ANÁLISIS
E INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS
4.1. Análisis de
los Resultados
En esta
parte de la investigación se presenta el análisis de los resultados obtenidos
en el trabajo de campo realizado, se incluyen las respuestas del cuestionario
que, a criterio del investigador, ponen en relieve aquellos aspectos
considerados de mayor importancia para la mejor comprensión del tema a
investigar.
Se presenta a continuación, los resultados de la aplicación
de cada una de las preguntas
formuladas, lo cual además, incluye la representación gráfica de las respuestas
tabuladas y por último se analizan los resultados obtenidos.
Dimensión
Procedimientos
para el registro de las cuentas por cobrar
Cuadro N° 4
Revisión del
principio de partida doble para el registro de las cuentas por cobrar.
|
Ítem N° 1 |
Si f % |
No f % |
Total f % |
|
¿Se Revisa que el principio de
partida doble para el registro de las cuentas por cobrar se efectúe
correctamente? |
2 100 |
0 0 |
2 100 |
68
Gráfico N° 1: Revisión del principio de partida
doble para el registro de las cuentas por cobrar.
En los principios generalmente aceptados de contabilidad,
existen reglas establecidas para registrar las operaciones a medida que éstas se
realicen; las mismas dan origen a la contabilidad o sistema por partida doble,
el cual consiste en el método de registro en el que cada transacción se ve
afectada por al menos a dos cuentas, mismas que son ubicadas en los débitos
(cargos-izquierda) y los créditos (abonos-derecha). De acuerdo a las respuestas
de los encuestados, un 100% de estos respondieron afirmativamente que se revisa que el principio de partida
doble para el registro de las cuentas por cobrar se efectúe correctamente, a fin de que los
principios se cumplan. Se tiene que la partida doble en las cuentas por cobrar
se realiza siguiendo las reglas señaladas anteriormente; tanto al momento de
producirse el documento por cobrar, como el pago de dicho documento. Esto
permite evidenciar que en la empresa los principios son cumplidos y que esto
influye favorablemente en la presente investigación a fin de cumplir los
objetivos.
69
Cuadro
N° 5
Verificación de
cumplimiento en el principio de causa y efecto en el registro de cuentas por
cobrar
|
Ítem N° 2 |
Si f % |
No f % |
Total f % |
|
¿Se Verifica que el registro de cuentas por cobrar se realice en la fecha
indicada (cuando se produce), para velar que se cumpla el principio de causa
y efecto? |
2 100 |
0 0 |
2 100 |
Gráfico N° 2: Verificación de cumplimiento
en el principio de causa y efecto en el registro de cuentas por cobrar.
El registro de las facturas son realizadas de acuerdo a la Ley que establece el Impuesto al Valor Agregado; además de verificar que las cuentas por cobrar se registren en la fecha indicada; así como cualquier devolución; Servicios Halliburton de Venezuela constata que todos los documentos cumplan con los requisitos exigidos por la Administración Tributaria. Según la opinión de los encuestados, se observa que la totalidad (100%) expuso que los documentos por cobrar se registran en la fecha correspondiente; y cumpliendo además con todos los principios, requisitos, formalidades y especificaciones que deben cumplirse en la emisión de las facturas y cualquier otro documento que se generen.
70
Cuadro N° 6
Realización de
Auditorías de los reportes y estados de cuentas
|
Ítem N° 3 |
¿Con que frecuencia se realizan
auditorias de los reportes y estados de cuentas para determinar si existe
alguna inconcistencia? |
||||
|
|
Diaria % |
Semanal % |
Mensual % |
Anual % |
Total % |
|
Gerente |
|
|
80 |
20 |
100 |
|
Supervisor |
50 |
|
40 |
10 |
100 |
Gráfico N° 3: Realización
de Auditorías de los reportes y estados de cuentas.
71
De acuerdo a las respuestas otorgadas por el Gerente de
Cuentas por Cobrar; se puede afirmar que
no se incluye las revisiones diarias, en vista de que forman parte del
proceso de registro de los documentos por cobrar; sin embargo, y de acuerdo a
lo expresado por el Supervisor de Cuentas por Cobrar existe retrabajo en el
proceso, como consecuencia de las fallas que presenta el sistema SAP.
