CONCLUSIONES

Ø Las cuentas por cobrar inciden directamente en los resultados de la empresa ya que están ligadas a la rentabilidad y solvencia de esta; por cuanto una inadecuada gestión administrativa sobre este rubro origina pérdidas por cuentas irrecuperables y falta de liquidez por la demora en su recuperación. Por lo tanto, la empresa debe registrar de una manera adecuada todos los movimientos referidos a estos documentos, ya que contituyen parte de su activo, y sobretodo debe controlar que éstos no pierdan su formalidad para convertirse en dinero.

Ø El establecimiento de controles es indispensable en la administración de las cuentas por cobrar ya que permite efectuar verificaciones que reducen las posibilidades de errores o irregularidades, proporcionando confiabilidad en las transacciones. A pesar de la deficiencia encontrada en el proceso de la elaboración de los estados de cuenta, se podría decir que los controles establecidos son susceptibles de ser mejorados; emitiendo procedimientos que permitan efectuar cada actividad con mayor eficacia y a su vez realizando un seguimiento de cada uno de ellos, de esta manera mejorarlos cuando se observe que se han vuelto inoperantes.

Ø Las cuentas por cobrar en el sistema SAP, se definen como aquellos derechos que la empresa adquiere al vender productos a créditos o por la prestación de un servicio, bajo un contrato escrito, una cotización o una orden de servicio, los cuales deben estar amparados por una factura. Entre los aspectos más resaltantes de este sistema destacan la total integración de sus módulos, la actualización inmediata de datos desde la fuente de origen, la contabilización en línea y automática de todas las operaciones, la navegación desde los reportes en línea hasta la transacción de origen y la simplificación de los niveles de autoridad administrativos y financieros a través de la mejora sustancial en el manejo de los compromisos y desembolsos en tiempo real; sin embargo; como consecuencia de desconocimiento de cómo utilizar efectivamente el sistema; y la adaptabilidad del sistema a la contabilidad local; se ha generado problemas de retrabajo; y estados de cuenta con saldos cuyos montos no concuerdan con la deuda del cliente.

Ø Al haber implantado el sistema de control en las cuentas por cobrar dentro de una empresa, muchas veces el administrador vela y está interesado en obtener mejores resultados que al no contar con controles sobre éstas, para ello vigilará constantemente que el control de las cuentas por cobrar produzca efectos positivos dentro de la organización. Para alcanzar este objetivo Servicios Halliburton de Venezuela debe verificar que los soportes de las cuentas por cobrar se encuentren en orden y de acuerdo a las disposiciones legales; asimismo debe observar si los movimientos en las cuentas por cobrar se registran adecuadamente.

Ø Entre los procesos implantados se encuentra la elaboración de los estados de cuenta. Con la realización de esta actividad se pudo conocer los procedimientos o pasos a seguir para obtener la información necesaria y útil para una mejor toma de decisión. Además se pudo observar las desviaciones e inconvenientes, que a través de la evaluación de los controles internos se pueden corregir y obtener resultados satisfactorios. Mediante la realización de los estados de cuenta; se pudo determinar y corregir la cantidad de facturas que se habian registrados erroneamente.

RECOMENDACIONES

De acuerdo a los resultados obtenidos de la investigación realizada de los procesos del departamento de cuentas por cobrar de la empresa Servicios Halliburton de Venezuela, S.A., se considera que las recomendaciones que se presentan a continuación sean implantadas en esta empresa con el fin de mejorar los procesos establecidos por la misma.

Ø Emitir procedimientos que permitan llevar a cabo con mayor eficacia cada una de las actividades a realizar en el departamento de cuentas por cobrar; cuya función sea detectar en forma oportuna las desviaciones o errores que se presenten en la administración de las mismas.

Ø Realizar un seguimiento adecuado de los procedimientos, los cuales deben orientarse siempre por las sugerencias y observaciones de los usuarios y actualizarse cada vez que se compruebe que los pasos a seguir no tienen validez y se han vuelto inoperantes, estableciendo líneas de comunicación directa y constante entre las personas que se encargan de llevar a cabo cada uno de los procesos, para mantener informado de los errores e inconvenientes que se puedan presentar, esto se realiza con el objetivo de evitar retrabajo por no comunicar en su oportunidad el error presentado.

Ø Acudir al centro adiestrado en SAP para la orientación en cuanto al uso del sistema. En la empresa Servicios Halliburton de Venezuela, S.A., existe un grupo de personas llamado SWAT TEAM, que sirve de soporte a los usuarios de dicho sistema; al mismo tiempo se debe sugerir al grupo SWAT TEAM, realizar una investigación del sistema, para verificar si existe una forma de generar reportes de mayor utilidad de una manera más directa.

Ø Realizar mensualmente una revisión de los montos facturados con los montos contabilizados, para evitar demoras al momento de aplicar los pagos; efectuando los ajustes de las facturas dentro de los días establecidos, para que los estados de cuenta se presenten con los montos realmente adeudados.

Ø En virtud de las irregularidades presentadas en el departamento de facturación se debe continuar con la elaboración de los estados de cuentas; y revisar cuidadosamente todos los renglones de la factura, para evitar las constantes correcciones, de esta manera agilizar el proceso de cobro y alcanzar las metas establecidas por el departamento.