CAPÍTULO II

SISTEMA SAP (SERVICES,

APLICATIONS, PRODUCTS)

2.1. Breve introducción del sistema SAP

Según González (2000), los constantes cambios que se producen en toda la gama de negocios internacionales, así como la globalización de la economía mundial, han creado el entorno propicio para la incorporación acelerada de tecnologías de punta y el desarrollo de plataformas de información que permitan alcanzar mejoras sustanciales en la productividad empresarial. Con ello se garantiza la oportuna disponibilidad de los datos y los recursos requeridos para asegurar la continuidad operacional de la corporación, así como las metas establecidas en su Plan de Negocios.

En concordancia con ello y a raíz del proceso de reingeniería que origina la implantación del sistema SAP, se han definido cuatro únicos macroprocesos administrativos del negocio, los cuales atraviesan horizontalmente todas las organizaciones involucradas.

Los tres primeros macroprocesos están relacionados con los módulos de finanzas, contratos y materiales, los cuales sustituirán a los actuales sistemas de información financiera de algunas empresas, caracterizados, esencialmente, por sistemas con múltiples bases de datos y diversos sistemas contables y de materiales, lo que originaba múltiples reportes, formatos y procedimientos financieros, administrativos y contables, así como el uso de códigos y catálogos sin correspondencia entre sí. Esta situación dificultaba el análisis financiero y la toma oportuna de decisiones.

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Este sistema permitirá potenciar los grandes cambios en este proceso. Entre los aspectos más resaltantes de este sistema destacan la total integración de sus módulos, la actualización inmediata de datos desde la fuente de origen, la contabilización en línea y automática de todas las operaciones, la navegación desde los reportes en línea hasta la transacción de origen y la simplificación de los niveles de autoridad administrativos y financieros a través de la mejora sustancial en el manejo de los compromisos y desembolsos en tiempo real, la eliminación de retrabajo, la eficiencia en el cierre contable y una marcada reducción de las operaciones en la reconciliación de cuentas.

Adicionalmente, con este sistema se contará con una mejor administración de los procesos. En este proceso, intervienen las funcionabilidades de contabilidad general, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, tesorería, costos, planificación de materiales, procura y control de inventarios.

Las cuentas por cobrar en este sistema, se definen como aquellos derechos que la empresa adquiere al vender productos a créditos o por la prestación de un servicio, bajo un contrato escrito, una cotización o una orden de servicio, los cuales deben estar amparados por una factura.

En una empresa, los créditos reciben el nombre de cuentas por cobrar y la decisión de aumentar su número implica una serie de consecuencias que es necesario tener en cuenta. La consecuencia inmediata será, desde luego, el incremento de las ventas, pero también se necesitará un financiamiento adicional que apoye esta nueva inversión en cuentas por cobrar, además de producirse unos costos extras en la investigación de créditos de los clientes, mayores esfuerzos en las cobranzas, etc.

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Las Cuentas por Cobrar son relaciones o derechos contra clientes y terceros, que provienen de las actividades de negocio de la empresa, en otras palabras son ingresos que no se han recibido en efectivo. Se originan en la prestación de servicios y en la venta de mercancía a crédito, en el caso de empresas de tipo comercial, cuando venden un bien a crédito, adquiere un derecho de cobro llamado “Cuentas por Cobrar” igualmente sucede en empresas de servicios.

Las cuentas por cobrar pueden definirse como: Cuentas abiertas, documentos, aceptaciones, reclamaciones y planes de pago a plazo, cuyo origen es un convenio oral o escrito, orden de compra o contrato, venta de contado en tránsito, préstamo, devolución de material a proveedores o sobrecargo de los mismos, etc., los cuales suelen estar amparados por facturas, recibos y documentos similares. Las cuentas por cobrar generalmente representan una de las partidas de activo más importante de la empresa; las cuentas por cobrar clientes vencidas correspondientes a servicios prestados constituyen las más significativas.

2.2. Descripción de SAP R/3

De acuerdo a Becerra (2004), el sistema SAP R/3 tiene un conjunto de normas estándares en el área de software de negocios. El sistema SAP R/3 ofrece soluciones estándares para las necesidades enteras de información de una compañía.

