UNIVERSIDAD DE YACAMBU

CAPÍTULO I

CUENTAS POR COBRAR

1.1. Consideraciones Generales

El presente capítulo se basó en la exposición y análisis de la teoría o grupo de teorías que sirven como fundamento para explicar los antecedentes e interpretar los resultados de la investigación.

Tomando en cuenta los objetivos de la presente investigación, se puede señalar que en la actualidad existen productos relacionados con la automatización de los sistemas contables que se caracterizan por ser similares en su calidad y presentación, lo que implica que el consumidor cuente con varias opciones para elegir.

A la par y tomando en cuenta las condiciones competitivas del mercado de bienes y servicios, las empresas deben competir eficientemente para lograr ubicarse en el mercado y alcanzar las metas de ventas que han sido definidas en sus presupuestos. Actualmente es difícil encontrar en el medio empresas que no tengan estipulado en su modalidad de operaciones las ventas al crédito, lo cual permite verificar la importancia de las cuentas por cobrar, llegando a constituir en la mayoría de las empresas la base para lograr un incremento en las ventas, además de mejorar su posición en el mercado y por ende el cumplimiento satisfactorio de sus objetivos. Es por ello que las cuentas por cobrar representan derechos exigibles originados por ventas, servicios prestados y otorgamiento de préstamos, las mismas corresponden a un bien o servicio que el cliente deberá cancelar en un plazo determinado y bajo ciertas condiciones, estas representan en la mayoría de las empresas un rubro importante de los activos circulantes, por tanto debe existir un exhaustivo control interno en el manejo de los créditos.

Las cuentas por cobrar son una consecuencia de las ventas al crédito y representan inmovilizaciones temporales de fondos, entre la fecha en que se efectúa la venta y el ingreso a caja correspondiente. La mayoría de las empresas, por su necesidad de crecimiento, otorgan crédito a sus clientes, por lo que la inversión en este activo corriente llega a ser considerable.

1.2. Antecedentes de la Investigación

Con la intención de que la presente investigación se apoye en los diferentes aspectos en que han indagado investigadores del área, se revisó material bibliográfico y hemerográfico de publicaciones relacionadas con el tema en estudio, así como trabajos de grado y proyectos que se mencionan a continuación:

González (2000), en su trabajo titulado “Implantación de controles en las cuentas por cobrar para una eficaz recuperación de las mismas”; hace referencia al establecimiento de controles en el rubro de las cuentas por cobrar. Señala la importancia de una recuperación eficaz, para toda empresa que tenga estipulado dentro de sus políticas de venta, el otorgarlas a través del crédito; como conclusión el investigador resalta la importancia de establecer controles que vigilen la recuperación de las cuentas por cobrar en la fecha de vencimiento.

La relación que este estudio tiene con la presente investigación es la necesidad de revisar el sistema de control en las cuentas por cobrar dentro de la empresa en estudio, realizando su análisis con la finalidad de determinar donde existen las fallas y lograr los efectos favorables de mejor recuperación de las cuentas por cobrar y mejor nivel de cuentas incobrables.

Viloria (1999), en su trabajo titulado “Modelo para el control Contable y Financiero en British Petroleum de Venezuela, S.A.”; estable que las cuentas por cobrar constituyen un punto principal sobre el cual se puede llegar a tomar decisiones de cierto grado de relevancia, algunas de ellas de carácter financiero, otras relacionadas con estrategias de ventas, de mercado, inclusive de inventarios. Esta clase de decisiones serán muchas veces generadoras de ingresos, las que permiten a la empresa llevar a cabo sus planes.

Los controles de las cuentas por cobrar, determinación de la validez de las cuentas y la capacidad de cobros son puntos explicados en la presente investigación; y un correcto dominio y conocimiento de las mismas son de gran importancia para la realización de la presente investigación.

Oquendo (2000), en la investigación, titulado “La importancia del activo circulante en el capital de trabajo de las organizaciones” establece que el capital de trabajo es el recurso con que cuenta la empresa para poder cancelar las obligaciones a medida que vencen: pago de salarios, planillas, sueldos, gastos de administración, gastos de ventas, viáticos, entre otros.

Las cuentas por cobrar constituyen parte del activo circulante, el uso de este activo como fuente de financiamiento al capital de trabajo es congruente con el objetivo primordial de la administración en una cartera crediticia. El financiador busca manejar mayores utilidades por medio del crédito y también desea asegurar un flujo constante y suficiente de fondos. Las cuentas por cobrar proporcionan liquidez y solvencia a la empresa si se cuenta con una recuperación y rotación sana de las mismas. Además provee del capital de trabajo necesario para poder cumplir con las obligaciones a corto plazo. El estudio detallado realizado en este trabajo en relación a las cuentas por cobrar y su rotación, serán de ayuda fundamental para lograr establecer la importancia que tiene llevar un control preciso en los procesos de cuentas por cobrar.

1.3. Bases Teóricas

Para la realización de un trabajo de grado, es imprescindible la revisión de material bibliográfico y hemerográfico de publicaciones relacionadas con el tema en estudio. A tal fin se llevó a cabo una revisión de trabajos de grado y proyectos que se mencionan a continuación:

1.3.1. Antecedentes y Origenes

1.3.1.1. Antecedentes históricos de las Cuentas por Cobrar

De acuerdo con Koontz (1993), en la edad media, el comercio logró alcanzar sus máximos niveles de transacciones y por circunstancias fuera del alcance del mismo comerciante, quien era constantemente víctima de robos y atracos, se llegó a crear en dicho medio un alto grado de desconfianza entre los comerciantes que acarreaban los productos que negociaban, en vista de que transportar dinero resultaba muy inseguro por los problemas anteriormente mencionados.

Este mismo autor, especifica que los comerciantes se vieron entonces en la necesidad de crear un mecanismo adecuado y seguro de acuerdo a las necesidades de estos mismos. “Es así como se da el origen al crédito traducido en títulos y documentos que respaldaban los valores por negociarse. Al utilizar éstos documentos de crédito, los comerciantes encontraron en ello un alto grado de satisfacción y de seguridad en las transacciones comerciales que realizaban”. (p. 16)

1.3.2. Origen de las Cuentas por Cobrar

En las últimas décadas, las empresas han buscado en forma continua nuevas formas de financiamiento, las cuales le permitan al sistema empresarial abastecerse de fondos para operaciones de corto y mediano plazo.

Según Rodríguez (1994), en nuestros días el crédito es considerado como una herramienta importante en la actividad de las ventas, ya que es necesario para poder incrementar el volumen de las mismas, mejorar la posición en el mercado de la empresa con respecto a la competencia, además de atraer a nueva clientela interesada en la venta al crédito, así como para fortalecer la preferencia y posicionamiento de los productos en el mercado. De esta manera la empresa podrá competir en forma más agresiva en el mercado.

El financiamiento que una empresa ofrece a sus clientes se ha realizado mediante las fuentes tradicionales de crédito a corto plazo, entre las cuales pueden mencionarse las más comunes como los créditos bancarios, respaldados con garantía fiduciaria (codeudor) o bono de prenda, créditos comerciales y descuentos de documentos (a través de letras de cambio y facturas cambiarias).

Durante largo tiempo, estas fuentes lograron satisfacer las necesidades de fondos en los negocios, sin embargo debido a la creciente demanda de financiamiento en las condiciones actuales, surgió la necesidad de buscar otras fuentes que satisfagan adecuadamente, no sólo las necesidades de los clientes sino la adecuada recuperación de fondos por parte de la empresa.

De acuerdo a la Gran Enciclopedia del Mundo (1996), las cuentas por cobrar se originan producto de las distintas operaciones de crédito mercantil que realizaban las empresas. El inicio de la operación se da cuando el cliente solicita el crédito y se analiza para su aprobación respectiva. Posteriormente el cliente hace su pedido y enseguida se le envía su mercadería. Luego de enviar la mercadería, se debe esperar a que el cliente firme aceptando la obligación contraída. Cuando se despacha la mercadería y el cliente ha aceptado de conformidad, se efectúan los asientos contables con lo cual se origina la cuenta por cobrar.

Se puede mencionar según Rodriguez (1994), que las cuentas por cobrar se generan por transacciones efectuadas por la compañía, es decir, que desde el momento en que se decide dar un crédito se está dando la autorización para que posteriormente se efectúe la transacción de venta en la cual se factura al cliente el producto vendido o servicio prestado. A partir del momento de la facturación se genera la cuenta por cobrar. Es importante mencionar que estas transacciones ocurridas deben ser registradas contablemente y luego presentadas en los estados financieros.