Se realizan auditorías periodicas para determinar posibles
errores de transcripción de datos, omisión de información o cambio en los
documentos contables. Adicionalmente,
antes de finalizar el periodo contable se analizan todos los reportes
generados; listando las fallas presentadas y analizando el origen de la misma;
llevando a cabo satisfactoriamente todos los procedimientos de contabilidad
administrativa, en lo correspondiente al registro de cuentas por cobrar.
Dimensión
Sistema
contable “SAP”
Cuadro
N° 7
Auditoría de
registros generados en el sistema en contra de las facturas
|
Ítem N° 4 |
Gerente % |
Supervisor % |
Promedio f % |
|
¿Que porcentaje de los registros generados en el Sistema en contra de
las facturas se auditan mensualmente? |
55 |
50 |
2 52.5 |
72
Gráfico N° 4: Auditoría
de registros generados en el sistema en contra de las facturas
Con la finalidad de comprobar cualquier posible falla
(sistema – procesamiento de facturas) se realizan auditorías internas de
diferentes indoles; entre ellas estan:
Financiera
veracidad de estados financieros; específicamente en el área de cuentas por
cobrar; donde se puede confirmar mediante el cotejo factura-sistema
(aproximadamente entre 50 y 55%; de acuerdo a los resultados obtenidos de los
encuestados) cualquier posible problema que se presente.
Auditoría
de sistema; donde se persigue buscar una mejor relación costo-beneficio del
sistema SAP; incrementando la satisfacción de los usuarios y asegurar una mayor
integridad, confidencialidad y confiabilidad de la información mediante la
recomendación de controles.
Anualmente
se realiza una auditoría externa; en donde se audita una muestra aleatoria de
aproximadamente 40% de todas las cuentas por cobrar. El objetivo de las auditorías es proporcionar análisis, evaluaciones, recomendaciones,
asesoría e información concerniente con las actividades revisadas. La verificación de controles en el
procesamiento de los documentos contables se realizan con la finalidad de
evaluar y caracterizar su efectividad y presentar recomendaciones a la
Gerencia.
73
Cuadro N° 8
Principales razones por la cual
se originan fallas en el sistema SAP
|
Ítem N° 5 |
Según las consultas
realizadas a los empleados; ¿cuáles son las principales razones por la cual
se generan fallas en el sistema SAP? |
|
|
Desconocimiento del sistema |
20% |
|
|
Adaptabilidad del SAP a la contabilidad
local |
50% |
|
|
Incorrecta alocación de costos |
30% |
|
|
Total... |
100% |
|
Gráfico
N° 5: Principales razones por la cual se originan fallas en
el sistema SAP
Servicios Halliburton
de Venezuela, S.A., realiza mensualmente consultas a los empleados acerca de
los procesos que se llevan a cabo para realizar cada una de las actividades con
la finalidad de conocer todas las fallas y tratar de resolverlas. El sistema SAP es parte fundamental de todas
las actividades dentro de la organización, y debido al poco tiempo que se ha
utilizado en la compañía, es un tema fundamental a tratar. Se ha detectado
varias fallas e irregularidad; por ejemplo: al anular la factura, el sistema no
la limpia automáticamente; por lo que genera retrabajo y perdida de
tiempo. Las consultas han resultado de
inmeso valor para la organización al momento de analizar los procedimientos utilizados
para el procesamiento de la información contable, debido a que permite
caracterizar el actual sistema contable “SAP”.
74
Dimensión
Políticas
contables y procedimientos de control interno.