El ambiente de desarrollo de SAP y su sistema de información, proveen a los clientes con poderosas herramientas para desarrollo y adaptación del sistema a los requerimientos individuales (personalización). El ambiente de desarrollo del sistema R/3 aun ofrece a los usuarios sus propio lenguaje de programación de la cuarta generación (ABAP/4), creado especialmente par las necesidades comerciales. El poderoso rango de servicios que provee el sistema, sin embargo, es solamente una causa del éxito del sistema R/3. SAP soporta el concepto de sistema abierto, construcción de interfaces (GUIs), servicios, sobre los actuales estándares.

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2.2.1. Módulos

De acuerdo a WEB Ejecutivos. 8m; el sistema SAP R/3 consiste en funciones integradas en las siguientes áreas:

2.2.1.1. FI (Financial Accounting – Gestión Financiera): Se encarga del registro, control y monitoreo de toda la gestión financiera de la organización. Entre ellos; libro mayor, libros auxiliares, ledgers especiales y otros.

2.2.1.2. CO (Controlling): El objetivo fundamental es el control de todos los gastos generales, costos del producto, cuenta de resultado, centro de beneficio, etc.

2.2.1.3. AM (Asset Management – Administración de Activos): Este módulo ha sido diseñado para el control y administración de todos los activos fijos de la organización; desde la compra del mismo; depreciación y baja de cada uno de los activos.

2.2.1.4. MM (Material Management – Administración de materiales) El objetivo del módulo MM-Administración de materiales es proporcionar un soporte detallado de las actividades diarias para todo tipo de empresa que consuman materiales en sus procesos de producción, incluidos la energía y los servicios.

2.2.1.5. SD (Sales Distribution – Ventas y distribución). El diseño de este módulo hace hincapié en el uso de una estrategia de ventas que responda a las condiciones del mercado. Al personalizar el sistema, una de las prioridades debe de ser desarrollar una estructura de datos que pueda registrar, analizar y controlar las actividades que satisfagan a los clientes y que reporten un beneficio adecuado en el siguiente ejercicio contable y en el futuro. Este módulo proporciona un conjunto de registros maestros de datos y un sistema de transacciones comerciales documentadas.

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2.2.1.6. PP (Production Planning - Planificación y control de la Producción). Este módulo ha sido diseñado para ser utilizado en cualquier sector industrial. Provee procesos comprensivos para todo tipo de manufactura. El enfoque clásico de la planificación de los requisitos de material (MRP II) parte de la planificación de las operaciones que debe llevarse a cabo, tanto en el área de ventas o pedidos, como en la de proyectos. A partir de esta fase inicial el sistema ofrece métodos aceptados de planificación y control de los materiales hasta la entrega misma de los productos. La administración integrada de la cadena de suministro es el método que utiliza SAP para construir y soportar la planificación y el control de producción.

2.2.1.7. QM (Quality Management – Administración de la calidad): Monitora, captura y maneja todos los procesos relevantes relacionados con el mantenimiento de la calidad a lo largo de la cadena de suministros, coordina la inspección de los procesos e inicia la corrección de medidas e integra laboratorios de sistemas de información.

2.2.1.8. HR (Recursos Humanos – Recursos Humanos): La mayoría de los componentes del módulo HR de Recursos Humanos pueden implementarse de forma gradual según se vaya necesitando. Algunos pueden configurarse como sistemas autónomos, como una etapa de transición antes de tener una instalación totalmente integrada a SAP. Los módulos constituyentes de la aplicación HR de Recursos Humanos han sido diseñados para cubrir dos apartados importantes de la empresa, el financiero y el relativo a las cualificaciones de los trabajadores.

2.3. Funcionalidad

SAP ERP proporciona funcionalidades completas para el análisis de negocio, las finanzas, la gestión del capital humano, las operaciones y los servicios corporativos. Además, proporciona también soporte para cuestiones referentes a la gestión de sistemas como, por ejemplo, la administración de usuarios, la gestión de configuración, la gestión de datos centralizada y la gestión de servicios web. Y todo esto funciona sobre la plataforma tecnológica SAP NetWeaver.