1.4. Cuentas por Cobrar

1.4.1. Concepto

A continuación se mencionan varias definiciones de distintos autores para una mejor comprensión del concepto.

“Las cuentas por cobrar representan el valor de los derechos a favor de una empresa y que corresponden al giro normal de las operaciones de un negocio.” (Vergel: 1991)

“Las cuentas por cobrar de una empresa representan la extensión de un crédito a sus clientes en cuenta abierta. Los ingresos provenientes de las ventas a crédito de mercancías, por las cuales aún no se han recibido pagos reales en efectivo, aparecen en los estados financieros como cuentas por cobrar.” (Gitman: 1986)

1.4.2. Importancia de las cuentas por cobrar

Gonzalez (2000), explica que dentro de los aspectos más importantes a destacar sobre la existencia de las cuentas por cobrar en una empresa se pueden mencionar las siguientes:

1) Producen un impacto positivo en las ventas de la empresa, dependiendo de:

§ Si la empresa cuenta con políticas de crédito flexibles, puede captar aquella porción del mercado que se inclina a favor de la venta al crédito y no al contado.

§ Si se proporcionan las mismas condiciones - en cuanto a las políticas de crédito que la competencia ofrece-, la venta dependerá de la calidad del producto y no de las condiciones de venta estipuladas.

2) Provee liquidez a la empresa:

Proporciona liquidez y solvencia a la empresa si se cuenta con una recuperación y rotación sana de las cuentas por cobrar. Además provee del capital de trabajo necesario para poder cumplir con las obligaciones a corto plazo.

El mantenimiento de un nivel razonable de excedentes de activos circulantes sobre los pasivos circulantes, comúnmente denominado capital de trabajo, es el principal problema que afronta el encargado del financiamiento a corto plazo, ya que siempre se desea mantener un adecuado nivel de liquidez que minimice el riesgo de incumplimiento y que permita elevar al máximo los niveles de rendimiento.

Es importante entonces conocer la composición del activo circulante, así como el grado de facilidad y tiempo de convertibilidad de éstos en fondos disponibles, procedimiento que permitirá y facilitará la administración efectiva de los activos a corto plazo.

Es necesario mencionar además la relación existente entre liquidez, el riesgo y la rentabilidad del capital de trabajo. Si existieran más fondos inmovilizados a largo plazo que en el corto (créditos concedidos con plazos de vencimiento más largos), la rentabilidad global de la empresa sería mayor ya que se considera que una gran porción del mercado de clientes se inclina más a la venta financiada con plazos relativamente largos, siendo en este caso mayor el riesgo de iliquidez en el que se incurre, y viceversa, a mayor liquidez menor riesgo, pero en este caso se logra una menor maximización de los rendimientos.

El objetivo ideal del administrador financiero es buscar el equilibrio adecuado entre la expectativa de lograr captar mayores ventas y utilidades, sacrificando entradas inmediatas de caja durante el período de crédito concedido y el riesgo previamente aceptado de que existen cuentas cuyos pagos pueden sufrir demoras e incluso que no se produzca nunca la entrada de efectivo a caja.

Se deben tomar muy en cuenta los períodos en los cuales se efectúan las negociaciones, puesto que si el crédito que las empresas ofrecen a sus clientes es mayor que el crédito de sus proveedores, la empresa va a comprometer en mayor medida su liquidez.

3) Constituye una fuente de financiamiento de capital de trabajo

El capital de trabajo financieramente hablando es la diferencia entre el activo circulante (caja y bancos, cuentas por cobrar e inventarios) menos el pasivo circulante (documentos y cuentas por pagar a corto plazo).

Según Rodríguez (1994), el capital de trabajo es el recurso con que cuenta la empresa para poder cancelar las obligaciones a medida que vencen: pago de salarios, planillas, sueldos, gastos de administración, gastos de ventas, viáticos. Se ha podido determinar que cuando la empresa no tiene liquidez, sus actividades comerciales pertenecientes a una economía en movimiento, poco a poco se paralizan.

El uso de este activo como fuente de financiamiento al capital de trabajo es congruente con el objetivo primordial de la administración en una cartera crediticia. El financiador busca manejar mayores utilidades por medio del crédito y también desea asegurar un flujo constante y suficiente de fondos.

Al analizar las fuentes y formas de financiamiento que hasta el momento son utilizadas, se puede observar la falta de técnicas adecuadas para aprovechar plenamente las cuentas por cobrar como una fuente continua de fondos al capital de trabajo.

El financiamiento a obtenerse por este medio se fundamenta en que esencialmente las cuentas por cobrar representan una inmovilización temporal de efectivo, que puede ser liberado anticipadamente a la fecha de vencimiento del crédito para generar una corriente de fondos adicionales, que permitirá a los negocios evitar situaciones peligrosas por falta de liquidez y a la vez de aumentar su capacidad de aprovechar oportunidades ventajosas de inversión.

La capacidad de financiamiento al capital de trabajo estará en relación estrecha a la adecuada previsibilidad que realice el administrador financiero de sus flujos de caja futuros. Si bien es fácil predecir los pagos de los pasivos circulantes, debido a que éstos tienen fecha de vencimiento, no es así la entrada de caja de una venta a crédito, la que muchas veces se posterga su pago por el cliente, alargando así la inmovilidad de las cuentas por cobrar y disminuyendo la capacidad líquida de la empresa.

Los documentos de fácil realización representan fondos inmovilizados, los cuales tienen inmediata convertibilidad y generan una baja tasa de rentabilidad, dada su naturaleza casi líquida. Estos por lo general, no representan una opción atractiva desde el punto de vista del inversor, dado que los fondos excedentes para aplicar no existen en cantidades considerables. Sin embargo, si se adquieren en gran cantidad, su rentabilidad puede ser suficiente para financiar los pagos ya previstos de ciertos pasivos.

4) Mantiene la rotación del ciclo económico de la empresa

Cualquier actividad económica que se desarrolle está sujeta a pasar por las distintas fases de un ciclo económico particular para cada empresa. Dentro del mismo juegan un papel importante las cuentas por cobrar y los demás renglones del activo y pasivo circulante.

De la habilidad en la administración de dichos elementos va a depender la obtención de una rotación mayor del ciclo económico y de más recursos de efectivo y utilidades.

Figura N° 1. Ilustración del ciclo económico de una empresa

Fuente: “Diagnóstico a un sistema de cuentas por cobrar en una empresa comercial. (Rodríguez 1994).

Se observa que a partir de los inventarios se generan las ventas, las cuales a través de una adecuada política, pueden transformarse en cuentas por cobrar, que al ser recuperadas se convierten en efectivo, con ello se pueden solventar las deudas a corto plazo, y nuevamente adquirir inventarios y continuar con la rotación del ciclo económico.

1.4.3. Presentación de las cuentas por cobrar

Según Pyle (1998), las cuentas por cobrar forman parte del balance general y están incluidas dentro del activo circulante ya que se asume su pronta recuperación, o sea en menos de un año (el activo circulante sólo asume disponibilidades en plazo menor de un año). No obstante, va seguido de la cuenta de efectivo y de la de bancos por ser éstos primordialmente los de más pronta disponibilidad. Ahora bien, si las recuperaciones de estos adeudos son mayores a un año plazo, su presentación en el balance general deberá hacerse inmediatamente después del activo circulante, en renglón especial, pero antes del activo fijo.

La presentación de las cuentas por cobrar en el balance general sirve para tomar decisiones relativas a políticas de crédito, ventas, presupuestos de producción e inventarios.

“Considerando la importancia que tienen los estados financieros para la toma de decisiones de los administradores de empresas, es necesario analizar la integración de las cuentas por cobrar” (Pyle; 1998)

A través del análisis se puede llegar a determinar la importancia que las cuentas por cobrar cumplen con el desenvolvimiento de las actividades de las empresas ya que las ventas muchas veces se conseguirán a través de las concesiones de crédito. De las políticas de venta establecidas en cada empresa y la habilidad de sus funcionarios y empleados para su recuperación, dependerá el volumen en cifras que alcancen las cuentas por cobrar.

Como se ha indicado anteriormente las cuentas por cobrar surgen debido a una venta de mercadería o prestación de un servicio, por lo que el proceso que se sigue para su integración a los estados financieros comienza enviando la mercadería y al recibirse de conformidad, automáticamente está pasando a ser un cliente y por consiguiente entra a formar parte de las cuentas por cobrar. La contabilización de las cuentas por cobrar implica el que se lleve un auxiliar de clientes para tener datos exactos sobre ventas y cobros; cuando se efectúa una venta se carga dicha cantidad a una cuenta que se lleva a cada cliente, a medida que el cliente efectúa sus abonos, éstas se anotan en la misma cuenta que disminuirá, aumentando el total efectivo de la empresa.

