~~ 專用書信 ~~

一、性質

1. 具有專門用途，或用於處理公務的信件。
   
   
2. 常見的專用書信包括求職信、投訴信、申請信、邀請信、表揚信等。

二、結構

【流行式】

1. 上款：如寄給某一機構，可加上收信人的機構名稱及職銜，並於對方姓氏或名字之後加上「先生」或「女士」，以表尊重；若不清楚收信人的姓名，可用「執事先生」代替姓名。
   
   
2. 正文：

• 若有需要，可於上款與正文之間加上標題，說明書信主題，但必須置中；
• 正文首句或首段必須說明致函目的，之後可按內容分段書寫，但一般不列點；
• 行文應切實有禮，切忌誇張及渲染；
• 於正文結束前，要加上聯絡方法、敦請回覆及致謝的語句。

3. 祝頌語：祝頌語要適合對方身份（如寄予編輯祝「編安」；寄予教師祝「教安」；寄予商人祝「業務蒸蒸日上」）；「祝」字開新行低兩格書寫，頌語再另開新行頂格書寫。
   
   
4. 署名：

• 必須寫全名；
• 若以個人名義發出，需於署名前指出發信人的身份（如「讀者」、「市民」）；若以機構名義發出，則需於署名前加出機構名稱與職銜（機構名稱與職銜、署名可分兩行書寫）；
• 若為去函，需於署名後加上「上」、「啟」或「謹啟」等敬辭；若為「覆函」，需加上「覆」或「謹覆」。
  
  

5. 日期：必須包括年、月、日，開新行頂格書寫；
   
   
6. 聯絡方法或附件說明：若有聯絡方法或附件說明，可寫於日期之前或之後，但必須頂格書寫。

【傳統式】

1. 啟告語：若為去函，需寫「敬啟者」；若為覆函，需寫「敬覆者」。
   
   
2. 結束語：若為去函，寫「此致」；若為覆函，寫「此覆」。結束語
   
   
3. 收信人：如寄給某一機構，可加上收信人的機構名稱及職銜，並於對方姓氏或名字之後加上「先生」或「女士」，以表尊重；若不清楚收信人的姓名，可用「執事先生」代替姓名。
   
   
4. 正文、下款、署名及日期：寫法與「流行式」完全相同，唯正文在措辭用語方面，會比「流行式」古雅。