INTRODUCCIÓN
La actual economía de mercado marcada por el proceso
de globalización, incide directamente en el éxito
de muchas empresas, ya sean grandes o pequeñas; puesto que la apertura de las economías a las
mercancías y capitales extranjeros (Guillochon 2003) hace que las empresas nativas busquen las mejores oportunidades
de negocios que impacten en los resultados financieros, así como en la
competitividad de la empresa, principalmente en el volumen de ventas de los
productos o servicios que ésta ofrece
en el mercado. En los últimos años se
ha observado, tal y como lo demuestra el informe de Giovanny Gómez, titulado
“Administración de Cuentas por Cobrar: Políticas y Estándares de Crédito, la
tendencia por parte de las empresas de financiar las ventas por medio del
crédito. Esto se realiza con el
objetivo de atraer a un segmento específico del mercado; a aquellos compradores
que no disponen del recurso monetario total requerido para la compra inmediata
del producto o servicio en específico por lo que se inclinan a pagar el importe
del mismo en lo que comúnmente se denomina “cómodas mensualidades”.
El simple hecho de que una empresa ofrezca la
posibilidad y la flexibilidad de
financiar sus productos a su clientela, conlleva un efecto positivo: el
incremento en sus ventas. Por tanto esta modalidad instrumentada por la
organización incorpora en la contabilidad de la misma las cuentas por cobrar,
las cuales han adquirido mucha importancia dado que mejoran su posición
competitiva dentro del mercado, por el efecto del aumento del volumen de
ventas. Aún con las ventajas que representa el crédito, para la contabilidad
administrativa de las organizaciones, estas cuentas reales al representar
bienes, derechos u obligaciones
(Redondo: 1996. p. 7) deben controlar
las deudas de la empresa a partir del vencimiento de las mismas, esto puede ocasionar problemas en las
empresas al no lograrse, al tiempo de su realización, el pago de parte del
deudor en el ciclo de operaciones
normales de la empresa.
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Las condiciones de crédito ayudan a la empresa
a obtener mayores clientes; sin embargo, es fundamental establecer políticas de
crédito y de cobro; los cuales son procesos que la organización sigue para
determinar el crédito a otorgar y los procedimientos para cobrar las cuentas
por cobrar a su vencimiento. Los
cambios en el periodo de crédito también afectan la rentabilidad de la empresa.
Pueden esperarse efectos en las utilidades, por un aumento en el periodo de
crédito así como un aumento en las ventas, pero es probable que tanto el
periodo de cobros como la estimación de cuentas incobrables, también aumenten,
así el efecto neto en las utilidades puede ser negativo.
Dentro de los términos contables nace la cuenta
“estimación de cuentas incobrables” como una consecuencia de la falta de
atención a este rubro, contemplando que cierta porción de las cuentas por
cobrar no se hacen efectivas. El no recuperar las mismas conlleva un riesgo
para la empresa, ya que ésta cuenta con dicho ingreso en su totalidad y en su
momento, pero al no lograrlo no se maximizan las utilidades, conduciendo a que
la empresa no pueda hacerle frente a sus obligaciones a corto plazo.
En Ciudad Ojeda, Estado Zulia, se encuentra
ubicada la Empresa Servicios Halliburton de Venezuela, S.A., una organización
que se dedica a ofrecer Servicios Petroleros a compañías exploradoras y/o
explotadoras de petróleo a nivel nacional; en la misma se lleva la contabilidad
administrativa de tal forma que se responde a los principios generalmente
aceptados de la contabilidad, y en el departamento de Cuentas por Cobrar se
realiza una serie de actividades de corte administrativo en la búsqueda de la
excelencia , para ello se han implantado procesos de mejora en el sistema
de facturación y cobranza, tanto para
la satisfacer al cliente así como para la recuperación de las cuentas en
proceso de cobranza.
La organización desde el año
2001 ha venido mejorando los procesos
contable – financieros, respondiendo a las exigencias internas de los sistemas
administrativos, así como a las externas del SENIAT; entre las mejoras, el
departamento de cuentas por cobrar espera realizar un análisis detalladado de
todos los procesos, con la finalidad de conocer los y si se detectan fallas se
aplicarían las mejoras necesarias.
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En el departamento de cuentas por
cobrar se adelanta la elaboración de los Estados de Cuenta, cuyos sistemas y
procedimientos permiten determinar al cierre del mes los movimientos de las
cuentas, en particular los reflejados
en las cuentas por cobrar de los clientes. La sistematización de la cuenta
permite observar la antigüedad de los
saldos que presenta cada uno de los clientes, lo cual permite realizar un
seguimiento cronológico y por montos adeudados, de tal manera que se logren alcanzar los objetivos establecidos
por el departamento.
Dado el interés que representa para el
investigador el tema tratado, se
adelantó un análisis superficial de los procedimientos establecidos para la
elaboración de estos estados de cuenta, aplicando el método de Observación, con
la finalidad de encontrar fallas y elementos que identifiquen retrabajo,
pérdida de tiempo o cualquier otra clase de inconvenientes en el proceso de
ejecución; se detectaron ciertas debilidades,
las cuales se mencionarán a continuación:
1.
El sistema existente SAP, al no
procesar la anulación de facturas exige la posterior revisión y cancelación de
las mismas mediante el módulo de aplicación de pago.
2.
Un análisis de los estados de cuenta
de los clientes reportó la existencia de facturas no correspondientes a la zona
de Occidente.
3.
Al momento de crear la orden de
servicio en la porción de Dólares Americanos (USD) cada renglón de la orden de
servicio calcula el IVA y éste queda reflejado en la misma moneda.
4.
