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Concepto La planificación es el proceso mediante el cual los gestores analizan sus entornos interno y externo, se formulan preguntas fundamentales sobre la razón de ser de su organización y expresan su finalidad, sus metas y sus objetivos. La planificación se refiere al conjunto de actividades mediante las cuales se fijan los objetivos y se determinan las líneas de acción más apropiadas para alcanzarlos. [1] Armand Feigenbaum, uno de los pioneros del control de calidad, hizo hincapié en los objetivos y en las acciones necesarias para su consecución al definir la función de planificar como el “trazar de antemano la sucesión de las acciones requeridas para llevar a cabo el curso de acción propuesto para lograr objetivos determinados”. Peter Drucker puso de relieve la importancia de los valores, de la finalidad y de los objetivos al afirmar que todos los gestores actúan sobre la base de lo que el llama una “teoría de la empresa”. En sus palabras textuales: “Todas las empresas, en realidad todas las organizaciones, operan sobre la base de dicha teoría, es decir, basándose en un conjunto de supuestos relativos a lo exterior (clientes, mercados, canales de distribución, competidores) y en un conjunto de supuestos referidos a lo interior (aptitudes básicas, tecnología, productos, procesos)”. Según Drucker, “Es sobre la base de esta teoría de la empresa que los ejecutivos fundamentan sus decisiones, sus acciones y sus conductas”. [1] Planificar es la acción consistente en utilizar un conjunto de procedimientos mediante los cuales se introduce una mayor racionalidad y organización en un conjunto de actividades y acciones articuladas entre sí que previstas anticipadamente, tiene el propósito de influir en el curso de determinados acontecimientos, con el fin de alcanzar una situación elegida como deseable, mediante el uso eficiente de medios y recursos escasos o limitados. [4] Planificar, en el mejor de los casos, significa que las decisiones que hoy se adopten producirán resultados útiles en alguna fecha futura, resultados que se desprenden de la finalidad y de los objetivos de la organización. El proceso de la planificación es dinámico y envuelve a muchas variables que hay que tener en cuenta y hay que interrelacionar al ensamblar todas las piezas que integran el plan. El resultado de este proceso es un plan escrito que debería tener una amplia difusión en la organización, utilizándolo para orientar las conductas, tomar decisiones y calificar la calidad de los resultados que se obtengan. [1]
¿Por qué es necesaria la planificación? La planificación obliga a la empresa a vincular su proceso de toma de decisiones con sus valores y su finalidad que están por encima de todo, así como a establecer metas y objetivos. La planificación transforma la intención en acción. Sin la planificación, las empresas se limitan a reaccionar ante los cambios en el medio ambiente, en la tecnología y en las demandas del cliente. Mediante una planificación minuciosa, la empresa puede anticiparse a los acontecimientos que se aproximan e incluso influir en ellos. [1] Cuatro características de la organización moderna recalcan la necesidad de planificar: 1) el lapso de tiempo cada vez mayor que transcurre entre las decisiones actuales y los resultados futuros, 2) la creciente complejidad de la organización, 3) la competencia global cada vez más intensa y 4) el impacto de la planificación sobre las demás funciones de gestión. [1]
Ventajas de la planificación Coordinación de esfuerzos La gestión existe por el hecho de que es preciso coordinar el trabajo de los individuos y de los grupos en las organizaciones, siendo la planificación una técnica muy apropiada para el logro de la coordinación. Un plan eficaz especifica las metas y objetivos tanto de la organización en su conjunto como de cada una de sus partes. Trabajando con vistas a la consecución de las metas planeadas, cada una de las partes contribuye al logro de objetivos de la organización como un todo y es compatible con los mismos. [1] Preparación para el cambio Un plan de acción eficaz deja espacio para el cambio. Cuando mas tiempo transcurra entre la terminación de un plan y el cumplimiento de un objetivo, tanto mayor será la necesidad de introducir planes de contingencia. Con todo, si la dirección tiene en cuenta el efecto potencial del cambio, puede estar en mejor disposición para hacerle frente. [1] Elaboración de estándares de rendimiento Los planes definen las conductas que se esperan. En el lenguaje de la gestión, las conductas esperadas reciben el nombre de estándares de rendimiento. A medida que los planes se van poniendo en práctica a través de la organización, las metas y líneas de acción asignados a cada individuo y a cada grupo constituyen las pautas fundamentales sobre las que se sustentan los estándares, que puedan utilizarse para evaluar el rendimiento real. En determinados casos, son las metas las que fijan los estándares. El rendimiento de los gestores puede evaluarse según el grado de aproximación de sus unidades al cumplimiento de sus metas. [1] Formación de los gestores La planificación conlleva la participación tanto de los gestores como de los empleados en niveles elevados de actividad intelectual. Quienes tienen a su cargo la función de planificar, han de ser capaces de manejar ideas abstractas e información dudosa. No obstante, los planificadores han de ser capaces de pensar en forma sistemática sobre el presente y sobre el futuro. La planificación implica asimismo la participación de los gestores en la acción concreta. Mediante la planificación, el futuro de la organización puede mejorar siempre que los gestores asuman un rol activo en la conducción de la organización hacia ese futuro. Así pues, la planificación supone que los gestores son preactivos y harán que las cosas se lleven a la práctica, y no se limitaran a ser reactivos dejando que las cosas sigan su curso. [1]
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