Holmes (1979), señala que de la provisión para cuentas incobrables casi todas las empresas reconocen que no todas sus cuentas al crédito serán cobradas, por lo que crean una provisión para cuentas malas o de dudoso cobro. En su presentación, en el balance general se pueden colocar las cuentas por cobrar totales y por separado el saldo de provisión de las mismas; o bien se puede presentar el saldo de cuentas por cobrar neto, lo que implica que se ha rebajado del saldo de cuentas por cobrar la provisión. Para motivos de presentación queda a criterio del contador.

Cuadro N° 1: Presentación de cuentas por cobrar

Ilustración:

Activo circulante (En miles Bs.)

Caja y bancos 10

Cuentas por cobrar 90

(-) Estimación cuentas incobrables (2)

Cuentas por cobrar neto 88

Fuente: Arthur W. Holmes (1979)

1.4.4. Clasificación del crédito. Según Miller (1978), a medida que han crecido en importancia, las cuentas por cobrar han adoptado diversas formas legales, bajo las cuales se amparan las transacciones de crédito. Existen dos clases de crédito:

A través de una cuenta abierta: Esta se da por lo general únicamente a clientes de mucha confianza, estableciéndoles límites en cuanto al monto y el plazo se refiere. En la cuenta abierta el vendedor no exige al comprador un reconocimiento formal de la obligación que puede ser por medio de la firma de un pagaré, letra de cambio o cualquier otro documento ejecutivo. En la realidad el vendedor únicamente anota en un libro la transacción efectuada y si en caso hubiera alguna dificultad, se cuenta con la copia de la factura del cliente como comprobante de la transacción.

A través de títulos de crédito: Son documentos que crean una obligación a través de una venta al crédito, la principal característica de estos es que cuentan con una garantía documental legal como respaldo y son los que usualmente se utilizan en las transacciones cotidianas de las empresas, entre ellos se puede mencionar:

a) Letra de cambio

b) Factura cambiaria

c) Pagaré

d) Cheque prefechado

e) Contratos de crédito

f) Tarjeta de crédito

g) Tarjeta de débito

Estos se clasifican también como documentos por cobrar, los cuales constituyen la cartera crediticia de la empresa, la cual puede llegar a constituirse como una fuente de financiamiento de llegar a descontarse éstos en los bancos, transformándose así en documentos por cobrar descontados.

De acuerdo a Miller (1978), generalmente cuando existe una ligera sospecha por parte del vendedor de que la venta representa algún riesgo mayor que el normalmente aceptado, éste puede exigir del comprador la firma de cualquier documento como evidencia de la validez de la deuda. Sin embargo, cabe destacar que la buena fe y la ética han imperado como base para el impulso del crédito mercantil en algunos negocios de hoy en día.

1.4.5. Pagaré

El Diccionario de la Investigación Ciertífica (1984), lo define como un título valor o instrumento financiero, muy similar a la letra de cambio, y se usa, principalmente para obtener recursos financieros. Es un documento escrito mediante el cual una persona se compromete a pagar a otra o a su orden, una determinada cantidad de dinero en una fecha acordada previamente. Los pagarés pueden ser al portador o endosables, es decir, que se pueden transmitir a un tercero.

Los pagarés pueden emitirlos individuos particulares, empresas o el Estado; aunque este instrumento de crédito se suele usar entre banqueros y compañías de financiamiento, en las relaciones con sus clientes cuando precisan efectivo para operaciones, generalmente a corto o mediano plazo.

Personas que intervienen en el Pagaré:

Librador: es quien se compromete a pagar la suma de dinero, a la vista o en una fecha futura fija o determinable.

El beneficiario o tenedor: es aquel a cuya orden debe hacerse el pago de la suma de dinero estipulada en el pagaré.

El Fiador o Avalista: la persona que garantiza el pago del pagaré.

1.4.6. Contabilización de la recepción de un documento

Miller (1978) explica que, ocasionalmente, el plazo de un documento se expresa en meses. En tales casos, el documento vence y es pagadero en el mes de su vencimiento en el mismo día del mes en que fue expedido. Por ejemplo, un documento expedido el 10 de julio y pagadero a tres meses de esa fecha vencerá el 10 de octubre.

Para el cálculo de interés; los negocios normalmente consideran el año de 360 días. Esto simplifica el cálculo de los intereses en la mayoría de los casos. Para un documento de Bs. 1.000.000, con vencimiento a 90 días y con interés del 49%, se efectúan los siguientes cálculos:

Cuadro N° 2. Cálculo de interés

Capital

Tasa

N° de días

360

Intereses

Fuente: Miller (1978)

Cuadro N° 3. Resultado del Cálculo de interés

Bs. 1.000.000,00

49/100

90/360

Bs. 122.500,00

Fuente: Rissone O. (2004)

Los documentos por cobrar pueden registrarse en una sola cuenta "Documentos por cobrar". Cada uno de los documentos podrá identificarse en la cuenta, anotando el nombre del suscriptor en la columna "Concepto", del renglón en que se registra su recepción o pago. Una sola cuenta es suficiente, ya que se tienen a la mano los documentos, la tasa de interés, la fecha de vencimiento.

Cuando se recibe un documento, al momento de efectuar una venta, se contabiliza de la siguiente forma:

Figura N° 2: Registro de ventas a crédito

Fuente: Rissone O. (2004)

Cuando el proveedor exige un documento al cliente, por haberle ampliado el plazo de crédito de su cuenta vencida, lo que pretende es cobrar parte de la cuenta vencida en efectivo. Esto reduce la deuda y requiere que se acepte un documento por una cantidad menor. Por ejemplo, "La Sucesora C.A." está de acuerdo en recibir Bs. 232.000 en efectivo y un documento por valor nominal de Bs. 500.000 con vencimiento a 60 días e intereses del 40%, del Sr. Luis Fernandez, para saldar su cuenta vencida de Bs. 732.000.

Cuando "La Sucesora C.A." recibe el efectivo y el documento, contabiliza el siguiente asiento de diario general:

Figura N° 3. Registro de cuentas por cobrar canceladas parcialmente y ampliación de plazo de crédito

Fuente: Rissone O. (2004)

Obsérvese que este asiento transfiere el adeudo de Luis Fernandez de una cuenta por cobrar "abierta" a una cuenta por cobrar documentada.

Cuando Fernandez pague el documento, se contabilizará el siguiente asiento de diario general:

Figura N° 4: Registro de cancelación de documento por cobrar e intereses generados

Fuente: Rissone O. (2004)

Al examinar de nuevo los últimos dos asientos, se puede establecer que: si "La Sucesora C.A." utilizará diarios tabulares, el asiento del 4 de diciembre se registraría en el Diario de Entradas de efectivo y se registrarían dos renglones, uno para el abono a "Ingresos por Intereses" y otro para el abono a "Documentos por Cobrar". La transacción del 5 de octubre necesitaría dos asientos, uno en el Diario de Entradas de Efectivo, por el efectivo recibido y el otro para cancelar el documento por cobrar.

1.4.7. Imposibilidad de cobro de un documento

“En algunas ocasiones, el suscriptor de un documento no puede o no quiere pagar su documento al vencimiento; cuando esto ocurre, se procede al protesto de dicho documento. El hecho que un documento no sea pagado no libera al suscriptor de su obligación, por lo que se puede recurrir a la vía legal para su cobro. Sin embargo, la cobranza puede requerir un proceso legal muy prolongado”. (Gonzalez: 2000).

De acuerdo a Miller (1978), el saldo de la cuenta "Documentos por Cobrar" sólo debe revelar el importe de los documentos que no han vencido; por lo tanto, un documento vencido y no liquidado deberá eliminarse de esta cuenta y cargarse de nuevo a la cuenta de su suscriptor. Por ejemplo, "La Sucesora, C.A." posee un documento suscrito por el Sr. Carlos Russi, por valor de Bs. 700.000 intereses del 6% y vencimiento en 60 días. A su vencimiento el Sr. Russi no liquidó el documento. Para eliminar el documento no cobrado de la cuenta de Documentos por Cobrar, la compañía correrá el siguiente asiento:

Figura N° 5. Registro para eliminar documento no cobrado

Fuente: Rissone O. (2004)

Volver a cargar la cuenta de un cliente, por concepto de un documento no cobrado a su vencimiento, persigue dos objetivos. Por una parte elimina el importe del documento de la cuenta de Documentos por Cobrar, dejando en ésta sólo los no vencidos; por otra parte, registra en la cuenta del suscriptor el documento no pagado. Lo segundo es importante, porque, si en un futuro el suscriptor de un documento no pagado hace una solicitúd de crédito, su cuenta habrá de reflejar su insolvencia.

