Les objectifs visés pour les produits matériels achetés sont la garantie de fiabilité et de compatibilité tant avec les spécifications du bureau Bernard Schenk SA qu’avec les normes et standards en usage dans la profession et chez nos clients (normes SCRF/SCIT, AF, etc.).

Pour les prestations de services sous-traitées, les objectifs sont similaires.

Les achats s’appliquent à 2 thèmes principaux qui sont les suivants:

Petit matériel de bureau et consommables

Matériel de terrain courant

Equipements de mesure

Matériel informatique et logiciels

Documents cadastraux (papier, informatique)

L’annexe SAQ 06A présente la liste des fournisseurs du bureau; les compétences relatives à l’achat de ce type de produits figurent sur le tableau.

Un classeur « FOURNISSEURS » incluant catalogues, fiches de commandes et autres documents est utilisé; principalement pour le matériel de terrain courant, divers consommables et les équipements de mesure.

Ce classeur est complété tenant compte des besoins et des nouveaux fournisseurs éventuels, il est géré par un responsable désigné à cet effet par la direction.

Celles-ci touchent à diverses activités spécifiques tels que: béton-armé, photogrammétrie, études d’impact spécialisées (biologie, etc.), etc.

Tout ce qui touche au matériel fait l’objet d’évaluation prix - qualité - performance - compatibilité ; le but étant de répondre aux spécifications internes et externes, la qualité de la prestation pour le client final est l’objectif essentiel.

La fiabilité et la qualité des produits matériels que le bureau utilise à satisfaction est un élément important dans la sélection de tout nouveau matériel ou fournisseur.

L’évaluation des produits matériels et des fournisseurs est étayée par divers documents, contacts et opérations, tels que :

- Publicité, listes de prix.

- Publications techniques (AVIG, CIG,etc.).

- Tests et démonstrations.

- Contacts avec collègues et autres bureaux d’ingénieurs.

- Exigences techniques des mandants.

- Spécifications d’achats suite à contrat ou norme (voir SAQ 03).

A l’exception de fournisseurs officiels tels que le SCIT/SCRF et des produits qu’ils délivrent, les fournisseurs et leurs produits sont évalués soit périodiquement (consommables, petit matériel de bureau/terrain), soit de cas en cas pour les achats plus conséquents (équipements de mesure, informatique).

Les spécifications d’achat contractuelles ou normées sont évidemment un critère de sélection prépondérant (revue de contrat SAQ 03), la conclusion d'un contrat de maintenance est intégrée à la négociation de l'achat, ceci pour le matériel et les logiciels qui le nécessitent.

Dans le cas des prestations de services sous-traitées, les critères pris en compte pour le matériel et les fournisseurs sont applicables par analogie.

Les relations professionnelles de longue date, les rapports de confiance en découlant sont prépondérants dans le cadre de l’attribution de prestations de services sous-traitées, ceci évite de procéder à des « audits seconde partie », le chap. SAQ 10 traitant des contrôles et essais mentionne ce fait en la matière (§5 contrôles chez le fournisseur).

En principe, tout achat de matériel et/ou de prestation de service sous-traitée est du ressort de la direction de l’entreprise, il en est de même pour la modification de donnée relative à un achat.

L’achat de petit matériel de bureau et consommables, du matériel de terrain courant et des documents cadastraux est de la compétence des responsables de mandats ou du secrétariat; pour autant que le montant de l’achat soit dans des proportions usuelles.

Pour les achats du ressort de la direction de l’entreprise, une demande d’offre est formulée, soit par écrit, soit par oral; l’offre en découlant est ensuite examinée et le cas échéant adaptée aux exigences du bureau ou du mandant.

La libération des confirmations de commandes est de la compétence de la direction de l’entreprise ou de la personne déléguée à cet effet par la direction.

L’offre est conservée jusqu’à livraison, elle permet de constater la conformité entre l’offre, le produit ou la prestation livrée et la facture finale.

§5 Contrôle à réception et validation

Dès réception, le produit livré est contrôlé, la cohérence offre - commande - bulletin de livraison - facture est vérifiée.

Des tests sont effectués afin de vérifier le matériel livré.

En cas de constat de non-conformité, le fournisseur est averti, le matériel lui est retourné, le fournisseur prend alors les dispositions nécessaires au respect du contrat.

Pour les services sous-traités, non-liés à la marche des mandats tels que : conseils relatifs à la mise en place de l’AQ, conseils juridiques, études de marché, analyse de perspectives stratégiques, les critères de contrôle et de validation mis en oeuvre pour le matériel livré sont appliqués par analogie.

Pour les services sous-traités, liés à la marche des mandats, le bureau contrôle l’adéquation du produit par rapport au planning et au budget établi avec le sous-traitant; le contrôle est inclus dans le déroulement du mandat (SAQ04).

§6 Enregistrements

Les éléments enregistrés et conservés sont les factures finales et les garanties conformément au dispositions légales en matière d’achat.

Le chap. SAQ 16 traitant de la maîtrise des enregistrements liés à la qualité, dans son §5 et ses annexes fournit les précisions en la matière.

SAQ 03 Revue de contrat

SAQ 04 Maîtrise du suivi et du développement du projet.

SAQ 10 Contrôles et essais

SAQ 16 Maîtrise des enregistrements liés à la qualité

 

SAQ 06A Liste des fournisseurs du bureau

 

REPERTOIRE DES DOCUMENTS - ANNEXES