Au cours du processus de localisation, différents outils sont utilisés en fonction du type de fichiers à localiser et des exigences du client.

Les différents types de fichiers localisés peuvent être des :

- fichiers contenant le code source du logiciel à localiser (.rc, etc.) ;

- fichiers d'aide en ligne (.hlp, .rtf, etc.) ;

- fichiers html à publier sur Internet (htm) ;

- fichiers graphiques contenant les illustrations (.bmp, .jpg, etc.) ;

- fichiers au format PDF

- fichiers contenant la documentation papier du logiciel (.doc, .mif, .rtf).

Pour traiter ces fichiers, divers logiciels sont à la disposition du traducteur, et se divisent en plusieurs grandes catégories :

Les outils d’aide à la traduction (T.A.O.), tels que Trados ou TM2, qui reposent sur la mémoire de traduction. En effet, le logiciel, après une étape de préparation du document (alignement, pose de balises, etc.), lit un segment de phrase, le compare avec tous les segments qu’il a déjà dans sa mémoire et extrait celui qui se rapproche le plus du segment à traduire. Ainsi, le traducteur n’a pas à retraduire plusieurs fois des phrases récurrentes telles que " Pour ouvrir un fichier, cliquez sur le menu Fichier/Ouvrir ".

Les outils de compilation d’aide tels que MSHelp ou HelpMagician : ceux-ci permettent de créer des fichiers d’aide en compilant les fichiers contenant les rubriques d’aide (.rtf), les fichiers graphiques sous forme de bitmaps (.bmp) ainsi que d’autres fichiers source. Ainsi, un fichier d’aide en ligne est créé, dont certains mots sont soulignés et renvoient à une autre page de l’aide par un simple clic de souris.

Les outils de génération de sites Internet, tels que FrontPage ou HotMetal Pro qui permettent de traduire les fichiers Internet (.htm ou .html) en ayant un minimum de connaissance du langage HTML. Toutefois, tout éditeur de texte convient parfaitement à la traduction de fichiers html, du moment que le traducteur peut différencier les balises du texte à traduire.

Les outils d’extraction de chaînes de caractères (.rc) ou de redimensionnement de boîtes de dialogue (.dlg), tels que Workshop ou Catalyst : il s’agit d’outils qui permettent d’extraire les chaînes de caractères à traduire du code source du logiciel, de les afficher dans une fenêtre pour traitement, et de les réintégrer, une fois traduites, dans le logiciel. Quant aux outils de redimensionnement des boîtes de dialogue, ils permettent d’adapter la taille des fenêtres du logiciel au texte traduit (suivant le coefficient de foisonnement des langues de travail).

Les outils graphiques tels que Corel Draw, Adobe Photoshop ou Freelance Graphics : ces outils permettent de modifier des images ou des dessins et sont souvent appelés à partir des logiciels de traitement de texte.

Les outils de traitement des fichiers au format PDF tels que la suite Acrobat (Reader, Exchange, Distiller) : ces outils permettent de consulter des fichiers comprenant du texte et des graphiques dans un format standard.