Cuadro
N° 9
Principales objetivos de la aplicación
de políticas contables en Servicios Halliburton de Venezuela
|
Ítem N° 6 |
¿Qué porcentaje de
importancia le otogra a los principales objetivos de la aplicación de
políticas contables en Servicios Halliburton de Venezuela? |
||
|
|
Gerente |
Supervisor |
|
|
Salvaguardar
los bienes de la organización |
20% |
25% |
|
|
Verificar
la exactitud y confiabilidad en la contabilidad |
30% |
25% |
|
|
Promover
la eficiencia de las operaciones |
30% |
25% |
|
|
Fomentar
el apego a las políticas señaladas por la gerencia |
20% |
25% |
|
|
Total... |
100% |
100% |
|
75
Gráfico N° 6: Principales objetivos de la
aplicación de políticas contables en Servicios Halliburton de Venezuela
En relación a los
resultados obtenidos se percibe que los objetivos de la aplicación de políticas
contables se hace con el fin de brindar una información de alta calidad
contable y útil para todo tipo de usuarios a nivel publico y privado, al ser
incorporados en la organización, estas deben en principio informar sobre los
cambios positivos y negativos que produzca, así como las operaciones que fueron
afectadas, además cualquier duda podrá ser llevada a los departamentos
encargados de Supervisión y Control con
el objetivo de identificar las políticas contables más apropiadas para la
organización; lo que influye favorablemente en la presente investigación a fin
de cumplir los objetivos.
76
Cuadro N° 10
Principales controles sobre las
cuentas por cobrar que maneja la empresa en la actualidad
|
Ítem N° 7 |
¿Cuáles son los tres (3)
principales controles sobre las cuentas por cobrar que maneja la empresa en la actualidad? |
||
|
|
Gerente |
Supervisor |
|
|
Estudio prelimitar antes de conceder
el crédito |
|
|
|
|
Vigilar las cuentas por cobrar. |
√ |
√ |
|
|
Activar cobranzas al vencimiento de las mismas. |
√ |
√ |
|
|
Segregar
funciones |
|
|
|
|
Realizar conciliaciones
periódicamente |
√ |
√ |
|
Gráfico N° 7: Principales controles sobre
las cuentas por cobrar que maneja la empresa en la actualidad
77
Según la opinión emitida por los sujetos
entrevistados (100%) coinciden que vigilar las cuentas por cobrar; actividad las
cobranzas al vencimiento y realizar conciliaciones periódicamente son los
principales controles que maneja la empresa en la actualidad. La implantación y mantenimiento de un
sistema de control interno es responsabilidad
de la dirección de la entidad, que debe someterlo a una continua
supervisión para determinar que
funciona según está prescrito. Todo sistema de control interno tiene unas
limitaciones. Siempre existe la posibilidad de que al aplicar procedimientos de
control surjan errores por una mala comprensión de las instrucciones, errores
de juicio, falta de atención personal, fallo humano, etc. Los controles contables, comprenden el plan
de organización y todos los métodos y procedimientos cuya misión es la
salvaguarda de los bienes activos y la fiabilidad de los registros contables; lo que constituye una fortaleza al
momento de analizar los procedimientos utilizados para el procesamiento de las
cuentas por cobrar.
Cuadro
N° 11
Normas
Internacionales de Contabilidad para controlar las cuentas por cobrar
|
Ítem N° 8 |
Si f % |
No f % |
Total f % |
|
¿Sigue la organización las normas internacionales de contabilidad para
controlar las cuentas por cobrar? |
2 100 |
0 0 |
2 100 |
78
Gráfico
N° 8: Normas Internacionales
de Contabilidad para controlar las cuentas por cobrar
En función de la respuesta emitida por los
encuestados, la totalidad (100%) afirma
que la organización sigue Normas Internacionales de Contabilidad para controlar
las cuentas por cobrar. El
objetivo de esta Norma consiste en establecer las bases para la presentación de
los estados financieros con propósitos de información general, a fin de
asegurar que los mismos sean comparables, tanto con los estados financieros de
la misma entidad de ejercicios anteriores, como con los de otras entidades
diferentes.
Se puede afirmar que Servicios Halliburton de
Venezuela, S.A. tiene muy bien definida todas las políticas y procedimientos de
control interno existentes; además, periodicamente se tratan de identificar la
funcionalidad de las mismas, tratando en todo momento de mejorarlas y
adaptarlas a la situación actual de la organización.
4.2.
