§1 Objectif qualité

Pour assurer que les prestations fournies aux clients soient conformes aux exigences contractuelles ainsi qu’aux normes et réglements en vigueur, le bureau Bernard Schenk SA a développé et décrit un système qualité intégré à la gestion des mandats et respectant la norme ISO 9001.

§2 Domaine d’application

Les documents décrivant le fonctionnement du système qualité, soit: le manuel, les procédures et les instructions de travail, sont établis, organisés et maîtrisés selon les principes décrits ci-dessous.

§3 Structure du Système Qualité SAQ

Le système qualité est basé sur la norme et la numérotation des 20 chapitres de la norme ISO 9001. Les chapitres de la norme sont regroupés selon le tableau SAQ 02A « Structure du Système Qualité SAQ ».

La dénomination des 20 chapitres de la norme ISO 9001 (de 4.1 à 4.20) est adaptée tenant compte des spécificités de l’entreprise; afin de préciser ces adaptations, un lexique d’équivalence est établi, le document SAQ 00C illustre ce fait.

La structure est présentée en 5 groupes distincts qui sont :

1. Les généralités englobant les chapitres SAQ 01 et SAQ 02 couvrent la structure.

2. La maîtrise du déroulement des mandats est le groupe central, ce groupe est constitué des chapitres liés au déroulement du mandat soit, SAQ 03, 04, 06, 07, 09, 15 et 19.

3. La maîtrise des outils regroupant les chapitres SAQ 05, 11 et 20 ce groupe assure le soutien « logistique » au groupe central.

4. La maîtrise des contrôles regroupant les chapitres SAQ 08, 10, 12 et 16.

5. Les boucles de qualité regroupant les chapitres SAQ 13, 14, 17 et 18.

Les divers chapitres de la norme, les procédures en découlant, de même que les instructions de travail liées sont décrits dans le cadre des différents chapitres du manuel.

La structure des documents SAQ est présentée dans l’annexe SAQ 02B, le principe est pyramidal à 3 niveaux. Les niveaux 1 et 2 englobant le Manuel Assurance Qualité et les procédures (première partie du Manuel Management Qualité) ont un rôle « EXPLICATIF » et démonstratif. Le niveau 3 (seconde partie du Manuel Management Qualité) a un rôle « OPERATIONNEL », il englobe les instructions de travail détaillées, les outils utilisés dans le cadre des mandats et les normes extérieures.

Les annexes, de caractère « ILLUSTRATIF », se situent hors de la structure pyramidale, elles sont liées de cas en cas aux 3 niveaux décrits ci-dessus.

Les enregistrements liés à la qualité font partie intégrante de la structure définie; ils touchent tous les niveaux décrits; le chap. SAQ 01 dans sa partie traitant de la revue de direction explique l’usage des enregistrements alors que le chap. SAQ 16 définit quels sont ces enregistrement en précisant les processus d’archivage liés.

Un seul classeur, sous l’appellation « MANUEL QUALITE = MQ » regroupe les 3 niveaux présentés ci-dessus, ainsi que les annexes.

Le rôle de chaque type de document présenté est précisé aux §5 et suivants.

Le MAQ précise la politique qualité et décrit le système qualité du bureau Bernard Schenk SA. Il est constitué des règles essentielles et des diverses pratiques du bureau en matière de qualité et de gestion des mandats. Il est destiné aux partenaires et clients du bureau.

Il est l’image du manuel qualité tel que décrit dans la norme ISO 10013 soit composé de 20 chapitres SAQ 01 à SAQ 20. Le manuel constitue le niveau 1 de la structure mise en place.

Les procédures présentent, en complément des sujets développés dans le cadre du manuel, les descriptions détaillées des méthodes, du savoir-faire et des pratiques mises en oeuvre dans le cadre du bureau. Les procédures sont les éléments constitutifs du niveau 2 de la structure mise en oeuvre.

Instructions de travail et de contrôle, ces documents internes visent sécurité et fiabilité dans le cadre du développement des mandats; les documents internes (formes de guid’âne ou de check-list), sont complétés par les normes et instructions externes (SCRF, AF, VSS, etc.); tous ces documents de caractère opérationnel constituent le niveau 3 de la structure mise en oeuvre.

La gestion des documents et des données du système qualité sont définies dans le chapitre SAQ 05 du manuel. Diverses procédures décrivent comment sont maîtrisés ces documents et données tout au long le leur cycle de vie.

Le chapitre SAQ 16, Maîtrise des enregistrements liés à la qualité, définit notamment la durée minimum de l’archivage des documents du système qualité.

§9 Outils qualités - progression du système qualité

Le bureau, afin de spécifier ses besoins, faire progresser son système, analyser et mettre en oeuvre les actions correctives utilise divers outils pratiques, ce sont:

le circuit des avis de non conformité (boucle de qualité)

les diagrammes de cause à effet selon Ishikawa

l’outil d’analyse des besoins intitulé RECO (Recommandation)

Cette liste d’outils, tenant compte des expériences en la matière et de l’activité de veille sera complétée, si nécessaire, par d’autres méthodes.

SAQ 00 Lexique d’équivalence (numérotation et dénomination des chapitres SAQ 00C)

(fonction des documents qualité SAQ 00D)

SAQ 01 Responsabilité de la direction

SAQ 05 Maîtrise des documents et des données.

SAQ 13 Maîtrise des non conformités

SAQ 16 Maîtrise des enregistrements liés à la qualité

 

SAQ 02A Structure du Système qualité SAQ.

SAQ 02B Structure des documents SAQ.

 

REPERTOIRE DES DOCUMENTS - ANNEXES