Se puede observar que en el asiento en que se carga el documento no cobrado a la cuenta de Carlos Russi, la cuenta "Intereses Ganados" es acreditada por los intereses ganados, aún cuando el documento no fue cobrado. La razón para esto es que Russi debe tanto el principal de su deuda como los intereses, y su cuenta debe reflejar el importe total adeudado.

1.4.8. El descuento de los documentos por cobrar

Tal como se señaló anteriormente en Miller (1978), se prefiere un documento por cobrar para respaldar una cuenta por cobrar, debido que el documento puede convertirse en efectivo antes de su vencimiento, mediante su descuento en un banco. Al descontar un documento, su dueño lo endosa y lo entrega al banco a cambio de efectivo. El banco conserva el documento hasta su vencimiento, para luego cobrar su valor total al suscriptor.

Para ilustrar el descuento de un documento por cobrar, supongamos que el 28 de mayo "La Sucesora, C.A." recibe un documento con valor de Bs. 1.200.000,00, con vencimiento a 60 días e intereses del 6% anual. Dicho documento fue suscrito por Carlos Russi, el 27 de mayo. Conservó el documento hasta el 2 de junio, fecha en que lo descontó en su banco, a la tasa de descuento del 7% anual. Puesto que la fecha de vencimiento de este documento es el 26 de julio, el banco tendrá que esperar 54 días para cobrarlo al Sr. Russi. A estos 54 días se les denomina período de descuento y se determina de la siguiente manera:

Plazo del documento, expresado en días 60

Menos el tiempo que "La Sucesora" conservó el documento:

Número de días en mayo 31

Menos la fecha del documento 27

Días que se conservó durante mayo 4

Días que se conservó durante junio 2

Total de días que se ha conservado el documento 6

Período de descuento, expresado en días 54

Al final del período de descuento, el banco espera cobrar el valor total de este documento a Russi y, como es costumbre, calcula el descuento sobre el valor total que tendrá el documento a su vencimiento, de la siguiente manera:

Valor nominal del documento ………………………………..Bs. 1.200.000,00

Intereses sobre Bs. 1.200.000,00 al 6% por 60 días ..……. Bs. 12.000,00

Valor nominal total al vencimiento …………………………..Bs. 1.212.000,00

En este caso se ha supuesto que la tasa de descuento del banco, o tasa de interés es del 7%; por lo tanto, al descontar. El documento habrá que deducir 54 días de interés, al 7% anual, de su valor al vencimiento, entregándole a "La Sucesora, C.A." el resto. A esta diferencia se le denomina el neto del documento; al importe de los intereses deducidos se le denomina descuento bancario. El importe del descuento bancario y el neto del documento se calculan de la siguiente manera:

Valor del documento al vencimiento ……….....……………….Bs. 1.212.000,00

Menos: Intereses sobre Bs. 1.212.000,00 por 54 días, al 7% Bs. 12.730,00

Importe neto Bs. 1.199.270,00

Figura N° 6: Registro de efectivo recibido por un documento por cobrar descontando la tasa bancaria.

Fuente: Rissone O. (2004)

Obsérvese que en este caso el neto recibido, Bs. 1.199.270,00 es Bs. 730,00 menor que el principal del documento: Bs. 1.200.000,00.

Al registrar la transacción, "La Sucesora, C.A." en realidad compensa los Bs. 12.000,00 de interés que habría cobrado reteniendo el documento hasta su vencimiento con los Bs. 12.730,00 de descuento que le carga el banco y registra sólo la diferencia, como gasto.

En la situación antes descrita, el valor nominal del documento descontado era superior al neto recibido. Sin embargo, en muchos casos, por no decir que en la mayoría de ellos, el neto recibido es superior al principal o valor nominal del documento; cuando esto ocurre, la diferencia se acredita a la cuenta "Intereses Ganados". Por ejemplo, supongamos que en lugar de descontar el documento de Carlos Russi el 2 de junio, "La Sucesora, C.A." lo conserva hasta el 26 junio. Si el documento se descuenta el 26 de junio, a la tasa de descuento bancario del 7%, el período de descuento será de 30 días y Bs. 707.000,00 su importe; el importe neto del documento será Bs. 1.204.930,00, el cual se calcula de la siguiente manera:

Valor del documento al vencimiento…………......… ….. Bs. 1.212.000,00

Menos: Intereses sobre Bs. 1.212.000,00 al 7% por 30 días Bs. 1.070,00

Importe Neto ………………………………..………………Bs. 1.204.930,00

Y, puesto que el importe neto supera al valor nominal o principal del documento, la transacción se habrá de registrar de la siguiente manera:

Figura N° 7. Registro de descuento del documentos por cobrar con descuento bancario.

Jun	26	Caja	1,204,930
		Intereses Ganados		4,930
		Documentos por Cobrar Descontados		1,200,000
		Se descontó el documentos de Carlos Russi
		Por 30 días, a la tasa de descuento bancario
		del 7%.

Fuente: Rissone O. (2004)

1.4.9. Cómo y cuándo se debe otorgar un crédito

Según González (2000), la competencia y la práctica de industria afectan la decisión de las compañías de otorgar un crédito y cómo hacerlo. El ofrecer un crédito implica costos tales como la administración del crédito y las cuentas incobrables. Las compañías ofrecen créditos sólo cuando las ganancias adicionales por ventas a crédito exceden tales costos. Suponga que las deudas incobrables equivalen al 5% de las ventas a crédito, que los costos administrativos de un departamento de crédito son de Bs. 5.000.000 al año, y se obtienen Bs. 20.000.000,00 por ventas a crédito (con ganancia de Bs. 8.000.000) antes de los costos del crédito de Bs. 6.000.000,00 (5% x 20.000.000 + 5.000.000), entonces, vale la pena ofrecer el crédito

1.5. Clasificación de las Cuentas por Cobrar

La clasificación realizada por González (2000) se puede resumir de acuerdo a:

1.5.1. Cuentas por Cobrar Comerciales

Las cuentas por cobrar provenientes de ventas a crédito son comúnmente conocidas como "cuentas por cobrar comerciales" o "cuentas por cobrar a clientes" y deben ser presentadas en el balance general en el grupo de activo circulante o corriente, excepto aquellas cuyo vencimiento sea mayor que el ciclo normal de operaciones de la empresa, el cual, en la mayoría de los casos, es de doce meses. En aquellas empresas donde el ciclo normal de operaciones sea superior a un año, pueden incluirse dentro del activo circulante, aun cuando su vencimiento sea mayor de doce meses, siempre y cuando no sobrepase ese ciclo normal de operaciones, en cuyo caso deberán ser clasificadas fuera del activo circulante, en el grupo de activos a largo plazo.

Cuando el ciclo de operaciones de una empresa sea superior a un año, y que, como se comentó anteriormente, este hecho permita presentar dentro del activo circulante cuentas por cobrar con vencimiento mayor de doce meses, es necesario que éstas aparezcan separadas de las que vencerán antes de un año. Si se hace caso omiso de esta norma y se separan ambos grupos en una sola cuenta, este hecho debe ser revelado mediante notas al balance.

1.5.2. Las Cuentas por Cobrar no comerciales

Como el título indica, se refiere a derechos por cobrar que la empresa posee originados por transacciones diferentes a ventas de bienes y servicios a crédito. Este tipo de cuentas por cobrar deberán aparecer clasificadas en el balance general en el grupo de activo circulante, siempre que se espere que van a ser cobradas dentro del ciclo normal de operaciones de la empresa, el cual, como se ha comentado, generalmente es de doce meses.

De acuerdo con la naturaleza de la transacción que las origina, las cuentas por cobrar no provenientes de ventas de bienes o servicios, pueden ser clasificadas a su vez en dos grupos: Cuentas por cobrar que representen derechos por cobrar en efectivos y Cuentas por cobrar que representan derechos por cobrar en bienes diferentes a efectivo. El origen de estas cuentas por cobrar es muy variado. Entre ellas, podríamos citar las siguientes:

1.5.3. Cuentas por cobrar a empleados

Son las cantidades que los trabajadores de la empresa adeudan por concepto de préstamos otorgados como anticipo en base sus prestaciones sociales ganadas o por ventas hechas a los trabajadores para su propio consumo.