Análisis de los Resultados de la
Investigación
La empresa Servicios
Halliburton de Venezuela, S.A., cuenta con un sistema computarizado llamado
Services, Aplications, Products (SAP), este sistema se encarga de procesar y
registrar todas las transacciones que la empresa realiza.
79
Este sistema tiene varios módulos,
entre ellos el módulo de las cuentas por cobrar, donde se registran todas las
facturas de los clientes con sus respectivos montos.
Con el propósito de analizar y
evaluar los procedimientos contables en el registro de las operaciones de la
empresa en el área de cuentas por cobrar, a continuacion se describen las
principales actividades realizadas.
4.2.1.
Descripcion del Área de Trabajo
El área de cuentas por cobrar es un
departamento que se encarga de todo lo concerniente a la gestión de cobro y
control de saldos de los deudores, una vez que el departamento de contabilidad
ha revisado y autorizado dichas facturas.
En este departamento se realiza una
serie de procesos que permiten que las actividades que se llevan a cabo sean lo
mas transparente y efectivas posibles, de esta manera satisfacer las
necesidades del cliente y lograr los objetivos y metas establecidos por el
mismo.
4.2.2. Actividades
Realizadas
·
Analizar y registrar las transacciones realizadas por la
empresa con sus deudores, para mantener control de los rubros afectados por
dichas operaciones.
·
Controlar y asegurar la disponibilidad de información
precisa y contable, mediante la actualización de todos los registros contables,
de manera que sirva de apoyo para todos los niveles en la toma de decisiones.
80
·
Analizar los sumarios de pago presentados por los
clientes; este análisis se realiza
comparando los montos de dichos sumarios con los mostrados en la contabilidad,
con el fin de realizar la aplicación de pagos con mayor facilidad.
·
Elaborar reportes de antigüedad de saldos, con la finalidad
de hacer seguimiento a partidas con mas de 90 días vencidas.
·
Registrar los pagos presentados por los clientes.
·
Elaborar los estados de cuenta, con el fin de realizar un
seguimiento adecuado y de esta manera alcanzar los objetivos establecidos por
el departamento
Para
la realización de los estados de cuenta se hace necesario llevar a cabo una
serie de pasos, los cuales se mencionarán a continuación:
1. A
través del sistema SAP, en el módulo de cuentas por cobrar, visualizar cada uno
de los clientes para verificar si cada uno de los documentos tienen el número
de factura (allocation).
2. Si
todos los documentos tienen el número de factura, se procede a bajar la
información desde el sistema a una hoja de excel con todos los clientes.
3. Cargada
la información en el programa de Excel, se procede a verificar si todas las
facturas pertenecen a Occidente, si existen facturas de la locación de Oriente
se eliminan.
4. Este
estado de cuenta, está estructurado de la siguiente manera:
·
Nombre de cliente
·
Código asignado por el sistema
·
Número de factura
·
Fecha de la factura
·
Fecha del trabajo
·
Pozo
·
Taladro
81
·
Número de la orden del cliente
·
Nombre del representante del cliente
·
Descripción del servicio
·
Montos en dólares y bolívares.
Por ser PDVSA el cliente con el
mayor número de facturas, se crea una base, donde se separa por caso cada grupo
de factura. Los casos que se presentan
son:
·
Lista de partidas abiertas, conformada por facturas próximas
a ser canceladas.
·
Facturas enviadas a finanzas en los diferentes meses.
·
Facturas que aparecen en los sumarios de pago, que aún no
han sido aplicados.
·
Facturas de la empresa Baroid que maneja Halliburton,
etc.
·
Las facturas que no tienen ningún comentario se pasan a una
lista aparte, la cual se presenta a PDVSA para verificar el estatus en que se
encuentran dichas facturas.
5. Se imprimen
los estados de cuenta y se entregan al departamento de cobranzas que se
encargará de realizar la gestión de cobro.
4.2.3. Detección de
Fallas e Irregularidades
Para realizar los estados de cuenta
se observa una serie de inconvenientes, presentados en el planteamiento del
problema, los cuales se mencionan a
continuación:
82
1.
