์ ไม่ใช่ทำเพื่อ บีบบังคับใครในการทำงาน
เพราะการที่ทุกคนได้รู้ความคาดหวังอย่างแท้จริงแล้วก็จะง่ายใน
การทำงานของแต่ละบุคคลนั้น รวมทั้งการวัดผลในส่วนของ"ผลงาน"ก็ชัดเจนยิ่งขึ้น |
|
|
| เป็นธรรมดาโดยทั่วไปที่การจัดทำดัชนีชี้วัดผลงานต้องมีการปรับปรุงเป็นเรื่องที่เป็นไป
ได้ยากที่องค์กรใดจะทำเพียงครั้งแรกแล้วสมบูรณ์เลย แต่การทำครั้งแรกจะเป็นพื้นฐานในการ
เขียนให้สมบูรณ์มากยิ่งขึ้น หรือกล่าวได้ว่าบางองค์กรจะมีการปรับปรุง
ปรับเปลี่ยนตัวดัชนีชี้วัด ผลงานกันทุกปี การอบรมของเราก็เกิดขึ้นจากนัยดังกล่าวนี้
|
|
|
|
ข.
วัตถุประสงค์
|
| 1 |
เพื่อให้ทุกหน่วยงานได้ใช้เวลาร่วมกันทั้งผู้บังคับบัญชาและผู้ปฏิบัติงานได้มีโอกาสมานั่งหารือกัน
และไตร่ตรองให้รอบคอบมากขึ้น เพื่อให้สามารถเขียน KPI ของหน่วยงาน
และของ ทุกคน(ทุกตำแหน่ง)มีความสมบูรณ์ยิ่งขึ้น |
| 2 |
เพื่อให้ทุกหน่วยงานได้ตั้งเป้าหมายการทำงานให้ตรงกับความเป็นจริงและตรงกับความ
คาดหวังขององค์กรมากยิ่งขึ้น อันจะทำให้ประสิทธิภาพโดยรวมหรือผลงานโดยรวมสูงขึ้นทำ
ให้องค์กรมีความเจริญก้าวหน้าอย่างต่อเนื่องและมั่นคง |
| 3 |
เพื่อให้ทุกหน่วยงานที่เข้าสัมมนาร่วมกันในแต่ละรุ่นได้มีส่วนช่วยดูแล
ให้ความคิดเห็น ถึงการตั้งตัวดัชนีชี้วัดผลงานของเพื่อนที่เข้าร่วมสัมมนาซึ่งกันและกัน
ทำให้เกิดมุมมองที่กว้าง ขึ้น และเกิดความสอดคล้องกันมากขึ้น |
| 4 |
เพื่อให้องค์กรมีดัชนีชี้วัดที่สมบูรณ์ทุกระดับทุกตำแหน่ง
ส่งผลให้การทำงานทุกจุดทุก ระดับมุ่งสู่เป้าหมายขององค์กรร่วมกัน
และเกิดการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง (CQI-Continuous Quality Improvement)
|
|
|
|
ค.