1.5.4. Cuentas por cobrar intercompañía

Se dice que una compañía es subsidiaría de otra, cuando esta es propietaria de más de 50% del capital de aquella. A la compañía "dominante" se le denomina "compañía matriz". La compañía matriz debe registrar en esta cuenta cualquier préstamo, anticipo, etc., que conceda a la subsidiaria. Por supuesto, los derechos por cobrar provenientes de ventas de bienes o servicios a la subsidiaria, deben ser registrados dentro de "cuentas por cobrar comerciales", pero separadas de las cuentas por cobrar a otros clientes. Estas cuentas serán presentadas en el activo circulante, si se espera que sean cobradas en un lapso no mayor de un año.

1.6. Cuentas Incobrables

1.6.1. Concepto

Para Meigs (1983), el otorgamiento de un crédito trae consigo costos y beneficios. Uno de los costos es el no pago potencial de sus deudas por algunos de los clientes a crédito. El beneficio es el incremento en ingresos y en utilidades globales que de otra forma se perderían si no se otorgara crédito, y que muchos clientes potenciales no comprarían si no se otorgara crédito. El contador a menudo denomina este costo principal como "gastos por deudas malas" y el beneficio como utilidad bruta adicional en ventas a crédito.

El grado de no pago de las deudas varía de industria a industria. Es una función del riesgo crediticio que los gerentes están dispuestos a aceptar. Por ejemplo, muchos establecimientos pequeños de venta al detal aceptarán un nivel de riesgo más alto que los grandes almacenes.. Junto con los riesgos están los gastos de recaudo correspondientes.

Según el autor citado, el problema de las cuentas incobrables parece especialmente difícil en el campo de la salud. Por ejemplo, el centro médico Bayfront de San Petersburgo, en Florida, soportó deudas malas iguales al 21 por ciento de los ingresos brutos. En 1979, la administración decidió recaudar sus propias cuentas por cobrar con problemas en lugar de pagar honorarios a una agencia de cobros. El problema de la gerencia en este caso es también el de sopesar costos y beneficios. ¿Excederán los ahorros hechos por honorarios de cobro la reducción en los ingresos por recaudos? Así algunos hospitales y médicos con cuentas dudosas siempre contratan una agencia de cobros con honorarios sobre la base de los recaudos alcanzados, mientras que otros no delegan la persecución de sus deudores morosos.

1.6.2. Presentación de las cuentas incobrables en los estados financieros

Para Pyle (Ob.cit), al medir el ingreso de una empresa, uno de los principios fundamentales de contabilidad es que estos ingresos estén asociados con los gastos incurridos, para generar tales ingresos.

El gasto por cuentas incobrables se origina por la prestación de un servicio o por la venta de mercancías a crédito a clientes que no cumplieron con el pago de sus facturas; en consecuencia, se incurre en tales gastos en el año en que se generaron las ventas, aunque la incobrabilidad de las cuentas se determina el año siguiente.

Una cuenta por cobrar que se origina en una venta a crédito en el año 1 y se determina que es irrecuperable en algún momento durante el año 2, representa un gasto del año 1. Mientras que el gasto de una cuenta incobrable no se estime y se presente en el balance general a final de año y el estado de resultados, estos estados financieros pueden mostrar una sobrestimacion de los ingresos y de la posición financiera.

Con la finalidad de ilustrarlo, suponga que la empresa S.H.V, comenzó sus operaciones el primero de enero de 1988 e hizo la mayor parte de sus ventas a crédito a lo largo del año A. El 31de diciembre de 1988, las cuentas por cobrar sumaban Bs. 200.000,00. En esta fecha la gerencia revisó el estado de cuentas por cobrar, estudiando en particular aquellas cuentas que ya estaban vencidas. Esta revisión indicaba que la porción recuperable de los Bs. 200.000,00 de cuentas por cobrar ascendían aproximadamente a Bs. 190.000,00; en otras palabras, la gerencia estimaba que los gastos por cuentas incobrables para el primer año de operaciones totalizaban Bs. 10.000,00; el siguiente asiento de ajuste debería hacerse el 31 de diciembre de 1998.

Gasto por cuentas incobrables 10.000,00

Provisión para cuentas incobrables 10.000,00

Para registrar los gastos estimados en cuentas

incobrables para 1988.

La cuenta gasto para cuentas incobrables, creada con el débito de este asiento se cierra contra la cuenta Resumen de Ingresos, de la misma forma que cualquier otra cuenta de gastos. La cuenta Provisión para cuentas incobrables creada en el asiento de diario anterior, aparecerá en el balance general como una deducción del valor nominal de las cuentas por cobrar; el cual implica una reducción de las cuentas por cobrar a su valor realizable en los estados financieros.

Empresa S.H.V.

Balance General Parcial

31 de diciembre de 1988

Activos Corrientes

Efectivo 75.000,00

Cuentas por cobrar 200.000,00

(-) Provisión Ctas Incob. 10.000,00 190.000,00

Inventario 300.000,00

Total Activos Corrientes 565.000,00

1.6.3. Estimación de cuentas incobrables

“Antes de cerrar las cuentas y preparar los estados financieros al final del período contable, se debe hacer una estimación del valor esperado de cuentas incobrables. Esta estimación generalmente se basa en la experiencia anterior, tal vez modificada con las condiciones actuales de la empresa (Pyle, 1998: 116).

Las pérdidas por cuentas incobrables tienden a ser mayores durante los períodos de recesión que durante los períodos de crecimiento y prosperidad, bien sea de la empresa o de la economía de un país. Como la provisión para cuentas de dudoso recaudo constituye necesariamente una estimación y no un cálculo preciso, el factor del criterio personal puede jugar un papel importante en la determinación del tamaño de esta cuenta de valuación.

1.6.4. Métodos para estimar las cuentas incobrables

Siguiendo a Pyle (Ob.cit), este afirma que se utilizan ampliamente dos enfoques alternos para hacer la estimación anual de las cuentas incobrables. Uno de ellos consiste en ajustar la cuenta de valuación a un nuevo saldo igual a la porción estimada irrecuperable de las cuentas por cobrar existentes. Este método se conoce como el enfoque del balance general y se basa en la antigüedad de las cuentas por cobrar.

Antigüedad de las cuentas por cobrar: una cuenta por cobrar vencida siempre es mirada con cierta sospecha. El hecho de que una cuenta por cobrar ya esté vencida sugiere que el cliente es incapaz de pagar o no desea hacerlo. El análisis de las cuentas por cobrar por fecha de vencimiento se conoce como antigüedad de las cuentas.

Cuanto más antigua se vuelva una cuenta por cobrar, mayor será la probabilidad de que no se pueda recuperar en su totalidad. Como reconocimiento de este hecho, el análisis de las cuentas por cobrar por grupos de vencimiento se puede utilizar como una base en la determinación del valor razonable a agregar a la provisión para cuentas de dudoso recaudo. Para determinar este valor, se estima el porcentaje de cuentas incobrables para cada grupo de vencimiento de cuentas por cobrar. Este porcentaje, cuando se aplica al valor en bolívares de cada grupo, proporciona la cantidad estimada como irrecuperable de cada grupo. Al sumar las cuentas estimadas incobrables de todos los grupos, se determina el saldo requerido en provisión para cuentas de dudoso recaudo.

Estimación de cuentas incobrables como porcentaje de las ventas netas: Un enfoque alterno que algunas empresas prefieren, consiste en calcular el cargo para el gasto de cuentas incobrables como un porcentaje de las ventas netas del año. Este método se puede semejar al enfoque del estado de resultados para estimar las cuentas incobrables.

Si una empresa vende de contado y a crédito, es mejor excluir las ventas de contado y calcular la relación porcentual del gasto por cuentas incobrables sobre las ventas a crédito.

Este enfoque de estimar las cuentas por cobrar incobrables como porcentaje de las ventas a crédito es más fácil de aplicar, que el método que se basa en la antigüedad de las cuentas por cobrar. No obstante, la antigüedad de las cuentas por cobrar tiende a dar una estimación más confiable de las cuentas incobrables, debido a la consideración que se le da al tiempo y a la recuperación de las cuentas por cobrar específicas en la fecha del balance general.