Se detecto de acuerdo a los análisis realizados que al momento de anular una factura el sistema no la
limpia automáticamente.
2.
Al revisar los estados de cuenta de los clientes,
existe aproximadamente un 3% de las
facturas correspondientes a la locación de Oriente dentro de los clientes de
Occidente; lo cual genera estados de
cuenta con saldos cuyos montos no concuerdan con la deuda del cliente.
3.
Al momento de crear la orden de servicio en la porción
de Dólares Americanos (USD) cada renglón de la orden de servicio calcula el IVA
y éste queda reflejado en la misma moneda.
4.
Del
total de ingresos registrados por mes, un 35% aproximadamente ha sido facturado
y el resto ha sido acumulado.
4.2.4. Análisis de
las Debilidades
1.
El
Sistema SAP, no limpia automáticamente las facturas anuladas, es por ello que
el analista debe realizar a través de
la aplicación de pago dos registros, tanto el débito como el crédito, éste
último es para anular la factura. Esta
debilidad conlleva a realizar un análisis muy minucioso de cada una de las
facturas del Estado de Cuenta de los clientes.
2.
Al
visualizar en el sistema los diferentes clientes de Occidente, se pueden
observar facturas que pertenecen a Oriente, lo cual genera estados de cuenta
con saldos cuyos montos no concuerdan con la deuda del cliente. Para ello la persona encargada de realizar
los estados de cuenta, debe revisar cuidadosamente las facturas que no
pertenecen a la locación de Occidente, y para proceder a eliminarlas. Esta debilidad se presenta por cuanto el
departamento de prefacturación es el responsable de elaborar la orden de venta
y al momento de seleccionar el cliente a quien se le presta el servicio o vende
el producto lo hacen de manera incorrecta, esto se debe al desconocimiento o la
pericia del manejo del sistema (SAP).
83
Esto
ocurre con mayor frecuencia con el cliente PDVSA quien posee varios códigos o
payers según la unidad donde éste se encuentre, Tía Juana, Lagunillas, La
Salina, Maracaibo, San Tomé, Maturín, Punta de Mata y Anaco.
3.
Al
momento de crear la orden de servicio en la porción de dólares americanos
(USD), cada renglón de la orden de servicio calcula el Impuesto al Valor
Agregado (IVA) y éste queda reflejado en la misma moneda, es decir, en el
estado de cuenta del cliente queda reflejado el monto de la factura en la
porción de dólares mas el 15%, lo que implica tener que realizar dos registros,
uno en dólares como una nota de crédito para reversar el IVA y por otro lado,
una nota de débito en Bolívares (VEB) para registrar este mismo IVA, ya que
este es un impuesto nacional y debe registrarse y pagarse en moneda nacional.
Este procedimiento se debe realizar los dos primeros días
del mes, posterior al cierre, para luego calcular los reportes o estados de
cuenta de cada cliente, lo que implica la posibilidad de generar una pérdida
por diferencial cambiario.
4.
Del
total de ingresos registrados por mes, un 35% aproximadamente ha sido facturado
y el resto ha sido acumulado, por cuanto el departamento responsable de
registrar las ordenes de servicio al sistema, no obtiene a tiempo las ordenes
de servicio o productos firmada por el cliente.
84
4.2.5. Evaluación
de los Resultados Obtenidos
La
evaluación de los procedimientos contables en el registro de operaciones dentro
del área de cuentas por cobrar de la empresa permite considerar la importancia
de conocer el sistema de registro y control de las operaciones, con la
finalidad de determinar la naturaleza, alcance, oportunidad y extensión de los
procedimientos que originan la emisión de una opinión sobre el funcionamiento
de la estructura administrativo-contable de la misma, aún cuando se debe
reconocer que las debilidades que
pueden revelarse no sean las mas importantes dentro del sistema. Sin embargo, si en la medida de lo posible
se considera que el conocer y evaluar estas debilidades a través de la
utilización de políticas y normas de control interno, se puede garantizar en
forma razonable la confiabilidad de la información.
85