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La solución SAP ERP está potenciada por características y mejores prácticas específicas del sector basadas en tres décadas de experiencia de SAP. Da soporte a business intelligence, gestión del conocimiento, portales empresariales y negocio móvil. También le permite beneficiarse del uso de servicios web en toda la empresa y, gracias a ello, puede obtener un valor óptimo de sus inversiones en tecnología.

SAP que permite integrar los procesos de negocio de compañías de cualquier tamaño, uniendo funciones complejas y distintas entre sí para ayudar a la organización a trabajar de manera más sencilla y con una visión de servicio enfocada a sus clientes. La solución SAP R/3 permite integrar áreas esenciales para la óptima operación de la empresa, tales como finanzas, recursos humanos, manufactura, ventas y logística, con el fin de optimizar la cadena de valor, fortalecer las relaciones con los clientes y tomar decisiones más adecuadas.

2.4. Presentación de SAP (Módulo de Cuentas por Cobrar) en Servicios Halliburton de Venezuela, S.A.

El proceso de cuentas por cobrar comienza cuando el personal responsable de elaborar la factura recibe del departamento de prefacturación la nota de entrega. Este personal debe asegurarse que cada paso del proceso de prefacturación haya sido completado correctamente antes de la factura, al hacer esta verificación crean el documento que luego será exportado hacia el sistema que emitirá la factura legal.

En este sistema SAP deberán accesar a través de una clave cumpliendo los siguientes pasos:

1. Llenar el cabezal de la factura.
2. Revisar si existe un error en el detalle de la factura.

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3. Revisar totales de factura y cálculo de impuesto al valor agregado (IVA).
4. Revisar los montos de las facturas en forma manual y luego imprimir para su firma y aprobación.
5. Desglosar la factura siguiendo las exigencias del cliente.

Es importante destacar que desde el mismo momento en que se crea el documento (Billing document) éstos han sido registrados en la contabilidad.

2.5. Ventajas y desventajas

Una vez instalado y sabiéndolo usar es una herramienta sencilla de entender y que mejora notablemente los rendimientos de la empresa de forma que la diferencia es clara y marcada.

Francisco Guzmán, gerente de proyecto en cadena de suministro de Sintec, en el artículo publicado por Mario Roca Puente “El secreto de planear con estrategia, Mitos y realidades del ERP y el MRP”, menciona que teóricamente la principal aportación del MRP "sería la simplicidad de su algoritmo y la estructura lógica que facilita su administración. Sin embargo, aunque esa sí es su principal ventaja, no es su principal aportación a los sistemas de manufactura. El concepto detrás del MRP es su gran aportación: separar la demanda dependiente de la independiente (que se origina fuera del sistema y no se puede controlar su variabilidad); es decir, planear la producción de la demanda dependiente (de los componentes que ensamblan los productos finales) sólo en la medida en que ésta se ligue con la satisfacción de la demanda independiente."

SAP señala que uno de los principales problemas que tiene con la implantación del software es la resistencia al cambio, además de la inversión económica en el paquete y la capacitación, la empresa debe invertir tiempo y esfuerzo en hacer el cambio en la forma de trabajar de sus integrantes.

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Otra desventaja es que muchas veces la empresa se enfoca mucho en la capacitación técnica pero descuida todas las demás variables, lo que al final da la percepción de que el software no funciona cuando no se obtienen los resultados esperados.

Cuando el sistema no se adecua por completo a las necesidades de la empresa o no se alimenta con la información adecuada puede arrojar resultados erróneos que lleven a tomar decisiones equivocadas.

2.6. Arquitectura del sistema SAP R/3

2.6.1. Arquitectura cliente / servidor del sistema R/3

WEB Ejecutivos. 8m explica que el sistema R/3 opera utilizando el principio cliente / servidor aplicado a varios niveles. Es altamente modular y se aplica fundamentalmente por medio del software, de forma que los modos de iteración entre los diversos clientes y servidores puedan ser controlados.

Principios de sistema abierto incluidos en el sistema R/3. Normas internacionales para interfaz abierta

TCP/IP. Protocolo de comunicaciones en red.

RPC. Incluido en ABAP/4 como RFC (Remote Function Call) Constituye la interfaz de programación abierta de R/3, permitiendo que otros sistemas se conecten con las funciones de R/3.