1.6.5. Cancelación de una cuenta incobrable.

Según Pyle (1998), cada vez que se determine que una cuenta por cobrar de un cliente determinado es incobrable, se deja de clasificar como activo y se debe cancelar. Cancelar una cuenta por cobrar es reducir el saldo de la cuenta del cliente a cero a nivel del auxiliar y disminuir de la cuenta por cobrar del balance.

El asiento de diario para lograr ésto, consiste en acreditar la cuenta de control cuentas por cobrar en el mayor general (y la cuenta del cliente en el mayor auxiliar) y debitar la cuenta provisión para cuentas de dudoso recaudo.

Haciendo referencia al ejemplo de la empresa S.H.V, las cuentas del mayor eran las siguientes después del asiento de ajuste por cuentas incobrables estimadas al 31 de diciembre de 1988.

Cuentas por cobrar 200.000,00

(-) Provisión para cuentas incobrables 10.000,00

Luego, suponga que el 27 de enero de 1989, el cliente Jaime Vargas entró en bancarrota y se determinó que su cuenta por cobrar de Bs. 1.000,00 deja de tener valor. La empresa S.H.V. debe hacer el siguiente asiento:

Provisión para cuentas incobrables 1.000,00

Cuentas por cobrar Jaime Vargas 1.000,00

Para cancelar la cuenta por cobrar de

Jaime Vargas por incobrable.

Lo más importante a tener en cuenta en este asiento es que el débito se hace a provisión para cuentas de dudoso recaudo y no a la cuenta gasto por cuentas incobrables al final de cada periodo contable. Cuando posteriormente se determina que una cuenta por cobrar específica deja de tener valor se cancela, esta acción no representa un gasto adicional sino que confirma nuestra estimación previa al gasto. Si la cuenta gasto por cuentas incobrables se cargara primero con las pérdidas por crédito estimadas y posteriormente se cargara a pérdidas por créditos demostradas, se estaría contabilizando doblemente el gasto por cuentas incobrables.

Después de trasladar el asiento de cancelación de la cuenta de Jaime Vargas, la cuenta de control de cuentas por cobrar y la provisión para cuentas incobrables, obtendremos lo siguiente:

Cuentas por cobrar Provisión para cuentas Incob.

200.000,00	1.000,00		1.000,00	10.000,00

Se observa que el valor neto de las cuentas por cobrar, no cambió al cancelar la cuenta de Jaime Vargas contra la provisión para cuentas incobrables. La cancelación redujo la cuenta del activo y la cuenta de provisión por el mismo valor.

Antes de la Cancelación Después de la cancelación

Cuentas por Cobrar 200.000,00 190.000,00

(-)Prov. Cuentas Incob. 10.000,00 9.000,00

Valor Neto Ctas x Cobrar 190.000,00 190.000,00

El hecho de que se cancele una cuenta por cobrar sin valor, contra la provisión para cuentas incobrables, no cambia el valor nominal neto en las cuentas por cobrar, muestra que ningún gasto se asentó en los registros contables cuando se cancela una cuenta por cobrar. Este ejemplo mantiene el punto sobre el cual se hizo énfasis anteriormente, de que las pérdidas por créditos pertenecen al período en el que se realiza la venta y no a un período posterior cuando se descubre que la cuenta por cobrar es incobrable.

El saldo de las cuentas consideradas como incobrables pocas veces concuerda con las estimaciones previas. El valor total de estas cuentas rara vez será exactamente igual al valor estimado previamente acreditado a provisión para cuentas de cobro dudoso.

Si el valor considerado como incobrable resulta ser inferior al valor estimado, la provisión para cuentas de cobro dudoso, continuará mostrando un saldo crédito. Si por el contrario el monto es mayor, mostrará un saldo débito temporal, el cual se eliminará a través del ajuste al final del periodo.

1.6.6. Recuperación de una cuenta por cobrar previamente cancelada.

Ocasionalmente una cuenta por cobrar que ha sido cancelada por carecer de valor, posteriormente se recupera total o parcialmente. Tales recuperaciones con frecuencia se conocen como recuperaciones de deudas malas. “La recuperación de una cuenta por cobrar previamente cancelada es una evidencia de que la cancelación fue un error, la cuenta por cobrar por tanto debe ser restablecida como un activo”. González (2000)

1.6.7. Método de cancelación directa.

Según Pyle (1998), algunas empresas no utilizan una provisión de valuación para cuentas por cobrar. En lugar de hacer los asientos de ajuste final de año para registrar el gasto por cuentas incobrables con base en estimaciones, estas empresas no reconocen ningún gasto por cuentas incobrables hasta que se determine que no tienen ningún valor. Este método no asocia los ingresos con los gastos correspondientes. El gasto por cuenta incobrable se registra en el período en el que se determina que las cuentas por cobrar individuales carecen de valor en lugar de hacerlo en el período en el que se hacen las ventas.

Cuando se utiliza el método de cancelación directa, las cuentas por cobrar se relacionarán en el balance general por su valor bruto y no se utilizará la provisión de valuación. En consecuencia, las cuentas por cobrar no aparecen por su valor probable realizable. Sin embargo, en algunos casos es razonable utilizar el método de cancelación directa. Si la mayoría de las ventas que hace una empresa son en efectivo, el valor de sus cuentas por cobrar será pequeño en relación con los otros activos. El gasto por cuentas incobrables también deberá ser pequeño. En consecuencia, el método de cancelación directa es aceptable porque su uso no tiene un efecto material sobre el ingreso neto reportado. Otra situación en la que el método de cancelación directa funciona en forma satisfactoria en una empresa que vende todo o la mayor parte de su producción a unas pocas empresas grandes que son financieramente fuertes.

1.7. Control Interno de las Cuentas por Cobrar

Según Walter B. Meigs (1983 pág. 163), el propósito básico del control interno es el de promover la operación eficiente de la organización. El sistema del control interno consta de todas las medidas empleadas por una organización para: 1) Proteger los activos en contra del desperdicio, el fraude, y el uso ineficiente; 2) Promover la exactitud y la confiabilidad en los registros contables; 3) Alentar y medir el cumplimiento de las políticas de la compañía; 4) Evaluar la eficiencia de las operaciones.

Para Romero (1997), el control interno puede verse como un plan de organización y un conjunto de métodos y procedimientos que se adaptan en una empresa para salvaguardar sus activos, obtener información financiera útil, promover la eficiencia operacioes y el apego y la ejecución de las operaciones en congruencia con las políticas establecidas por la administración. Hay algunos elementos del control que es preciso ponderar para su impacto y relación con la contabilidad; si bien es cierto, según Gómez

Morfin el control interno como tal es una creación de los contadores, pues el control es una función administrativa claramente determinada. Esos elementos son los sistemas de información y comunicación que deben existir en la empresa para establecer un adecuado control.

1.7.1. Control Interno de las Cuentas por Cobrar en Servicios Halliburton de Venezuela, S.A.

De acuerdo al Manual de Procedimientos de la empresa Halliburton (1998). Las cuentas por cobrar representan un derecho próximo a hacerse efectivo, de no ser así automáticamente se originará una pérdida para la empresa.

Esta situación debe evitarse en lo posible, para ello es necesario establecer control efectivo de las mismas el cual puede lograrse siguiendo los siguientes lineamientos:

· Reducir los riesgos al conceder el crédito; realizando un estudio preliminar antes de autorizar la venta a crédito.

· Vigilar las cuentas por cobrar.

· Activar cobranzas al vencimiento de las mismas.

· Enviar mensualmente los estados de cuenta a cada cliente a titulo de recordatorio sin que ello implique una cobranza directa.

· Registrar y revisar las facturas cuidadosamente en cuanto a cantidades, unidades, sumas y demás cálculos y de ellas quedarán al menos dos copias segregadas una a la persona encargada del cobro y la otra a contabilidad.

· Segregar funciones, entre contabilización de los derechos por cuentas a cobrar y su custodia.

· Realizar periódicamente conciliaciones entre el mayor general y sus auxiliares.

· Realizar las anotaciones contables, ajenas a operaciones de tesorería, en los auxiliares de las cuentas a cobrar, por personas ajenas al mantenimiento de las cuentas a cobrar o manejo de efectivo.

· Prenumerar la documentación que soporta las transacciones por ventas y cuentas a cobrar.

· Elaborar un detalle individualizado de las cuentas por cobrar clasificado por antigüedad de la deuda, de forma que proporcione información detallada de la situación de cada deuda y posibilite poder tomar medidas rápidas encaminadas a su cobro.