La mayor parte del total de ingresos
registrados por mes corresponde a ingresos acumulados; por cuanto el
departamento responsable de registrar las ordenes de servicio al sistema, no
obtiene a tiempo las ordenes de servicio o productos firmada por el cliente.
Las debilidades presentadas en los procesos,
tal como se describe, se considera pudiera representar un impacto importante en
los costos, lo cual ameritaría un
cuidadoso análisis de las políticas contables y procedimientos de control
interno, así como de los
reportes y soportes de cada operación. Esta situación exige para el nivel funcional, la responsabilidad de especificar
los problemas presentados con su posterior propuesta de solución efectiva y
eficiente para concretar los resultados esperados.
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La presente investigación pretende conocer la
situación existente a fin de proponer mejoras en la estructura de los procesos
que involucran el área de cuentas por cobrar; conduciendo la misma hacia la
revisión de los procedimientos que actualmente se ejecutan, de igual manera las
normas de contabilidad establecidas en la empresa y los procedimientos de
control interno que se ejecutan así como a los reportes y soportes de cada
operación. Adicionalmente, se deben
especificar los problemas presentados y la solución más efectiva.
Analizar los procedimientos utilizados para el
procesamiento de la información financiera-contable en el área de Cuentas por
Cobrar de la Empresa Servicios Halliburton de Venezuela, S.A.
· Determinar, partiendo de un diagnóstico, los
procedimientos que forman parte de la
contabilidad administrativa de la empresa, en lo correspondiente al registro de
las cuentas por cobrar.
· Caracterizar el actual sistema contable “SAP” a fin de
presentar el procedimiento utilizado para el registro de las cuentas por
cobrar.
· Identificar las políticas contables y procedimientos
de control interno existentes y su correspondencia con las necesidades de la
empresa Servicios Halliburton de Venezuela, S.A
Las Cuentas por Cobrar representan
el crédito que concede el negocio a sus clientes, sin más garantía que la
promesa de pago (oral o escrita) en el corto plazo.
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Las empresas invierten en cuentas por cobrar un alto
porcentaje de sus activos; por lo que es de gran importancia para cualquier empresa mantener un control exacto de
cada transacción; así como también, es fundamental reportes detallando la
situación real de las cuentas por cobrar.
En Servicios Halliburton de Venezuela, las cuentas por
cobrar representaron en el último semestre del año 2004 un alto porcentaje del
total de los Activos Circulantes. Una
política de crédito y de cobro que establezcan los lineamientos para otorgar el
crédito y establecer los procedimientos para recuperar las cuentas cuando éstas
vencen, es fundamental para que la rotación de las cuentas por cobrar se lleven
a cabo según los planes establecidos por el departamento; evitando que las
cuentas incobrables sean mayores a las estimadas.
La presente investigación pretende resaltar la
importancia del establecimiento de controles en las cuentas por cobrar así como
ampliar el conocimiento y la importancia que las mismas merecen dentro de la
organización.
Uno de los objetivos al desarrollar la presente
investigación es exponer la necesidad que tienen la empresa de ejercer una
estricta vigilancia sobre las cuentas por cobrar y su sistema operativo. Se investigarán por lo tanto las
principales características que debe tener un sistema de cuentas por
cobrar. La utilidad de la presente investigación para
Servicios Halliburton de Venezuela es que permitirá identificar y corregir las
fallas existentes en los procesos de cuentas por cobrar; lo que facilitará
mejorar la calidad en las siguientes áreas:
·
Disminuir retrabajo en el proceso de
facturación al momento de anular las facturas.
·
Maximizar la utilidad del Sistema
SAP para el módulo de cuentas por cobrar.
·
Mejorar el ciclo de rotación de
cuentas por cobrar; con la finalidad de proporcionar liquidez y solvencia a la
empresa.
·
Implantar mejores políticas de
crédito y de cobro, con el objetivo de disminuir las cuentas incobrables a
través del establecimiento de límites de crédito apropiados para cada cliente.
·
Tomar acción inmediata y efectiva dada
una factura vencida.
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Es necesario la revisión de los procesos para
verificar si éstos son los mas adecuados y eficaces y si el sistema implantado satisface las necesidades de la
empresa, de no ser así, adecuarlo a las exigencias de la misma.
La siguiente investigación propone
analizar los procesos de Cuentas por
Cobrar de la Empresa Servicios Halliburton de Venezuela, ubicada en la Avenida
Intercomunal Las Morochas – Ciudad Ojeda Estado Zulia.
Se analizarán los reportes generados durante
los últimos seis meses del año 2004. El
análisis que se debe realizar es exhaustivo; y abarcará un estudio de saldo de
los deudores; reportes de antigüedad de saldos; presentación de las cuentas
incobrables en los estados financieros y estimación de cuentas
incobrables. El objetivo que se desea
lograr es facilitar un mejor control de los registros; y a la misma vez,
cumplir con todos los requisitos para una excelente organización al momento de
realizar los estados financieros.
En la presente investigación, la cual se ubica en la modalidad de campo de tipo descriptivo, de diseño no experimental; el contexto teórico se desarrolló enfocando las cuentas por cobrar y el sistema contable SAP, lo cual permitió sustentar el estudio.
En virtud de lo anterior se estructuró el trabajo de grado en cuatro capítulos descritos a continuación:
Capítulo I, describe los
fundamentos teóricos de las cuentas por cobrar y la definición de términos
básicos.
Capítulo II, implica la
conceptualización y caracterización del sistema SAP (Services, Aplications,
Products).
Capítulo III, describe el tipo
de investigación, método utilizado, la población y el instrumento a utilizar.
Capítulo IV, contiene los resultados para validar la investigación, debido a la metodología propuesta.
Finalmente, se exponen las conclusiones, las recomendaciones, la bibliografía y los anexos.
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