โครงสร้างหลักสูตร
|
| 1 |
ความรู้เรื่อง
Balanced Scorecard และ KPI-Key Performance Indicators |
| 2 |
ประโยชน์ของ
KPI ต่อองค์กร ต่อหน่วยงาน และต่อตัวผู้ปฏิบัติงานเอง |
| 3 |
ขั้นตอนการเขียน
KPI โดยทั่วไป |
| 4 |
การกำหนด
"จุดสำเร็จของงาน" (KSF-Key Success Factors) ของแต่ละหน่วย
งาน (สร้างผลงานอย่างไรจึงถือได้ว่าหน่วยงานประสบความสำเร็จ) |
| 5 |
ภาคปฏิบัติการเขียน
"จุดสำเร็จของงาน" ของแต่ละหน่วยงาน |
| 6 |
การนำเสนอ
"จุดสำเร็จของงาน" ของแต่ละหน่วยงาน (ในขั้นตอนนี้ทุกหน่วยงานจะต้องช่วยกันให้ข้อคิด
ข้อเสนอแนะ เพราะถือว่าการ จัดทำ KPI ขององค์กร ดังนั้นทุกหน่วยงานต้องเห็นด้วย
เนื่องจากงานจะไปเกี่ยวข้องกัน- แนวทางการนำเอา KSF-Key Success
Factors ไปสู่การเขียน KPI -Key Performance Indicators |
| 7 |
องค์ประกอบของ
KPI และหลักการเขียนและหลักการตั้งเป้าหมายของ KPI
|
| 8 |
ภาคปฏิบัติการเขียน
KPI ของแต่ละหน่วยงาน |
| 9 |
การนำเสนอ KPI ของแต่ละหน่วยงาน |
|
แนวดำเนินการ
ผู้เข้าอบรมคือหัวหน้าระดับต่างๆหน่วยงานละ
3-5 คน การอบรมจะให้ความรู้สลับกับการลงมือปฏิบัติการเขียน KPI
เป็นขั้นเป็นตอนจนแล้วเสร็จ ใช้เวลา 3 วันหรือ 1 Weekend ถ้าอบรมนอกสถานที่
(ขึ้นไปขึ้นอยู่กับจำนวนหน่วยงาน) เมื่อจบการทุกหน่วยงานจะได้
KPI ที่ถูกต้องสมบูรณ์ออกมาเลย
|
เพิ่มเติมอีกบางประเด็น
...การจัดทำดัชนีชี้วัดผลงาน (KPI-Key Performance Indicators)
เป็นสิ่งจำเป็นที่เราจะได้เป็นเครื่องมือ
ในการสำรวจความมีประสิทธิภาพขององค์กรและการสำรวจความครบถ้วนสมบูรณ์ในการพัฒนางาน
ทุกเรื่องทุกด้านว่า...(1) งานด้านใดที่ยังมีประสิทธิภาพไม่เต็มที่
ยังมีเรื่องที่ต้องพัฒนากันอีก(2) เพื่อดูว่า
แต่ละหน่วยงานได้เอาใจใส่ในทุกงานอย่างครบถ้วนจริงๆ(3) เพื่อดูว่าการพัฒนางานในแต่ละหน่วยงาน
ได้สอดคล้องกันหรือไม่อย่างใด และสุดท้ายก็คือ(4) การมาสำรวจว่าการพัฒนางานของทุกหน่วยงาน
ก่อให้เกิดความสมดุลย์ของการพัฒนาองค์กรอย่างแท้จริง ไม่เป็นการมุ่งไปในด้านใดด้านหนึ่ง
หรือละเลย
งานด้านใดด้านหนึ่ง...ดัชนีชี้วัดผลงานยังเป็นเครื่องมือในการประเมินผลการปฏิบัติงานของทั้งผู้บังคับ
บัญชาและของผู้ปฏิบัติงานนั้น เป็นการประเมินที่สามารถบอกผลงานได้อย่างชัดเจน
เป็นรูปธรรมที่ง่าย
ทั้งผู้ประเมินและผู้ถูกประเมินในการตัดสินใจในการให้ความดีความชอบต่อไปดัชนีชี้วัดผลงานเป็นเครื่อง
มือ(Means) ที่จะนำไปสู่การกระทำที่จะเกิดประโยชน์ต่อไปการทำดัชนีชี้วัดผลงานไม่ใช่เป้าหมายสุดท้าย
(The End) ที่จะต้องในรายละเอียดจนเป็นตำราเรียน แต่เราควรทำในส่วนที่จะนำไปใช้งานก่อนไปเป็นลำดับ...
|
|
บางองค์กรได้จัดทำ KPI พร้อมกับการวางแผนเพิ่มประสิทธิภาพการปฏิบัติงาน
คือเป็นการวางแผนเพื่อให้การทำงานสามารถบรรลุ KPI ที่กำหนดไว้นั้น
|
1 กลับหน้าแรก Menu 6 |
| 2
กลับหน้าแรกของ Web site |
| 3
ไปดูหลักสูตร "การจัดทำ "ดัชนีชี้วัดผลงาน"
ของตำแหน่งงาน" |
| 4
หลักสูตร "การวางแผนเพิ่มประสิทธิภาพการปฏิบัติงาน" |
|
|
|
|
|