· Realizar un estudio individualizado por clientes antes de conceder autorización de una venta a crédito, el cual debe ser revisado por el Departamento de Crédito.

1.7.2. Antecedentes del control en las cuentas por cobrar

Para Koontz (1993), el control dentro del proceso administrativo es la actividad que cierra el círculo de actividades para una efectiva gestión. Dentro de sus principales funciones se puede mencionar la comparación de los resultados contra la planificación efectuada al inicio de las actividades empresariales, establecer la desviación del actuar cotidiano con respecto a los planes originales y corregir estas desviaciones a través de una supervisión constante en todos los departamentos de la empresa para que ésta sea verdaderamente efectiva.

El control puede hacerse de dos formas: cuantitativa y cualitativamente. Cuantitativamente a través del presupuesto por medio de comparaciones y ajustes. Cualitativamente a través del desempeño de cada unos de las personas que componen el departamento contable, así como las relaciones interdepartamentales donde está inmerso.

Dentro de las empresas, la responsabilidad de la implantación de un sistema de control recaerá en los ejecutivos de más alta jerarquía, teniendo como principales objetivos los siguientes:

Salvaguardar los bienes de la organización
Verificar la exactitud y el grado en que se puede confiar en los datos de contabilidad

Promover la eficiencia de las operaciones
Fomentar el apego a las políticas señaladas por la gerencia.

Una de las herramientas básicas de todo administrador para asegurarse el óptimo desempeño de sus actividades es a través del control interno.

Según Rodríguez (1994), los objetivos principales del control interno son el prevenir y detectar errores que pueden suscitarse en las diversas transacciones que se realizan en la empresa. Este comprende un plan de organización, métodos coordinados y las medidas adoptadas en el negocio para proteger sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad de sus datos contables además promover la eficiencia en sus operaciones.

Esta definición proporcionará una idea clara respecto al alcance que tiene el control interno, ya que en una buena parte el negocio se verá afectado al carecer de una estructura adecuada que le permita la existencia de controles que hagan eficiente la labor administrativa.

El control interno no sólo incluye actividades contables y financieras sino que se extiende a la mayoría de los aspectos operativos de la empresa, de ahí el origen de su importancia. El alcance y tamaño de las empresas se ha convertido en algo tan complejo que la administración tendrá que descansar en numerosos reportes y análisis para controlar las diversas actividades con eficiencia.

Un adecuado chequeo y revisión en los procesos hace que el sistema sea más eficiente y confiable, además proporcionará una mejor protección contra la debilidad humana, reduce la posibilidad de errores y que surjan irregularidades. El control interno se divide en:

El control administrativo incluye el plan de organización, los procedimientos y registros que están relacionados con el proceso de toma de decisiones conducente a la autorización de transacciones por la gerencia. Tal autorización es una función de la gerencia directamente asociada con la responsabilidad de lograr los objetivos de la organización y es el punto de partida para establecer el control contable de las transacciones. El control administrativo indica que esos controles podrán extenderse mas allá del proceso que conduce a la autorización de las transacciones.

El control contable comprende el plan de organización y los procedimientos y registros que se refieren a la protección de los activos y la confiabilidad de los registros financieros. Consecuentemente están diseñadas para suministrar seguridad razonable a que las transacciones se ejecuten de acuerdo con las autorizaciones generales o específicas de la gerencia y que éstas se registren conforme es necesario para permitir la preparación de estados financieros de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados.

Los objetivos generales del control contable son: la salvaguarda de los activos y la confiabilidad de los registros financieros.

Estos tipos de controles han sido en parte las herramientas que los administradores han implementado en el control de las cuentas por cobrar, sin dejar de mencionar las auditorías internas y externas que usualmente utilizan como medio para asegurarse de que las operaciones de la empresa marchan en buena dirección o como medio para detectar y corregir las posibles desviaciones en los sistemas operativos.

1.8. Administración de las Cuentas por Cobrar

Es necesario destacar que los administradores trabajan en una organización y dirigen las actividades de otras personas.

“La administración es el proceso de diseñar y mantener un medio ambiente en el cual los individuos que trabajan juntos en grupos, logren eficientemente los objetivos seleccionados.” Koontz (1993)

El mismo autor afirma que los administradores, sin importar su nivel de organización, deben ejecutar cuatro funciones: planeación, organización, integración y control. Estas funciones han sido importantes para el desarrollo del sistema de cuentas por cobrar, que a la vez debe tener incorporados los mecanismos que faciliten su administración y control.

Planeación

La función de planeación contempla definir las metas de la organización y por ende las políticas de crédito que regirán las cuentas por cobrar, estableciendo la estrategia global para el logro de estas metas y desarrollando una jerarquía detallada de planes para integrar y coordinar las actividades de los responsables del seguimiento del rubro en estudio.

Oganización

Esta función incluye la determinación de las tareas a realizar para la revisión de las cuentas por cobrar, cómo se agrupan las tareas que busquen este objetivo, quién reporta a quién y dónde se toman las decisiones. Para lograr los objetivos previamente establecidos, es vital que exista una adecuada organización de las diversas actividades, definiendo claramente las responsabilidades y funciones de cada uno.

Integración

Toda organización incluye personas y es responsabilidad de la administración dirigir, integrar y coordinar a éstas, motivando a las mismas a escoger el canal de comunicación más adecuado y dirigiéndolos en las actividades que involucren la calificación del cliente y el seguimiento de las cuentas por cobrar.

Control

Al haberse establecido claramente los objetivos, es importante crear los mecanismos de control sobre las cuentas por cobrar cuya función sea detectar en forma oportuna las desviaciones o errores que se presenten. Además deben evaluarse las mismas para poder así tomar las medidas correctivas cuando sean detectadas.

Una adecuada y oportuna administración y control de las cuentas por cobrar han incidido directamente en el crecimiento, expansión, liquidez y rentabilidad de la empresa y su incumplimiento constituye un factor limitativo de éstos.

Las técnicas utilizadas por los contadores públicos, auditores de empresas y otros profesionales, han progresado en forma acelerada, por lo tanto la administración de las políticas, la elaboración de manuales, procedimientos y controles internos relativos a las cuentas por cobrar, han requerido que el profesional moderno maneje adecuadamente las herramientas financieras necesarias para encontrar un equilibrio entre el riesgo y el rendimiento en las cuentas por cobrar.

El administrador puede valerse de las herramientas financieras y de control interno para planificar los límites adecuados de créditos y las políticas relacionadas a los cobros, tratando de obtener el máximo de rentabilidad.

1.9. Segregación de las funciones

“Una de las razones por la cual ha funcionado el control interno en las cuentas por cobrar en una empresa se debe a una adecuada segregación de actividades al otorgarse los créditos tales como: el registro de las operaciones, la facturación, así como la custodia del documento que respalda la operación, el seguimiento a la fecha de vencimiento y el respectivo cobro de los saldos” Horngren (1994). El objetivo de segregar las funciones es prevenir y detectar con rapidez los errores en el desarrollo de las actividades. A continuación se detallan las mismas:

1.9.1. Autorización

Previamente la empresa define los límites de crédito disponibles al cliente y con base en ello deben respetarse los mismos, en dado caso exista un posible sobregiro, debe definirse la persona que pueda autorizar dicha operación.

1.9.2. Registro

La creación de un catálogo de clientes que esté diseñado de tal manera que sea compatible con el departamento de contabilidad y que facilite la labor de control e integración de las cuentas por cobrar y sus respectivos saldos.

1.9.3. Facturación y documentación

La base de toda transacción es la documentación que le respalda, si ésta no se encuentra en orden, no proporcionará evidencia de lo sucedido. (por ejemplo la falta de firmas y la ausencia de las condiciones de venta).

1.9.4. Procedimientos contables

Efectuar los registros oportunos en los libros de contabilidad y preparar informes basados en datos contables que satisfagan las necesidades del administrador.

1.9.5. Controles físicos

Se refiere a los medios y mecanismos de seguridad para salvaguardar los activos, registros contables y el uso de equipo mecánico y electrónico en la ejecución y registro de las transacciones.

El planteamiento, control y aplicación de medidas correctivas, son los aspectos más importantes en la administración del crédito, pues el monto total del financiamiento concedido tiene un impacto directo sobre los ingresos de caja y niveles de liquidez.

1.10. Políticas de crédito

Según el Diccionario para Contadores (1976), las políticas de crédito de una empresa establecen los lineamientos para determinar si se otorga un crédito a un cliente y por cuanto se le debe conceder. La empresa no sólo debe de ocuparse de establecer las normas de crédito, sino de aplicar correctamente las mismas al tomar decisiones.