CPI-C. Common Programming Interface-Communication). Utilizado para las comunicaciones programa-a-programa a través de sistemas múltiples.

SQL. Structured Query Language.

ODBC. Open Data Base Connectivity. Son las normas utilizadas para el acceso abierto de los datos a los datos comerciales de R/3 en las bases de datos relaciónales.

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OLE/DDE. Object Linking and Embedding. Es el estándar principal para integrar las aplicaciones de las PC´s con el sistema R/3.

X.400/X.500, MAPI. Messaging Application Programming Interface y EDI (Electronic Data Interchange) Son las normas para las comunicaciones externas.

También están establecidas interfaces abiertas para proporcionar acceso a las aplicaciones especializadas como: CAD (Computer-Aided Design), archivos ópticos, subsistemas técnicos relacionados con la producción.

Sistema operativos compatibles con el sistema R/3

UNIX
Open VMS

MPE/iX
Windows NT

Bases de datos compatibles con el sistema R/3

Informix
Oracle
Software AG
Sybase

Compatibilidad entre la presentaciones del tipo front-end

SAP-GUI (Interfaz gráfica de usuario) es capaz de mostrar los resultados en forma de lista o gráfico en la mayoría de los sistemas de presentación front-end, incluidos los siguientes:

Windows
OSF/Motif
OS/2PM
Macintosh

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2.7. Definición de Términos

Aplicación: Es el registro de los pagos en el sistema SAP.

ERP: Enterprise Resource Planning – Planificación de Recursos Empresariales: Son soluciones informáticas cuyo objetivo es gestionar la información a través de las diferentes áreas de una empresa (fabricación, compras, recursos humanos, logística, etc.) para agilizar tareas, mejorar los procesos de producción y reducir costes.

Interfaces: Conjunto de componentes empleados por los usuarios para comunicarse con las computadoras. El usuario dirige el funcionamiento de la máquina mediante instrucciones, denominadas genéricamente entradas.

Interfaces (GUIs): Interfaz gráfica. Es una representación gráfica en la pantalla del ordenador de los programas, datos y objetos, así como de la interacción con ellos. Un GUI proporciona al usuario las herramientas para realizar sus operaciones, más que una lista de las posibles operaciones que el ordenador es capaz de hacer.

Ledgers especiales: Se refiere a todos aquellos libros de contabilidad a nivel gerencial. Generalmente son reportes gerenciales que se generan para tomar decisiones gerenciales.

Lenguaje de programación de la cuarta generación (ABAP/4): (Advanced Business Application Programming/4). Es un nuevo lenguaje de programación el cual esta basado en la programación estructura y cuyo lenguaje esta dirigido por eventos. El lenguaje está preparado para que sea multi-idioma, es decir, las salidas de las transacciones o programas pueden aparecer en diferentes idiomas en función del idioma de conexión al sistema.

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2.8. Operacionalización Conceptual

Según Bavaresco (1994); la operacionalización de variables, es fundamental porque a través de ella se precisan los aspectos y elementos que se quieren conocer, cuantificar y registrar con el fin de llegar a conclusiones. En razón a lo expresado seguidamente se presenta el cuadro siguiente, donde se observa el proceso de operacionalización de las variables de la presente investigación de diseño no experimental de tipo descriptivo, con apoyo de una investigación de campo.

Variable	Dimensión	Indicador	Ítem
Analizar los procedimientos utilizados para el procesamiento de la información financiera – contable en el área de Cuentas por Cobrar de la Servicios Halliburton de Venezuela, S.A.	Procedimientos para el registro de las cuentas por cobrar Sistema contable “SAP” Políticas contables y procedimientos de control interno.	- Partida doble en el registro de cuentas por cobrar. - Principio causa-efecto. - Consistencia en estados de cuentas. - Analizar el funcionamiento actual del sistema y detectar posibles fallas. - Consultar satisfacción del sistema con los empleados. - Revisar marco conceptual de las políticas contables. - Controles internos apropiados. - Aplicación de normas internacionales de contabilidad .	1 2 3 4 5 6 7 8

La operacionalización de las variables, nos debe llevar a la definición de los items para levantar la información a fin de conocer si es útil utilizarla.

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