Estas políticas deben expresar con claridad que tipo de cliente implica riesgo y los límites de crédito a los que tendrá acceso, las condiciones como el plazo, descuento por pronto pago, las formas prácticas de cobro de las cuentas en el período normal de vencimiento del crédito como en el período de mora y de las cuentas malas.

Kieso (1986) afirma que la administración crediticia garantizará mediante una cuidadosa evaluación de las solicitudes de crédito a la luz de las políticas establecidas al respecto, el equilibrio necesario entre la búsqueda de mayores ventas y utilidades y los riesgos inherentes de una mala concesión de crédito. Siendo las políticas las guías básicas y principales en la operatividad eficiente de una cartera, estas son las determinantes de la cuantía en la inversión de cuentas por cobrar.

Lo deseable es que las políticas de crédito permitan un aprovechamiento al máximo de las ventajas de las ventas, a veces sacrificando una mayor inmovilización de efectivo en cartera, con el oportuno flujo de financiamiento al capital de trabajo.

También es necesario mencionar el impacto que tienen las políticas de crédito en las prácticas de pago de los clientes, ya que éste considera el uso del crédito de su proveedor en relación al costo del crédito, montos de créditos concedidos, calidad de la mercadería y en el trato, particularmente en la comprensión de sus requerimientos operacionales de financiamiento y la rigurosidad en las formas y prácticas de cobro.

Este impacto en el cliente combinado con una política crediticia equilibrada y flexible a las necesidades operacionales en sus mercados permitirá a los negocios el flujo operacional de los fondos necesarios para su financiamiento sin tener una inmovilización innecesaria, riesgosa y demasiado voluminosa de efectivo y sus consecuentes bajos niveles de liquidez y pérdidas financieras.

En un mercado de economía abierta como el actual, con una agresiva competencia en los diferentes aspectos de la comercialización, se hace sumamente necesario que las empresas establezcan e implanten políticas de ventas que permitan alcanzar volúmenes de operaciones rentables.

Estas circunstancias han originado en forma generalizada la política de ventas al crédito. Optar por la política de ventas al crédito implica una mayor rentabilidad, siempre y cuando exista una adecuada administración de las cuentas por cobrar.

Se requiere para su utilización únicamente la formulación previa por parte del administrador financiero de las políticas de crédito que fijen las normas de operación y determinación de las funciones del departamento de crédito, a cuyo cargo estará la supervisión y administración de la operación.

Se debe definir las políticas que abarquen los parámetros de decisión para la administración y control de los créditos otorgados. Esta depende del grado de riesgo que la empresa esté dispuesta a afrontar.

La adecuada formulación de las políticas crediticias que especifiquen que tipos de clientes son sujetos aceptables de créditos, las condiciones como plazo, período y porcentaje de descuento por pronto pago y las formas de cobro en coordinación con una efectiva labor de control del departamento de crédito, control de pagos y cuentas malas, contribuyen a una mayor rotación del activo y a un mantenimiento satisfactorio de los niveles de rentabilidad.

1.11. Existencia de un departamento de crédito

Meigs (1983) explica que las ventas al crédito han sido consideradas como un medio de crecimiento por las empresas comerciales en el medio guatemalteco. En las pequeñas empresas, se caracteriza por ser el propietario que tiene cierto conocimiento de la materia y la responsabilidad de conceder créditos (que incluye de por si el respectivo análisis del prospecto) y sus procedimientos son generalmente sencillos.

Las medianas empresas cuentan por lo regular con un jefe de cobros o en su defecto con un contador que se encarga de la gestión del seguimiento de la cartera crediticia.

En las empresas grandes se cuenta con un departamento de créditos, ya que sus volúmenes y el tamaño de la cartera son bastantes grandes y varían dependiendo del tipo de empresas. Por esta razón el personal que maneja esos departamentos debe de tener sólidas bases administrativas financieras ya que el tamaño de las empresas así lo exige.

Ninguna organización comercial desea vender al crédito a un cliente que no tiene capacidad o voluntad de pagar su cuenta, por tanto, muchas organizaciones crean un departamento de crédito que pueda tomar decisiones sobre aspectos crediticios de cada cliente en perspectiva. El departamento de crédito investiga la capacidad de pago y antecedentes de crédito de cada nuevo cliente, además de solicitar y analizar los estados financieros (preferiblemente los elaborados por contadores públicos) para determinar la posición financiera del mismo.

1.11.1.Posición jerárquica en la organización del departamento de créditos

La posición depende del tamaño y clase de negocio de que se trate. En los negocios pequeños es muy reducido o no existe, pues es el dueño quien se ocupa de la administración del crédito. En las empresas grandes va muy ligada al departamento de ventas por su estrecha relación con la misma. Sin embargo usualmente se ubica en el área financiera ya que su función es lograr el mayor rendimiento sobre la inversión en las cuentas por cobrar y su pronta recuperación

1.12. Funciones del departamento de crédito

Las principales funciones del departamento de crédito según Meigs, Walter (1983) se puede resumir en:

1.12.1.Análisis de crédito

A menudo, la empresa no sólo debe determinar la solvencia de un cliente, sino también estimar la cantidad máxima de crédito que puede otorgársele. Con esta información, la empresa puede establecer una línea de crédito fijando la cantidad máxima que puede adeudarle un cliente. Las líneas de crédito se establecen para evitar la necesidad de comprobar el crédito de un cliente importante cada vez que éste efectúa una compra.

Cuando un cliente solicita crédito a una empresa, el departamento de crédito inicia el proceso evaluativo requiriéndole que llene varias solicitudes que precisan informes y referencias financieras y crediticias del mismo. Al analizar la solicitud, la empresa recauda más información de otras fuentes. Para ello se describen las cinco C’s del análisis del crédito según Meigs, Walter (1983) que son:

Capital Se analiza la capacidad financiera del sujeto de crédito

>Capacidad Denota si es solvente el cliente, analiza la capacidad del mismo para obtener utilidades, revisa su comportamiento para pagar a tiempo y cumplir con sus obligaciones.

>Carácter Cuando la empresa evalúa la solicitud de crédito de un cliente, se deben observar algunas características como lo son el carácter del cliente, además se debe observar si existe cierto grado de confianza y reputación que se ha ganado el mismo en el medio.

>Condiciones Tomar en cuenta el impacto de los cambios en el marco económico, político, social que puedan afectar o beneficiar al sujeto.

Colateral Se analiza la garantía (aval de la operación) que ofrece el cliente.

1.12.2.Aprobación de la concesión de crédito

Una empresa puede establecer las normas de evaluación de crédito compatibles con sus políticas crediticias. Aunque no hay estándares establecidos, la empresa debe adaptar su análisis a sus necesidades. Para determinar la solvencia del sujeto del crédito, el analista debe usar sus propios conocimientos acerca de la administración del negocio del solicitante, tomando como base las referencias bancarias y comerciales.

A partir de estos datos podrá decidirse si finalmente se concede el crédito al solicitante y el monto del mismo. No suele encomendarse este tipo de decisiones a una sola persona sino a un comité de créditos.

1.12.3.Revisión del cumplimiento adecuado de las cuentas por cobrar

Al haberse analizado los prospectos de clientes con base en las herramientas anteriormente indicadas, se asume que el otorgamiento del crédito al sujeto previamente calificado por medio del departamento de crédito o su encargado, se concretizó mediante la venta del producto al prospecto evaluado, dando origen así a la cuenta por cobrar. Es a partir de ese momento en el cual debe contarse con un adecuado seguimiento a través de los controles y herramientas financieras que se implanten para el debido cumplimiento de las cuentas por cobrar en su plazo establecido.

1.13. Herramientas del control de cuentas por cobrar

Algunas herramientas que son utilizadas para el control de las distintas cuentas por cobrar que se originen en las empresas, según Meigs (Ob. cit) son las siguientes:

1. Comunicación escrita con el deudor o bien la confirmación verbal en una forma directa en caso de aproximarse la fecha de vencimiento.

2. Revisión de cuentas por cobrar:

De intereses, alquileres, préstamos A través de contratos, títulos

A compañías afiliadas Por medio de estados de cuenta

>Documentos por cobrar Arqueo de títulos en custodia, debidamente librados, aceptados y avalados, revisando su fecha de vencimiento

Deberá tenerse presente que en este renglón de las cuentas por cobrar podrán aparecer cuentas de diversa naturaleza y origen de acuerdo a las operaciones que se llevan a cabo en una determinada empresa.

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